Als project Manager, moet u bekend zijn met gevallen waarin uw projecten zich onverwachts in de grijze zone tussen succes en mislukking bevinden. Soms blijft uw project binnen het budget, maar gaat het verder dan de planning. Het kan zich aan de deadline houden, maar in andere situaties gaat het ten koste van een hoog burn-outpercentage. Ondanks een rigoureuze planning, draagt een gebrek aan prestatiemeting op basis van variabelen zoals kosten en tijd bij aan het mislukken van projecten. Dus als u op zoek bent naar meer specifieke doelen voor succes, dan is er uitstekend nieuws voor u.
Met Earned Value Management of EVM ziet u duidelijk 'waar een project is' en 'hoe ver de reis nog is. Dit bericht gaat over de basisprincipes van EVM. Dus laten we, voordat we hier te diep op ingaan, het managen van verdiende waarde definiëren.
Wat is Earned Value Management (EVM)?
De Earned Value Management EVM-aanpak stelt managers in staat om de projectprestaties op een systematische manier te meten ten opzichte van de projectbaseline. Het combineert de tijdlijn, kosten en reikwijdte om gepland versus werkelijk te evalueren en eventuele discrepanties te ontdekken.
EVM helpt projectmanagers bij het signaleren en corrigeren van verschillen zodat projecten op tijd en onder begroting. Het helpt dus ook bij het voorspellen, waardoor projectmanagers de nodige aanpassingen kunnen doen.
Concepten van Earned Value Management EVM en Key Performance Indicators
De waarde van het werk is gelijk aan de geplande uitgaven om het te voltooien, volgens het uitgangspunt van EVM. Earned Value Management-systemen hebben dus drie gegevensbronnen, namelijk:
- Geplande waarde (PV): De verwachte waarde van het werk dat naar verwachting binnen een bepaald tijdsbestek zal worden voltooid.
- Verdiende waarde (EV): Het goedgekeurde budget voor het werk dat vóór de deadline is voltooid.
- Werkelijke kosten (AC): De werkelijk gemaakte kosten voor werkzaamheden die op de deadline zijn uitgevoerd.
EVM kan worden gebruikt om de planning en kostenprestaties van uw project te analyseren op basis van de volgende kritische indicatoren:
#1. Afwijking schema (SV):
Dit is het verschil tussen het werkelijk uitgevoerde werk en de schattingen. Het geeft aan of het project op schema ligt met behulp van de formule SV = EV – PV. Een variantie van 0 geeft aan dat het project op schema ligt. Een negatieve of positieve afwijking geeft dus aan dat het achter of voor op schema ligt.
#2. Kostenverschil (CV)
Dit wordt gedefinieerd als het verschil tussen Earned Value EV en Actual Cost AC. Het bepaalt of het project binnen het budget valt door de formule CV = EV – AC toe te passen. Een afwijking van 0 geeft dus aan dat het project binnen het budget blijft. Een negatieve of positieve variantie houdt in dat het project over of onder het budget gaat.
#3. Schema Prestatie Index (SPI)
De Schedule Performance Index (SPI) is de verhouding tussen Earned Value EV en Planned Value PV. Het is een relatieve maatstaf voor de tijdsefficiëntie van het project, berekend met de formule SPI = EV/PV. Als de SPI-waarde groter of gelijk is aan één, ligt het project op schema. Een waarde kleiner dan één duidt op een afwijking van het gebudgetteerde bedrag.
#4. Kosten-prestatie-index (CPI)
Het wordt berekend als de verhouding van verdiende waarde (EV) tot werkelijke kosten (AC). De CPI wordt berekend door de verdiende waarde te delen door de werkelijke uitgaven, CPI = EV / AC.” Dit is een relatieve maatstaf voor de kostenefficiëntie van het project en kan worden gebruikt om de kosten van de resterende taken in te schatten. Volgens PMI's PMBOK® Guide is de CPI een "maatstaf voor de kostenefficiëntie van een project".
