De inkooporder is de ruggengraat van het bedrijf voor zowel verkopers als kopers. Deze documenten zijn juridisch bindend en geven de intentie van de klant om te kopen aan en fungeren als een record van de bestelgegevens. Iedereen die betrokken is bij de creatie en overdracht ervan, moet deze bestanden nauwlettend in de gaten houden. Dus, wat zijn enkele goede methoden om uw inkooporders in de gaten te houden, op te bergen en op orde te houden? Een inkoopordernummer is de eerste stap om al deze dingen te kunnen doen. Lees verder om te weten wat een PO-nummer op een factuur is en wat een PO-nummergenerator is. We hebben ook de verschillen toegevoegd tussen een PO-nummer en een factuurnummer.
Laten we erin duiken!
Wat is een inkooporder?
De goederen en diensten die een koper wenst aan te schaffen, worden beschreven in een inkooporder (PO), een document dat door de klant naar de verkoper wordt gestuurd. Als de verkoper de inkooporder accepteert, wordt het een bindend contract.
Een goed gedocumenteerde inkooporder bevat elementen zoals:
- Datum van de bestelling
- De omschrijving van de goederen of diensten
- Hoeveelheid van de goederen of diensten
- Betaalvoorwaarden
- Contactgegevens koper en verkoper
- Uniek PO-nummer
Hoe werken ze?
Een inkooporder (PO) is een document dat wordt uitgegeven door de koper van het product of de dienst aan het begin van een transactie. Inbegrepen zijn de goederen of diensten die worden uitgewisseld, hun hoeveelheid en hun overeengekomen prijs. Een goed uitgevoerde inkooporder moet voldoende gedetailleerd zijn zodat de verkoper geen vragen heeft. De inkooporder is bindend voor beide partijen omdat deze door hen is geautoriseerd. Het inkoopordernummer, bovenaan het formulier, zal worden gebruikt in alle volgende communicatie met de klant, inclusief telefoongesprekken, verzenddocumenten en facturering.
Nadat de leverancier de inkooporder heeft uitgevoerd, stuurt hij een factuur. De factuur is de eindafrekening. De hoeveelheid en de prijs van de goederen en diensten die door de verkoper worden geleverd, worden vermeld. Het inkoopordernummer zal ook worden vermeld om aan te geven dat deze verkoop vooraf is geautoriseerd. De koper is verplicht om bij ontvangst te betalen volgens de oorspronkelijk overeengekomen voorwaarden (de verkoper kan bijvoorbeeld bedingen dat al zijn leveranciers binnen 30 dagen worden betaald).
Wat is een Po-nummer?
Een PO-nummer is een speciaal nummer dat wordt toegewezen aan een inkooporder. Dit is een formele verklaring van de intentie van een klant om iets van een verkoper te kopen en omvat de details van de transactie. Zowel de verkoper als de klant zullen profiteren van een unieke identificatiecode voor elke geplaatste of ontvangen bestelling. Kopers bevestigen hun intentie om goederen of diensten te kopen door aankooporders aan verkopers te geven. Prijzen en hoeveelheidsvereisten behoren tot de details in het document. Aanvaarding van een inkooporder door een leverancier betekent vrijwel volledige aanvaarding van de daarin opgenomen voorwaarden.
Het is cruciaal voor bedrijven om hun inkooporders in de gaten te houden. Die records zijn vrij belangrijk vanuit juridisch oogpunt. Bovendien helpen ze bedrijven bij het bijhouden van nauwkeurige financiële gegevens en zijn ze vaak cruciaal voor de goede werking van een bedrijf, vooral kleinere.
Dit is wanneer PO-nummers in het spel komen. Ze vergemakkelijken de opslag en het ophalen van inkooporders door beide partijen, vergemakkelijken de verantwoordingsplicht van verkopers en kopers met betrekking tot orderspecificaties en vergemakkelijken de controle- en boekhoudprocessen.
Hoe een Po-nummer te krijgen
Het vaststellen van een inkoopordernummer kan op verschillende manieren worden gedaan. Het is mogelijk dat bepaalde bedrijven, vooral bedrijven met minder middelen, hun eigen sjablonen voor inkooporders kunnen maken en inkoopordernummers één voor één kunnen uitgeven aan bestellingen en facturen.
Grotere bedrijven kunnen echter te maken krijgen met een aanzienlijk groter aantal transacties, waardoor het tijdrovende en inefficiënte proces van het handmatig invoeren van inkoopordernummers onhoudbaar wordt.
