De meest fundamentele taak van elke eigenaar van een detailhandelsbedrijf, groot of klein, is ervoor te zorgen dat de juiste voorraad in de juiste hoeveelheden beschikbaar is. Om aan deze taak te voldoen, moet uw voorraadbeheersysteem een nauwkeurige voorraadregistratie hebben. In dit artikel wordt uitgelegd wat een barcode-inventarisvolgsysteem is. Het geeft u ook een hoogtepunt van het voorraadvolgsysteem voor kleine bedrijven en volgsystemen voor winkelvoorraad die nuttig voor u zouden kunnen zijn.
Voorraadvolgsysteem
De praktijk van een bedrijf dat regelmatig elk inventarisitem volgt dat het bezit, staat bekend als voorraadbeheer. Hoewel de term 'inventaris' vele betekenissen heeft, zijn de meest typische 'grondstoffen', 'onafgewerkte goederen' en 'verkoopklare' goederen. U krijgt toegang tot gegevens zoals uw precieze voorraadniveaus, de locatie van elk artikel of elke SKU, up-to-date leveringsstatussen en andere voorraadgerelateerde informatie met voorraadtracering. Elke plaats van een bedrijf die interactie heeft met inventaris heeft voorraadregistratie, inclusief productie- en productiebedrijven, magazijnen, winkels, enz.
Het is nog nooit zo cruciaal geweest om ervoor te zorgen dat klanten met zo min mogelijk werk kunnen krijgen wat ze willen, vooral met onlineretailreuzen, waardoor kleine bedrijven in de e-commercesector onder grote druk komen te staan. Als klanten niet kunnen vinden wat ze zoeken, zullen ze het ongetwijfeld vrij gemakkelijk vinden van een concurrent, en u zult het moeilijk vinden om terug te winnen.
Daarom is het cruciaal om voorraden effectief te beheren. Om de voorraadniveaus goed te kunnen monitoren en rekening te houden met veranderingen in de consumentenvraag, moet ook uw voorraadbeheersysteem opgewassen zijn tegen deze taak. Om de levenslange waarde van de klant te maximaliseren en aan de escalerende verwachtingen van de consument te voldoen, is dit echter essentieel.
Barcode-inventarisvolgsysteem
Een efficiënte manier voor bedrijven om de inventaris bij te houden, is via een voorraadvolgsysteem met streepjescodes. Wanneer een product een streepjescode bevat, wordt deze gescand en onmiddellijk gesynchroniseerd met voorraadbeheersoftware met behulp van een draagbaar mobiel apparaat.
Hoewel voorraadbeheer met de hand of met spreadsheets een optie is, is dit arbeidsintensief en vatbaar voor menselijke fouten. Om deze reden gebruiken veel bedrijven barcodes om hun inventaris effectiever te beheren. Er zijn twee soorten inventarisvolgsystemen voor streepjescodes:
#1. 1D-streepjescodes
Consumptiegoederen hebben vaak eendimensionale streepjescodes, de meest voorkomende soort streepjescode. Labels voor 1D-barcodes hebben een opvallend ontwerp van verticale zwarte lijnen tegen een witte achtergrond. Door de regelafstand kan de barcodescanner de productinformatie herkennen.
#2. 2D barcodes
Patronen van stippen, vierkanten en andere vormen worden gebruikt in tweedimensionale streepjescodes om gegevens te coderen. Deze streepjescodes kunnen meer gegevens bevatten dan 1D-streepjescodes, zoals website-informatie, foto's en audio, dankzij hun ingewikkelde lay-outs. Mensen kunnen QR-codes scannen met hun smartphones om toegang te krijgen tot websites, waardoor ze een van de meest voorkomende soorten 2D-barcodes zijn.
Hoe werkt het bijhouden van streepjescode-inventarissen?
De geschiktheid van een barcode-inventarisatiesysteem voor uw bedrijf moet vóór implementatie worden vastgesteld. Dit systeem is waarschijnlijk handig als u toezicht houdt op enige vorm van fysieke inventaris.
- U houdt de voorraad bij in een magazijn: het kan een uitdaging zijn om honderden of zelfs duizenden producten te verwerken zonder een mechanisme om ze bij te houden.