Belang van Earned Value Management EVM in projectmanagement
Earned value-analyse is een projectmanagementtechniek die beoordeelt hoe goed een project presteert in verhouding tot zijn budget en rooster. Het helpt bij het inschatten van de middelen die nodig zijn om de klus te klaren. De projectmanager kan voorspellen hoeveel middelen nodig zijn voor de voltooiing door het voltooide werk te vergelijken met de prognose die aan het begin van het project is opgesteld.
In contrast met Verstreken tijd, die geen exacte beoordeling geeft van de voltooiing van het project, biedt Earned Value een objectieve meting van het voltooide werk. Laten we een voorbeeld gebruiken om te demonstreren.
Als een bouwproject van 12 maanden bijvoorbeeld banen omvat zoals engineering, sanitair en elektriciteit, waarden als:
- Engineering is goed voor 55% van het totaal.
- 20 procent voor sanitair
- 25 procent voor elektrisch
Wanneer een taak is voltooid, wordt de waarde ervan toegevoegd aan je EV. In dit geval, als je techniek en loodgieterij binnen zes maanden hebt voltooid, kun je zeggen dat je 50% van de tijd hebt gebruikt en 75% EV hebt gehad. Budgettering en planning worden dus gedaan in tijdgefaseerde, geplande waardeverhogingen, die uiteindelijk een prestatiemetingsbasislijn met EVM creëren.
De voordelen van Earned Value Management
Laten we eens kijken naar enkele van de belangrijkste voordelen van het toepassen van Earned Value Management in een project.
#1. Hulp bij het realistisch plannen van projecten:
Om de voordelen van EVM te benutten, moeten projectmanagers veel tijd besteden aan het vaststellen van een acceptabel budget en een realistische tijdsperiode. Managers moeten dus rekening houden met mogelijke problemen bij het ontwikkelen van het projectplan van begin tot eind en het toewijzen van taken aan hun teams. Door EVM in het planningsproces op te nemen, moet de baseline van het project worden gedefinieerd, inclusief de tijd, kosten en reikwijdte van het project.
Managers kunnen deze baseline gebruiken als uitgangspunt voor het evalueren van de projectprestaties in de loop van de tijd. EVM geeft een helder beeld van waar uw project staat in vergelijking met waar het had moeten staan als alles goed gaat. Het toont ook het daadwerkelijk uitgevoerde werk in vergelijking met het verwachte schema. Als gevolg hiervan levert EVM bruikbare inzichten die projectmanagers helpen om te bepalen of het oorspronkelijke plan realistisch was en om proactief te handelen.
#2. Krijg realtime inzicht in gecentraliseerde gegevens.
De projectmanager moet volledig inzicht hebben in de hele onderneming om de projectprestaties in realtime te kunnen volgen. EVM is handig om managers te helpen bij het bijhouden van prestatiestatistieken op krachtige beheeroplossingen. Het combineert planningen en budgetten in het systeem en levert bruikbare inzichten over rapportage en analyse met behulp van Gantt-diagrammen. Als gevolg hiervan helpt Earned Value Management bij het meten van succes in elke fase en mijlpaal.
Door tijd- en kostenobjectiviteit te gebruiken, kunt u kleine maar meetbare delen van het werk aan uw teams geven en het tempo opvoeren. Bij een afwijking worden projectmanagers op de hoogte gebracht zodat zij de benodigde proactieve stappen kunnen ondernemen om het project weer op de rails te krijgen. Als het project eenmaal aan de gang is, kan EVM ons helpen om inconsistenties te identificeren op basis van taakafhankelijkheidsprioriteiten.
#3. Meet de tijdigheid en nauwkeurigheid van het budget.
Verrassende gebeurtenissen kunnen zich op elk moment tijdens de levenscyclus van het project voordoen. Veranderingen in de projectomvang, klantprioriteiten en onvoorziene hindernissen, zoals de COVID 19-epidemie, kunnen allemaal voorkomen. Hierdoor kunnen de projectplanning en het budget afwijken van het oorspronkelijke ontwerp. Wat gebeurt er als je je realiseert, na 80% van het project te hebben voltooid, dat je al je geld hebt uitgegeven maar nog steeds al je deadlines hebt gehaald?
