De details van hoeveel en aan wie elke werknemer tijdens een bepaalde betaalperiode is betaald, worden geregistreerd in een loonregister. Het bevat de essentiële loongegevens van elke werknemer. Salarisgegevens, het totale brutoloon, extraatjes en bijdragen, belastingen en inhoudingen, evenals het bedrag van het nettoloon van elke werknemer behoren tot deze informatieve items. In dit artikel hebben we alles uitgelegd over de loonadministratie. We hebben ook enkele tips toegevoegd over het loonregister van Quickbooks. Waarom duikt u er nu niet in?
Wat is een loonregister?
Een loonregister is een boek waarin wordt bijgehouden wie hoeveel betaald krijgt en wanneer voor een bepaalde loonperiode. In de meeste gevallen bevat een loonregister de volgende gegevens over elke werknemer:
- Brutoloon
- Netto salaris
- Loonheffingen
- Inhoudingen voor werknemers (zoals ziektekostenverzekering)
- Onderaan het registerverslag staat ook vaak een bedrag voor alle medewerkers door de tijd heen.
- Salarisgeschiedenissen, rapporten met loongegevens en dergelijke zijn niet hetzelfde als het loonregisterrapport.
De structuur van een loonregister
Tijdens een bepaalde loonperiode worden loonregisters vaak georganiseerd als een reeks eenvoudige grafieken (één voor elke werknemer).
- Naam
- Betaalperiodedata (begin en einde)
- Betalingsdatum
- Gewerkte uren
- Toepasselijke loontarieven (regelmatig of overwerk)
- Totaal brutoloon
- Toepasselijke werknemers- en werkgeversbelastingen
- Voordeel inhoudingen
- Werkgeversbijdragen
- Netto lonen
- Netto betalingsgegevens (papieren cheque, directe storting of betaalkaart)
Het is belangrijk om in gedachten te houden dat nationale en lokale regels voor loonadministratie variëren. Om in overeenstemming te blijven met federale, staats- en lokale wetten, moeten bedrijven op de hoogte zijn van de voorschriften die van toepassing zijn op hun werknemers en relevante gegevens gedurende de vereiste periode bewaren.
Stappen om een loonregister aan te maken
Zorg ervoor dat u de volgende materialen bij de hand hebt voordat u begint met het maken van een loonregister:
- Identificatienummer werkgever (EIN)
- Staats- en lokale belastingnummers
- Federaal formulier W-4 en staatsformulier W-4 (indien van toepassing)
#1. Ontdek hoe vaak de salarisadministratie wordt verwerkt
Bepaal hoe vaak werknemers worden betaald: wekelijks, tweemaandelijks, halfmaandelijks of maandelijks. Bepaal wat het beste past bij het ritme van uw bedrijf en blijf daarbij.
#2. Verzamel alle relevante personeelsgegevens
U hebt de tijdkaarten, loonstroken en W-4's van elke werknemer nodig om de loonlijst en andere belastingen te berekenen. Nieuwe medewerkers hebben niet alleen een ingevulde aanvraag nodig, maar ook een ingevuld I-9-formulier.
#3. Vul de registratie in met werknemersgegevens en betalingsinformatie
Voer de tijdkaartgegevens in het salarissysteem in om het brutoloon voor elke werknemer te bepalen.
#4. Bereken belastingen en inhoudingen
Bekijk hun W-4-formulieren om erachter te komen hoeveel geld u moet reserveren voor de belastingen van elke werknemer. Bijdragen aan pensioenregelingen en individuele pensioenrekeningen (IRA's) vallen ook onder deze categorie.
#5. Bereken het nettoloon voor elke werknemer
Trek het totale bedrag aan belastingen en andere verplichte inhoudingen af van de brutovergoeding van een werknemer. U krijgt het werkelijke nettoloon of het nettoloon van elke werknemer.
#6. Onderzoek en balanceer de Payroll Ledger
Voordat u aan een nieuwe loonperiode begint, is het belangrijk om eventuele openstaande problemen of werknemersgeschillen uit de vorige op te lossen.
