Met behulp van reismanagementsoftware kunt u reizen boeken, reizen voor de toekomst plannen, eerdere reizen bijhouden en daarover rapporteren. Enkele belangrijke toepassingen en functies zijn de automatisering van bedrijfsbeleid en de consolidatie van leveranciers/facturen voor zakenreizen. In dit artikel wordt gesproken over de beste gratis reisbeheersoftware die u kan helpen tijdens al uw zakenreizen.
Overzicht
Met behulp van reismanagementsoftware kunnen zakenreizen online worden gepland en verzorgd. Ook houdt de software alle dienstreizen bij en maakt daar rapportages van. Met behulp van deze programma's kunnen bedrijven de reizen van hun werknemers bijhouden, rapporten krijgen over al hun uitgaven en degenen straffen die zich niet aan de regels voor bedrijfsreizen houden.
Met deze tool kunnen bedrijven bijhouden hoeveel ze uitgeven aan reizen, door alle onkostendeclaraties van werknemers op één plek te bewaren. Als alternatief voor het inhuren van individuele reisagenten of het handmatig invoeren van bonnen in software voor onkostenbeheer, bieden gratis reisbeheersystemen gebruikers echter een hulpmiddel voor het boeken van reizen en het direct rapporteren van hun reisaankopen.
Reismanagementsoftware kan bedrijven van elke omvang helpen, en dat is waar. Zonder gratis software voor reisbeheer zouden werknemers doorgaans hun eigen zakenreizen boeken via een website of een reisbureau en vervolgens een onkostendeclaratie indienen om terugbetaald te worden.
Werknemers van bedrijven van elke omvang kunnen hun eigen reizen plannen met de nieuwe methode, die gebruikmaakt van een systeem dat al is opgezet met het reisbeleid van het bedrijf en goedgekeurde stappen. Zodat werknemers niet hoeven te wachten op terugbetaling, bevat het programma ook informatie over hoe het bedrijf betaalt, waardoor het gemakkelijk is om de uitgaven bij te houden voor rapportagedoeleinden.
Software voor zakenreisbeheer
“Business Travel Management” is het proces waarbij een bedrijf de logistiek, kosten en zorgplichten van de werkreizen van zijn werknemers afhandelt. Recente onderzoeken hebben aangetoond dat zakenreizen een van de kosten van een bedrijf zijn die het meest kunnen veranderen. Hierdoor is het een zeer belangrijke strategische factor voor elk bedrijf dat wil groeien. Hieronder volgen enkele softwareonderdelen voor het beste gratis zakenreisbeheer:
#1. Beheer en onderhandeling met reisaanbieders
Dit proces gaat door, zodat werknemers altijd de beste plannen en prijzen kunnen krijgen. Managers van zakenreizen kunnen trends ontdekken in de manier waarop hun werknemers reizen en aan hun veranderende behoeften voldoen door gegevens te verzamelen en te analyseren over de reizen die hun werknemers maken. Teams kunnen echter websites gebruiken die prijzen vergelijken om er zeker van te zijn dat ze een goede deal krijgen. Ze kunnen gasten en klanten ook om feedback vragen om er zeker van te zijn dat de plaatsen waar ze verblijven en de manieren waarop ze zich verplaatsen veilig en betrouwbaar zijn.
#2. Zorg dragen voor de veiligheid van toeristen
Bedrijven moeten voor hun werknemers zorgen terwijl ze op zakenreis zijn. Bij een calamiteit is het belangrijk om te weten waar en wanneer mensen zijn. Als er bijvoorbeeld brand zou zijn of een ziekte zou uitbreken op de locatie van de werknemer, zou het bedrijf de werknemer moeten vertellen hoe hij veilig thuis kan komen.
#3. Regels invoeren
Verbeteren werknemer reis- en onkostendeclaraties moet u ervoor zorgen dat de ingediende formulieren correct zijn, dat alle vereiste bijlagen zijn bijgevoegd en dat het personeel gebruik maakt van legitieme dienstverleners. Dit betekent dat de mensen die verantwoordelijk zijn voor het plannen van reizen tijdig nauwkeurige en volledige rapporten moeten krijgen, zodat ze snel kunnen reageren op uitgaven die in strijd zijn met de regels. Moderne digitale reismanagementsystemen leveren gegevens die kunnen worden gebruikt om uitgaven te voorspellen en het rendement op investeringen te volgen. Hierdoor kunnen topbedrijven ook een flexibel reisbeleid hanteren.
