In tegenstelling tot een project, dat een gespecificeerd einddoel of resultaat heeft, vertegenwoordigt een portfolio een meer strategische planningscommissie om de toewijzing, prioritering en planning van middelen voor veel projecten continu te optimaliseren. Daarom is projectportfolio een term die verwijst naar de groep projecten van een organisatie en het proces waarmee ze worden geselecteerd en beheerd. Bovenal maken al deze en meer factoren duidelijk dat projectportfoliomanagement een procedure is die elke organisatie met een projectenportfolio van dienst kan zijn. Blijf op de hoogte voor meer informatie over het maken van een projectportfolio.
Overzicht
Over het algemeen hebben organisaties de mogelijkheid voor veel meer projecten dan de financiering kan ondersteunen, dus het selectieproces moet een subset van projecten kiezen om de winstdoelstellingen van het bedrijf te maximaliseren, terwijl de budgettaire beperkingen worden nageleefd. Gezamenlijk willen executives het algehele risico van de portefeuille beheren en er tegelijkertijd voor zorgen dat aan de cashflow en andere soortgelijke vereisten wordt voldaan.
Projectportfolio is dus een term die verwijst naar de groep projecten van een organisatie en het proces waarmee ze worden geselecteerd en beheerd. Bovendien bestaat de projectportfolio uit strategisch geselecteerde groepen van verschillende projecten of programma's die passen bij de verschillende activiteiten die bij het project betrokken zijn om de organisatiedoelstellingen van het bedrijf te bevorderen.
Wat moet een projectportfolio bevatten?
Uw projectportfolio moet zich richten op projectwerk, dat wil zeggen unieke ondernemingen met gespecificeerde deliverables en verwachte start- en einddatums. Bepaal wie, wat en wanneer het werk doet of gaat doen, wat het project is en over welke periode het werk naar verwachting zal vloeien.
Wat zijn de 2 belangrijkste soorten portefeuilles?
Er zijn twee hoofdtypen portfolio-evaluaties: "instructie-" of "werk"-portfolio's en "showcase"-portfolio's. Bovendien wordt het showcase-portfolio vaak gebruikt om de beste prestaties of bewijzen van leren van een student te delen. Studenten krijgen over het algemeen de keuze om te beslissen wat er wordt gepubliceerd. Ze helpen ook bij zelfmarketing, online branding of het opbouwen van een positieve digitale voetafdruk.
In het hoger onderwijs zien we vaak showcase-portfolio's die het cv of cv van een student benadrukken voor een bepaald doel, zoals het aantrekken van potentiële werkgevers. En werkportfolio, het tweede type portfolio dat we vaak zien, is meer een doorlopend leerproces. Het doel is om het leerproces vast te leggen. Het wordt ook wel ontwikkelportfolio, reflectieportfolio of formatief portfolio genoemd.
Hoe maak je een projectportfolio aan
Als u een paar projecten heeft met vergelijkbare doelen en strategieën, kunt u deze in de portfolio plaatsen, zodat u alle informatie met betrekking tot meerdere projecten tegelijk kunt bekijken. Laten we eens kijken naar de stappen om een projectportfolio te maken.
#1. Bepaal de leidende doelstellingen van het bedrijf
Voordat u gaat nadenken over portfoliobeheer, moet u de bedrijfsdoelstellingen en strategische doelen van uw organisatie begrijpen. Het idee is dat uw projectportfolio aansluit bij de strategische planning van uw organisatie, dus u moet controleren of de financiële doelstellingen en de klantwaarde goed genoeg zijn voor uw organisatie.
#2. Verzoeken en ideeën vastleggen en bestuderen
Projectideeën kunnen altijd en overal vandaan komen. Het is belangrijk om een regelmatig intakeproces te hebben om deze ideeën vast te leggen, zodat ze kunnen worden gevolgd en geëvalueerd. Dit kan zo simpel zijn als een spreadsheet die wordt bijgehouden door de portfoliomanager, of het kan een online database zijn waar iedereen in het bedrijf ideeën kan invoeren terwijl ze eraan denken.
