Het kiezen van het juiste platform voor uw organisatie kan moeilijk zijn, niet alleen vanwege het grote aantal oplossingen op de markt, maar ook vanwege belangrijke overwegingen zoals implementatieopties, maatwerk, kosten, schaalbaarheid en bedrijfswaarde. Er zijn talloze soorten inkoopsoftware beschikbaar om bedrijven te helpen het inkoopproces efficiënter en productiever aan te pakken. Om echter het beste inkoopsysteem voor uw fondsen te vinden, moet u eerst uw opties en de voordelen die ze bieden begrijpen. Daarom bespreken we in dit artikel de drie soorten inkoop en de top 10 van toonaangevende inkoopsoftwarebedrijven die digitalisering en wereldwijde innovatie stimuleren.
Wat is een inkoopbeheersysteem?
Een inkoopbeheersysteem is het effectieve beheer van de uitgaven van een bedrijf, waaronder de aankoop van goederen en diensten. Dit houdt in het selecteren van hoogwaardige producten, diensten en leveranciers binnen een bepaald budget en tijdsbestek. Het primaire doel van een inkoopbeheersysteem is om een bedrijf te helpen de best mogelijke goederen en diensten te vinden en te verwerven om zakelijke doelstellingen te bereiken.
Als het inkoopteam zijn werk goed doet, kan het bedrijf geld en tijd besparen door met zijn leveranciers betere voorwaarden en prijzen te bedingen. Deze afdeling is verantwoordelijk voor zaken als inkooporders, langlopende contracten en het wegwerken van eigendommen die niet meer nodig zijn. Ook houdt de afdeling inkoop nauwlettend toezicht op zowel de details van een project als de besteding van publiek geld.
Wat zijn de drie soorten inkoopsoftware?
Er zijn drie hoofdtypen inkoopsoftware, waaronder directe bestelling, indirecte inkoop en service-inkoop.
- Directe inkoop: Directe inkoop omvat de inkoop van grondstoffen, machines en groothandelsgoederen die direct bijdragen aan het eindproduct van het bedrijf. Bovendien zijn inkopers en gecontracteerde leveranciers de belangrijkste belanghebbenden bij directe inkoopprocessen.
- Indirecte inkoop: Indirecte inkoop impliceert de aankoop van artikelen zoals kantoorbenodigdheden. Deze items hebben geen directe impact op het eindproduct of de bedrijfsresultaten, maar helpen bij de dagelijkse bedrijfsvoering. Een klein bedrijf kan indirecte inkoopprocessen toewijzen aan kantoormanagers, terwijl grote bedrijven een faciliteitenbeheerbedrijf kunnen inhuren om die aankopen te beheren.
- Inkoop van diensten: Het inhuren van tijdelijke medewerkers, het leasen van software en het binnenhalen van kortetermijnleveranciers om te werken op een evenement of seminar zijn allemaal voorbeelden van het inkopen van diensten.
De beste inkoopsoftwarebedrijven
Hieronder vindt u de top 10 van meest prominente wereldwijde bedrijven op het gebied van inkoopsoftware en wat hun oplossingen uniek maakt.
#1. Icertis
Icertis is een niet-beursgenoteerd softwarebedrijf voor intelligent contractbeheer dat werd opgericht in 2009. Het levert zijn diensten op het gebied van inkoop, zodat het volledige source-to-contract-proces van de klant kan worden gestroomlijnd. Dit zorgt voor snellere deals en een lager risico.
Het Icertis Contract Intelligence (ICI)-platform heeft inkoopteams over de hele wereld geholpen bij het verhogen van de productiviteit en het verbeteren van het contractbeheer, terwijl het ook de leveranciersverantwoordelijkheid en bedrijfsresultaten vergroot.
#2. Basware
Basware is opgericht in 1985 en biedt P2P, AP-automatisering, e-facturatie en eProcurement. Inkoop kan geld besparen, de productiviteit verhogen en zien waar elke dollar naartoe gaat door Baware te gebruiken om het purchase-to-pay (P2P)-proces te automatiseren. Basware helpt bedrijven ook bij het toekomstbestendig maken van hun activiteiten door de noodzaak voor traditionele, handmatige processen te elimineren.