Sjablonen voor loonregisters
Salarisregistersjablonen, zowel online als in tools zoals Excel, zijn uiterst eenvoudig. Boeken die zijn ontworpen voor het bijhouden van de loonadministratie zijn ook vaak verkrijgbaar bij winkels voor kantoorbenodigdheden. Veel organisaties, zowel grote als kleine, gebruiken digitale payroll-oplossingen omdat ze eenvoudig te installeren en te koppelen zijn met andere bedrijfsapplicaties.
Hoe een loonregister te gebruiken en bij te houden
Om onvoorziene verschillen zonder verwarring te kunnen beheren, is het voor werkgevers van cruciaal belang om relevante salarisgegevens up-to-date en gemakkelijk beschikbaar te houden. Gelijktijdig met de inhouding van belastingen en inhoudingen op het loon, de uitbetaling van werknemers en de storting van belastingbetalingen bij de overheid dient de loonadministratie te worden bijgewerkt. Indien religieus gevolgd, kan een dergelijke praktijk helpen bij het garanderen van betrouwbare loonadministratie.
Het uitvoeren van audits is een cruciaal onderdeel van het up-to-date houden van een loonadministratie. Gedurende deze tijd zorgen bedrijven ervoor dat hun boekhoud- en archiveringsprocedures in overeenstemming zijn met de code door salaristransacties op elkaar af te stemmen. Salariscontroles moeten minimaal één keer per betaalperiode worden uitgevoerd.
Functies van een Salarisregister
Bedrijven kunnen op ten minste de volgende manieren baat hebben bij het bijhouden van de loonadministratie:
- Registreer alle betaalde tijd besteed
- Onderzoek de uitgaven van uw organisatie of individuele werknemers.
- Houd een register bij van door werknemers betaalde belastingen en inhoudingen
Maar het nut van een loonadministratie gaat veel verder. Het wordt ook gebruikt door bedrijven voor het volgende:
- Salariskosten moeten worden afgestemd met het grootboek.
- Houd bij hoeveel tijd werknemers vrij hebben genomen vanwege ziekte, vakantie of ander betaald verlof.
- Controleer de rechtmatigheid van loonaftrek en werkgeversbijdragen aan een 401(k) of andere vorm van uitgestelde vergoeding.
Al deze taken kunnen handmatig worden uitgevoerd, maar gespecialiseerde salarisadministratiesoftware maakt rapportage snel en eenvoudig met informatie die met een druk op de muis beschikbaar is.
Loonregisters: loonkosten en belastingen
Loonregisters beschrijven de verschillende loongerelateerde kosten die bedrijven moeten budgetteren, zoals:
- Looninhoudingen voor de Federal Insurance Contribution Act (VAIS)
- VAIS-belastingen aan de werkgeverszijde
- Looninhouding voor de Amerikaanse federale inkomstenbelasting
- Looninhoudingen voor staats- en lokale inkomstenbelastingen (indien van toepassing).
- Federale werkloosheidsbelastingen aan de werkgeverszijde
- Werkgeversverantwoordelijkheid voor belastingen op de werkloosheidsverzekering van de staat
- Looninhouding WW (indien nodig)
- Compensatie van door de werkgever betaalde werknemers op basis van de staatswet
- Looninhoudingen voor vergoedingen en andere door het personeel goedgekeurde uitgaven
- Voordelen en bijdragen voor pensioensparen betaald door werkgevers
- Verschuldigde bedragen voor loonbeslag van werknemers
Deze loonadministratie-uitgaven kunnen van onschatbare waarde zijn bij het verlichten van de pijn van een audit. Bij de aangifte loonheffingen is een goed georganiseerde loonadministratie van onschatbare waarde.
- Driemaandelijkse federale belastingaangifte voor werkgevers (formulier 941)
- Compensatie voor niet-werknemers, of formulier 1099-NEC
- Loon- en belastingaangifteformulier W-2
- Overdrachtsformulier loon- en belastingaangifte W-3
Salarisregister vs. Salarisgeschiedenis vs. Loonlijstgegevens
Het loon van elke werknemer voor een bepaalde betaalperiode is te vinden in het rapport met de loonstrookgeschiedenis. Omdat het loonverleden van elke werknemer uniek is, bevat het geen informatie over andere werknemers. Salarisoverzichten kunnen ook dienen als loonstroken voor werknemers. U kunt mogelijk een som zien voor veel loonperiodes (bijvoorbeeld alle loonstrookjes voor het eerste kwartaal) als u loonadministratiesoftware gebruikt waarmee u loonstrookgeschiedenissen voor een bepaalde tijd kunt combineren.
