Wanneer u een project maakt, moet u ook een document maken waarin precies wordt beschreven wat het inhoudt. Dit document, dat de omvang van het project onderzoekt, is een essentieel onderdeel van uw proces omdat het iedereen in het team helpt te zien wat er moet gebeuren en wat er is beloofd. Maar laten we eerst eens kijken wat de reikwijdte van het project is en hoe u een document kunt maken dat u en uw team op het goede spoor houdt. We zullen ook een voorbeeld van een projectscope-statement zien dat als richtlijn zal dienen terwijl we er een schrijven.
Wat is de projectomvang?
De projectscope is een gedetailleerde beschrijving van de projectinspanning die nodig is om aan de verwachtingen van de belanghebbenden te voldoen. Er wordt besproken wat er in zit. Het aanpakken van wat uitgesloten is, kan echter de duidelijkheid van de vereiste baan aanzienlijk vergroten. Er zijn twee soorten scope: 1) Productscope en 2) Projectscope:
Productomvang
Productscope is een subset van de projectscope. Het definieert de inspanning die nodig is om aan de opleveringsvereisten van het project te voldoen. Project Scope Management is belangrijk omdat producten de belangrijkste deliverables van het project zijn. Er worden speciale projectdocumenten en -methoden gebruikt om te verifiëren dat het eindresultaat voldoet aan de acceptatiecriteria van de belanghebbenden van het project. Het Requirements Management Plan en de Requirements Traceability Matrix zijn twee unieke projectdocumenten die uitsluitend zijn bedoeld voor Product Scope.
Configuratiebeheer is een afzonderlijke procedure die is ontwikkeld om wijzigingen in de functionele of fysieke eigenschappen van het product af te handelen. Voordat ze kunnen worden erkend en gedistribueerd naar de juiste belanghebbenden, moeten de goederen ook door verificatie- en validatieprocessen gaan.
Project bereik
De projectscope bevat de productscope en definieert ook al het andere werk dat door het project moet worden uitgevoerd. Het wordt gespecificeerd in het Scope Management Plan en de Scope Baseline, en het wordt gedocumenteerd in het Project Management Plan. Scope Management Plan schetst hoe de scope zal worden gepland, uitgevoerd en gecontroleerd. De Scope Baseline beschrijft de Project Scope in drie documenten:
- De scopeverklaring
- Werkonderbrekingsstructuur (WBS)
- WBS-woordenboek.
De Scope Baseline is het document waartegen ze de scopeprestaties meten.
Wat is een Project Scope Statement?
Een scopeverklaring, die vaak door de projectmanager wordt opgesteld, bestrijkt het hele project, inclusief eventuele deliverables en hun kenmerken, evenals een lijst van belanghebbenden die worden beïnvloed. Het bevat ook alle belangrijke projectdoelstellingen, deliverables en doelen om de prestaties te helpen kwantificeren.
Uw projectscope-verklaring is de: belangrijk instrument voor belanghebbenden en teams om naar te verwijzen en te gebruiken als richtlijn om het succes van een project op de juiste manier te meten.
Vandaag wil ik aan de hand van een praktijkvoorbeeld demonstreren hoe u het bereik betrouwbaarder kunt controleren.
Voorbeeld van een Real-Life Project Scope Statement
Hieronder vindt u als voorbeeld de projectscope-verklaring voor een bescheiden real-world project.
(Ik heb de namen van de items en klanten gewijzigd.)
De ideeën van projectscope management zullen voor elk project hetzelfde zijn. Zelfs een grote zal allemaal dezelfde componenten hebben.
Maak het scopebeheer dus niet te ingewikkeld.
Het is ook vermeldenswaard dat het te eenvoudig is. U hoeft ook niet alles op te nemen wat de PMBOK-gids aanbeveelt. Zorg ervoor dat de Scope Baseline zijn werk doet.
Overzicht van de Project Scope Statement
Vergelijkbaar met de Vijf W's van journalistiek—Wie, wat, wanneer, waar en waarom—om de scopeverklaring van uw project correct te schrijven, moet u de volgende zeven punten aanpakken:
#1. Rechtvaardiging
Geen enkel project begint zonder een bestaande behoefte, dus gebruik dat als uw argument. Begin uw projectscope-verklaring door de behoefte aan uw project te vermelden en hoe het uiteindelijke resultaat aan die vereiste zal voldoen.
Voorbeelden van behoeften zijn:
- Een concurrent heeft een nieuw product gelanceerd dat momenteel geen concurrentie op de markt heeft.
- Uit feedback van klanten is gebleken dat er behoefte is aan een nieuwe tool om deel uit te maken van uw product.
- Een mogelijkheid voor verticale integratie/terugkerende inkomsten is tevoorschijn gekomen.
#2. Omvang van het werk
Dit lijkt misschien een eenvoudige stap, maar het is een van de meest cruciale in de verklaring van de projectscope. Maak op een hoog niveau een lijst van wat wel en niet binnen de scope van uw project valt. Dit zal helpen bij het vaststellen van de projectgrenzen. Het behandelt ook de verwachtingen/input van uw belanghebbenden en biedt uw teamleden enkele creatieve beperkingen om binnen te werken.
Projectbeheersoftware kan u helpen uw belanghebbenden beter te beheren.