#4. Regels en plannen voor zakenreizen opstellen en handhaven
Het reismanagementteam van de organisatie zal naar het bedrijf en zijn medewerkers kijken om erachter te komen welke soorten reizen waarschijnlijk nodig zijn om de bedrijfsdoelen te bereiken. Ze vermelden regels zoals bestedingslimieten, voorkeursleveranciers en voorgestelde reisklassen of manieren om zich te verplaatsen.
Beste reisbeheersoftware
Met behulp van een reisbeheersysteem is het eenvoudiger om werkreizen te boeken, bij te houden en te analyseren. Wanneer de meeste mensen de term ‘reisbeheersysteem’ horen, denken ze aan een stukje software. De term kan echter ook het grotere proces van het plannen van werkreizen betekenen. Hieronder volgen de beste gratis software-apps voor reisbeheer voor het boeken van reizen:
#1. Rezdy
Rezdy is een cloudgebaseerd reserveringssysteem en distributieplatform gemaakt voor de reis- en toeristische sector. U kunt het eenvoudig aan uw eigen website toevoegen door ernaar te linken of wat HTML-code te kopiëren en in uw contentmanagementsysteem te plakken.
#2. ZekerKilometerstand
Bedrijven kunnen tijd en geld besparen door SureMileage te gebruiken, een veilige tool voor het bijhouden van kilometers die automatisch de kosten berekent en terugbetalingen eenvoudiger maakt. Het werkt met standaard boekhoud- en betalingssystemen, zodat u betrouwbaar en in realtime betaald kunt krijgen.
#3. Reiswerken
TravelWorks is een webgebaseerd ERP-systeem dat het voor allerlei soorten reisbedrijven gemakkelijker maakt om reizen te boeken en rekeningen te versturen. Belangrijke onderdelen zijn onder meer facturering, klantrelatiebeheer, marketinganalyses, verzekeringsvoorstellen, doelgroepsegmentatie en het toewijzen van rollen.
#4. Gelukkig
Happay is het eerste zakenreisplatform in zijn soort waarmee werknemers en managers in hun eigen tijd en in het volle zicht vluchten, hotels, taxi's en meer kunnen boeken. Informatie en analyse over vluchttijden, vluchtannuleringen en andere reisproblemen.
#5. ReisPerk
TravelPerk is de beste manier om zakenreizen te regelen. Plan uw reizen voor uw werk goed, zowel in binnen- als buitenland.
Gratis reisbeheersoftware
Bedrijven van elke omvang kunnen tijd en geld besparen door software te gebruiken die speciaal is gemaakt voor het afhandelen van zakenreizen. Hieronder volgen de beste gratis software-apps voor reisbeheer voor het boeken van reizen:
#1. Punt vooruitgang
Met Point Progress kunt u alles stroomlijnen en automatiseren, van onkostendeclaraties tot licentieverificatie en het bijhouden van documenten en urenstaten. Met MyExpenses kunt u eenvoudig bestedingslimieten, gegevens en vergoedingen bijhouden.
#2. Ahoi
Biedt eenvoudige manieren om reizen meteen te boeken, wijzigen of annuleren, waardoor het leven gemakkelijker wordt voor helpers en mensen met drukke agenda's. Gebruikers voorzien van gegevens die actueel en nuttig zijn. Ondersteuning voor de nieuwe vluchttijden en ticketprijzen van Amadeus is ingebouwd. Je kunt op elk moment chatten in de app.
#3. Travelator
Al uw zakelijke uitgaven, reizen en kaarten kunnen op één platform worden afgehandeld tegen een vast maandelijks bedrag. Door zakenreizen en uitgaven beter te beheren, kan uw bedrijf op een duurzame manier groeien. Zij zijn het enige bedrijf dat een volledige service biedt voor het plannen en betalen van reizen en onkosten.
#4. JijLi
Ontdek hoe u met slechts één klik voor of na een boeking aanvullingen op uw facturen kunt toevoegen via hun platform, waarvoor geen codering nodig is.