#3. Kies de beste projecten
Zodra ideeën zijn vastgelegd, moeten portfoliomanagers een standaardproces doorlopen om de projecten te beoordelen en te selecteren die verder zullen gaan. Daarvoor is meer nodig dan ervoor te zorgen dat ze aansluiten bij de bedrijfsdoelstellingen, zoals:
- Geld mee gemoeid?
- Geschatte tijd?
- Wat is het rendement van dit project? (Interesse?)
- Zijn de middelen beschikbaar?
- Wat zijn de gevaren van dit project?
Aangezien er over meerdere projecten tegelijk beslissingen worden genomen, kan dit zelfs nog gecompliceerder worden. Maar een veelgebruikte manier om het beheerproces van projectportfolio's te vereenvoudigen en eventuele disposities weg te nemen, is door een eenvoudige lijst met criteria op te stellen waarop elk project wordt afgemeten en gescoord, zoals het rendement op investering (ROI), wat een algemene rangschikkingsfactor is. .
#4. Valideer de haalbaarheid van het portfolio en start projecten
Zodra er een conclusie is getrokken over met welke projecten verder moet worden gegaan, is het belangrijk om de portfolio als geheel te valideren. Dit omvat ook het ervoor zorgen dat de mix van gekozen projecten niet te groot, riskant, duur of onderling afhankelijk is. Ook moet de portefeuille goed in balans zijn en afgestemd zijn op de bedrijfsdoelstellingen. Zodra het portfolio is gevalideerd, kunnen projectmanagers worden toegewezen en kunnen de projecten worden gestart.
#5. Beheer en bewaak de portefeuille
Projecten veranderen en groeien in de loop van de tijd en er kunnen nieuwe ideeën aan de lijst met potentiële projecten worden toegevoegd. Daarom is het belangrijk om continu zowel de lopende portfolio-uitvoering als het intakeproces te managen. Het beheren en bewaken van de portefeuille kan het volgende omvatten:
- Samen met projectleiders de uitvoering van projecten bewaken
- Signaleren en oplossen van conflicten tussen projecten
- Indien nodig wijzigingen aanbrengen in de portfolio, inclusief het on hold zetten van projecten, het annuleren van projecten en het toevoegen van nieuwe projecten
- Ervoor zorgen dat projecten nog steeds zijn afgestemd op de bedrijfsdoelstellingen
Software voor projectportfoliobeheer
Het is overduidelijk dat het beheren van een portfolio zonder de juiste software om toezicht te houden op gelijktijdige projecten een ontmoedigende taak is. Het opslaan en analyseren van gegevens met traditionele software kan ook leiden tot inconsistenties in projecten en kostenoverschrijdingen. Daarom biedt software voor projectportfoliobeheer bedrijven de mogelijkheid om talloze programma's en projecten in een portfolio te ordenen en kritieke gegevens over projecten te verzamelen.
Software voor projectportfoliobeheer is dus ontworpen om overkoepelende projecten, programma's of producten te verwerken met als doel de prestaties en resourcebehoeften van huidige projecten te tonen, evenals projecten die worden aangeboden, verkocht of die op een toekomstige datum zullen starten.
Voorbeeld van de beste software voor projectportfoliobeheer
Hieronder vindt u de beste software en tools voor projectportfoliobeheer die momenteel beschikbaar zijn en die uw manier van werken kunnen verbeteren.
#1. maandag.com
monday.com is bekroonde werk- en projectmanagementsoftware die teams van elke omvang helpt bij het plannen, prioriteren, beheren en effectiever uitvoeren van hun werk. De software biedt oplossingen voor een breed scala aan gebruiksscenario's, zoals marketing, verkoop, operations, IT, HR en meer.
#2. Kissflow-project
Kissflow Project is een groeiende naam in de wereld van projectportfoliobeheer vanwege het strakke ontwerp en de onvrijwillige interface. Met een eenvoudige maar zeer efficiënte werkruimte stelt Kissflow Project gebruikers in staat om processen over meerdere kanalen uitgebreid te integreren en gegevensverzameling op één enkel platform te automatiseren.
