Wanneer u de leiding heeft over een project, denkt u altijd aan de drievoudige beperking. Maar er is een vierde aspect dat even belangrijk is, maar managers zien dit vaak over het hoofd te midden van de chaos van projectmanagement: kwaliteit.
Het maakt dus niet uit of je de beste software hebt, elke mijlpaal bereikt en het project op tijd afgerond als de deliverables niet in orde zijn. Daarom is kwaliteitsmanagement van projecten van cruciaal belang. Lees in dit artikel hoe u een projectkwaliteitsbeheerplan maakt.
Wat is projectkwaliteitsmanagement?
Projectkwaliteit management omvat de processen en activiteiten die nodig zijn om de kwaliteit van de deliverables van een project te bepalen en te bereiken. Aan de andere kant is kwaliteit misschien een moeilijk begrip.
Wat is kwaliteit?
Kwaliteit in projectmanagement verwijst simpelweg naar wat de klant of belanghebbende verwacht van de projectresultaten. Kwaliteitsmanagement kan een beperktere focus hebben door de definitie gerelateerd te houden aan de klant of stakeholders, wat betekent dat het meer kans heeft om zijn doelen te bereiken.
Concepten voor projectkwaliteitsbeheer
Projectmanagers zijn verantwoordelijk voor het in praktijk brengen van een projectkwaliteitsbeheerplan. Nogmaals, het basisidee is om een product of dienst te produceren die voldoet aan de behoeften van de klant of belanghebbende. Dit vereist bekendheid met ideeën voor kwaliteitsmanagement.
#1. Klanttevredenheid
Er kan geen kwaliteit zijn zonder klantgeluk. Zelfs als een resultaat voldoet aan alle eisen van de klant of belanghebbende, als het proces zelf niet goed was, is er een probleem.
Natuurlijk moet de deliverable aan die normen voldoen, anders mislukt het project omdat het product en management van het project niet voldeden aan de verwachtingen van de klant of stakeholder.
Als gevolg hiervan houdt het invoeren van kwaliteitscontrole in dat zowel het proces als de mensen worden gecontroleerd. Ontmoet regelmatig uw klant of belanghebbende om hen op de hoogte te houden van de ontwikkeling van het project. Ontvang hun opmerkingen en zorg ervoor dat u volledig eerlijk tegen hen bent om later problemen te voorkomen.
#2. Preventie over inspectie
Kwaliteit is niet goedkoop. De Cost of Quality (COQ) is het geld dat wordt besteed aan het oplossen van problemen tijdens het project en het oplossen van eventuele fouten na het project. Deze zijn onderverdeeld in twee categorieën: conformiteitskosten en niet-conformiteitskosten.
- De kosten van conformiteit kan worden gezien als een preventieve uitgave. Deze kosten zijn over het algemeen gerelateerd aan training, het papierwerkproces, de benodigde apparatuur en de tijd die nodig is om de taak correct uit te voeren. Testen, destructief testen verlies, en keuringen zijn voorbeelden van meerkosten die hieraan verbonden zijn.
- De kosten van non-conformiteit verwijst naar de kosten van intern falen. Deze omvatten het opnieuw moeten doen of zelfs volledig schrappen van iets. Verplichtingen, garantiewerk en verloren zaken kunnen allemaal leiden tot extra uitgaven.
#3. Continue verbetering
Het begrip kwaliteitsprojectmanagement verwijst naar een voortdurende inspanning om de resultaten in de loop van de tijd te verbeteren. De mogelijkheid om veranderingen te identificeren en aan te pakken is altijd aanwezig, of het nu gaat om kleine, geleidelijke of grootschalige aanpassingen.
Het toepassen van deze aanpak houdt ook in dat eventuele problemen die zich voordoen regelmatig worden gemonitord en gedocumenteerd, zodat u het geleerde kunt toepassen bij het beheren van toekomstige initiatieven. Op deze manier kunt u een efficiënter project uitvoeren en voorkomen dat u dezelfde fouten maakt.
Hoe een kwaliteitsprojectbeheerplan op zijn plaats te zetten?
Als u eenmaal een algemeen begrip hebt van de verschillende principes, is de volgende fase het opstellen van een projectkwaliteitsbeheerplan. Neem hiervoor de volgende drie stappen:
#1. Kwaliteitsplan
Bepaal eerst de kwaliteitseisen voor de deliverables en hoe het project moet worden beheerd. Bepaal dus hoe dit proces wordt gedocumenteerd en hoe de informatie wordt aangeleverd. Zullen er regelmatig vergaderingen, e-mails, enzovoort zijn?
Deze elementen, evenals maatregelen voor het bewaken van de kwaliteit tijdens het beheer van het project, zullen in het plan worden opgenomen. Dit moet een kwaliteitscontrolelijst bevatten voor het verzamelen en ordenen van de punten die u tijdens het project moet behalen.
#2. Kwaliteitscontrole
Kwaliteitsborging verwijst naar de geplande en systematische operaties die in een kwaliteitssysteem worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat aan de kwaliteitseisen van een product of dienst wordt voldaan.