Het loonregisterbestand vat alle salaris- en loonbetalingen samen die gedurende een bepaalde loonperiode aan werknemers zijn betaald. Het rapport biedt zowel individuele werknemerstotalen als een algemeen personeelstotaal. Aan het einde verzamelt het registerrapport vaak gegevens uit afzonderlijke rapporten met details over eerdere betaalperioden.
Het registerrapport en het salarisgegevensrapport zijn vrijwel identiek. Salarisinformatie wordt in beide weergegeven. Beide kunnen worden gebruikt om details over de betaalperiode op een salarisstrook weer te geven. In sommige rapportages met loongegevens kunt u de betalingen echter verder categoriseren (bijvoorbeeld per locatie). Het werkgeversaandeel in de loonheffingen is vaak opgenomen in het rapport met loongegevens, maar niet in het rapport met loonregisters.
Tips voor het bijhouden van een loonadministratie
Let goed op de volgende zaken om een compliant en up-to-date salarisadministratie bij te houden:
#1. Houd nauwkeurige records bij
Inconsistenties in de salarisadministratie kunnen worden voorkomen door regelmatig de administratie te controleren en eventuele geconstateerde afwijkingen te corrigeren. Hieronder volgen voorbeelden van veelvoorkomende fouten die bij payrolling voorkomen:
- Werknemers onterecht lage of hoge lonen betalen
- ten onrechte veel factoren afleiden
- Niet het eerste salaris verstrekken aan een werknemer
#2. Controleer en update regelmatig werknemersinformatie
Zorg ervoor dat uw loonlijst alle nieuwe aanwervingen weerspiegelt. Als een werknemer om aanvullende inhoudingen vraagt, zoals voor verzekeringen, moet u deze in de loonlijst opnemen.
#3. Blijf op de hoogte van evoluerende belastingregelgeving
Als u boetes wilt vermijden, moet u uw salarissysteem onmiddellijk bijwerken als er een wijziging is in de federale, staats- of lokale belastingwetgeving.
#4. Werknemers moeten worden getraind in het salarissysteem
Werknemers zullen meer begrip hebben als er vertragingen zijn bij de verwerking van de salarisadministratie of als er kleine problemen zijn met hun betalingen als ze begrijpen hoe uw salarisverwerkingsproces werkt. Uw werknemers zullen meer coöperatief zijn bij het verstrekken van de belastinggegevens aan het boekhoudteam die ze nodig hebben en het communiceren van eventuele wijzigingen in hun financiële verplichtingen die van invloed kunnen zijn op de loonverwerking.
Wat is QuickBooks Salarisregister?
De boekhoudafdeling kan tijd en moeite besparen met het gebruik van QuickBooks Payroll Register, een servicetoepassing die wordt gebruikt om de salarisadministratie uit te voeren. Salarisverwerking omvat ook het bepalen van de beloning van werknemers en het aftrekken van eventuele federale en staatsbelastingen. Door "loonlijst,, bedoelen we het systeem van een bedrijf voor het volgen en verspreiden van financiële informatie met betrekking tot zijn personeel.
Soorten QuickBooks-loonregister
Er zijn twee versies van QuickBooks Online Payroll Register:
#1. Standaard loonlijst
Het is een payroll-programma dat speciaal is ontwikkeld voor bedrijven met 30 tot 50 werknemers. Noch voordelen, noch personeel zijn verenigd. Dit is misschien niet erg als uw bedrijf maar een handvol werknemers heeft.
#2. Geavanceerde salarisadministratie
Dit programma is ontwikkeld voor mensen van wie het werk 'payroll' is voor veel opdrachtgevers. Dit omvat professionele accountants, payroll-experts binnen organisaties en anderen in een vergelijkbare functie.