Hierdoor kunnen veel online boekhouddiensten automatisch inkoopordergegevens produceren, zoals inkoopordernummers voor elk artikel. Er zijn twee hoofdbenaderingen waaruit u kunt kiezen bij het maken van een PO-nummeringssysteem: handmatig en automatisch.
Handmatig PO-nummersysteem
U hebt misschien de vrijheid om handmatig uw eigen PO-nummersysteem te genereren als u een klein bedrijf beheert met een laag aantal inkooporders. De code kan bestaan uit letters, cijfers en streepjes in elke volgorde die logisch is voor u als leider van het bedrijf. Aan de andere kant, als u een groter PO-nummer nodig heeft, kunt u het systeem dit laten genereren op basis van de aanmaakdatum van de bestelling. Welke weg u ook kiest, u moet altijd de naam van de verkoper, de essentiële bestelgegevens en de geldigheidsdatum op een andere plaats noteren. Blijf dit doen, zelfs als u instructies krijgt.
Houd uw klanten, bestellingen en betalingen bij op één centrale locatie door relevante informatie over elke inkooporder vast te leggen in een Excel-spreadsheet.
Automatische PO-nummergenerator
Het beheer van inkooporders en bedrijfskosten wordt steeds gecompliceerder naarmate de bedrijfsuitgaven stijgen. Uiteindelijk wordt het inefficiënt en tijdrovend om elke bestelling handmatig een unieke code te geven. Gelukkig bestaan er tegenwoordig tal van goedkope cloudgebaseerde boekhoudoplossingen, die elk zijn uitgerust met hun eigen geautomatiseerde inkoopordernummers (PO-nummers) en de mogelijkheid om ze toe te wijzen.
Po-nummergenerator
De term "PO-nummergenerator" dekt niet een breed scala aan opties, vooral als het gaat om middelen die kunnen worden gekocht. Als u een cloudgebaseerde boekhoudoplossing of een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) gebruikt om uw financiën te beheren, zult u geen probleem hebben om inkoopordernummers te bedenken om op te nemen in uw facturen en inkooporders.
U kunt een generator voor willekeurige PO-nummers of een techniek voor het genereren van willekeurige nummers gebruiken om inkoopordernummers te genereren als u ze handmatig of in een toepassing zoals Excel maakt en u ze niet opeenvolgend of een bepaalde lengte hoeft te hebben.
Daartoe is het meestal een goed idee om gespecialiseerde software voor boekhouding of enterprise resource planning te gebruiken om inkooporders en, bij uitbreiding, inkoopordernummers te creëren. Een dergelijk systeem kan u veel tijd en werk besparen, dus het is waarschijnlijk de investering waard, tenzij uw verkoopvolume extreem laag is.
Waar zet u het PO-nummer op een factuur
De meest gebruikelijke praktijk is om een inkoopordernummer bovenaan een factuur te plaatsen, zodat er snel en gemakkelijk naar kan worden verwezen. Waar u het inkoopordernummer op uw sjabloon plaatst, hangt af van het type bedrijf dat u runt.
Po-nummer versus factuurnummer
Een PO-nummer versus factuurnummer lijken beide op het eerste gezicht op elkaar. Er zijn verschillende verschillen tussen een PO-nummer versus factuurnummer ondanks het feit dat ze identieke informatie en betalingsvoorwaarden bevatten. Hieronder volgen de verschillen tussen een PO-nummer en een factuurnummer:
#1. De autoriteit van afgifte van het document
Facturering vindt plaats nadat een consument een inkooporder aan een leverancier heeft afgegeven.
#2. Wettelijke status van
Hoewel ze handig zijn voor het volgen van zendingen en het eisen van betaling, hebben facturen geen ander wettelijk doel in het koopproces. Tenzij het wordt gebruikt als back-up van de inkooporder, kan het niet worden gebruikt als financieel instrument of voor de civiele rechtbank, omdat het geen overeenkomst is tussen de koper en de verkoper.
#3. Hoe ze worden gebruikt
Het doel van een factuur is om de verantwoordelijkheid van de koper terug te leggen om op de vervaldag te betalen. Wanneer de vervaldatum nadert en de verkoper nog steeds niet betaald heeft voor de lading, kan hij een herinneringsmail sturen. De factuur kan ook dienen als vriendelijke betalingsherinnering van de verkoper. Met een inkooporder daarentegen kan de koper het aantal en de leveringsdatum specificeren van het product dat hij van de leverancier nodig heeft.
#4. Wat ze specificeren
Facturen met de inhoud van zendingen zijn standaardpraktijk. Er worden meerdere facturen met unieke serienummers gegenereerd wanneer de leverancier meer dan één pakket verzendt.