#3. Capgemini
Capgemini is een multinationaal informatietechnologie- en adviesbureau opgericht in 1967. Het bedrijf biedt digitale oplossingen aan zijn inkoopklanten om de functie te optimaliseren en wrijvingsloze en duurzame inkoop te stimuleren.
De diensten van Capgemini helpen bij de ontwikkeling, implementatie en werking van een succesvolle digitale inkoopstrategie, evenals bij het stimuleren van compliance, productiviteit, transparantie en kostenbesparingen.
#4. Epicor-software
EPICOR Software is sinds de oprichting in 1972 een voorloper op de markt voor bedrijfssoftware en richt zich voornamelijk op de productie-, supply chain- en inkoopsectoren.
Het levert software voor leveranciersrelatiebeheer (SRM) aan zijn inkoopklanten om het hele inkoopproces te stroomlijnen en strategischer te zijn in hun sourcing.
Sommige van de diensten die EPICOR Software biedt, zijn echter sourcing, inkoop, het inschakelen van leveranciers, catalogusbeheer en kostenbesparingen.
#5. GEP Smart
Sinds de oprichting in 1999 is GEP een marktleider geworden door inkoop- en supply chain-professionals voor bedrijven te voorzien van een breed scala aan consulting-, software- en managed service-opties.
Een van GEP's inkoopdiensten is GEP Smart, een wereldwijd toonaangevend S2P-platform voor zowel directe als indirecte inkoop. Het wordt gebruikt door bedrijven zoals de inkoopfunctie van Walgreens Boots Alliance. Ze helpen klanten echter bij het digitaal transformeren van hun end-to-end inkoopactiviteiten door gebruik te maken van AI en cloudtechnologieën.
De diensten van GEP omvatten uitgavenanalyse, het bijhouden van besparingen, sourcing, contractbeheer, leveranciersbeheer en procure-to-pay (P2P).
#6. IBM
IBM loopt al meer dan een eeuw voorop op het gebied van technologische innovatie. Op het gebied van inkoop assisteert het bedrijf ook degenen in de functie. Ze doen dit door toegang te bieden tot krachtige gegevens, inzichten en opkomende technologieën om processen te verbeteren en meer waarde te genereren.
Verder biedt IBM de volgende diensten aan: source-to-pay (S2P), digitale inkoop, factuur-tot-betaling en analyse.
#7. JAGGAER
JAGGAER is een cloudgebaseerd technologiebedrijf voor bedrijfsautomatisering dat werd opgericht in 1995. Het biedt zijn inkoopklanten JAGGAER ONE, een compleet inkoopplatform voor intelligent en flexibel uitgavenbeheer.
De oplossingen die JAGGAER zijn klanten biedt, behoren tot de beste in de branche omdat ze hun klanten volledige transparantie bieden in al hun uitgavenactiviteiten en gebruikmaken van geavanceerde analyses en inzichten.
#8. Coupa-software
Coupa Software, opgericht in 2006, is een toonaangevende leverancier van oplossingen voor het beheer van bedrijfsuitgaven. Als u Coupa Software gebruikt, heeft u toegang tot een robuust platform voor het beheren van de totale uitgaven van uw organisatie.
Verschillende soorten inkoopsoftwarebedrijven kunnen echter profiteren van het gebruiksgemak en tegelijkertijd flexibel blijven in hun uitgavenbeheer met het enkele platform. Het draagt bij aan ongekende besparingen en inzichten die meetbare resultaten opleveren.
Coupa Procurement Software biedt verschillende soorten diensten, zoals eProcurement, facturering, strategische sourcing, betalingen, leveranciersbeheer, uitgavenanalyse en supply chain-planning.
#9. Orakel
Oracle is een multinationaal technologiebedrijf dat is opgericht in 1997. Procurementprofessionals hebben nu toegang tot Oracle Fusion Cloud Procurement, een geïntegreerde source-to-settle-suite. Klanten kunnen de oplossing gebruiken om hun processen te automatiseren, strategische inkoopmogelijkheden op te bouwen, leveranciersrelaties te verbeteren en het inkoopproces te vereenvoudigen.
