Governance is een van de droogste onderwerpen in projectmanagement, maar het is ook een van de meest kritische. Het is de manier waarop het senior management weet dat hun teams goed werk leveren, en het stelt hen gerust dat het project volgens plan verloopt. Het biedt ook de vereiste checks and balances voor het management om ervoor te zorgen dat geld op de juiste manier en in overeenstemming met de business case wordt besteed. Tot slot is het de plicht van de projectsponsor om voldoende governance te borgen, maar ook projectmanagement kan hierin een rol spelen. Wat uw functie ook is, inzicht in projectgovernance en hoe het teams helpt hun doelen te bereiken, is nuttig. In dit bericht wordt besproken hoe u de projectgovernancestructuur, het model en het raamwerk kunt beheren.
Wat is projectbeheer?
Project governance zorgt ervoor dat projecten soepel en op tijd verlopen, met klanttevredenheid. Om dit consistent te bereiken, is een algemeen governancekader nodig dat toezicht houdt op het project. Dit is projectmanagement. Maar wat houdt het precies in?
Wat houdt projectbeheer in?
Het woord "projectgovernance" verwijst naar de reeks acties en principes die bepalen hoe een project moet worden beheerd, gepland en uitgevoerd. Je zou projectgovernance kunnen zien als een raamwerk om je te helpen het project in de juiste richting te sturen. Door projectgovernance als raamwerk te gebruiken, creëer je consistentie, wat bijdraagt aan de stabiliteit van het project.
Governance gaat echter verder dan de besluitvorming over een bepaald project. Het specificeert de activiteiten van een organisatie en wie waarvoor verantwoordelijk is. Dat is een aanzienlijk deel van de taart, en het omvat beleid, regelgeving, functies, processen, procedures en plichten.
Het is duidelijk dat projectbeheer een grote taak is waarvoor projectbeheersoftware nodig is om al zijn verplichtingen te beheren. Project Manager is software voor werk- en projectbeheer met roadmaps om u te helpen bij het volgen van een portfolio van projecten. Onbeperkte opslag, samenwerking en het delen van bestanden zijn ook inbegrepen. Wanneer u planningen, financiën en middelen in realtime bewaakt, kunt u beter geïnformeerde beslissingen nemen. Begin nu gratis.
Pijlers van projectbeheer
Projectgovernance omvat drie concepten:
#1. Structuur
De structuur en de omgeving van de organisatie moeten het project ondersteunen. Dit betekent dat het topmanagement bereid is tijd en moeite te steken in het ontwikkelen van een visie die projectmanagers kunnen volgen. Het 'structuur'-gedeelte van governance verwijst naar de hele organisatie, niet alleen naar het huidige team.
#2. Mensen
Investeren in effectieve projectmanagers is van cruciaal belang voor het succes van elk project. Het senior management moet echter eerst hun bestaande acties begrijpen. Het bestuur kan dan de doelen schetsen waarnaar elke PM moet streven. Deze doelstellingen moeten specifiek, haalbaar en langdurig zijn.
#3. Informatie
Hoewel het van cruciaal belang is om mensen te begrijpen, is het proces veel kritischer. Ongeacht hoeveel doelen er worden gesteld of wat de visie is, zonder duidelijke en consistente informatie-uitwisseling, zal elk project eronder lijden.
Rollen in projectbeheer
De actieve functies binnen de governancestructuur worden bepaald door de gehanteerde projectmanagementaanpak. Meestal zul je alle of meer van de volgende rollen tegenkomen:
#1. Projecteigenaar
Deze persoon staat in de schijnwerpers omdat ze het bedrijf vertegenwoordigen. Als gevolg hiervan zijn ze meestal niet de projectmanager omdat ze de projectmanager verantwoordelijk houden.
#2. Belangrijkste belanghebbenden
Een Stuurgroep is samengesteld uit essentiële belanghebbenden. Ze zijn ofwel projectfinanciers, klanten van eindproducten of leveranciers. Om het proces efficiënt te maken, houdt u het aantal essentiële belanghebbenden op maximaal zes.
#3. Adviescomite
Wanneer er meerdere belanghebbenden zijn, houdt een bredere adviescommissie hen betrokken bij het project zonder dat de besluitvorming moeilijk of inefficiënt wordt. Dit is meer een discussiebord dan een projectbord.
Scheid de stuurgroep van 'business as usual'. Dit houdt het project responsief, waardoor het door kan gaan zonder goedkeuring van hogerop bij elke projectbeslissing. De Projecteigenaar kan dagelijkse beslissingen nemen zonder de toestemming van iedereen.
