Naarmate we steeds dieper het digitale tijdperk ingaan, vinden er steeds meer veranderingen plaats in verschillende industrieën. We hebben enorme vooruitgang gezien op het gebied van automatisering, gegevensopslag, communicatie en ook op verschillende andere gebieden.
Voor het grootste deel waren deze wijzigingen gunstig, vooral als het gaat om zoiets als engineering. Een grootschalig engineeringproject kan veel efficiënter verlopen nu het gemakkelijker is om toegang te krijgen tot relevante gegevens, een deel van de werklasten kan worden gedelegeerd aan machines en communicatie met belanghebbenden zeer snel kan plaatsvinden.
Interessant genoeg is echter één ding dat heel belangrijk is voor engineering, inkoop, en de vooruitgang in die specifieke sector is niet zo snel gegaan als je zou verwachten.
Inkoop, voor degenen die niet bekend zijn met de term, verwijst in feite naar het proces van het verwerven van goederen, diensten of iets anders dat nodig is voor een project van externe bronnen. In de meeste gevallen gaat het om het opstellen van een voorstel waarop potentiële leveranciers vervolgens kunnen bieden met hun diensten.
Waarom veranderingen op dit gebied een beetje langzamer zijn gegaan, is niet precies duidelijk, maar het is waarschijnlijk dat ze relatief snel zullen versnellen. De volgende logische stap is een verschuiving naar cloud-inkoop. Dit is een proces waarbij alle afzonderlijke elementen van inkoop op één plek worden gelokaliseerd.
In plaats van een traditioneel inkoopsysteem waarbij elke stap op een andere manier zou worden uitgevoerd, op een ander platform, is nu alle inkoopbehoefte samen toegankelijk.
Het gebruik van cloud-inkoop voor grootschalige projecten heeft een aantal voordelen. Laten we er een paar bekijken:
# 1. Makkelijk te gebruiken
Er zijn zoveel verschillende dingen waar u aan moet denken bij het inkopen van goederen en diensten voor uw projecten. Het is een lange en vaak lastige lijst die je moet bijhouden om ervoor te zorgen dat je alles hebt wat je nodig hebt voordat je aan het project begint.
Je hebt:
- Prijsstelling.
- Inkooporders.
- Facturatie Gegevens
- Contractgoedkeuring.
- Biedingsbeheer.
- Beheer van leveranciers.
- Factuurverwerking.
En waarschijnlijk ook nog een aantal andere elementen.
U doet dingen zoals het opstellen van uw voorstel, het doornemen van alle biedingen van de leveranciers zodat u een weloverwogen beslissing kunt nemen en vervolgens de nodige transacties met de gekozen leverancier uit te voeren.
Het is een lang, lang proces, maar met wat essentiële cloudinkooptools, het kan veel worden versneld. Om te beginnen kunnen het voorstel, de facturering, de bestellingen en de facturen allemaal papierloos zijn. Het proces kan digitaal worden gevolgd en communicatie kan online plaatsvinden in plaats van via de telefoon of per post.
Biedings- en leveranciersbeheer kan worden gedaan via een cloudgebaseerd gegevenssysteem, wat betekent dat u zowel meer informatie kunt opslaan als dat het veel gemakkelijker zal zijn om dingen in de gegevens te vinden door middel van zoeken op trefwoorden.
Het is misschien moeilijk voor sommige werknemers die gewend zijn aan traditionele systemen om de verandering door te voeren, maar voor het grootste deel is cloudinkoop veel eenvoudiger en sneller dan de huidige methoden.
#2. Minder duur
Dit is misschien wel het meest aanlokkelijke voordeel voor grote bedrijven. Een cloudgebaseerd systeem is een veel kosteneffectievere manier om het inkoopproces te doorlopen, zodat het de bedrijfsuitgaven aanzienlijk kan verminderen.
Uw bedrijf zal waarschijnlijk moeten betalen voor een soort abonnement, cloud-aanbestedingsservice, maar dat is waarschijnlijk de omvang van de kosten. Er zullen geen fysieke activa meer nodig zijn, en als zodanig is er ook geen behoefte meer aan opslag.
De werkdruk wordt aanzienlijk verminderd, dus als het vroeger het geval was dat u een groot aantal medewerkers nodig had om de inkoop af te handelen, kunt u dat nu terugbrengen tot slechts een paar verschillende werknemers.