- Streepjescodes zijn nodig voor de producten die uw leveranciers of handelaren bij u kopen, zelfs als u zonder een voorraadbeheersysteem kunt functioneren dat gebruikmaakt van streepjescodes.
Waarom wordt voorraadbeheer met streepjescodes gebruikt?
Wanneer een bedrijf steeds geavanceerder wordt, moeten sommige taken worden geautomatiseerd om aan de vraag te kunnen voldoen. Voorraadbeheer past om twee redenen binnen deze categorie:
- Handmatige voorraadtellingen zijn vermoeiend en verbruiken middelen die kunnen worden gebruikt voor productievere inspanningen.
- Het handmatig bijhouden van voorraadniveaus vergroot de kans op menselijke fouten, wat kan leiden tot dure fouten, weglatingen en verloren materiaal.
Beide problemen kunnen worden opgelost met een barcodesysteem. U kunt uw inventarisgegevens snel bijwerken door de streepjescode te scannen in plaats van SKU's handmatig in een spreadsheet in te voeren. In de tijd die nodig is om handmatig een paar tekens in te voeren, kunt u tientallen items volgen.
Hoe te beginnen met het gebruik van een barcode-inventarisvolgsysteem voor kleine bedrijven
Hier leest u hoe u een barcode-inventarisvolgsysteem voor kleine bedrijven gebruikt:
#1. Bepaal uw SKU's
Het is nu tijd om een database samen te stellen van uw voorraadeenheden (SKU's) of universele productcodes (UPC's) om voorraadbeheer eenvoudiger te maken. Elk item in een inventaris moet een of meer van de volgende descriptoren hebben:
- Maten van de goederen
- Aankoop kosten
- Het minimale dat u nodig heeft voor uw inventaris
- De fysieke beschrijving van een item
#2. Kies een Barcoding Inventory Tracking System
Zonder een softwaresysteem voor voorraadbeheer zijn streepjescodes nutteloos. Om fouten te verminderen en uw bedrijfsprocessen verder te automatiseren, bevat QuickBooks Enterprise mogelijkheden voor het scannen van streepjescodes.
#3. Kies de soorten streepjescodes die u wilt gebruiken
De keuze van de streepjescode is afhankelijk van hoeveel gegevens u erin moet coderen. 1D-streepjescodes zouden voldoende moeten zijn als u slechts een bescheiden hoeveelheid gegevens hoeft bij te houden en een kleine hoeveelheid inventaris hebt.
#4. Maak nu uw streepjescodes
Gebruik uw inventarissoftwaresysteem om de streepjescodes te maken die bij uw inventaris horen. Een streepjescodegenerator in QuickBooks Enterprise genereert een speciale code voor elk artikel.
#5. Zet streepjescodes op uw inventaris
De gemakkelijkste en meest cruciale stap in de procedure is deze. Gebruik een streepjescodeprinter om uw etiketten af te drukken en plak ze vervolgens op elk item. Zorg ervoor dat de tag zichtbaar is, zodat deze snel kan worden gescand.
Voorraadvolgsysteem voor kleine bedrijven
Aangezien we het belang kennen van een voorraadvolgsysteem voor kleine bedrijven, waarom zou u er vandaag geen aanschaffen voor uw kleine bedrijf? In de war over degene om voor te gaan? Hier is het voorraadvolgsysteem voor kleine bedrijven waar u voor kunt gaan:
#1. Periodiek voorraadbeheer
Als je op zoek bent naar een alternatief voor het dagelijkse voorraadbeheer, overweeg dan om over te stappen op een periodiek voorraadsysteem. Dit kan elke week, elke maand, elk kwartaal of elk jaar gebeuren. U hebt geen software voor voorraadbeheer nodig voor het systeem. In plaats daarvan wordt elk item in de inventaris handmatig geteld en vastgelegd in journaalboekingen.
Het voordeel van het gebruik van een periodiek voorraadbeheersysteem is dat het eenvoudig is op te zetten en te onderhouden. Het is daarom perfect voor kleine ondernemingen die geen aanzienlijke voorraden aanhouden.