Als gevolg hiervan zal de inkoopafdeling minder risico's, betere financiële besparingen en hogere niveaus van winstgevendheid en productiviteit ervaren. Het biedt de volgende diensten: uitgavenbeheer, direct materiaalbeheer, relatiebeheer, strategische inkoop, beheer van de contractlevenscyclus, naleving en samenwerking met leveranciers.
#10. SAP Arib
Als pionier in de branche sinds de oprichting in 1996, is SAP Ariba een onmisbaar hulpmiddel geworden voor bedrijven over de hele wereld. Het bedrijf gaat verder dan basisinkoopprocessen en gebruikt zijn innovaties om barrières weg te nemen, alle uitgavencategorieën op één locatie te verbinden en een diepere, dynamische en end-to-end samenwerking te bevorderen.
"De kloof tussen uw teams en handelspartners overbruggen om veilig gegevens te delen, inzichten te verkrijgen en de workflow te beheren via het Ariba Network voor een efficiënter inkoopproces en betere kostenbeheersing." SAP Ariba.
Bovendien biedt SAP een breed scala aan inkoopoplossingen aan zijn klanten, waaronder strategische sourcing, inkoop, leveranciersbeheer, directe uitgaven, financiële toeleveringsketen, uitgavenbeheer en inkopers.
Wat zijn de 7 fasen van inkoop?
Elk inkoopproces omvat het bepalen van vereisten, leveranciersonderzoek, waardeanalyse, het indienen van een aankoopverzoek, beoordeling, conversie naar inkooporder, contractadministratie, orderbewaking/-evaluatie, driewegmatching, betalingsafhandeling en het bijhouden van gegevens. Dit zijn de zeven kritieke fasen in het inkoopproces:
#1. Aanvraag tot aankoop
Een inkoopaanvraag is een schriftelijk of elektronisch document dat door een interne gebruiker of klant wordt ingediend bij het inkoopteam met het verzoek om hulp van het inkoopteam om aan een specifieke behoefte te voldoen. Het bevat essentiële informatie die nodig is om de juiste goederen, diensten of werken te verkrijgen.
#2. Beoordeling van aanvraag
De officiële start van het inkoopproces vindt pas plaats als de inkoopaanvraag is goedgekeurd en getoetst aan het budget. Tijdens de beoordelingsfase onderzoeken functionele managers of afdelingshoofden het aanvraagpakket om te bepalen of er een echte behoefte is aan de gevraagde goederen of diensten en of de benodigde financiering beschikbaar is.
Goedgekeurde inkoopaanvragen worden PO's, terwijl afgewezen aanvragen met redenen worden geretourneerd. Dit alles is beheersbaar met eenvoudige inkoopordersoftware.
#3. Sollicitatieprocedure
Zodra een aanvraag is goedgekeurd en een inkooporder (PO) is gemaakt, maakt het inkoopteam een individueel inkoopplan en een daarbij behorend aanvraagproces. De complexiteit van de eis bepaalt uiteindelijk de reikwijdte van dit individuele wervingsplan.
Nadat het bestedingsplan is afgerond, stuurt het inkoopteam meerdere offerteaanvragen (RFQ) naar potentiële leveranciers om biedingen te verzamelen en te evalueren om de best mogelijke leverancier te selecteren.
#4. Evaluatie en contractering
Het inkoopteam zal de offertes van leveranciers beoordelen en evalueren in samenwerking met de evaluatiecommissie om te bepalen welke leverancier het beste past bij de bestaande behoefte.
Nadat u een leverancier heeft gevonden, is de volgende stap het ondertekenen of onderhandelen van een contract voordat de inkooporder naar de gekozen leverancier wordt verzonden. Een juridisch bindend contract komt tot stand wanneer een verkoper een inkooporder accepteert en bevestigt.
#5. Orderbeheer
De verkoper levert de beloofde goederen/diensten binnen de gestelde termijn. Na ontvangst inspecteert de koper de bestelling en stelt hij de verkoper op de hoogte van eventuele problemen met de ontvangen artikelen.