Een cloudgebaseerd systeem heeft ook minder vaak veel onderhoud nodig. U zult moeten investeren in een goed cyberbeveiligingssysteem natuurlijk, maar dat is waarschijnlijk een druppel op een gloeiende plaat in vergelijking met consistent fysiek onderhoud.
#3. Transparant
Bij inkoop komen veel transacties en veel communicatie kijken. Vooral als het gaat om de grotere projecten, zijn er veel materialen en apparatuur nodig en dus is de hoeveelheid geld die wordt uitgewisseld groter.
En natuurlijk zijn mensen wat voorzichtiger als er zoveel geld mee gemoeid is. Ze houden er over het algemeen van om meer op de hoogte te zijn van alle fijnere details van de transacties, zodat ze er zeker van kunnen zijn dat ze niet te kort komen.
Dit geldt voor elke stakeholder die bij het proces betrokken is. De verkopers, de projectcoördinatoren, eventuele investeerders die meedoen. Historisch gezien was het niet altijd zo eenvoudig om iedereen op de hoogte te houden van de financiële kant van de zaak.
Door alles digitaal te maken, kun je volledig transparant zijn en ervoor zorgen dat iedereen het proces kan volgen zoveel ze willen. De meeste van deze clouddiensten zullen een dashboard hebben dat toegankelijk is voor alle belanghebbenden.
Zo is het voor iedereen duidelijk hoe het ervoor staat en zijn eventuele afwijkingen of inconsistenties gemakkelijk te herkennen. Het zal de verkopers en investeerders meer gemoedsrust geven, en ze zullen u eerder vertrouwen en bereid zijn om met u samen te werken.
Op dit moment is er echt geen geldige reden om niet over te schakelen van de veel langzamere, veel gecompliceerdere traditionele systemen naar geavanceerde, cloudgebaseerde inkoop. Bedrijven zullen vrijwel direct het voordeel van hun projecten zien.
Wat ooit een moeizaam en stressvol proces was, wordt gewoon een gestroomlijnde, zorgeloze manier om projecten zo efficiënt mogelijk op te starten.
Wat zijn de voordelen van cloudinkoop?
De overstap naar de cloud heeft verschillende voordelen, waaronder het vermogen om hogere kostenbesparingen te realiseren, inkoopactiviteiten te optimaliseren, compliance en risicovermindering te garanderen, gebruikersbetrokkenheid te bevorderen en de cross-functionele communicatie binnen het bedrijf te verbeteren.
Wat is cloudinkoop?
Oracle Fusion Cloud Procurement is een uitgebreid source-to-settle-pakket dat bedrijfsactiviteiten automatiseert, strategische sourcing mogelijk maakt, het beheer van leveranciersrelaties verbetert en inkoop vereenvoudigt, wat resulteert in minder risico, meer besparingen en een hogere winstgevendheid. Stroomlijn uw aankopen en houd uw uitgaven bij.
Waarom is cloud computing belangrijk bij projectmanagement?
Cloudgebaseerde projectbeheersoftware vergemakkelijkt projectplanning, samenwerking, monitoring en levering. Het stelt projectmanagers en teams in staat taken uit te voeren met behulp van een netwerk van tools die in de software worden aangeboden, in plaats van een whiteboard en plakbriefjes.
Wat zijn de vier voordelen van cloudservices?
De cloud biedt grotere flexibiliteit en betrouwbaarheid, verbeterde prestaties en efficiëntie, en helpt bij het verminderen van IT-uitgaven. Het bevordert ook de innovatie, waardoor bedrijven de time-to-market kunnen verkorten en gebruiksscenario’s voor AI en machine learning in hun plannen kunnen opnemen.
Gerelateerde artikelen
- Projectinkoopbeheer: gedetailleerde gids voor de inkoopprocessen
- FF&E: overzicht, inkoopproces en bedrijfskeuzes
- Cloud Accounting: eenvoudige handleiding voor beginners (+ gratis tools)
- CLOUD INVENTARIS: Beste cloudgebaseerde inventarissoftware en -systemen
- Cloudtechnologie: beginnershandleiding voor cloudtechnologieoplossingen