#2. Permanent voorraadbeheer
Systemen voor het beheren van inventaris houden voortdurend de inventaris bij. Dit houdt in dat wanneer er dingen worden gekocht of nieuwe voorraad wordt ontvangen, wijzigingen in voorraadniveaus automatisch worden doorgevoerd en aankopen en retouren onmiddellijk worden geregistreerd in uw voorraadrekeningen. Bedrijven hebben software nodig, meestal een kassasysteem of voorraadbeheersoftware, om het eeuwigdurende systeem te kunnen gebruiken.
De belangrijkste voordelen van een permanent voorraadbeheersysteem zijn dat er geen afsluitingsboekingen hoeven te worden gemaakt en dat er altijd de meest actuele informatie over voorraadniveaus wordt weergegeven, waardoor organisaties precies de juiste hoeveelheid goederen kunnen bestellen.
#3. Barcode-inventarisvolgsysteem
Elk verkocht product wordt geïdentificeerd door een nummer met behulp van barcode-inventarissystemen. De fabrikant en leverancier van de goederen, hun locatie, gewicht, de hoeveelheid van elk artikel op voorraad en andere details kunnen allemaal worden weergegeven door de streepjescodenummers.
Het gebruik van barcode-inventarisatiesystemen houdt verband met lopende voorraadtellingen. Het inventarisprogramma kan worden gebruikt om de unieke streepjescode van elk product te scannen wanneer het wordt gekocht, verkocht of vervoerd. Dit verandert onmiddellijk voorraadniveaus en andere gegevens.
#4. Radiofrequentie-identificatiesystemen (RFID).
Radiogolven worden verzonden van een leesapparaat naar een tag (een kleine microchip) in RFID-technologie. De gegevens van de tag, die vaak bestaan uit een inventarisidentificatienummer of productspecifieke gegevens zoals voorraad- en batchnummers en fabricagedatums, worden door de lezer gelezen.
Barcodesystemen worden verbeterd door RFID-inventarissystemen. Ze vereisen geen gezichtslijnscanning en kunnen tags lezen op een afstand van 40 meter. RFID-systemen zijn daarom een geschikte optie voor bedrijven met grote voorraden, magazijnen met meerdere verdiepingen of distributiefaciliteiten.
Volgsysteem voor winkelvoorraad
Met een voorraadvolgsysteem voor de detailhandel kunt u uw goederen correct en efficiënt beheren. Voorraadbeheersystemen worden door detailhandelaren gebruikt om het voorraadproces voor hun dagelijkse winkelactiviteiten te stroomlijnen en te automatiseren.
Beheer van inkooporders, waarschuwingen voor lage voorraden, transferorders, bundeling, voorraad op meerdere locaties, voorraadsynchronisatie via meerdere kanalen, toewijzing van landingskosten, voorraadopnames en mogelijkheden voor inventarisrapportage zijn gemeenschappelijke kenmerken van de software. U kunt uw inventaris bijhouden, verkopen en voorraadniveaus synchroniseren en bepalen wat u moet bijvullen en wanneer. Uw toeleveringsketen zal efficiënter zijn en uw verkoopprestaties zullen toenemen met een competent voorraadbeheersysteem voor de detailhandel. Hier gaat het trackingsysteem voor de winkelvoorraad dat u moet kennen
#1. Magewinkel
Een robuust voorraadbeheersysteem is opgenomen in het verkooppuntsysteem (POS) dat bekend staat als Magestore. Het is inheems in Magento en functioneert goed voor omnichannel-winkels om alle distributie- en verkoopkanalen te synchroniseren. Met eenvoudige toegang vanaf elk apparaat en elke browser kunt u alle activiteiten en gegevens centraliseren onder één backend. Dit geeft uw winkel flexibiliteit en zekerheid.
# 2. Shopify
Ongeacht de locatie stelt het eCommerce-platform van Shopify ondernemers in staat om meer van hun artikelen online te verkopen. Het biedt een virtuele etalage met professionele thema's en een webgebaseerde websitebouwer waar u productvermeldingen kunt beheren en uw merk kunt ontwikkelen.
Het heeft de reputatie eenvoudige betalingsopties, naadloze interfaces en efficiënt operationeel beheer te bieden, inclusief productmonitoring, winkelbeheer en prestatiestatistieken. De fundamentele voorraadbeheerfuncties voor detailhandelaren worden geleverd door het Shopify-voorraadbeheersysteem, dat bij het pakket is inbegrepen.