Hoe werkt het loonregister van QuickBooks
De eerste stap is het kiezen van een payroll-optie in de QuickBooks Desktop Application. Vervolgens hebt u nauwkeurige gegevens nodig over uw bedrijf en het personeel, zoals actuele namen, leeftijden en telefoonnummers. U hebt een kopie van het loonstrookje van de werknemer nodig om de wijziging van standaard naar geavanceerde salarisadministratie door te voeren, of vice versa. Daarnaast heeft u de belasting- en NI-gegevens (nationale verzekering) van uw nieuwe medewerkers nodig.
Functies van QuickBooks Salarisregister
Hier zijn enkele functies van QuickBooks Payroll:
#1. Directe storting voor werknemers
Welk serviceplan u ook kiest (Core, Premium of Elite Payrolls), u heeft toegang tot gratis directe storting. Werkgevers zullen gemakkelijker werknemers kunnen betalen die al in het systeem zijn ingelogd.
#2. Payroll Runs zijn onbeperkt
Salarisverwerking met QuickBooks Online is onbeperkt. Er zijn geen extra kosten verbonden aan het uitvoeren van de salarisadministratie via QuickBooks Online Payroll.
#3. Berekening en indiening van belastingen automatisch
Het vinden en indienen van belastingpapieren en het doen van belastingstortingen wordt gemakkelijker gemaakt met QuickBooks Online Payroll.
#4. Salaris automatisering
Werknemers kunnen met deze tool de salarisadministratie verwerken zonder handmatig gegevens in te voeren. Dit moet gebeuren voordat de loonadministratie wordt verwerkt. De mogelijkheid om salarissen en bonussen op de loonlijst op te nemen is een andere handige functie.
#5. Het personeelsbestand van QuickBooks
Werknemers hebben via QuickBooks Payroll toegang tot hun meest actuele belastinggegevens, jaarlijkse inkomsten, betaald verlof, loonstroken, W-2-formulieren en meer.
Voordelen van een salarisadministratie
Alles wat met de salarisadministratie te maken heeft op één plek bewaren - lonen, belastingen en distributie - is veel gemakkelijker met behulp van een loonregister.
#1. Maakt het mogelijk om gedetailleerde records te bewaren
Er worden gemakkelijk boekhoudkundige fouten gemaakt met alle taken die vóór het einde van de betalingsperiode moeten worden voltooid, vooral als u een groot personeelsbestand heeft. Boekhoudkundig personeel kan een loonregister gebruiken om eenvoudige fouten in de boeken op te sporen en te corrigeren die anders onopgemerkt zouden blijven.
#2. Bevordert de wettelijke naleving van belastingvoorschriften
De salarisadministratie moet ten minste drie jaar worden bewaard voor beoordelings- en referentiedoeleinden door de Internal Revenue Service (IRS), de Fair Labor Standards Act (FLSA) en de Equal Employment Opportunity Commission (EEOC). Het bijhouden van de wettelijk vereiste arbeidsadministratie is een fluitje van een cent met behulp van een loonregister. U bent nooit meer dan een paar muisklikken verwijderd van al deze gegevens.
#3. Helpt tijd te besparen
Salarisverwerking kost te veel tijd en geeft te veel ruimte voor fouten wanneer dit handmatig wordt gedaan. Handmatige loonregisters vereisen veel training en supervisie om nauwkeurig te kunnen worden gebruikt voor bijvoorbeeld het berekenen van belastingonttrekkingen of overurenbetalingen per periode. Maar een salarissysteem dat zichzelf beheert, bespaart u de rompslomp en bespaart u tijd. Een mens moet nieuwe werknemersgegevens of beëindigingsdata invoeren, maar de rest van het werk wordt automatisch gedaan. Bovendien legt een salarisadministratie de driemaandelijkse of jaarlijkse uitgaventrend van uw bedrijf bloot, zodat u zich snel en gemakkelijk kunt voorbereiden op piek- en laagseizoenen.
#4. Helpt bij een juiste beloning van werknemers met nauwkeurige loongegevens
Het bijhouden van een actuele salarisadministratie maakt het eenvoudig om de salarisadministratie op elkaar af te stemmen en ervoor te zorgen dat alle belastingen en lonen correct zijn berekend. Het bijhouden van deze gegevens bespaart u uiteindelijk veel tijd en moeite. Regelgevende instanties die zich met belastingen bezighouden, hoeven uw financiën niet te controleren op zoek naar compensatiefouten. Het helpt werknemers regelmatige, tijdige loonstroken te waarderen. Het bijhouden van een salarisadministratie is een eenvoudige maar efficiënte manier om het moreel te stimuleren en werknemers aan te moedigen.