#3. Smartsheet
Smartsheet is online software voor projectbeheer en samenwerking. Het omvat geautomatiseerde waarschuwingen, onmiddellijke updates en delen tussen teamleden, resourcebeheer, geneste taken georganiseerd in een hiërarchie, een Gantt-diagramweergave, exporteerbare en geautomatiseerde rapporten en integratie.
#4. Orakel Primavera
Oracle's Primavera is een softwaresuite die is ontworpen voor de bouw en andere activa-intensieve industrieën. Het bevat een verscheidenheid aan componenten voor projectplanning, -beheer en -uitvoering waaruit kopers kunnen kiezen.
#5. Microfocus
Dit is cloudgebaseerde hybride software die gegevens integreert met workflows om de bedrijfsstrategie af te stemmen op bedrijfsinvesteringen. Met de module voor portfoliobeheer kunnen gebruikers verschillende wat-als-scenario's overdenken en een ideale mix van voorstellen en projecten creëren.
Factoren waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van software voor projectportfoliobeheer
Er zijn verschillende basisgebieden waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een softwareoplossing voor portfoliobeheer.
# 1. Kosten
Net zoals elk bedrijf iets moet vinden dat binnen zijn totale budget past. Kijk bij het overwegen van de kosten naar de maandelijkse kosten en naar eventuele kosten van derden (zoals integraties met andere software) die nodig kunnen zijn om een efficiënt systeem te hebben. Dat gezegd hebbende, wilt u er ook zeker van zijn dat u investeert in een systeem dat uw dagelijkse workflows kan bijhouden.
#2. rendement
Kies een systeem dat uw mensen helpt bij het efficiënt beheren van taken. De mogelijkheid om taken te maken en deze te volgen via een projecttijdlijn helpt u ingewikkelde projecten met veel bewegende delen te begrijpen. Het hebben van de juiste beheerfuncties is cruciaal bij dit soort diensten.
# 3. Flexibiliteit
In veel bedrijfsactiviteiten veranderen dingen snel. Uw projectportfoliobeheersoftware zou u voldoende opties moeten bieden voor het aanpassen van workflows, taken en andere opties. Op deze manier heb je een oplossing die past bij wat je bedrijf nodig heeft om projecten te organiseren in plaats van iets waar je systemen moet veranderen om erin te passen.
#4. Software-integraties
Dit kan veel hiaten in uw systeem opvullen als het gaat om flexibiliteit. Veel toonaangevende providers bieden de mogelijkheid om gegevens te verbinden met andere soorten zakelijke apps, van CRM-systemen (Customer Relationship Management) tot cloudopslagsystemen en meer. Deze integraties kunnen veel vervelend werk aan uw kant automatiseren door automatisch informatie van deze andere platforms te verbinden en die gegevens in uw projectbeheeroplossing te brengen.
#5. Transparantie naar alle belanghebbenden
Partijen moeten de hele reeks projecten kunnen zien, waar elk project zich bevindt, en kunnen beoordelen welke projecten prioriteit hebben op de lijst. Dat gezegd hebbende, kan het hebben van een robuuste set machtigingsopties u helpen de projectbeveiliging te behouden. Hoewel sommige werknemers in uw team mogelijk volledige bewerkingstoegang tot taakitems nodig hebben, kunnen er scenario's zijn waarin u met gevoelige informatie te maken hebt en niet-verwante partijen van het project wilt blokkeren. Je zou ook in staat moeten zijn om gebruikers toegang te geven tot bekijken en bewerken, afhankelijk van hun betrokkenheid bij het project.
Project Portfolio Management
Projectportfoliomanagement is een formele techniek die door organisaties wordt gebruikt om projecten te identificeren, prioriteren, coördineren en bewaken die aansluiten bij hun strategie en doelen. Deze benadering onderzoekt de risico-opbrengstverhouding van elk project, de beschikbare middelen, de waarschijnlijkheid van de duur van een project en de verwachte resultaten.
