Deelnemers aan een zakelijke bijeenkomst kunnen hun ideeën delen en nieuwe perspectieven krijgen op de moeilijkheden en mogelijkheden waarmee het bedrijf wordt geconfronteerd. U kunt een zakelijke bijeenkomst effectief leiden als u de doeleinden goed begrijpt. Door te leren hoe u een productieve vergadering kunt leiden, kunt u uw aanwezigen voorzien van nuttige informatie en inzichten die hun efficiëntie en moreel kunnen verhogen. Lees verder om meer te weten te komen over wat een zakelijke bijeenkomst is. We hebben ook uitgelegd hoe u notulen van zakelijke vergaderingen en een agenda voor zakelijke vergaderingen schrijft. Laten we erin duiken!
Wat is een zakelijke bijeenkomst?
Een zakelijke bijeenkomst is een formele discussie die wordt gehouden voor zakelijke doeleinden, waarbij zowel werknemers van dezelfde divisie of hetzelfde managementniveau als externe belanghebbenden, zoals klanten, kunnen zijn betrokken. Het doel van een agenda in een zakelijke bijeenkomst is om alle betrokkenen een idee te geven van wat er aan de orde komt en hoe ze zich het beste kunnen voorbereiden op de bijeenkomst, zodat deze een succes wordt. Het is mogelijk om een zakelijke bijeenkomst te houden in een privékantoor, maar ook in openbare ruimtes zoals vergaderzalen, congrescentra en zelfs online. Om belangrijke gespreksonderwerpen voor later gebruik bij te houden, kunnen aanwezigen ook notulen van zakelijke vergaderingen maken.
Soorten zakelijke bijeenkomsten
De volgende soorten zakelijke bijeenkomsten zijn:
#1. Teambuilding bijeenkomsten
Hoewel teams tijdens het zakendoen vaak met elkaar in contact komen, kunnen de stress en de afstand die tussen leden kan ontstaan, worden verminderd door teambuildingactiviteiten buiten de reguliere vergaderingen te organiseren. Het belangrijkste doel van deze bijeenkomsten is teamcohesie, vandaar dat ze meestal luchtig en onderhoudend zijn. Dit is een geweldige kans om uw collega's buiten het werk te leren kennen en sterkere banden tussen teams op te bouwen, vooral als sommige werknemers op afstand werken. Teamwerk en vertrouwen kunnen worden versterkt door opzettelijke voorbereiding van het leiderschap op teambuildingevenementen. Enkele voorbeelden zijn teamlunches, uitstapjes en zakelijke retraites voor werknemers die niet zo dicht bij elkaar staan.
#2. Probleemoplossende vergaderingen
Probleemoplossende vergaderingen hebben overeenkomsten met besluitvormingsvergaderingen in die zin dat ze gericht zijn op het bereiken van een bepaald doel. Het vergemakkelijkt de communicatie tussen werknemers en moedigt hen aan om samen te werken aan het vinden van oplossingen voor problemen en het identificeren en bespreken van manieren om de impact van eventuele bijbehorende risico's te verminderen. Dit soort vergaderingen kan van tevoren worden gepland als het team het probleem van tevoren ontdekt, of het kan gebeuren tijdens onverwachte noodsituaties die de onmiddellijke aandacht van de groep vereisen. Het team moet mogelijk een aantal vervolgsessies houden om te bepalen of de oplossing effectief is na zo'n diepgaande studie en voorbereiding tijdens de eerste bijeenkomst.
#3. Statusupdate-vergaderingen
Van deelnemers aan dit soort bijeenkomsten wordt verwacht dat ze verslag uitbrengen over hun huidige vorderingen. Teamleden en leiders kunnen tijdens deze vergaderingen de laatste updates over lopende projecten en campagnes geven. Teams kunnen één keer per week of één keer per maand statusupdate-vergaderingen houden om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van waar iedereen aan werkt en om verwarring over lopende projecten te voorkomen. Een duidelijker beeld hebben van ieders productieniveaus zorgt voor een effectievere taakplanning, wat op zijn beurt de efficiëntie op het werk verhoogt.
