REISKOSTENBEHEER

Reis- en onkostenbeheer is een belangrijke taak, of u nu 50 mensen hebt die voor zaken reizen of 5,000. Financiële managers over de hele wereld hebben moeite met het nauwkeurig verzamelen en rapporteren van alle reisgerelateerde uitgaven. Dingen zijn gelukkig verbeterd in de afgelopen jaren. Papieren uitgavenrapporten, handmatige terugbetalingsprocessen en heen en weer goedkeuringen zijn niet langer nodig met de huidige technologieën. In deze gids gaan we in op reis- en onkostenbeheer. We belichten de symptomen dat uw processen mogelijk verouderd zijn, evenals de beschikbare oplossingen om u te helpen bij het verbeteren van uw processen.

Beheer van reiskosten

Het doel van reis- en onkostenbeheer (T&E) is om alle contante kosten in verband met zakenreizen te verzamelen, zodat ze kunnen worden afgetrokken van het belastbaar inkomen. Vluchten, accommodatie en openbaar vervoer voor zakenreizen worden in de meeste landen doorgaans volledig vergoed. Of de kosten van maaltijden volledig worden vergoed, verschilt van land tot land. Of het nu gaat om een evenement, een zakenreis of een diner voor een klant in uw eigen stad, in de Verenigde Staten zijn de kosten van eten en drinken gedeeltelijk aftrekbaar. Daarentegen zijn in het VK alle uitgaven met betrekking tot eten en drinken volledig aftrekbaar. Hoewel lokale regelgeving kan verschillen, is het toch belangrijk voor bedrijven om zorgvuldig alle fiscaal aftrekbare uitgaven bij te houden. Financiële rapportage en belastingaftrek zijn slechts twee van de vele toepassingen van T&E-software. Met volledige informatie bij de hand kunnen betere fiscale beslissingen worden genomen.

Verder omvat de administratie van reis- en onkostenvergoedingen (T&E) de verwerking en registratie ervan voor belastingaftrek. Het rechtsgebied waarin het bedrijf is gevestigd, is van invloed op de wettelijke definitie van wat fiscaal aftrekbare kosten zijn. Bovendien moeten deze aankopen, om in aanmerking te komen als legitieme belastingaftrek, zakelijk gerelateerd zijn. De belastingorganisatie van elk land bepaalt ook de specifieke procedures voor het declareren van onkosten. Om uw belastingplicht te maximaliseren en te verminderen, moet u alle relevante uitgaven bekendmaken, ongeacht waar u gevestigd bent.

Typische zakenreiskosten zijn als volgt:

Accommodatie: logies, hotels
Vervoer: luchtvaart-, trein-, bus-, huurauto- en benzineprijzen
Eetgelegenheden, optredens en evenementen
Per diems zijn landspecifieke bedragen voor reizen, accommodatie en maaltijden.
Elektronica en andere benodigde apparatuur: smartphones, tablets en computers
Werknemers dekken soms hun eigen zakelijke uitgaven uit eigen zak voordat ze een onkostendeclaratie bij hun werkgever indienen voor vergoeding.

Software voor reiskostenbeheer

U kunt de reiskosten van uw bedrijf beheren en bijhouden met behulp van reis- en onkostenbeheersoftware, een allesomvattende oplossing. Bedrijven die personeel op zakenreis sturen, moeten T&E-beheersoftware gebruiken, die kan worden gebruikt om reizend personeel te beheren, reizen te boeken en onkostendeclaraties te maken. Software voor het beheren van zakelijke reizen en onkosten kan nuttig zijn voor verschillende soorten bedrijven. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat u een grondig inzicht heeft in uw zakelijke reiskosten en dat u goed geïnformeerde klantenondersteuning heeft in geval van problemen. Bovendien helpt het bij het optimaliseren van uw factureringsproces en het reserveren van reizen in overeenstemming met het reisbeleid van uw bedrijf.