Door alle gegevens met betrekking tot voorgestelde en lopende projecten te organiseren en samen te voegen, bieden projectportfoliomanagers prognoses en bedrijfsanalyses voor bedrijven die in nieuwe projecten willen investeren. In wezen krijgt u met projectportfoliobeheer inzicht in projecten en initiatieven om de dagelijkse taken van uw team te verbinden met de organisatiestrategie van uw bedrijf.
Daarom is projectportfoliobeheer gericht op het verminderen van inefficiënties die optreden bij het uitvoeren van een project en het elimineren van potentiële risico's die kunnen optreden als gevolg van een gebrek aan beschikbare informatie of systemen. Het helpt de organisatie om haar projectwerk af te stemmen op de projecten en tegelijkertijd haar middelen maximaal te benutten. Bovendien moeten alle projectmanagers van de organisatie zich bewust zijn van het projectportfoliobeheer van de organisatie om bij te dragen aan de organisatiedoelen bij het uitvoeren van respectieve projecten.
Voordelen van Project Portfolio Management
Door gebruik te maken van de voordelen van projectportfoliobeheer, kunnen bedrijven alle onderdelen van hun project plannen om de beste resultaten te behalen. Hoewel dat misschien eenvoudig klinkt, zijn er aanzienlijke inspanningen, tijd en middelen nodig om met succes een projectportfoliobeheerstrategie te creëren die werkt. Hieronder staan de voordelen
#1. Stemt projectdoelen af op de bedrijfsstrategie
De ultieme missie van elk bedrijf is het behalen van zowel korte- als langetermijndoelstellingen, en elk project dat wordt gestart, brengt dat bedrijf dichter bij zijn doelen. Projectmanagers moeten ervoor zorgen dat alle projecten aansluiten bij de strategie en doelstellingen van het bedrijf. Daarom, wanneer projecten niet aansluiten bij de doelstellingen van het bedrijf, kan dit leiden tot verspilling van middelen en inspanningen van het personeel, samen met het schadelijke vooruitzicht van projectoverbelasting.
#2. Nauwkeurige projectprestatiegegevens
Project Portfolio Management staat bekend om zijn monitoring- en controlemogelijkheden, waardoor projectmanagers portfoliogegevens op hoog niveau kunnen koppelen aan projectindicatoren op basisniveau. Dit helpt te bepalen of de portefeuille presteert zoals verwacht. Door prestatierichtlijnen en tolerantieniveaus vast te stellen, wordt het gemakkelijker om potentiële trends te identificeren die een negatieve invloed kunnen hebben op de portefeuille.
#3. Maakt besluitvorming eenvoudiger
Belanghebbenden kunnen moeite hebben om geschillen te beheersen die kunnen ontstaan met verschillende projectteams die zich concentreren op hun prioriteiten en strijden om beperkte middelen. Door een gestandaardiseerde benadering van besluitvorming toe te passen, evalueren ze subjectief de vraag van concurrerende projectteams. Ook nemen managementteams voortdurend belangrijke beslissingen, en ze moeten er bij de eerste poging zo veel mogelijk goed hebben.
#4. Helpt projecten te prioriteren
Goede projectportfoliomanagers richten hun beperkte middelen op hun meest waardevolle projecten. Wanneer verzoeken van klanten, wettelijke vereisten of strategische eisen zich voordoen, gebruiken teams projectportfoliobeheer om te werken aan levensvatbare projecten die helpen de doelstellingen van de organisatie te bereiken.
#5. Bouwt Governance en Toezicht in Project Management
Projectportfoliomanagement bouwt een natuurlijk bestuursmodel op voor alle projecten van een organisatie. Terwijl projectmanagement naar één project kijkt, biedt het een holistisch overzicht van alle projecten. Projectmanagers kunnen een noodplan maken, datagestuurde technieken gebruiken en het bedrijf op het juiste pad leiden.
Welke soorten industrieën en bedrijven profiteren van projectportfolio's?