#3. Lightspeed-detailhandel
Voor kleine winkels combineert Lightspeed voorraadbeheer en kassasoftware. Door middel van connectiviteit tussen persoonlijke en online geplaatste bestellingen, helpt Lightspeed, een platform dat exclusief is ontworpen voor fysieke en online winkels, bedrijven bij het bijhouden van hun inventaris en verkopen. Het is een complete mobiele cloudgebaseerde oplossing die het beheer van uw winkels en klantenservice verbetert en tegelijkertijd uw toeleveringsketen stroomlijnt.
Lightspeed Retail biedt geweldige software voor voorraadbeheer naast het hoofdaanbod, namelijk het verkooppunt. Samen met verschillende connectoren kan het inkooporders beheren, inventaris bijhouden en klantorders voltooien. Met een laptop, iPad of mobiele telefoon kunt u voorraad, klanten, personeel en verkoop beheren.
#4. Vierkant voor Retail
Een cloudgebaseerd verkooppuntsysteem voor retailers, Square for Retail genaamd, heeft functionaliteit die vergelijkbaar is met software voor winkelinventaris. Square biedt winkeleigenaren relevante inzichten en gegevens, verwerkt transacties snel en maakt voorraadbeheer eenvoudig. Dit voorraadbeheersysteem wordt het meest gebruikt en aanbevolen voor eigenaren van nieuwe bedrijven. Voor retailorganisaties biedt Square een volledige registerservice, een verscheidenheid aan sterke functies en een gebruiksvriendelijke interface.
Het beheren van voorraden, het verwerken van betalingen, het beheren van klantrelaties, rapportage en personeelsbeheer zijn belangrijke functies. Elke Square-uitrusting kan worden geïntegreerd met de ingebouwde betalingsverwerkingsfunctie van Square.
#5. Verkoop POS
Vend is POS- en winkelinventarissoftware die in de cloud draait en kan worden geschaald om tegemoet te komen aan elk soort bedrijf in de detailhandel. Het kan u helpen uw bedrijf in de winkel, online en onderweg te beheren, of u nu een kleine, middelgrote of grote winkel runt. Er is een grote verscheidenheid aan mogelijkheden beschikbaar in de software om verkoop, voorraad, klantinformatie en klantervaringen te beheren. Het beschikt over een specifieke app voor iOS-apparaten en is compatibel met verschillende gadgets, waaronder pc's, Macs en iPads.
Voor eigenaren van detailhandelszaken fungeert Vend in feite als een one-stop-shop. De prijzen zijn redelijk en flexibel genoeg om tegemoet te komen aan de behoeften en middelen van verschillende bedrijven.
Wat wordt er precies gevolgd?
Over het algemeen kan een voorraadvolgsysteem de volgende gegevens in de gaten houden:
#1. Een actuele voorraadtelling
De hoeveelheid van elke grondstof die je bezit wordt weergegeven door dit nummer. Deze informatie moet voortdurend worden bijgewerkt, zodat u kunt bepalen of u voldoende voorraad heeft voor al uw bedrijfsactiviteiten, inclusief de productie van nieuwe producten en het uitvoeren van klantorders. Bovendien hebben de aanvullende gegevens die worden bijgehouden een basis in uw voorraadniveaus.
#2. Locaties voor voorraad
Uw voorraad mag ook in het beste geval niet te lang op één plek blijven staan. (Als dat het geval is, is het een langzaam lopende voorraad of een dode voorraad geworden.) Zodra de voorraad uw magazijn bereikt, wordt deze verplaatst terwijl deze wordt gesorteerd en gecategoriseerd, vervolgens opgeslagen en ten slotte opgehaald en overgebracht naar de volgende stap in uw toeleveringsketen. Aangezien uw voorraad niet de hele tijd op één plek blijft, is het van cruciaal belang om bij te houden waar deze zich bevindt, zodat u deze in geval van nood snel kunt lokaliseren.