Lees ook: Projectplanning: een gids voor technieken voor projectplanning
Projectbeheerstructuur
We zouden zelfs kunnen beweren dat het hebben van een bestuursstructuur belangrijk is voor het succes van een project, omdat het duidelijke regels geeft over hoe je je in verschillende situaties moet gedragen en een hoop chaos uit de vergelijking haalt.
Welke factoren zijn van invloed op de projectbeheerstructuur?
De bestuursstructuur van elk project moet gebaseerd zijn op een paar sleutelconcepten die volledig van toepassing zijn gedurende het hele proces, onafhankelijk van de projectfase:
- Logica – het gedefinieerde kader moet redelijk en begrijpelijk zijn voor alle betrokken partijen.
- Toereikendheid – er is geen one-size-fits-all bestuursstructuur; dit moet altijd worden afgestemd op het bedrijf of het project.
- Transparantie—alle informatie over de bestuursstructuur moet open, begrijpelijk en toegankelijk worden gecommuniceerd voor alle teamleden.
- reproduceerbaarheid – de gebruikte technieken en procedures moeten uitgebreid genoeg zijn om in een bepaalde situatie opnieuw te kunnen worden gebruikt.
- Efficiënt – de bestuursstructuur moet ervoor zorgen dat elk project zo soepel en productief mogelijk verloopt.
Als een project geen governance-structuur heeft, is het eenvoudig om in de val te lopen en de doelen uit het oog te verliezen.
Projectbeheermodel
Het projectgovernancemodel moet samenwerken met de organisatie. Een projectgovernancemodel is het resultaat van de gecoördineerde interactie van drie componenten:
#1. Besluitvormingsstructuren
Organisaties gebruiken vaak grafieken om besluitvormingsstructuren te definiëren. De hiërarchische stroom van controle is duidelijk zichtbaar in veel drielagige governancekaders. Vooraf gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheidsmatrices helpen governance-diagrammen door meer duidelijkheid te verschaffen en nauwkeurige beslissingen mogelijk te maken over wie welke beslissingen kan nemen in de organisatie.
#2. Operationele procedures
Procedures definiëren de verwachtingen van een project om collectieve resultaten te bereiken. Hoewel processen op elk project moeten worden afgestemd, zijn er verschillende belangrijk voor het succes van een project.
#3. Samenwerkingsfacilitators
De samenwerkings-enabler biedt een manier voor belanghebbenden van het project om hun standpunten en informatie te communiceren. Organisaties kunnen profiteren van een oplossing waarmee teamleden beslissingsgegevens kunnen loggen naarmate het project vordert, in plaats van te vertrouwen op het collectieve geheugen.
Een projectbeheermodel implementeren?
Ga als volgt te werk om het projectbeheermodel te bouwen en te gebruiken:
#1. Bepaal de belanghebbenden
Leidinggevenden op hoog niveau, personeel en externe mensen die bij het project betrokken zijn, kunnen allemaal als belanghebbenden worden beschouwd. Als je ze eenmaal hebt geïdentificeerd, benadruk dan het belang van governance bij het vergemakkelijken van de overgang.
#2. Bepaal het belang van de doelstellingen van uw bedrijf.
De stuurgroep rangschikt bedrijfsdoelstellingen en -initiatieven. Leden van de commissie kunnen doelen stellen op gebieden waar zij expertise hebben. Vervolgens werken ze samen om te bepalen welke prioriteit moeten krijgen.
#3. Stel de juiste procedures vast
Maak protocollen om de communicatie te stroomlijnen en te bepalen hoe u goedkeuring kunt verkrijgen. Creëer normen en standaarden waarmee alle partijen kunnen samenwerken aan een gemeenschappelijk doel.
#4. Benoem commissieleden
Selecteer medewerkers uit verschillende divisies en wijs hen een specifieke rol toe om het project uit te voeren. U kunt uw commissie vormen door personen te selecteren die hebben aangetoond dat ze in staat zijn om de strategische richting van een project te geven, te beoordelen en te reguleren, en om beleidsadviezen te geven aan belanghebbenden en het projectteam. Deze leden zullen projectaanbevelingen doen en brede projectplanning en implementatietechnieken bespreken. Leden van de stuurgroep zijn vaak senior managers en project op hoog niveau vertegenwoordigers van de klant.
#5. Effectief communiceren
Leid alle projectdeelnemers op over de commissies en processen van het project. Het geven van voorlichting aan projectleden laat zien dat het management in het project is geïnvesteerd en helpt bij de betrokkenheid van alle medewerkers.
Wat is projectbeheer in projectbeheer?