Te gebruiken kwaliteitsborging om ervoor te zorgen dat uw processen daadwerkelijk werken om ervoor te zorgen dat de projectresultaten voldoen aan de kwaliteitsnormen. Een proceschecklist en een projectaudit zijn twee methoden om dit te bereiken.
#4. Kwaliteitsverzekering
Elk proces heeft als het ware een handhaver nodig die ervoor zorgt dat de regels worden nageleefd en de verwachte kwaliteit wordt gehaald. Collegiale beoordelingen en testen zijn twee methoden om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de vereiste kwaliteit van deliverables.
Het is van cruciaal belang om de kwaliteit van de te leveren producten tijdens het projectbeheerproces te bewaken om ze te kunnen wijzigen als ze niet voldoen aan de normen die zijn vastgesteld. Dit kan aan het einde van het project, maar overdoen in plaats van bijstellen is minder efficiënt.
Wat moet een effectief projectkwaliteitsbeheerplan bevatten?
Het planningsproces voor kwaliteitsbeheer identificeert de kwaliteitsnormen die van toepassing zijn op het project en stelt een strategie op om hieraan te voldoen. Het doel is om een kwaliteitsmanagementplan te ontwikkelen dat het volgende omvat:
- De wijze waarop het team het kwaliteitsbeleid gaat uitvoeren
- De methode waarmee de kwaliteit van het project en het product gedurende het hele project wordt gegarandeerd
- De middelen die nodig zijn om de kwaliteit te waarborgen
- De extra taken die nodig zijn om het kwaliteitsplan uit te voeren
Om deze factoren te identificeren, kunnen wijzigingen in het projectmanagementplan of -schema nodig zijn, waarbij de nadruk wordt gelegd op de steeds veranderende aard van het plan en de projectmaterialen. De projectmanager schrijft het plan, samen met de andere componenten die tijdens het planningsproces zijn vastgesteld, met input van belanghebbenden. Volg het geldende kwaliteitsbeleid van het bedrijf bij het plannen van kwaliteit voor een project. Als er geen corporate kwaliteitsbeleid bestaat, moet het projectteam er een voor het project ontwikkelen. Het projectteam moet misschien zelfs een bestaand beleid aanpassen om beter aan de behoeften van het project te voldoen.
Voordelen van projectkwaliteitsbeheer
Dit zijn de voordelen van projectkwaliteitsbeheer:
- Producten van hoge kwaliteit
- Klantbevrediging
- Verbeterde productiviteit
- Monetaire winst
- Verwijdert silo's/verbetert teamwork
Hulpprogramma's voor projectkwaliteitsbeheer
Tools voor kwaliteitsmanagement zijn onder meer:
#1. Affiniteitsdiagrammen
Affiniteitsdiagrammen genereren, organiseren en combineren gegevens over een product, proces, ingewikkeld probleem of probleem. Het drukt gedachten uit zonder te proberen ze te kwantificeren (brainstormsessies).
#2. Programmagrafieken voor procesbesluitvorming
Een van de zeven beheer- en planningstools. Programmagrafieken voor procesbeslissingen geven de fasen weer die nodig zijn om een proces te voltooien en de impact ervan te analyseren. Deze grafieken helpen bij het identificeren van potentiële problemen en het plannen ervan.
#3. Diagrammen van onderlinge relaties
Interrelatiediagrammen zijn diagrammen die oorzaak-gevolgrelaties weergeven, volgens SixSigmaDaily. Deze diagrammen identificeren variabelen die optreden bij het werken aan een project, evenals op welke delen van het project deze variabelen van invloed kunnen zijn.
#4. Prioriteitsmatrices
Gebruik tijdens brainstormvergaderingen prioriteitsmatrixen om verschillende onderwerpen te analyseren op basis van vooraf gedefinieerde criteria om een geprioriteerde lijst met items op te bouwen. Het helpt bij het identificeren van potentiële problemen en het bepalen welke problemen het eerst moeten worden aangepakt om specifieke doelen te bereiken.
#5. Diagrammen van netwerken
Dit is een grafische weergave van de planning van een project. Het helpt bij de planning van het project van begin tot eind. Het geeft zowel de omvang van het project als het cruciale pad van het project weer. Er zijn twee soorten netwerkdiagrammen:
- Pijldiagram
- Voorrangsdiagram
#6. Matrixdiagrammen
Een matrixdiagram wordt gebruikt om gegevens binnen de structuur van een organisatie te analyseren. Het matrixdiagram geeft de relaties weer die bestaan tussen de rijen en kolommen die de doelstellingen, factoren en oorzaken van de volledige matrix vormen. Afhankelijk van het aantal items en groepen items dat geanalyseerd moet worden, kunnen vele soorten matrices worden gebruikt.
De verschillende vormen van matrixdiagrammen en hun toepassingen:
- L-vormige matrix: Deze matrix brengt een verbinding tot stand tussen twee objecten.