#4. Besluitvormingsvergaderingen
Bedrijfsleiders of afdelingshoofden vormen doorgaans de deelnemers aan een besluitvormingsvergadering. Ze nemen deel aan vergaderingen waar belangrijke bedrijfsbeslissingen worden genomen, zoals die waar uitbreidingsplannen of nieuwe productideeën worden besproken. Beslissers komen vaak meerdere keren bijeen om bewijsmateriaal te verzamelen en te beoordelen, ideeën te bedenken om een probleem aan te pakken en tot een besluit te komen.
#5. Brainstormbijeenkomsten
Organisaties moeten af en toe wijzigingen aanbrengen in hun huidige goederen of processen of nieuwe bedenken. Daarom houden ze bijeenkomsten om de uitwisseling van ideeën en het genereren van nieuwe ideeën te vergemakkelijken. Brainstormsessies brengen individuen samen om ideeën uit te wisselen, motivatie op te wekken en inzicht van elkaar te krijgen. Het is ook geweldig voor het moreel en de hechting van het team. Het succes van de bijeenkomst kan worden vergroot door een omgeving te creëren waarin iedereen zich veilig voelt om zijn gedachten te uiten en kritiek te ontvangen zonder angst voor represailles.
#6. Vergaderingen plannen
Een bedrijf heeft planningsvergaderingen nodig om het proces te organiseren en toekomstige bedrijfsplannen te schetsen, zodat het personeel efficiënter kan werken. Afhankelijk van de behoeften van het bedrijf kunnen dergelijke vergaderingen wekelijks of driemaandelijks worden gehouden. Dit zorgt er ook voor dat iedereen op de hoogte is van zijn verantwoordelijkheden en verhoogt de effectiviteit van de uitvoering van het plan. Meestal zijn er medewerkers aanwezig die bij het planningsproces worden betrokken, evenals een leider die het gesprek zal sturen en rollen zal toewijzen. Campagneplanning, ontwerp van productroadmaps en voorbereiding van evenementen zijn allemaal voorbeelden van activiteiten die baat kunnen hebben bij een goed georganiseerd vergaderschema.
#7. Trainingsbijeenkomsten
Het primaire doel van dit soort bijeenkomsten is om nieuwe informatie of kennis over te dragen aan de aanwezigen. Gewoonlijk neemt een senior lid van de groep, zoals een manager of teamleider, de mentorrol op zich en draagt hij kennis over aan een individu of groep. Er kunnen vergaderingen worden gehouden om werknemers een nieuwe methode, idee of vaardigheid bij te brengen. Klanten kunnen deze ook gebruiken om vertrouwd te raken met de kenmerken van een dienst of product. Trainingssessies kunnen de productiviteit, het professionalisme en het moreel van het personeel verbeteren, terwijl ze ook zorgen voor betere klantcontacten. Seminars over producten, veiligheid op de werkplek en nieuwe werknemersoriëntatie zijn slechts enkele voorbeelden.
#8. Een-op-een Ontmoetingen
Zo'n bijeenkomst bestaat vaak uit slechts twee deelnemers en heeft een duidelijk doel. Het kan gebeuren tussen partners en managers, klanten en verkopers, of supervisors en personeel. Deze vergaderingen kunnen bedoeld zijn om de prestaties van een werknemer te bespreken, een interview te houden, een onderzoek uit te voeren naar een gebeurtenis waarbij een werknemer betrokken is, verkoopgesprekken te voeren met de leveranciers van het bedrijf of een overeenkomst met een klant te bespreken. Een formele zakelijke vergaderagenda is niet nodig voor dit soort vergaderingen, maar de gastheer zal toch de belangrijkste punten willen noteren.
Notulen van zakelijke vergaderingen
Notulen van zakelijke vergaderingen zijn notities die worden gemaakt tijdens een zakelijke bijeenkomst. Ze belichten de belangrijkste punten die zijn gemaakt, de stemmen die zijn genomen en de taken die zijn toegewezen. Ook wordt één persoon toegewezen om notulen van zakelijke vergaderingen op te nemen. Het is hun verantwoordelijkheid om de discussie die plaatsvond grondig te documenteren.
Wat is het doel van notulen van zakelijke vergaderingen?