Om dergelijke deelstoringen te voorkomen, kunt u de bovengenoemde planningsafwijkingen SC en kostenafwijkingen CV berekenen en uitvoeren. Het meten van deze afwijkingen bij elke mijlpaal helpt bij het beperken van de schade. Het is ook gunstig om preventieve maatregelen te nemen om het CV-niveau tot nul te verlagen.
#4. Bereid u voor op gevaren en grijp vroeg in.
Als onderdeel van het EVM-proces leren de belanghebbenden van het project de probleemgebieden kennen die het succes van het project gedurende de hele levenscyclus in gevaar kunnen brengen. Het stelt hen in staat om van tevoren wijzigingen door te voeren om te voorkomen dat het project afwijkt van het oorspronkelijke plan. Aanpassingen zijn onder meer het aanpassen van de projectomvang en financiën, het verwerven van nieuwe middelen, het investeren in verbeterde technologieën en andere maatregelen.
Het helpt u ook bij het voorkomen van herhaling van moeilijkheden die de voortgang beperken. Earned value management helpt bij het opsporen van problemen wanneer ze zich voordoen. Het maakt het ook mogelijk om risico's te voorspellen die verband houden met het budget en de tijdlijn van het project. Hierdoor kunnen managers ingrijpen en vroegtijdig actie ondernemen voordat er zich tegenslagen voordoen.
#5. Het verbetert de verantwoordelijkheid en stimulans.
Earned value-analyse stelt projectmanagers in staat eerder op moeilijkheden te reageren omdat het meer duidelijkheid en controle geeft over de betrokken activiteiten. Werknemers moeten hun tijd bijhouden en hun verbetering rapporteren ten opzichte van de baseline als onderdeel van EVM. Het stimuleert toppresteerders om extra inspanningen te leveren en spoort degenen die achterblijven aan om het tempo op te voeren en de productie van hun leeftijdsgenoten te evenaren.
Zoals eerder opgemerkt, laten prestatie-indexen zoals SPI en CPI zien of uw project binnen het budget en op tijd is. Als ze bijvoorbeeld weten dat de helft van het project is voltooid, blijven ze gemotiveerd en enthousiast over de productlancering. Deze duidelijkheid helpt stakeholders bij het bepalen welke projecten de meeste kans van slagen hebben tijdens portfolio-analyse.
Samengevat
Op basis van de voorgaande concepten stelt EVM u in staat om het werk dat op een bepaald moment aan een project is uitgevoerd objectief te meten en passende maatregelen te nemen in geval van afwijkingen. Het is echter vermeldenswaard dat ondernemingen de voordelen van EVM niet kunnen realiseren zonder de juiste projectbeheeraanpak, tools en bereidheid om zich aan te passen. Om te beginnen kunt u het EVM-regime op een of twee banen testen voordat u het in uw reguliere projectmanagementprocedure opneemt.
Veelgestelde vragen over verdiende waardebeheer
Hoe bereken je Earned Value Management?
De EV van een project kan worden berekend door het % voltooid te vermenigvuldigen met het volledige projectbudget.
Wat is de Earned Value-formule?
Verdiende waarde (EV) = totaal projectbudget vermenigvuldigd met het % voltooide project.
Wat zijn drie belangrijke EVM-statistieken?
Geplande waarde, verdiende waarde en werkelijke kosten zijn de drie meetwaarden waarop EVM is gebaseerd. Houd rekening met deze parameters in termen van het budget en de tijdlijn van uw project.
- Managementrapporten: richtlijnen voor managementrapportage
- Wat is projectrisicobeheer? Stappen bij het maken van een risicobeoordelingsplan
- Financiële prestaties: een uitgebreide gids voor elk bedrijf (+ snelle tools)
- Actief beleggen versus passief: begrijpen waarom u beide nodig heeft (+gedetailleerde handleiding)
- Waarde-engineering: definitie en overzicht
- Beheer van projectmijlpalen: gedetailleerde gids met voorbeelden
1 reactie
Elk afzonderlijk project brengt een behoorlijk deel van de risico's met zich mee. Het voordeel van projectmanagement is dat het helpt bij eerdere identificatie.