#1. ReisPerk

TravelPerk is een eersteklas tool voor het beheren van bedrijfsreizen en maakt het voor klanten eenvoudig om groepsreizen te plannen en te boeken. Veel bekende onkostenbeheersoftware, waaronder Rydoo en Circula, zijn geïntegreerd met het systeem. Dit zorgt ervoor dat je alles wat je nodig hebt op één gebruiksvriendelijk platform hebt.

De belangrijkste voordelen van TravelPerk zijn:

Toegang tot verschillende gebruikersprofielen voor het boeken van reizen
Voor niet-werknemers die hun werkreizen moeten regelen en beheren, gastprofielen
Naleving van bedrijfsrichtlijnen bij het presenteren van boekingsopties
Integraties van derden met bekende programma's zoals BambooHR, Payhawk en Expensify
Uitstekende klantenservice 15 uur per dag beschikbaar met een responstijd van XNUMX seconden
Inzichten en geavanceerde rapportage voor een grondige analyse van de kosten
Oplossingen voor snelle btw-terugwinning: gebruik de calculator voor btw-teruggave van TravelPerk om te bepalen hoeveel u zou kunnen besparen.

TravelPerk biedt ook een flexibele reisoplossing, FlexiPerk, om organisaties te helpen verspillende reiskosten te verminderen. Bedrijven die tot twee uur van tevoren annuleren, kunnen met FlexiPerk minimaal 80% van hun geld terugkrijgen. Over het algemeen kunnen bedrijven ook GreenPerk, TravelPerk's COXNUMX-compensatieoptie, gebruiken om hun duurzaamheidsdoelstellingen in de gaten te houden. Bedrijven kunnen groene zakenreizen boeken en groene initiatieven ondersteunen die zorgvuldig zijn uitgekozen door het TravelPerk Sustainability-team.

#2. Fiel

Fyle is software voor uitgavenbeheer die bedrijven en mensen helpt om uitgaven en vergoedingen effectiever te beheren. Bovendien werkt Fyle samen met TravelPerk voor een naadloze rapportage van reiskosten, naast de integratie van boekhouding en personeelsgegevens. Het biedt financiële managers uitgebreide controle en zichtbaarheid over T&E-procedures.

De belangrijkste voordelen van Fyle zijn als volgt:

Beheer bonnen en details van zakenreizen eenvoudig.
Via een centraal dashboard kun je digitale bestedingsrapportages opslaan of indienen.
Stel een beleid op voor de vergoeding van zakenreiskosten om ervoor te zorgen dat u voldoet aan de vereisten voor reizen.
Creditcardadministratiesoftware is beschikbaar voor het bewaken en verwerken van bedrijfscreditcards.

Fyle kan niet helpen bij het plannen van zakenreizen, maar de combinatie met TravelPerk biedt reismanagers één locatie om alle zakenreisoperaties af te handelen. Alle excursies die via Travelperk zijn geboekt, worden als onkosten in Fyle aangemaakt, met facturen als bijlagen.

De twee oplossingen werken samen om u een compleet beeld te geven van uw reisuitgaven.

#3. SAP Akkoord

SAP Concur is alles-in-één software voor reis- en onkostenbeheer. Het helpt bij de automatisering van uw werkactiviteiten voor een meer rechttoe rechtaan reisbeheerervaring. Het is beschikbaar op hotels, vliegtickets en taxi's.

Dit zijn de belangrijkste voordelen van SAP Concur:

Door uw reis- en uitgavenbeheer onder controle te houden, kunt u in het algemeen geld besparen.
Verbeter uw compliance en help bij het beperken van risico's
Eenvoudige implementaties van cloudoplossingen
Een oplossing voor schaalbaarheid voor groeiende bedrijven
Voor degenen die op zoek zijn naar mobiele app-mogelijkheden, is deze site mobiel georiënteerd.

SAP Concur biedt, net als TravelPerk, een uitgebreide oplossing voor het beheren van zakelijke reizen en onkosten.