De notulen van bedrijfsvergaderingen dienen als een verslag van eerdere debatten, beslissingen en strategische planning. De notulen van de zakelijke bijeenkomst dienen als een verslag voor deelnemers om op terug te kijken en te zien welke vooruitgang er is geboekt. Wie echter verhinderd was maar toch op de hoogte moet zijn van de uitkomst van de vergadering, kan de notulen zelf lezen.
Hoe notulen van zakelijke vergaderingen te schrijven
Hieronder volgen de stappen die u moet volgen bij het schrijven van notulen van zakelijke vergaderingen:
#1. Datum en tijd van de vergadering
Het noteren van de tijd en datum van de vergadering zou de eerste stap moeten zijn voordat u begint met het schrijven van de notulen. Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar het is de moeite waard om het ter sprake te brengen, omdat het van cruciaal belang is om bij te houden wanneer dingen zijn besproken, wat er is bereikt en wat er nog moet gebeuren.
#2. Namen van de deelnemers
Het volgende wat je moet doen is een lijst maken van iedereen die aanwezig was, en ook van iedereen die was uitgenodigd maar niet kon komen. Aan het begin van de meeste vergaderingen wordt er tijd gereserveerd voor het accepteren of wijzigen van notulen van eerdere vergaderingen, zodat u de namen van de aanwezigen kunt bekijken en een voorlopig appèl kunt opstellen. Vink ook namen van de lijst af wanneer mensen de kamer binnenkomen door te verwijzen naar de agenda-uitnodiging.
#3. Doel van de bijeenkomst
Het 'waarom' van deze bijeenkomst moet worden vastgelegd en duidelijk worden gemaakt voor ieders voordeel. Geef in dit gedeelte van de notulen van de vergadering een grondige uitleg van de noodzaak van de vergadering en de beoogde resultaten. Dit zal vooral nuttig zijn voor degenen die niet naar de vergadering konden komen en voor degenen die de resultaten gebruiken om hun beslissingen te sturen.
#4. Agendapunten en besproken onderwerpen
Maak opsommingstekens voor elk agendapunt en gebruik deze om de voortgang van de vergadering bij te houden en eventuele belangrijke beslissingen die zijn genomen tijdens het maken van aantekeningen. Het is handig om de vergaderagenda van tevoren te verspreiden, zodat iedereen de kans krijgt om deze te bekijken, aan te vullen en wijzigingen aan te brengen. Dit zorgt er ook voor dat niemand tijdens de vergadering wordt verrast door het onderwerp dat aan de orde is.
#5. Belangrijkste beslissingen en actiepunten
Als resultaat van productieve vergaderingen krijgen individuen taken om te doen. Als u een nauwkeurige transcriptie wilt van alle discussies, keuzes of acties, moet u deze zo snel mogelijk opnemen nadat ze zich hebben voorgedaan. Het zou onmogelijk zijn om alles op te nemen. Besteed aandacht aan de volgende stappen die moeten worden genomen in het licht van de belangrijke beslissingen, aanbevelingen, problemen en oplossingen die naar voren zijn gebracht. Zorg ervoor dat deze lessen worden gemarkeerd in de notulen van de vergadering, zodat ze niet verloren gaan.
#6. Datum en plaats van de volgende vergadering
Vermeld de datum en tijd van de volgende geplande vergadering voor dit project of onderwerp als u formele vergadernotulen maakt. Dit geeft een ruwe schatting van hoe lang de deelnemers aan de vergadering hebben om de taken die ze hebben gekregen af te ronden.
Als u weet wanneer uw volgende vergadering is, kunt u uw planning beter organiseren en u concentreren op de belangrijkste activiteiten. Of u nu persoonlijk of online vergadert, weten waar deze zal plaatsvinden is cruciaal.
#7. Documenten die in het rapport moeten worden opgenomen
Vergeet ten slotte niet om relevant ondersteunend materiaal toe te voegen aan de notulen van zakelijke vergaderingen die u verspreidt. U dient te overwegen alle relevante documenten op te nemen die tijdens de bespreking zijn besproken of gebruikt. Indicatoren, Key Performance Indicators, Project Updates en/of Changes zijn allemaal voorbeelden van dergelijke documentatie.