#3. Voorraadprecisie
De verhouding tussen de hoeveelheid voorraad die is bijgehouden en de hoeveelheid voorraad die fysiek in uw bezit is, wordt een KPI (Key Performance Indicator) genoemd. Hoewel het ideaal is als beide nummers overeenkomen, kunnen er verschillen zijn als gevolg van zaken als diefstal, schade, fouten in de berekening en tekorten aan leveranciers. U kunt de grootte van deze verschillen meten door te kijken naar de voorraadnauwkeurigheid. Om uw bedrijfsprocessen effectief te laten verlopen, is voorraadnauwkeurigheid net zo belangrijk als voorraadniveaus.
#4. Kosten van vervoeren
Dit is de totale som geld besteed aan het houden, opslaan en bezitten van uw goederen. U moet rekening houden met hoeveel u uitgeeft aan beveiliging, personeel, opslag en gerelateerde uitgaven. U kunt bepalen hoe lang uw bedrijf deze voorraad bij de hand kan houden voordat u hierdoor geld begint te verliezen door naar uw transportkosten te kijken. De twee belangrijkste oorzaken van hoge transportkosten zijn langzaam bewegende voorraden en dode voorraad. Daarom moet u een manier vinden om de dingen te verwijderen of te verkopen als u uw transportkosten wilt verlagen.
#5. Voorraadbeoordeling
Tijdens het opstellen van de jaarrekening van een bedrijf wordt deze procedure gebruikt om de waarde van onverkochte voorraad te bepalen. Uw resterende voorraad krijgt een financiële waarde door middel van voorraadwaardering, die op uw balans moet worden opgenomen. Bovendien kan dit worden gebruikt om uw voorraadomzet te berekenen.
#6. Voorraad verplaatsing
De snelheid waarmee uw goederen worden verkocht, staat bekend als voorraadomzet. Sterkere verkopen worden aangegeven met een hogere waarde en slechtere verkopen worden aangegeven met een lagere waarde. Als uw bedrijf het goed doet of als uw verkoopaanpak moet worden verbeterd, kan voorraadomzet u informeren. Gebruik onze gratis voorraadomzetcalculator om de uwe te bepalen.
#7. Herschik niveaus
Het precieze voorraadniveau voor een bepaald artikel waaronder het moet worden bijgevuld of vervangen, staat bekend als een bestelpunt of -niveau. Nabestelpunten zijn nodig om stockouts te voorkomen (situaties waarin een verkoper geen voorraad meer heeft).
Waarom is een voorraadvolgsysteem nodig?
Voorraadvolgsysteem is nodig omdat:
#1. Een verbeterde zichtbaarheid van de voorraad
U kunt al uw producten volgen terwijl ze door uw magazijn of opslagfaciliteit gaan, vanaf het moment dat ze aankomen tot het moment dat ze vertrekken, met behulp van voorraadbeheer. Zo krijgt u toegang tot informatie over de huidige locatie van elk product, de voorraadniveaus, relevante aan- en verkooporders, enz.
#2. Voorkom tekorten
Je kunt bepalen wat je niet hebt en je voorraad tijdig aanvullen als je een nauwkeurig overzicht hebt van je bezittingen. Door dit te doen, kunt u voorkomen dat de voorraden opraken en waardevolle verkopen mislopen. In een peiling van Peoplevox zei 34% van de bedrijven dat ze bestellingen te laat bezorgden omdat ze de artikelen niet op voorraad hadden, ook al wisten ze dit niet op het moment dat de bestelling werd geplaatst.
#3. Verbeterde voorraadprognoses
U kunt voorzien hoeveel voorraad u nodig heeft om aan de toekomstige vraag te voldoen als u uw voorraad op verschillende punten gedurende het jaar nauwkeurig kunt tellen. Dit kan u helpen bij het maken van verstandige winkelkeuzes en het voorkomen van over- of onderbevoorrading. Volgens een analyse van McKinsey & Company kunnen bedrijven hun voorraaduitgaven met 10% besparen door over- en onderbevoorrading te vermijden.