#4. ReisBank

TravelBank is inderdaad een andere software die uitgaven- en reisbeheer combineert. Het is veelbetekenend dat TravelBank een verscheidenheid aan producten biedt om u te helpen uw reis- en uitgavenbeheer te vereenvoudigen.

Dit zijn de belangrijkste voordelen van TravelBank:

Eenvoudig ontwerp en een snelle manier van onkostenvergoeding
Opstellen en implementeren van reisregelingen en vergoedingen voor consumenten.
Klantenservice is XNUMX uur per dag beschikbaar voor reizend personeel.
Importeer transacties van persoonlijke en zakelijke creditcards en banken voor efficiënt uitgavenbeheer.

#5. Zoho-kosten

Zoho Expense wordt beschouwd als een van de beste tools voor onkostenbeheer voor ondernemingen. Het biedt organisaties van elke omvang oplossingen voor uitgavenbeheer en zakenreizen. Het is een uitstekende keuze voor ontwikkelende bedrijven die eenvoudige, schaalbare oplossingen voor uitgavenbeheer nodig hebben.

Volgens Zoho Expense zijn de belangrijkste voordelen als volgt:

Zakelijk reizen wordt vereenvoudigd met geautomatiseerde onkostendeclaraties voor elke reis.
Meldingen worden gebruikt om teamleden op de hoogte te stellen van updates en wijzigingen.
Realtime kosteninzicht voor een actueel beeld van alle onkostengegevens Analyse die aanpassingen kan identificeren die nodig zijn voor beter reis- en onkostenbeheer
Hoewel Zoho Expense een uitgebreide reeks functies heeft, zijn er verschillende gebieden waarop klanten ontevreden zijn, zoals klantenservice en voorraadcapaciteit.

#6. Emburse certificeren

Emburse Certify is een onkostenbeheerprogramma waarmee u reizen rechtstreeks vanaf het platform kunt boeken of door te integreren met een ander reisbeheersysteem. Kortom, met Emburse Certify kunt u uitgavenrapporten leveren, crediteurenadministratie afhandelen en facturen beheren, allemaal vanaf één enkel platform.

Volgens Emburse Certify zijn de belangrijkste voordelen als volgt:

Workflows voor het beheer van personeelskosten die efficiënt, betrouwbaar en gegevensrijk zijn
Naleving van het beleid door middel van ingebouwde beleidscontroles
Automatiseer uw crediteurenproces en krijg inzicht in de bestedingen van uw bedrijf.

#7. oprit

Ramp is een technologie voor financiële automatisering en kostenbeheer die bedrijven helpt onnodige uitgaven te verminderen en betalingen en vergoedingen te stroomlijnen. Ze bieden ook echte en virtuele bedrijfskaarten met kredietlimieten voor uitgaven onderweg in overeenstemming met het beleid van uw organisatie.

De volgende zijn de hoogtepunten van Ramp:

Boekhoudingsautomatisering, in combinatie met een boekhoudoplossing, elimineert tijdrovende en arbeidsintensieve boekhoudprocedures.
Bestedingstoestemming en prepaidkaarten met aangepaste budgetten zijn eenvoudig in te stellen.
Ontvangstmatching aangestuurd door AI die leert van eerdere inzendingen van ontvangstbewijzen
Kaarten met de branding van uw bedrijf om een persoonlijk tintje toe te voegen

Beheersysteem voor reiskosten

Een Travel Expenses Management System is een softwaretoepassing die bedrijven helpt de reiskosten van werknemers bij te houden en te beheren. Het kan het proces van onkostendeclaratie automatiseren, waardoor het voor werknemers gemakkelijker wordt om hun onkosten in te dienen en voor managers om ze goed te keuren. Het systeem kan bedrijven ook helpen hun reiskosten te beheersen door inzicht te geven in waar en hoe werknemers geld uitgeven.