Bij het houden van een vergadering via een videoconferentieservice zoals Zoom of Google Meet, is het gebruikelijk dat teams de vergadering opnemen of een automatisch transcript genereren.
Agenda zakelijke bijeenkomsten
De evenementen die tijdens een vergadering plaatsvinden, staan vermeld in de agenda. Dit kunnen onderwerpen, doelstellingen, een schema, aangewezen sprekers, ondersteunend materiaal en gespreksonderwerpen zijn. Voorafgaand aan een vergadering krijgen deelnemers meestal een agenda om van tevoren te bekijken. U moet het proces van het maken van een agenda herzien als u ooit hebt overwogen om asynchrone communicatie te gebruiken in plaats van een vergadering. Agenda's voor vergaderingen zijn niet alleen handig tijdens, maar ook na afloop.
Hoe schrijf je een zakelijke vergaderagenda
U moet deze stappen volgen om een zinvolle agenda voor zakelijke vergaderingen te schrijven:
#1. Focus op één thema
Zorg ervoor dat je je doelen voor de vergadering kent voordat je er plannen voor gaat maken. Waar hoop je heen te gaan? Waartoe komen we vandaag bijeen? Stel de parameters voor de bijeenkomst in. Deelnemers aan vergaderingen zullen beter voorbereid zijn als ze van tevoren op de hoogte worden gesteld van het thema en het doel van de vergadering. Wat u echter hoopt te bereiken met deze bijeenkomst, is wat u in uw doelstellingen moet schetsen.
#2. Beslis over onderwerpen
Om te voorkomen dat u tijd verspilt tijdens de vergadering, is het een goed idee om te kijken of iemand in uw team, in het bestuur, in de commissie of in een andere invloedrijke positie iets naar voren wil brengen. Door iedereen een stem te geven, kunnen we ervoor zorgen dat niemand zijn of haar stem boven de rest hoeft te verheffen. Bereid uw vergadering voor door een lijst met onderwerpen te maken op basis van de informatie die u hebt verzameld over uw belanghebbenden, uw doelen en het soort vergadering dat u gaat houden. Zorg ervoor dat het doel van de vergadering en de te bespreken onderwerpen consistent zijn met elkaar.
#3. Stel tijdslimieten en leiders in voor elk onderwerp
De beste manier om de zaken op schema te houden, is door een bepaalde hoeveelheid tijd toe te wijzen om over elk probleem te praten. De organisator van de vergadering moet voor elk onderwerp een leider kiezen als hij/zij niet van plan is de discussie zelf te modereren. Van de verantwoordelijke voor een bepaald agendapunt wordt verwacht dat hij de vergadering in goede banen leidt, de nodige materialen (zoals dia's) presenteert en de discussie binnen de gestelde tijd houdt.
#4. Overweeg noodzakelijke documenten
Stel een lijst samen van alles wat mee moet worden genomen naar de vergadering. Enkele voorbeelden van dergelijk materiaal zijn presentatiedia's, gegevens, projectinformatie, testresultaten, wireframes, prototypes, presentielijsten en notulen van eerdere vergaderingen. Zorg ervoor dat u de juiste mensen in uw team informeert en noteer het in de agenda als zij deze materialen naar de vergadering moeten brengen.
#5. Laat tijd over voor discussie en overzicht
Plan een korte samenvatting en rondetafelgesprek voor het einde van de agenda. Als de vergadering achterloopt op schema, hebben mensen aan het einde misschien wat tijd nodig om vragen te stellen. Het is ook geen slecht idee om het materiaal van de vergadering nog eens door te nemen als je iets probeert te bereiken. De gastheren van de wekelijkse vergadering hebben hiervoor misschien niet al te veel tijd nodig. Het is gebruikelijk om de hoogtepunten van een vergadering in slechts vijf minuten te bekijken. Als dit echter een maandelijkse bijeenkomst is of als het onderwerp nieuw is, moet u tien tot twintig minuten uittrekken voor de afronding.