Volgens onderzoek van PM Solutions heeft 71% van de bedrijven een projectportfoliomanagementsysteem. De groei is duidelijk zichtbaar in het toenemende aantal bedrijven dat oplossingen voor projectportfoliobeheer toepast. Projectportfoliobeheer is niet gericht op een specifieke branche, als uw bedrijf meerdere projecten afhandelt, zal uw team hiervan profiteren. zoals:
- IT
- Marketing
- Bouw
- Financiële diensten
- Projectmanagementteam
Project Portfoliomanager
De projectportfoliomanager is de persoon die al uw projecten groepeert en organiseert, overeenkomsten en conflicten vindt, de middelen met elkaar verweven en geschikte tijdlijnen voor releases en deadlines vindt. Ook ontwikkelt, stelt en onderhoudt de projectportfoliomanager de normen en procedures voor het beheer van alle projecten en verzamelt hij feedback om ervoor te zorgen dat elk projectresultaat voldoet aan de verwachtingen van klanten en belanghebbenden met betrekking tot deadlines, kosten en prestaties.
Bovendien wordt hun werk gedaan door te werken met verschillende tools voor portfoliobeheer, financiële algoritmen, criteria, normen en modellen om de projectportfoliomanager te helpen de projecten af te stemmen op de strategische doelen van de organisatie. Hieronder staan de noodzakelijke vaardigheden en vereisten voor de projectportfoliomanager,
Vaardigheden en vereisten:
- Bepaling
- Analytisch vermogen
- competitieve geest
- Emotionele intelligentie
- Communicatie
- Creativiteit en behendigheid
- Managementvaardigheden
- Kennis van relevante producten en procedures
- Jarenlange ervaring in projectmanagement
- Toegepaste master in management
- certificaat
Wat is de rol van de projectportfoliomanager?
De projectportfoliomanager evalueert alle projecten en programma's vanuit een strategisch perspectief. Ze hebben de bevoegdheid om projecten te prioriteren op basis van hoe belangrijk ze zijn voor de organisatie en dienovereenkomstig middelen toe te wijzen. De functie omvat de volgende verantwoordelijkheden
- Het creëren van een pijplijn van projecten en programma's;
- Pijplijn afstemmen op bedrijfsdoelen;
- Beheer van projectportfoliorisico's, voortgang en problemen;
- Continu monitoren en rapporteren over de portefeuille;
- Communiceren aan het leiderschap van ondernemingen over de verwachte ROI voor geplande projecten en programma's.
- Effectieve toepassing van projectgovernance & actieve betrokkenheid van belanghebbenden op alle niveaus
- Proactief issue- en risicomanagement
- Definitie van projectplannen, inclusief de identificatie van de belangrijkste projectactiviteiten, vereisten voor zakelijke en projectresources en het kritieke pad
- Proactief volgen van projectplanning naar overeengekomen doelen
- Project leiden en ervoor zorgen dat de projectomvang wordt beheerd, de projectdoelstellingen worden gehaald en een passend detailniveau wordt toegepast
- Aansturen van de uitvoering van interne projecten
Laatste gedachten
Daar heb je het. U moet weten dat naarmate een bedrijf groeit en meer projecten aanneemt, portfoliobeheer steeds belangrijker wordt. Projectportfoliobeheer biedt een totaalbeeld van alle potentiële en lopende projecten. Waardoor leidinggevenden en managers beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen over hun bedrijf. In wezen heeft projectportfoliobeheer managers geholpen om tijd, vaardigheden, middelen en budgetten effectief te beheren. Maakte het ook veel gemakkelijker om veel taken uit te voeren, vooral in situaties waarin managers moeten multitasken.
Referenties
- PORTFOLIOBEHEERSOFTWARE: Topinvesteringssoftware in 2023
- HOE EEN PORTFOLIO TE MAKEN: Snelle en gemakkelijke stappen om een portfolio te maken in 30 minuten of minder
- PORTFOLIOBEHEER: definitie en alles wat u moet weten
- HOE JE IN PROJECTMANAGEMENT KOMT: definitie, gids en vereisten
- Portfoliomanagementsystemen: definitie en gids voor de processen
- PROJECTPORTEFEUILLEBEHEER: betekenis, topsoftware, processen en voordelen