#5. Via TRM
Via is de meest geavanceerde service die internationale kantoren van universiteiten kunnen gebruiken om studenten en docenten te volgen die naar het buitenland reizen. Hun doel is om hun klanten gebruiksvriendelijke maar krachtige software te bieden die hun leven beter zal maken door dagelijkse taken eenvoudiger te maken en hen een bredere kijk op de wereld te geven. Het doel van Via is om duurzame relaties met haar klanten op te bouwen.
Wat zijn de dingen die alle reisbeheersoftware gemeen hebben?
De beste software voor het beheren van reizen kan alles afhandelen, van het plannen van een reis tot het terugkrijgen van de terugbetaling. Hier volgen enkele redenen waarom het goed is om een reismanagementsysteem te gebruiken:
#1. Reserveren met een interactieve interface
Via een eenvoudig te gebruiken interface hebben werknemers toegang tot concurrerende inventaris en prijzen. Men kan een reis voor zichzelf of voor een collega boeken met behulp van informatie die al is opgeslagen, zoals een creditcardnummer, lidmaatschap van een beloningsprogramma en voorkeursluchtvaartmaatschappijen en hotels.
#2. Filters gebaseerd op de regels van het bedrijf
Met deze functie kunnen bedrijven hun boekingsopties beperken tot alleen de boekingsopties die binnen hun budget passen. Dit maakt het gemakkelijker om je aan een budget te houden en de regels te volgen.
#3. Plan uw schema en evenementen
Teamleden moeten hun planningen kunnen delen en synchroniseren om reisarrangementen eenvoudiger te maken. Managers kunnen nu bijhouden waar hun werknemers zich bevinden en telefoongesprekken en vergaderingen plannen rond hun reisplannen.
#4. Ontvangst, validatie en monitoring van uitgaven
De functies voor het importeren en indienen van digitale bonnen van veel TMC's maken het voor werknemers die veel reizen gemakkelijk en snel om hun onkosten vergoed te krijgen. Met deze functie kunnen ze de status van hun claims controleren en een idee krijgen van wanneer ze hun geld kunnen verwachten.
# 5. Rapporteren
Medewerkers kunnen met deze software niet alleen declaraties schrijven en versturen, maar ook rapporten en declaraties uit het verleden inzien en analyseren. Met de rapportagesectie kunnen managers bijhouden hoeveel hun personeel uitgeeft aan zakenreizen en plannen maken voor de toekomst.
Wat zijn de voordelen van reismanagementsoftware?
Door alle boekingstaken op één plek onder te brengen, kan reisbeheersoftware de gebruikers tijd en moeite besparen. Dit zijn de voordelen van het gebruik van reisbeheersoftware:
#1. Zorgt voor een volledig functionele interface voor het plannen van interacties
Werknemers kunnen via een centrale interface beschikbare reizen opzoeken, prijzen vergelijken en accommodatie voor zichzelf of voor een collega boeken. De mogelijkheid om betalings- en loyaliteitsprogramma-informatie op te slaan is een handig onderdeel van deze gebruikersinterface.
#2. Vergemakkelijkt de automatisering van de naleving van bedrijfsreisvereisten
Door het gemakkelijker te maken om de uitgaven- en budgetdoelstellingen te behalen, zorgt de mogelijkheid om het zakenreisbeleid te integreren in reisbeheersoftware ervoor dat de reiskosten dalen. Met behulp van deze regels kunnen reismanagers ervoor zorgen dat hun teams hun budgetten optimaal benutten en het bedrijfsbeleid volgen. Deze regels leggen uit welke soorten kosten werknemers kunnen claimen en kunnen de terugbetaling stopzetten voor claims die niet aan de regels voldoen. Omdat het beleid van het bedrijf automatisch wordt gehandhaafd, worden er geen frauduleuze uitgaven per ongeluk verzonden of geaccepteerd.
#3. Hulpmiddelen om de kosten laag te houden
Managers en accountants Software voor uitgavenbeheer kan nuttig zijn omdat het hen helpt de reiskosten bij te houden en deze beter te organiseren. Naast het verwerken en vergoeden van goedgekeurde reiskosten, analyseren deze oplossingen ook grote aantallen onkostentransacties om meer te weten te komen over uitgaventrends en budgetteringsbehoeften.