Hier zijn nog meer verschillen tussen een PO-nummer en een factuurnummer
| Postbus nummer | Factuurnummer |
| Orderbevestiging verzonden door de koper naar de verkoper | Betalingsherinnering verzonden door de leverancier naar de koper |
| Gegenereerd wanneer de koper een bestelling plaatst | Gegenereerd nadat de bestelling is voltooid |
| Definieert de voorwaarden van een aankoop | Definieert de bevestiging van een verkoop |
| Voorkomt overbevoorrading van de voorraad | Voorkomt dubbele en te hoge betalingen |
| Maakt het gemakkelijk om de voorraad bij te houden | Helpt bij het berekenen van uitgaven en belastingen |
Overeenkomsten tussen inkooporder en factuur
Het is gemakkelijk om in de war te raken tussen inkooporders en facturen omdat ze op elkaar lijken. Beide hebben betrekking op de uitwisseling van informatie over een product of dienst voor commerciële doeleinden. De timing van deze gebeurtenissen is echter verschillend. Ze delen veel overeenkomsten, maar er zijn ook belangrijke verschillen die gemaakt moeten worden.
In de meeste gevallen kunnen een inkooporder en een factuur door elkaar worden gebruikt. Er zijn enkele belangrijke overeenkomsten tussen inkooporders en facturen, ondanks hun vele verschillen:
- Beide zijn vormen van reclame met betrekking tot productaankoop.
- Ze zijn cruciaal om verspillende uitgaven te verminderen.
- Ze zorgen voor meer transparantie in de koopprocedure.
- Basisgegevens over bestelling, levering, leverancier en prijs zijn in beide opgenomen.
- Beide Koopovereenkomsten zijn bindende juridische documenten
Welke functie hebben een factuur en een inkooporder in een bedrijf?
Ook al lijkt het misschien extra werk, inkooporders en facturen zijn essentiële financiële documenten die een bedrijf helpen om op de hoogte te blijven van zijn inkoopbehoeften naarmate de vraag groeit en de relatie tussen koper en verkoper zich ontwikkelt.
U kunt niet kiezen tussen een inkooporder en een factuur omdat ze beide cruciaal zijn. Ondanks dat facturen juridisch gezien essentieel zijn, bieden inkooporders de broodnodige opheldering en helpen ze problemen te voorkomen.
Het gebruik van kooporders en facturen minimaliseert misverstanden door duidelijk de verwachte resultaten van de transactie te schetsen, ongeacht fluctuaties in de vraag of de mate van complexiteit in het onderliggende aankoopproces.
Waarom inkooporder- en factuurbeheer digitaal nemen
Handmatig beheer van inkooporders en facturen is in het begin eenvoudig wanneer een bedrijf klein is en de hoeveelheid aankopen bescheiden is. Naarmate het bedrijf groeit, neemt ook het aantal aankopen toe. Inzicht in de overeenkomsten en variaties tussen inkooporders en facturen zal ook niet veel helpen.
Het wordt voor bedrijven steeds omslachtiger en foutgevoeliger om het toenemende aantal inkooporders en facturen die ze via e-mail, fax, post enz. ontvangen, handmatig te verwerken. Ook al lijkt het een klein stukje informatie, het is cruciaal voor het succes van het proces als geheel.
Systemen voor elektronische gegevensuitwisseling (EDI) kunnen duur zijn en sommige bedrijven kunnen het zich eenvoudigweg niet veroorloven om zo'n systeem bij hun leveranciers te implementeren. Met inkoopoplossingen kunnen bedrijven de informatie in facturen voor inkooporders beschermen. Om de effectiviteit van hun meest fundamentele inkoopprocedures te stroomlijnen en te verbeteren, kunnen bedrijven van elke omvang deze software gebruiken om zaken als inkooporders en facturen te beheren.
Waarom is het PO-nummer belangrijk?
Of u nu de koper of de verkoper bent, de inkooporder is een integraal onderdeel van de zakelijke transactie die te allen tijde uw aandacht en naleving vereist.
Door elke inkooporder een apart PO-nummer te geven, wordt het volgen van bestellingen gemakkelijker en nauwkeuriger. Als een klant een probleem heeft met een aankoop die maanden geleden is gedaan, kan de inkooporder en bijbehorende factuur worden gevonden met een simpele zoekopdracht met behulp van het PO-nummer.
