Toegang krijgen tot kennis kan tijdrovend zijn en een probleem waar veel bedrijven mee te maken hebben. Ze hebben informatie om te communiceren met hun personeel, klanten en het grote publiek, maar niet noodzakelijkerwijs op een efficiënte manier om dit te doen. Gelukkig bestaat er op kennis gebaseerde software die specifiek dat probleem oplost. Kennisbanksoftware en helpdesksoftware zijn kennisbeheersystemen die helpen bij het verkrijgen van toegang tot informatie over iets. In dit artikel zullen we de betekenis van kennisbanksoftware, de voordelen en voorbeelden doornemen. U kunt meer te weten komen over gratis en open source kennisbanksoftware die u in uw voordeel kunt gebruiken.
Wat is Knowledge Base-software?
Een kennisbanksoftware is een database waarin u informatie kunt opslaan en openen. Een kennisbanksoftware is een soort kennisbeheersoftware. Stelt u zich het eens voor als een zelfbedieningsbibliotheek met alle informatie die u mogelijk nodig heeft om uw werk uit te voeren, inclusief kennis over de goederen, diensten en bedrijfsvoering van uw bedrijf.
Een kennisbank, die doorgaans online toegankelijk is, maakt het voor een bedrijf gemakkelijk om informatie te verzamelen, te ordenen en op te halen voor intern gebruik (of voor uw klanten of het bredere publiek).
Op kennis gebaseerde software stelt bedrijven in staat medewerkers te bevrijden van repetitieve vragen beantwoorden en stelt hen in staat zich te concentreren op het gecompliceerde, creatieve werk waar ze goed in zijn.
Een kennisbank wordt nuttiger naarmate uw team groter wordt. Het stelt medewerkers ook in staat om essentiële informatie, cruciale training, onboarding-richtlijnen en meer uit te wisselen.
Waarom is een Knowledge Base-software belangrijk?
U weet misschien niet zeker hoe belangrijk het is om geld te besteden aan het opbouwen van een online kennisbank. Dus in deze sectie gaan we het belang van deze software uitleggen..
#1. Het verbetert de productiviteit van werknemers
Volgens een rapport besteden werknemers 1.8 uur per dag aan het zoeken naar informatie. Dit heeft invloed op de productiviteit. Een kennisbanksoftware maakt het voor medewerkers gemakkelijker om snel informatie te vinden.
Bovendien moeten werknemers, naarmate hybride omgevingen snel groeien, verbinding maken met de gecentraliseerde kennisbank om uit te blinken in hun verantwoordelijkheden.
#2. Het verlicht de druk op de klantenondersteuning
Door het merendeel van de routinematige vragen van de klantenservice te automatiseren, kunt u uw ondersteuningspersoneel meer tijd geven om aan ingewikkeldere problemen te werken. U kunt meer bereiken met minder middelen en minder ondersteuningsagenten als u beschikt over een kennisbank.
selfservice verhoogt klantplezier.
De meerderheid van de klanten geeft er de voorkeur aan hun problemen zelf op te lossen zonder contact op te nemen met uw ondersteuningspersoneel. Wanneer een consument de ondersteuning moet bellen met vragen over uw dienst of product, duurt een ontmoeting die tien seconden had kunnen duren, nu tien minuten.
Als je ze de keuze geeft om zelfbediening te doen, zullen ze gelukkiger zijn en meer toegewijd aan jou.
#3. Het biedt 24/7 klantenondersteuning
Uw kennisbank is altijd beschikbaar, in tegenstelling tot uw klantenservicemedewerkers. Een zelfbedieningskennisbank kan op elk uur van de dag klantenondersteuning bieden, ongeacht in welke tijdzone uw klanten zich bevinden, waardoor ze minder lang moeten wachten tot een medewerker beschikbaar is. Een kennisbank vergroot het wereldwijde bereik van uw bedrijf.
#4. Het verhoogt het werknemersgeluk
Het algehele moreel van uw werknemers zal worden verhoogd wanneer herhaalde vragen worden geautomatiseerd, omdat ze meer tijd hebben voor belangrijk werk.