Hoe een zakelijke bijeenkomst te houden
Hoe u de zakelijke bijeenkomst leidt, zal zeker het succes ervan bepalen. Hier zijn enkele dingen waar u op moet letten om een zinvolle zakelijke bijeenkomst te houden:
#1. Identificeer het doel
Zoek uit waarom je de vergadering houdt voordat je aan de slag gaat met de agenda. Bepaal het doel van de vergadering en de belangrijkste onderwerpen die u wilt behandelen. Denk na over wie je wilt uitnodigen en waarom je ze daar wilt hebben voordat je uitnodigingen verstuurt. Vergaderingen hebben meer kans van slagen als hun doelen en doelstellingen van tevoren duidelijk zijn gedefinieerd.
#2. Nodig deelnemers uit
Bepaal wie voor de vergadering moet worden uitgenodigd nadat u het doel hebt vastgesteld. Om zoveel mogelijk mensen tegemoet te komen, moet u nadenken over waar en wanneer ze beschikbaar zijn om elkaar te ontmoeten. Controleer de agenda's van andere zakelijke bijeenkomsten om te voorkomen dat u een sessie plant die al is gepland. De uitnodigings- en acceptatie-/afwijzingsfuncties van een e-mail maken het gemakkelijk om mensen bij elkaar te krijgen voor een vergadering en hun reacties te ontvangen.
#3. Materialen voorbereiden
Het is handig om voor de vergadering startpunten voor de discussie klaar te hebben. U kunt een presentatie maken met behulp van dia's of enkele aantekeningen maken die bij het materiaal passen. Als je je op je gemak wilt voelen bij het geven van een presentatie voor een publiek, kan het helpen om het hardop te oefenen. Naast de presentatie kan een agenda nuttig zijn om de richting van de vergadering te bepalen.
#4. Organiseer de ruimte
Bereid de vergaderlocatie voor op de dag dat deze plaats moet vinden. Zorg ervoor dat iedereen een comfortabele plek heeft om te zitten. Zorg ervoor dat alle projectoren of videoconferentieapparatuur die u wilt gebruiken, correct is opgesteld en klaar is voor gebruik vóór de vergadering. Het kan een goed idee zijn om kopieën van de agenda en/of presentatie van de vergadering af te drukken, zodat de aanwezigen mee kunnen volgen.
#5. Begin de vergadering
Als de aanwezigen niet uw directe werknemers zijn, is het beleefd om de vergadering te beginnen door uzelf correct voor te stellen. Degenen die elkaar nog niet kennen, moeten zichzelf voorstellen. Het kan handig zijn om iemand aantekeningen te laten maken tijdens vergaderingen en deze daarna te delen met de rest van de groep. Introduceer het formaat van de zakelijke bijeenkomst en de onderwerpen die u in uw presentatie wilt behandelen.
#6. Rond de presentatie af
Beëindig de presentatie terwijl u er rekening mee houdt dat tijd van essentieel belang is. Spreek duidelijk en gebruik non-verbale signalen zoals gebaren en gezichtsuitdrukkingen om de aandacht van uw luisteraars vast te houden. Deelnemers kunnen hun gedachten delen terwijl u het materiaal geeft, of u kunt tijd vrijmaken voor een meer diepgaande discussie tegen het einde van de bijeenkomst, afhankelijk van de aard van de bijeenkomst. Geef tijd voor vragen en opmerkingen over het onderwerp van de vergadering nadat u klaar bent met uw presentatie.
#7. Sluit af met een oproep tot actie
Vergaderingen kunnen het beste worden afgesloten door na een discussieronde toekomstige stappen samen te vatten. Maak duidelijk wat u wilt dat ze doen, zodat ze aan uw verwachtingen kunnen voldoen. Beëindig de vergadering door alle aanwezigen te bedanken voor het onderbreken van hun dag om aanwezig te zijn. Ze kunnen zich meer gewaardeerd en gerespecteerd voelen als gevolg van uw waardering.
#8. Follow-up met deelnemers
Ontvang de notulen van de aangewezen notulist die u hebt aangewezen. Je moet deze gegevens delen met de andere mensen in de vergadering zodra je ze hebt. Er kan een samenvatting van de vergadering naar de aanwezigen worden gestuurd om hun geheugen op te frissen over wat er is besproken en welk vervolg van hen wordt verwacht. E-mail is een handige manier om een vergadering op te volgen, te zien hoe de zaken verlopen en te beoordelen of het de moeite waard was.