#3. Zakelijke doelen
Geef een overzicht van uw zakelijke doelstellingen door de doelen te vermelden die u met dit project wilt bereiken. Dit kan gaan om datums van productlancering, een nieuwe bedrijfsstrategie om een groter percentage terugkerende inkomsten te bieden, meer klanttevredenheid, meer nieuwe klanten en andere dingen.
#4. Projectresultaten
Maak een lijst van de resultaten die uw teamleden moeten maken om aan de bedrijfsdoelstellingen te voldoen. Dit kan het product zelf, instructie- en installatiehandleidingen, marketingmateriaal, persberichten, reclamecampagnes en andere bronnen omvatten.
#5. Projectuitsluitingen
Hoewel het van cruciaal belang is om vanaf het begin de projectgrenzen te specificeren, is het ook van cruciaal belang om op te sommen wat het project niet omvat. Bijvoorbeeld:
- Applicatie-upgrades die gepland zijn voor een volgend project maar niet in dit project zijn opgenomen.
- Toegang van de klant tot specifieke ondersteuningslijnen/productfunctionaliteiten die zijn beperkt of opnieuw gepland.
#6. Beperkingen
Projectbeperkingen maken projectbeheer zo'n moeilijk probleem om aan te pakken. De drie belangrijkste beperkingen in projectmanagement zijn meestal tijd, geld en reikwijdte. Ze hangen met elkaar samen, wat betekent dat als je aan een hendel op 'scope' trekt, een andere hendel op 'geld' of 'tijd' ook zal bewegen.
Er kunnen echter op elk moment meer projectbeperkingen ontstaan, zoals risico, middelen, organisatie, aanpak, klanten, enzovoort. Maak een lijst van alle beperkingen die u in uw project verwacht, zodat u ernaar kunt streven om oplossingen klaar te hebben wanneer ze zich voordoen.
#7. Aannames
Uw projectaannames draaien meestal rond de elementen die uiteindelijk beperkingen vormen, zoals tijd, geld en reikwijdte. In dit deel zou u bijvoorbeeld kunnen schrijven: "het front-end ontwikkelingsteam zal beschikbaar zijn tijdens deze projectperiode", of "het klantenserviceteam zal tegen x tijd nieuwe producttraining ontvangen." Het is van cruciaal belang om deze te vermelden, omdat dit niet alleen informatie geeft belangrijkste belanghebbenden over uw belangrijkste resourcevereisten om het project te voltooien, maar het geeft u ook onmiddellijk inzicht in waar uw grootste risicofactoren zich bevinden.
Uw overzicht van de reikwijdte van uw project zal als richtlijn dienen bij het maken van uw uitgebreide reikwijdte-verklaring. Want hoewel het voorspellen van de toekomst van het project op dit niveau onmogelijk is, is dit de eerste stap om uw project zo dicht mogelijk bij het resultaat te brengen. U kunt een voorsprong krijgen op een succesvol project door te beginnen met de zeven kritische beweringen die hierboven zijn opgesomd.
Lees ook: Slotverklaring: definitie en tips voor het schrijven van een effectieve verklaring
Wat onderscheidt een Project Scope Statement van andere Project Management Documenten?
Hoewel een verklaring van de projectscope essentieel is voor het succes van het project, worden bepaalde aspecten van het project in afzonderlijke documenten behandeld. Hier zijn twee prominente voorbeelden.
Product scope statement Net zoals er kleine verschillen zijn tussen de functies van een productmanager en een projectmanager, zijn er enkele verschillen tussen de projectscope en productscope. Een productscope bevat meer informatie over de kenmerken en functies van het product, de dienst of de oplossing die een project zal opleveren. De projectomvang kan verklaren: "Verzend een nieuwe tablet-pc tegen het einde van 2020", maar de productomvang zal informatie bevatten zoals schermgrootte, processortype, hoeveelheid RAM, enzovoort.
Masterplan voor het project. Als de verklaring van de projectscope het fundament is waarop ze het project bouwen, dan is het projectmasterplan de rest van de structuur. Volgens Alexis omvat het projectmasterplan een grondige projecttijdlijn en werkorganisatie, evenals beleid en procedures voor: risicobeheer, kwaliteitsbeheer en communicatiebeheer. De kracht van je projectscope-statement bepaalt daarentegen het succes van je projectmasterplan, zegt hij.
Hoe u uw projectmanagementvaardigheden kunt aanscherpen
Het behalen van een master's degree in projectmanagement is een optie om kennis en vaardigheden op het gebied van projectmanagement in een professionele context te verwerven. Naast het leren maken van een projectscope-verklaring, leer je ook hoe je kunt communiceren met leidinggevenden en projectsponsors, oefent met het gebruik van soft skills om teams te managen en je voorbereidt om meer verantwoordelijkheid op je te nemen door een groter team en/of een groter budget te managen. .
Veelgestelde vragen over de projectscope-verklaring
Wat mag er niet in uw projectscope statement staan?
Projectuitsluitingen, aannames en beperkingen (naast andere informatie) zijn aanwezig in een Project Scope Statement.
Wat zijn de zes elementen van een typische scopeverklaring?
Typische componenten van een projectreikwijdteverklaring zijn onder meer een projectdoel, rechtvaardiging, productbeschrijving, verwachte resultaten, aannames en beperkingen.