Is een loonadministratie een werkblad?
Spreadsheets kunnen worden gebruikt om loonregisters op te bouwen, hoewel deze optie voor veel bedrijven misschien niet geschikt is. Salarissoftware maakt het eenvoudiger om betrouwbare salarisgegevens bij te houden en snel rapporten te genereren.
Wat is het journaal voor salarisadministratie?
Van elke loontransactie worden gegevens bijgehouden in loonjournaalposten. Grootboekboekingen op samenvattingsniveau vertegenwoordigen ook deze gegevens. Salarisjournalen worden gebruikt in plaats van het grootboek wanneer gedetailleerdere looninformatie vereist is, zoals tijdens een audit.
Is het Loonjournaal hetzelfde als het Loonregister?
Salarisjournalen en loonregisters zijn vergelijkbaar omdat ze beide financiële transacties met betrekking tot werknemers registreren, maar ze zijn niet identiek. In vergelijking met salarisjournaals bevatten loonregisters vaak gedetailleerdere informatie over het loon en de secundaire arbeidsvoorwaarden van elke werknemer. Toegang tot het loonregister is vaak beperkt tot personen die binnen een bedrijf zijn toegestaan, zoals een salarisadministrateur, vanwege de hoeveelheid gevoelige informatie die het bevat.
Wie maakt het loonregister op?
Het register kan worden gemaakt door u, de boekhouder of de HR-afdeling, afhankelijk van hoe groot uw bedrijf is. Het is een must-have voor elke ondernemer, omdat het u helpt een van uw grootste uitgaven bij te houden: salarissen en lonen.
Wat is een loonstrookje?
Een salarisblad, ook wel loonstrookje of gewoon loonstrookje genoemd, is een uitgebreide boekhouding van alle vergoedingen die aan werknemers verschuldigd zijn voor geleverde diensten binnen een bepaalde periode. Het is ook mogelijk om het te lezen als een loonstrookje.
Wat is het verschil tussen salaris en payroll?
Het salaris van een werknemer is het jaarlijkse bedrag dat ze gegarandeerd van hun werkgever ontvangen, terwijl de salarisadministratie en de infrastructuur voor de salarisadministratie de systemen zijn die worden gebruikt om de inkomsten en inhoudingen van werknemers bij te houden.
Hoe voer je de loonadministratie uit?
- Maak een overzicht van de verschuldigde lonen.
- Voer wijzigingen van werknemers in.
- Belastingen berekenen.
- Loonaftrek berekenen.
- Handmatige betalingen aftrekken.
- Maak een loonregister aan.
- Betaalcheques afdrukken.
- Betaal via automatische incasso.
Conclusie
Een loonregister is een handig hulpmiddel om loongerelateerde transacties bij te houden. Al uw financiële verplichtingen voor de looptijd worden tot in detail uitgesplitst. U kunt uw werknemers op tijd betalen en de informatie die de IRS en SSA nodig hebben om te voldoen aan de loonbelastingregelgeving, tijdig aanleveren als u gebruikmaakt van salarisadministratiesoftware. U kunt uw bedrijf niet goed beheren of uw werknemers betalen of voldoen aan federale regels zonder de informatie in een loonregister. Het is een handig hulpmiddel om als onderdeel van uw normale loonadministratieproces te hebben, omdat u hiermee uw werk kunt controleren en ervoor kunt zorgen dat alles klopt. Denk na over investeren in salarisadministratiesoftware waarmee het genereren van een salarisregistratierapport een fluitje van een cent wordt.
Gerelateerde artikelen
- QuickBook: de QuickBook-toepassing gebruiken (+ gratis tips)
- Wat zijn de beste boekhoudsoftware in 2023
- SALONSYSTEEM: Definitie, Software & Gids
- SALONBEHEER: software en best practices
- Salarisadministratie voor kleine bedrijven: de beste service voor salarisadministratie in het VK
Referenties