Enkele voordelen van het gebruik van een reiskostenbeheersysteem

Verhoogde efficiëntie: Het systeem kan het proces van onkostendeclaratie automatiseren, waardoor het voor werknemers gemakkelijker wordt om hun onkosten in te dienen en voor managers om ze goed te keuren.
Lagere kosten: Het systeem kan bedrijven helpen hun reiskosten te beheersen door inzicht te geven in waar en hoe werknemers geld uitgeven.
Verbeterde compliance: Het systeem kan bedrijven helpen om te voldoen aan het reisbeleid en de regelgeving.
Verbeterde medewerkerstevredenheid: Werknemers kunnen tijd en moeite besparen door het systeem te gebruiken om hun onkosten in te dienen.

Enkele kenmerken van een reiskostenbeheersysteem zijn:

#1. Onkosten bijhouden:

Het systeem kan uitgaven volgen zoals vliegtickets, hotel, huurauto, maaltijden en entertainment. Expense tracking is het proces van het registreren en bewaken van al uw uitgaven. Dit kan handmatig of met behulp van een softwareprogramma. Er zijn veel voordelen aan het bijhouden van onkosten, waaronder:

Verbeterde financiële planning
Verhoogde belastingaftrek
minder stress
Beter budgetteren

Het bijhouden van onkosten kan veel werk zijn, maar het is het op de lange termijn waard.

#2. Onkostendeclaratie:

Het systeem kan het proces van onkostendeclaratie automatiseren, waardoor het voor werknemers gemakkelijker wordt om hun onkosten in te dienen en voor managers om ze goed te keuren.

#3. Onkostengoedkeuring:

Met het systeem kunnen managers uitgaven goedkeuren of afwijzen.

Verzoek om goedkeuring van uitgaven

Naam werknemer: Naam

Departement: Uw afdeling

Datum: De datum van vandaag

Onkostenbeschrijving:

Ik vraag goedkeuring voor de volgende onkosten gemaakt in de loop van mijn werk voor Your Company:

Item 1 - $Hoeveelheid
Item 2 - $Hoeveelheid
Item 3 - $Hoeveelheid

Totaal: $Totaalbedrag

Van alle onkosten heb ik bonnen bijgevoegd.

Dank u voor uw aandacht.

Hoogachtend,
Naam

#4. Verzoening van uitgaven:

Het systeem kan uitgaven op identieke wijze verzoenen met zakelijke creditcardafschriften. Kostenreconciliatie is het proces van het vergelijken van twee sets gegevens om eventuele discrepanties te identificeren. Dit kan voor verschillende doeleinden worden gedaan, zoals ervoor zorgen dat alle uitgaven nauwkeurig zijn geregistreerd, frauduleuze activiteiten identificeren of budgetafwijkingen volgen. Er zijn een paar verschillende manieren om kostenreconciliatie uit te voeren. Een gebruikelijke methode is om het grootboek van het bedrijf te vergelijken met de onkostendeclaraties die door werknemers zijn ingediend. Een andere methode is om de bankafschriften van het bedrijf te vergelijken met de facturen van leveranciers.

Kostenafstemming is een belangrijk proces dat bedrijven kan helpen om financiële nauwkeurigheid te waarborgen, fraude te identificeren en budgetafwijkingen op te sporen. Door de hierboven beschreven stappen te volgen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun onkostengegevens nauwkeurig en betrouwbaar zijn.

Als u op zoek bent naar een manier om de manier waarop uw bedrijf reiskosten beheert, te verbeteren, is een Travel Expenses Management System een goede optie om te overwegen.

Wat zijn reiskostenboekhouding?

Reiskosten omvatten eten, vervoer, accommodatie, woon-werkverkeer en andere diensten. De werknemer is verantwoordelijk voor het bewaren van kwitanties en andere documenten die een specifieke gedeclareerde uitgave aantonen.

Hoe beheert u reiskosten?

Expense Management: bespaar geld als een professional.

Plan van tevoren.
Boek vluchten met tussenstops of vliegtuigwijzigingen.
Gebruik een app die uw bestedingspatroon bijhoudt en u helpt om binnen uw budget te blijven.
Houd bij het plannen van uw reis rekening met het hele jaar.
Koop in plaats van een retourvlucht twee tickets voor een enkele reis.
Pak een diner voor het vliegtuig.