#4. Verhoogt de capaciteit voor rapportage
Reisbeheersoftware beschikt over functies waarmee managers betere, beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen. Deze programma's maken het gemakkelijker om twijfelachtige uitgaven of reserveringen op te sporen, en sommige kunnen zelfs aanpassingen aan de huidige procedures voorstellen die betere resultaten op de lange termijn zouden opleveren. Het in de gaten houden van reizigers en het vinden van mogelijkheden om kosten te besparen zijn twee extra voordelen van rapportage bij het beheren van reisprogramma's.
Problemen bij het gebruik van reisbeheersoftware
Problemen met reisbeheersoftware zijn niet ongewoon. Enkele problemen bij het gebruik van reisbeheersoftware zijn de volgende.
#1. integratie
Het overbrengen van informatie tussen systemen is onmogelijk zonder integratie met onkostenbeheer en boekhouding. De boekhoudafdeling moet reiskosten kunnen consolideren en toewijzen aan verschillende kostenplaatsen op basis van de informatie verstrekt door het boekingssysteem en de werkelijk gemaakte kosten. Er kan geld verloren gaan voor de organisatie of voor de werknemer als de gegevens niet correct en consistent zijn in alle systemen.
#2. Privacy
De persoonlijke gegevens van werknemers lopen risico omdat zij hun eigen creditcards gebruiken om reisdiensten te betalen en bankgegevens te verstrekken die moeten worden terugbetaald. Bovendien mogen werknemers tijdens het reizen hun creditcards gebruiken voor zowel zakelijke als persoonlijke uitgaven. Last but not least kunnen sommige kostenrapporten gevoelige persoonlijke gegevens bevatten, zoals namen en adressen. Alleen geautoriseerde werknemers en supervisors mogen toegang hebben tot gevoelige bedrijfsinformatie. De behoefte aan veiligheid tegen krachten van buitenaf is ook essentieel.
#3. Verspreiding van ‘Bring Your Own Software’
De BYOS-trend moedigt werknemers aan om programma's te gebruiken die niet door hun werkgever zijn goedgekeurd. Werkgevers voorzien hun werknemers doorgaans van software voor reisbeheer, maar werknemers zijn vrij om alle tools en apps te gebruiken die zij willen voor het maken van reserveringen, het bijhouden van uitgaven en het verzamelen van loyaliteitspunten.
De verscheidenheid aan reismanagementsoftware
Hieronder volgen enkele voorbeelden van rijcontrolesystemen:
#1. Ondernemingen
Enterprise-reisbeheersoftware kan worden gebundeld met een bredere reeks zakelijke applicaties of worden verkocht als een zelfstandig product met de mogelijkheid om te synchroniseren met andere applicaties in dezelfde categorie. In sommige opzichten lijkt bedrijfssoftware op een vernieuwd online reisbureau.
#2. MKB, of kleine en middelgrote ondernemingen
Met name op het boekingsproces blinkt software voor het beheer van kleine en middelgrote zakenreizen uit in vergelijking met de grotere zakelijke tegenhangers. Reisplatforms voor kleine en middelgrote bedrijven (MKB), zoals grote ondernemingen, zijn doorgaans gekoppeld aan andere zakelijke tools, zoals uitgavenbeheer en programma's voor het bijhouden van kilometers.
Wie gebruikt er doorgaans reisbeheersoftware?
Elke werknemer, ongeacht de grootte van een bedrijf, kan reisbeheersoftware gebruiken. Het wordt het meest gebruikt door de volgende categorieën werknemers:
#1. Professionals in verkoop en advies
Elke verkoper die moet reizen om huidige of toekomstige klanten te ontmoeten, zal waarschijnlijk reisbeheersoftware gebruiken om zijn reis te plannen en te boeken.
#2. Controlegroepen
De boekhoudafdeling maakt bij het plannen van werkreizen gebruik van de rapportage- en prognosefuncties van de software. Dit maakt het monitoren van reisuitgaven mogelijk, het formuleren van belangrijke beleidskeuzes voor reisbudgetten en het vaststellen van toekomstige uitgavenbeperkingen.
#3. managers
Managers kunnen dit programma gebruiken om erachter te komen hoeveel geld wordt uitgegeven aan reizen en vervolgens ja of nee zeggen op het verzoek van elke werknemer om vrijaf en geld terug te krijgen. Door naar rapporten en andere gegevens te kijken, kunnen bedrijven trends ontdekken waarmee ze geld kunnen besparen en met hun favoriete leveranciers duidelijker kunnen praten over bedrijfsprijzen. Ze kunnen dit programma ook gebruiken om de reisplannen van medewerkers te bekijken en hun locaties te volgen.