Beste praktijken voor een zakelijke bijeenkomst
Dit zijn de best practices voor een zakelijke bijeenkomst:
#1. Kleed je gepast
Om er zeker van te zijn dat u een goede indruk maakt tijdens uw vergadering, kunt u overwegen de zakelijke dresscode te herzien. Deelnemers aan de vergadering kunnen uw niveau van respect voelen op basis van hoe u zich kleedt.
#2. Wees snel
Of u nu degene bent die de leiding heeft over de vergadering of gewoon een andere deelnemer, als u er vroeg bent, heeft u meer tijd om u voor te bereiden. Gedurende deze tijd kan iedereen zich settelen, hallo zeggen en aan de slag gaan met de taken die voorhanden zijn.
#3. Luister actief
Let op wanneer andere mensen praten om aan te geven dat je hun gedachten en ideeën waardeert. Oogcontact maken, instemmend knikken en aantekeningen maken zijn allemaal voorbeelden van actief luisteren.
#4. De telefoon neerleggen
Afhankelijk van de omstandigheden kan het beter zijn om je telefoon in stille of zelfs vliegtuigmodus te zetten. Dit kan u helpen om u te concentreren op de vergadering en uw aandacht niet te laten afdwalen.
#5. Wees geduldig en wacht tot iedereen komt opdagen
Als u een vergadering houdt, is het beleefd om te wachten tot iedereen aanwezig is voordat u aan de slag gaat. Het zorgt er ook voor dat alle aanwezigen dezelfde informatie krijgen en op dezelfde pagina staan met betrekking tot het doel van de vergadering.
#6. Laat anderen hun mening uiten
Zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt om zijn mening te geven tijdens vergaderingen. Als je iedereen in debat laat gaan en hen laat meedenken, laat je zien dat je hun kennis en inzicht respecteert.
Wat is het belang van een zakelijke bijeenkomst?
Vergaderingen zijn een integraal onderdeel van elk succesvol bedrijf. Het is handig om de stappen te volgen die uw bedrijf zet om zijn doelstellingen te bereiken. Het is een geweldig hulpmiddel om iedereen op één lijn te houden, nieuwe ideeën te genereren, conflicten op te lossen, consensus te bereiken en kameraadschap te bevorderen.
De 4 basisprincipes van zakelijke etiquette?
- communicatiestijlen
- kleding en uiterlijk
- technologie
- sociale situaties
Wat zijn de 4 belangrijkste doelstellingen van een zakelijke bijeenkomst?
- Start een nieuw project.
- Stem af op de status en doelen van het project/team.
- Brainstorm.
- Beslissingen nemen.
- Informatie delen.
- Introduceer nieuwe teamleden of klanten.
- Evalueer projecten (en denk na over wat de volgende keer te doen)
Wat niet te doen tijdens een zakelijke bijeenkomst?
- Onnodige vergaderingen.
- Persoonlijk worden.
- Tijdverspillend.
- Het gevleugeld.
- Confrontatie.
- Terugtrekking.
- Niet opvolgen.
Conclusie
Een zakelijke bijeenkomst is een bijeenkomst van experts die samenkomen om over zaken te praten, aanpassingen te maken of te proosten op het succes van de groep. bedrijfsleiders en werknemers, bedrijfsvertegenwoordigers en klanten, of afdelingsleiders en hun teams zijn allemaal potentiële aanwezigen tijdens een bedrijfsbijeenkomst. Veel bedrijven en groepen houden nu echter vergaderingen niet op kantoor, maar online, met behulp van een of andere vorm van conferentietechnologie of -software.
Gerelateerde artikelen
- Notulen voor een vergadering: betekenis, voorbeeld en hoe er een te schrijven
- ZOOM-FUNCTIES: betekenis, prijs en hoe het te gebruiken
- FOCUSGROEP: Definitie en gedetailleerde gids voor het leiden van een focusgroepdiscussie
- 33 Beste software en tools voor evenementenbeheer in 2023
- VERKOOPSTRATEGIE: Betekenis, voorbeelden, plan, typen en presentatie
Referenties