In management is projectgovernance de architectuur die zich bezighoudt met de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid rond uw project. Het dient als kader voor het maken van projectgerelateerde keuzes. Bestuur in project management geeft een antwoord op de vraag: aan wie ga ik rapporteren? En wie moet zich bij mij melden? Het biedt een structuur voor projectmanagement. De sponsor, die fungeert als schakel tussen het bestuur, de projectmanager en de belanghebbenden, speelt een belangrijke rol in de projectgovernance.
Kader voor projectbeheer
Er is geen one-size-fits-all governance-structuur die alle bedrijven kunnen gebruiken. Er zijn echter belangrijke componenten van excellent bestuur waarmee alle bedrijven rekening moeten houden bij het ontwikkelen van hun governancekader.
Elementen van een projectbeheerkader
Wat houdt goed bestuur in? Zijn er duidelijke indicatoren die de kenmerken van een raamwerk voor projectgovernance aangeven?
Kijk eens goed, en misschien kunt u bepaalde handelingen en kenmerken identificeren die wijzen op het juiste beheer van een project.
- Een solide levenscyclus van projectmanagement is aanwezig in elk project dat de nadruk legt op excellent bestuur. Het houdt rekening met alle expliciet vastgestelde goedkeuringscriteria.
- De punten bespreken of het project levensvatbaar is. In ieder geval wordt op dit punt een besluit genomen over de voortzetting van het project.
Wat houdt projectbeheer in en waarom is het cruciaal?
Door efficiënte escalatiekanalen te bieden voor zorgen en wijzigingsverzoeken en door gedelegeerde bevoegdheidsgrenzen te schetsen, stelt bestuur projectpersoneel in staat om hun taken uit te voeren. De taken en verantwoordelijkheden van het team en andere belanghebbenden moeten ook duidelijk worden gedefinieerd om goed bestuur in de praktijk te brengen.
Wat is een structuur voor projectbeheer?
De bestuursstructuur is het raamwerk voor projectmanagement, met name wat betreft de regels, werkwijzen, rollen en verantwoordelijkheidsverdeling gedurende het gehele besluitvormingsproces. Het houdt het project onder controle, waardoor het perfect en volgens planning verloopt.
Wie is verantwoordelijk voor projectbeheer?
De projectsponsor speelt een cruciale rol in het projectbeheer. Het bestuur, de projectmanager en de belanghebbenden bij het project zijn de drie belangrijkste verantwoordingspunten van de projectsponsor.
Conclusie
Dit zijn allemaal aspecten van projectmanagement die vanaf het begin moeten worden begrepen. Focus niet alleen op de definities. Als je hier meer uit wilt halen, kijk dan verder. Wanneer je hier een gewoonte van maakt, wordt het grotere plaatje beter zichtbaar. Wat er uiteindelijk gebeurt, is dat u beter geïnformeerde beslissingen neemt terwijl u fouten minimaliseert.
Veelgestelde vragen over projectbeheer
Wat is een voorbeeld van projectbeheer?
Voorbeeld:
Omdat hij of zij de algemene strategie en het spelplan ontwikkelt, fungeert de hoofdcoach als projectmanager. De algemeen manager van het team is een projectmanager, iemand die blijk geeft van geweldig leiderschap, besluitvorming en communicatieve vaardigheden om ervoor te zorgen dat het project goed verloopt.
Hoe ontwikkel je projectgovernance?
Begin met het vaststellen van de fundamenten:
- Maak een lijst met "rollen en taken".
- Stel vast dat u een projectsponsor heeft.
- Maak een stuurgroep of stuurgroep aan en plan regelmatig vergaderingen waarin je notulen maakt en deelt.
- Maak een procedure voor risicobeheer.
- Maak een procedure voor wijzigingsbeheer.
Wat is het verschil tussen projectmanagement en projectgovernance?
Terwijl governance inhoudt dat u toezicht houdt op een project als geheel gedurende de projectlevenscyclus, houdt management in dat u de specifieke componenten van een project dagelijks beheert. Een gezamenlijke benadering van projectbeheer en -beheer is van cruciaal belang voor het succes van projecten.
Gerelateerde artikelen
- GOVERNANCE RISICO EN NALEVING: Wat is GRC?
- Enterprise Risk Management: overzicht, kader, competenties
- OPENBAAR FINANCIEEL MANAGEMENT: Alles wat u moet weten (+gedetailleerde gids)
- ETHISCH INVESTEREN: definitie, typen, voor- en nadelen
- GEGEVENSSTRATEGIE: 7 componenten van gegevensstrategie die elke verbinding nodig heeft