Hetzelfde voordeel is beschikbaar als uw bedrijf de bestelling plaatst en het PO-nummer afgeeft. Een eenvoudig te genereren code en snel te vinden en te controleren aankopen zijn beide voordelen van het gebruik van een PO-nummerschema. Dubbele betalingen, onjuiste indiening en andere boekhoudkundige fouten worden vermeden wanneer een PO-nummer wordt gebruikt.
Het succes van uw bedrijf op de lange termijn hangt af van het leveren van diensten die zowel legitiem zijn als worden geleverd door getrainde professionals. Het verkeerde artikel leveren of een klant verkeerd factureren kan verwoestende gevolgen hebben voor de goede naam en het bedrijfsresultaat van een bedrijf.
Hier volgen nog meer redenen waarom een PO-nummer belangrijk is:
#1. Vertrouwen en verificatie
Zelfs als er wederzijds vertrouwen ontstaat tussen een koper en een verkoper, vereist elke transactie nog steeds betalings- en leveringsgaranties. Een inkooporder verkleint de kans op verwarring en maakt alle partijen verantwoordelijk. Naarmate bedrijven evolueren, kunnen de onderliggende aannames waarop ze zijn gebaseerd, verschuiven. De consistentie van deze kennis wordt gefaciliteerd door inkooporders.
# 2. Organisatie
Door het klantenbestand van een bedrijf uit te breiden, wordt het moeilijker om bestellingen uit te voeren. In een grote organisatie is het niet zo eenvoudig als het opschrijven van de instructies en deze aan een medewerker te overhandigen om uit te voeren. Door al uw klanten een inkoopordersysteem te laten gebruiken dat u kunt controleren, kunnen ze tevreden blijven en kunt u extra zaken doen.
#3. Verantwoordelijkheid
Een kooporder kan de inkoop- en verkoopprocessen van een bedrijf vereenvoudigen. Door de voorwaarden van de deal schriftelijk vast te leggen, is de kans groter dat zowel de verkoper als de koper de gemaakte afspraken nakomen. Bovendien vergemakkelijkt het het volgen door de verkoper van de verkoopvoortgang van de artikelen en het afstemmen van niet-uitgevoerde bestellingen. Het gebruik van inkooporders komt beide partijen ten goede.
Wie verstrekt een PO-nummer?
Elke inkooporder krijgt een speciale identificatie die bekend staat als een "PO-nummer". Het is de verantwoordelijkheid van de koper om dit document op te stellen, dat door beide partijen tijdens het verkoopproces zal worden gebruikt. Verkopers vermelden vaak het PO-nummer op de verkoopfactuur om te verifiëren dat ze de juiste klant in rekening brengen voor de juiste aankoop.
Hoe gebruik ik een PO-nummer?
Voor elke inkooporder wordt een individueel PO-nummer (Purchase Order) gegenereerd. De inkooporder specificeert de goederen en diensten die een bedrijf van een bepaalde leverancier zou willen kopen. Zowel de koper als de verkoper verwijzen naar het PO-nummer naarmate de deal vordert.
Hoe vind ik mijn PO-nummer?
Het inkoopordernummer is een wettelijk bindend nummer dat op het inkooporderdocument staat. Een kooporder is een eerste bedrijfsdocument dat de te leveren goederen of diensten specificeert, samen met hun hoeveelheden en prijzen.
Uit hoeveel cijfers bestaat een PO-nummer?
Een PO-nummer bestaat uit vier tot zes cijfers. Het PO-nummer kan elke combinatie van letters, cijfers en streepjes hebben.
Wat is het verschil tussen een PO-nummer en een bestelnummer?
Het PO-nummer (of ordernummer) van een inkooporder is een speciale identificatiecode die wordt gegenereerd door het kopende bedrijf. Het management van het bedrijf kan de code met de hand maken, of het programma kan dit automatisch doen.
Conclusie
De koper kent vaak een speciaal identificatienummer, bekend als een PO-nummer, toe aan elke inkooporder. Het management van het bedrijf of de boekhoudsoftware van het bedrijf kan de code handmatig of automatisch genereren. Naarmate de transactie vordert, wordt het PO-nummer vermeld op telefoongesprekken met klanten, op verzendformulieren en af en toe op de bijbehorende verkoopfactuur om nauwkeurigheid te garanderen.
Gerelateerde artikelen
- Inkooporderproces: soorten, voorbeelden en formaat
- 11+ BESTE AANKOOPORDERSYSTEEM VOOR KLEINE BEDRIJVEN 2023
- WAT IS INKOOPPRIJSVERDELING: Alles wat u moet weten
Referenties