#4. Meerdere locaties volgen
Het kan een uitdaging zijn voor bedrijven om hun voorraad bij te houden als ze verschillende magazijnen of opslagfaciliteiten gebruiken om hun goederen op te slaan. U beschikt over langere reeksen locatiegegevens, meer gebieden om items kwijt te raken, meer plaatsen om schappen te tellen, meer locaties om leveringen te regelen, enzovoort als u meerdere magazijnen heeft. Dit is de reden waarom u met sommige systemen meerdere winkels kunt volgen vanuit dezelfde interface. De ingewikkeldheid van deze gegevens kan aanzienlijk worden verminderd door al uw gegevens op één locatie toegankelijk te maken.
#5. Snellere foutdetectie
U kunt afwijkingen in een vroeg stadium ontdekken, of het nu gaat om fouten, dalingen of stijgingen van de verkoop, of onvoorziene kosten, door uw voorraadniveaus consequent te controleren. Als u deze problemen kunt identificeren voordat ze ernstig worden, kunt u ze oplossen.
Ook al lijkt voorraadbeheer een vrij eenvoudige handeling, toch kan het behoorlijk uitdagend zijn wanneer er meer producten bij betrokken zijn, zoals de situatie is voor grotere bedrijven. Na een bepaald punt is het handmatig volgen van uw spullen geen optie meer. Een methode voor het bijhouden van de inventaris kan in deze situatie nuttig zijn. Software die u helpt bij het bijhouden van de beweging en locatie van uw voorraad, wordt een voorraadvolgsysteem genoemd. Hoewel er enkele op zichzelf staande systemen zijn die alleen worden gebruikt voor voorraadbeheer, zijn de meeste voorraadvolgsystemen eigenlijk een onderdeel van voorraadbeheersoftware.
Wat is het beste programma om de voorraad bij te houden?
Hier is het beste programma om de inventaris bij te houden:
- Beste algemeen: Cin7 Orderhive.
- Beste voor B2B-bedrijven: inFlow.
- Beste voor winkels: Lightspeed Retail.
- Beste voor restaurants: Upserve.
- Beste voor productie: Megaventory.
- Beste gratis optie: Zoho Inventory.
Wat is de gemakkelijkste manier om inventaris bij te houden?
Het gebruik van een betrouwbaar, gebruiksvriendelijk softwaresysteem voor voorraadbeheer is de beste methode om uw voorraad bij te houden. U kunt ook streepjescodes en QR-codes gebruiken om anderszins tijdrovende, foutgevoelige bewerkingen te automatiseren, real-time meldingen te ontvangen, belangrijke foto's aan uw inventarislijst toe te voegen en meer met software voor voorraadbeheer.
Hoe beheer ik inventaris in Excel?
Hier leest u hoe u de voorraad in Excel beheert:
- Vermijd valkuilen en fouten met Excel-inventarisatie
- Onmiddellijk bijwerken
- Gebruik de cloud
- Neem de tijd om gegevens te consolideren
- Controleer uw gegevens
- Audit en beoordeling
- Weet wanneer je moet upgraden
Wat zijn de 5 stappen naar effectieve voorraadsystemen?
Dit zijn de 5 stappen naar effectieve inventarisatiesystemen:
- Creëer een systeem om nauwkeurige en toegankelijke informatie over uw inventaris te krijgen
- Creëer een uniek proces dat is aangepast aan uw bedrijfstype
- Houd de hedendaagse trends in de branche in de gaten
- Wees voorbereid op schommelingen in vraag en aanbod
Laatste gedachten
Zelfs in de beste omstandigheden kan het moeilijk zijn om uw klanten tevreden te houden. Deze moeilijkheid neemt alleen maar toe. De juiste software voor voorraadbeheer kan u tal van voordelen bieden, zoals verbeterde productiviteit, meer efficiëntie en duidelijkere zichtbaarheid. Desalniettemin zullen de echte winnaars dankzij deze voordelen onbewust uw consumenten zijn.
Gerelateerde artikelen
- BESTE APPS VOOR VOORRAADBEHEER IN 2023
- Beste 15+ INVENTARISSYSTEMEN VOOR KLEINE BEDRIJVEN in 2023 (+ gratis opties)
- INVENTARISBEHEER & SYSTEEM: Best Practices
- VOORRAADBEHEERSYSTEEM: een Excel-voorraadbeheersysteem maken
- PROJECT TRACKING SOFTWARE: beoordelingen van de 25 beste software voor het volgen van projecten
Referenties