Wat is het reis- en onkostenproces?

Reis- en onkostenbeheer, of T&E, is het proces waarbij alle reisgerelateerde kosten worden bijgehouden, zodat ze kunnen worden afgeschreven en het bespaarde geld niet hoeft te worden belast. In de meeste landen zijn alle kosten van werkreizen, zoals vluchten, hotels en vervoer over land, gedekt.

Wat is het kostenbeheerproces?

Een systeem van procedures dat bedrijven helpt hun uitgaven te stroomlijnen, staat bekend als een kostenbeheerproces. Het is het sequentiële proces waarbij werknemers terugbetalingsclaims indienen en zakelijke uitgaven verantwoorden.

Wat doet een reis- en onkostenmanager?

Creëer, beheer en beheer een wereldwijd reis- en onkostenbeleid dat rekening houdt met culturele en geografische bijzonderheden, evenals cross-functionele samenwerking indien nodig. Beheerdersverantwoordelijkheden voor Travel & Expense-systemen (Expensify, Concur en Navan), inclusief systeemonderhoud, configuratie en upgrades.

Wat is een onkostenbeheertool?

Software voor onkostenbeheer is een soort applicatie die nadrukkelijk een groot deel van het proces van ontvangst tot terugbetaling automatiseert. Bedrijven kunnen deze software ook gebruiken om reisboekingen te beheren, de indiening van uitgavenrapporten te automatiseren, goedkeuringen te versnellen, terugbetalingen te versnellen en duidelijk kostendeclaraties in realtime bij te houden.

Waarom is kostenbeheer belangrijk?

Onkostenbeheer helpt voornamelijk bij het volgen van personeelsuitgaven per categorie en de verificatie van aankopen voor toegestane zakelijke redenen (in plaats van persoonlijke uitgaven). Het wees relatief de beste uitgaven voor een bepaalde tijd en de beste prijs aan. Het werkt daarentegen hard om de uitgavenbeperkingen van werknemers onder controle te houden en dubbele en frauduleuze betalingen te voorkomen.

Waar is de beste software voor Kosten?

SAP Concur-kosten. 4.1. 247 beoordelingen.
Webexpenses Onkostenbeheer.
kosten maken.
Zoho-kosten.
Coupa BSM-platform.
Navan.
Emburse-certificaat
ExpensePunt

Waarom hebben bedrijven onkostenbeheer nodig?

Onkostenbeheer helpt bij het volgen van personeelsuitgaven per categorie en de verificatie van aankopen voor toegestane zakelijke redenen (in plaats van persoonlijke uitgaven). Desalniettemin wees het de beste uitgaven voor een bepaalde tijd en de beste prijs aan. Het werkt hard om de uitgavenbeperkingen van werknemers onder controle te houden en dubbele en frauduleuze betalingen te voorkomen.

Tot slot

Bedrijven moeten reiskostenbeheer integreren omdat het hen kan helpen geld te besparen, de efficiëntie te verbeteren en fraude te verminderen. Reiskosten kunnen een aanzienlijke kostenpost zijn voor bedrijven, en reiskostenbeheer kan helpen deze kosten te verlagen door het proces van het indienen en goedkeuren van onkosten te stroomlijnen. Bovendien kan reiskostenbeheer helpen om de efficiëntie te verbeteren door het gemakkelijker te maken voor werknemers om hun uitgaven bij te houden en voor managers om ze goed te keuren. Ten slotte kan reiskostenbeheer fraude helpen verminderen door het voor werknemers moeilijker te maken om frauduleuze uitgaven in te dienen. Over het algemeen is het beheer van reiskosten een waardevolle tool die bedrijven kan helpen geld te besparen, de efficiëntie te verbeteren en fraude te verminderen.

REISKOSTENBEHEER: Software voor reiskostenbeheer

Inhoudsopgave Verbergen

Beheer van reiskosten