#6. Goedkeuring van facturen en oplossing van geschillen
Dit is een belangrijke stap in het inkoopproces en het hebben van inkoopsoftware zoals Kissflow Procurement Cloud geeft u een voordeel ten opzichte van uw concurrenten. Kissflow stelt u in staat om driewegmatching uit te voeren tussen GRN, Leveranciersfactuur en PO om ervoor te zorgen dat u de bestelling correct hebt ontvangen en dat er geen afwijkingen zijn. Wanneer de three-way matching is voltooid, wordt de factuur goedgekeurd en naar de betalingsverwerking gestuurd.
#7. Data bijhouden
Kopers houden het betalingsproces bij voor boekhoud- en controledoeleinden. Alle relevante documenten, van inkoopaanvragen tot goedgekeurde facturen, worden op één plek bewaard.
Wat zijn de voordelen van inkoopmanagement?
Consistente procedures voor inkoopbeheer op uw werkplek kunnen leiden tot positieve veranderingen in uw hele organisatie. Het inkoopbeheersysteem heeft op de volgende manieren een positief effect op het bedrijfsleven:
- Betrouwbaarheid: Door consistent beleid voor inkoopbeheer te implementeren, kan uw interne team betrouwbaarder en consistenter worden in het delen van inkoopverantwoordelijkheden.
- Financiële besparingen: Inkoopbeheer omvat het lokaliseren van de meest kosteneffectieve middelen die mogelijk zijn, wat resulteert in aanzienlijke budgettaire besparingen.
- Time management: Wanneer u vertrouwen heeft in het inkoopbeheersysteem en in staat bent om belangrijke taken te automatiseren, gaat u verstandiger met uw tijd om.
- Naleving van de branche: Het opnemen van regels en voorschriften voor naleving van de branche in uw inkoopbeheerproces zorgt ervoor dat uw bedrijf en zijn partners allemaal voldoen aan de operationele basisvereisten.
- Communicatie: Inkoopbeheersystemen maken het eenvoudiger voor interne medewerkers om te praten over voorraad-, leverings- en arbeidsvereisten.
Wat is het belangrijkste bij inkoop?
Volgens Cory Thwaites, Executive Director of Procurement van Tecom, moet de belangrijkste focus voor inkoopprofessionals liggen op het opbouwen en onderhouden van positieve relaties.
"Voor mij zijn relaties het belangrijkste bij inkoop", zei Thwaites in een panel over talentmanagement en ontwikkeling op de CIPS Middle East Conference in Dubai. Het heeft geen zin om het proces te doen als je niet graag met leveranciers en belanghebbenden omgaat. “
"Als mensen je niet mogen, willen ze niet met je werken," vervolgt hij, "dus je focus moet liggen op het opbouwen van relaties." Wees niet de 'inkoopagent'. "Heb beleid en procedures, maar wees flexibel en bereid om ze te overtreden."
Conclusie
Het kiezen van het juiste inkoopbeheersysteem zal gunstig zijn voor uw bedrijf. Ik hoop dat dit artikel je zal helpen.
Veelgestelde vragen over het inkoopbeheersysteem
Wat zijn de vier hoofdrollen van inkoop?
- Assisteren bij operationele vereisten.
- Efficiënt en effectief beheren van het inkoopproces en de leveringsbasis.
- Breng sterke werkrelaties tot stand met andere functionele groepen.
- Ondersteun de doelen en doelstellingen van de organisatie.
Wat is een voorbeeld van inkoop?
Het verkrijgen van iets, met name militaire voorraden, staat bekend als inkoop. Een voorbeeld van inkoop is het verkrijgen van voldoende wapens om een leger uit te rusten.
Wat zijn de functies van inkoopmanagement?
Verantwoordelijkheden van de inkoopmanager
- Onderzoek naar producten en oplossingen
- Aandelen beheer.
- Optimalisatie inkoopproces.
- Beheer van offerteaanvragen.
- ROI-analyse
- Evaluatie en selectie van leveranciers
- Beheer van risico's en compliance.
- Contractonderhandeling.
Gerelateerde artikelen
- VEREISNUMMER: Definitie en hoe het werkt
- Projectinkoopbeheer: gedetailleerde gids voor de inkoopprocessen
- STRATEGISCH SOURCINGPROCES: Gedetailleerde stappen voor strategische sourcing
- Waardeketenanalyse: stappen naar waardeketenanalyse
Referenties