- T-vormige matrix: deze matrix legt een verband tussen drie sets items.
- De Y-vormige matrix legt een verband tussen drie groepen items, hoewel deze is weergegeven in een cirkelvormige figuur.
- C-vormige matrix: Deze matrix, die in 3D wordt weergegeven, creëert een relatie tussen drie sets elementen.
- X-vormige matrix: deze matrix legt een verband tussen vier sets items.
Software voor projectkwaliteitsbeheer
Het managen van projectkwaliteit is multidimensionaal. Uw team moet: de kwaliteitsverwachtingen begrijpen; beslissen hoe u gaat meten of u aan die normen voldoet; en voer de nodige wijzigingen langs de route uit. Met de ideale tool voor taakbeheer kunt u al deze variabelen op één enkele, eenvoudige locatie volgen.
Wat zijn de kwaliteitsstatistieken die worden gebruikt in Project Quality Management?
Kwaliteitsstatistieken zijn numerieke waarden die de kwaliteit van de projectresultaten en -processen meten. Enkele voorbeelden van kwaliteitsstatistieken zijn klanttevredenheid, defectdichtheid, tijdige levering en cyclustijd. Deze statistieken helpen de prestaties van het project te meten en gebieden te identificeren die verbetering behoeven.
Hoe zorgt Project Quality Management voor klanttevredenheid?
Projectkwaliteitsbeheer helpt de klanttevredenheid te waarborgen door eisen en verwachtingen van de klant vast te stellen en vervolgens de prestaties van het project te meten aan deze eisen. Het doel is om consequent aan de verwachtingen van de klant te voldoen of deze te overtreffen en hoogwaardige producten en diensten te leveren.
Wat zijn de risico's verbonden aan slecht Project Quality Management?
Slecht projectkwaliteitsbeheer kan leiden tot projectvertragingen, kostenoverschrijdingen en slechte klanttevredenheid. Het kan ook resulteren in de levering van producten of diensten van lage kwaliteit, wat de reputatie van het bedrijf kan schaden en kan leiden tot omzetverlies.
Wat is continue verbetering in Project Quality Management?
Continue verbetering is het voortdurende proces van het identificeren van verbeterpunten en het aanbrengen van wijzigingen om de prestaties van het project te verbeteren. Bij Project Quality Management is continue verbetering essentieel om klanttevredenheid te waarborgen en continu hoogwaardige producten en diensten te leveren.
Hoe kan projectkwaliteitsmanagement worden verbeterd?
Projectkwaliteitsbeheer kan worden verbeterd door de implementatie van best practices, het gebruik van kwaliteitstools en -technieken en de betrokkenheid van alle belanghebbenden bij het project. Het kan ook worden verbeterd door het gebruik van technologie, zoals software voor projectkwaliteitsbeheer, en door voortdurende evaluatie en verbetering van processen en procedures.
Wat is de toekomst van Project Quality Management in de projectmanagement-industrie?
De toekomst van Project Quality Management zal naar verwachting sterk worden beïnvloed door technologische vooruitgang, zoals kunstmatige intelligentie en machine learning. Deze technologieën zullen waarschijnlijk worden gebruikt om kwaliteitsprocessen te automatiseren en te stroomlijnen en om de nauwkeurigheid en snelheid van kwaliteitsbeslissingen te verbeteren. Bovendien zal de toegenomen focus op klanttevredenheid en het leveren van hoogwaardige producten en diensten het belang van projectkwaliteitsmanagement in de projectmanagementsector blijven vergroten.
Veelgestelde vragen over projectkwaliteitsbeheer
Waarom is kwaliteit belangrijk in projectmanagement?
Zonder adequate kwaliteitsplanning loopt een project het risico dat de opdrachtgever ontevreden is over de op te leveren resultaten.
Wat doet een projectkwaliteitsmanager?
De primaire rol van een projectkwaliteitsmanager is ervoor te zorgen dat producten of diensten worden geleverd volgens specificaties om consumenten of belanghebbenden tevreden te stellen.
Wat zijn kwaliteitsinstrumenten in projectmanagement?
Er zijn zeven basiskwaliteitsinstrumenten die geschikt zijn bevonden voor gebruik in zowel het kwaliteitsmanagementplan als de kwaliteitscontroleprocessen. Oorzaak-en-gevolgdiagrammen, stroomdiagrammen, controlebladen, Pareto-diagrammen, controlediagrammen, histogrammen en spreidingsdiagrammen staan bekend als Ishikawa's zeven basisinstrumenten voor kwaliteit.
- Ansoff-matrix uitgelegd: praktische voorbeelden, theorie en strategie
- Strategiebetrokkenheid: een effectieve betrokkenheidsstrategie plannen
- Project Scope Statement: gids voor het maken van een Scope Statement met voorbeelden
- Stakeholderanalyse: definitieve gids voor het stakeholderanalyseproces
- Projectkostenbeheer: een kostenbeheerplan maken?