Wat zijn de pijlers van reismanagement?
De volgende zijn;
- Vertrouwen.
- Transparantie.
- Eenvoud.
- Gevolg.
- Zorgplicht.
- Duurzaamheid.
Is Concur een reismanagementbedrijf?
Ja, dat is de waarheid. Concur Travel & Expense is de standaard in de zakenwereld voor het beheren van zakenreizen en -kosten. IDC zegt dat het 51.5% van de markt in handen heeft. Als software voor het beheren van reizen werkt Concur Travel met de meeste TMC's en GDS'en.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van een reismanagementbedrijf?
De volgende zijn;
- Minder dure accommodatie en vliegreizen.
- Deskundig advies en kennis.
- U kunt op elk moment, dag en nacht, hulp inroepen.
- Hulp bij vakantieverzekeringen.
- Uitgebreide data-analyse.
- Waarschuwingen en adviezen voor reizigers.
- De toepassing van geavanceerde technologie.
- Meer rust hebben is een gevolg.
Wat zijn de vijf basisfuncties van een reisbureau?
De volgende zijn;
- Bestemmingsonderzoek.
- Onderhandeling.
- Een reservering maken.
- Vervoer.
- Conferentie organisatie.
- Houd uw reiskosten bij.
Wat is het verschil tussen een reisbureau en een reismanagementbedrijf?
In tegenstelling tot de occasionele vrijetijdsreisbehoeften die door een traditionele reisagent worden afgehandeld, zijn de doorlopende diensten van een reismanagementbedrijf ontworpen om geld te besparen, consistentie in het beleid te handhaven en tijd voor de klant vrij te maken.
Hoe verdienen reismanagementbedrijven geld?
Zakelijke reisorganisaties verdienen het grootste deel van hun geld aan servicekosten, netto- of privétarieven en commissies van luchtvaartmaatschappijen. Zakelijke reisorganisaties, of TMC's, zijn voor hun voortbestaan sterk afhankelijk van vliegtickets.
Hoe werkt een reismanagementbedrijf?
Als het om zakenreizen gaat, kan elk bedrijf, ongeacht de grootte, profiteren van de diensten van een reismanagementbedrijf (TMC). Met een TMC kunt u tijd besparen, stress vermijden, reisrisico's beheersen, kosten besparen, uw reizigers beter helpen en geconsolideerde rapporten maken.
Hoe kies ik een reismanagementbedrijf?
Zorg ervoor dat het bedrijf deskundige gidsen inhuurt die in de omgeving wonen. De beste gids spreekt de taal goed, heeft veel gereisd, weet wat hij moet doen in geval van nood en weet hoe hij moet reanimeren. Bel het nummer van de klantenondersteuning en vraag naar de handleidingen als u vragen heeft.
Bepaal de ervaring van het bedrijf met het werken met grote bedrijven ondernemingen. Informeer naar de ervaring van het bedrijf op het gebied van reismanagement. En vergeet niet te vragen naar referenties; een gerenommeerd TMC heeft tevreden klanten die u graag aanbevelen.
Conclusie
Het doel van reisbeheersoftware is om het gemakkelijker te maken om reizen te plannen, kaartjes te kopen en de uitgaven bij te houden. Bedrijven en andere groepen gebruiken dit programma om het koopproces eenvoudiger te maken, alle zakenreiskosten op één plek bij te houden en reisbudgetten te beheren. Met de hulp van een professionele reismanager die connecties en ervaring in de branche heeft, kunt u meestal de beste reisprijzen vinden of erover onderhandelen.
- IS EEN REISVERZEKERING DE MOEITE WAARD? Alles wat u moet weten
- BEDRIJFSREISBEHEERBEDRIJVEN
- DE BESTE MANIER OM EEN AUTO TE HUREN: de beste werkwijzen voor 2023 en alles wat u nodig heeft
- BESTE REIS-APP VOOR VLUCHTEN: Beste app voor vluchten, hotels en wat u moet weten
- Hoe een reisagent te worden: eenvoudige stappen, bijgewerkt !!!
- BEDRIJVEN VOOR BEDRIJFSREISBEHEER.
- STAPPEN OM EEN REISAGENT TE WORDEN: Gedetailleerde gids
Referenties