Onthoud dat het creëren van een kennisbank niet bedoeld is om face-to-face communicatie te vervangen; het is eerder bedoeld om uw team te ondersteunen en tegelijkertijd klanten gemakkelijk toegang te geven tot de informatie die ze nodig hebben.
Tips om te oefenen bij het verbeteren van een kennisbank
Nu u weet hoe u uw Knowledge Base-website moet maken, hebben we enkele best practices en tips om u op weg te helpen.
- Ontdek van anderen. Wees niet bang om de kennisbanken van andere bedrijven te onderzoeken en gebruik te maken van wat u op uw eigen website vindt.
- Feedback van consumenten verkrijgen. Zo kun je alleen maar leren en beter worden.
- Kijk door je inhoud. Bepaal terugkerende tijden om het materiaal van uw kennisbank te bekijken, nieuwe inhoud toe te voegen en verouderde stukken te verwijderen.
- Wees voorzichtig bij het maken van uw kennisbank. Houd bij het beslissen hoe u toegang wilt krijgen tot uw kennisbank rekening met de gebruikerservaring en zorg ervoor dat deze beschikbaar is.
- Selecteer de juiste kennisbanktoepassing.
- Betrek uw medewerkers van de klantenservice.
- Maak contact opnemen met ondersteuning eenvoudig. Uw kennisbank is geen barrière die klanten ervan weerhoudt om met een levend persoon te praten.
Gratis kennisbanksoftware
Een gratis kennisbanksoftware is een online zelfbedieningsdatabase die toegankelijk is voor iedereen die op zoek is naar details over uw bedrijf of zijn producten. Met behulp van deze software kunt u cruciale gegevens en informatie op een handige locatie organiseren, uitwisselen en beheren. Met kennisbanktools kunt u in wezen uw klanten helpen, zelfs wanneer geen van uw agenten online is, waardoor u belangrijke middelen zoals tijd en geld bespaart.
Belangrijkste kenmerken van gratis Knowledge Base-software
Dit zijn de belangrijkste kenmerken waarnaar u moet zoeken in gratis software voor kennisbeheer:
- Een zoekmachine die snel en gemakkelijk te gebruiken is.
- Een verzameling inhoud.
- Een eenvoudig dashboard dat alle informatie op één plek presenteert.
- Schaalbaarheid.
- Nauwkeurige rapportage.
- Gratis gebruik, of op zijn minst gratis proefversies
- Integraties van derden.
- Vlotte kennisoverdracht.
- Toestemming voor instellingen.
Stappen om een gratis Knowledge Base-software te maken
U kunt een gratis Knowledge Base-software maken en onderhouden door deze stappen te volgen.
- Creëer het
- Configureer het
- Pas het aan
- Vul het met inhoud
Top 5 gratis kennisbanksoftware van 2023
- Document 360.
- Bitrix24.
- Goeroe.
- Samenvloeiing.
- Zoho bureau.
Persoonlijke kennisbanksoftware
Een persoonlijke kennisbank (PKB) is een digitaal hulpmiddel dat wordt gebruikt om iemands eigen informatie over te brengen, vast te leggen en later op te halen. Het verschilt van een standaarddatabase doordat het de persoonlijke, subjectieve informatie van de eigenaar bevat die anderen misschien niet interessant vinden of waarmee ze het niet eens zijn.
Belangrijk is dat een PKB vooral bestaat uit kennis in plaats van informatie; met andere woorden, het is geen verzameling documenten of andere bronnen die iemand is tegengekomen, maar eerder de gecondenseerde kennis van de eigenaar die hij uit die bronnen of uit andere bronnen heeft gehaald.
Wat zijn de voordelen van persoonlijke kennisbanksoftware?
U profiteert van de volgende voordelen van competente PKB-software:
- Kennisgeneratie en -formulering: een goed persoonlijk hulpmiddel voor kennisbeheer helpt bij het vasthouden van ideeën en concepten, hun verkenning en het ontwikkelen van nieuwe informatie en inzichten. Met behulp van solide PKB-software breidt u uw kennis uit door nieuwe verbanden te ontdekken en nieuwe verbanden te leggen tussen eerder vergaarde kennisstukken.
- Door het vastleggen van kennis kunt u kennis grijpen voordat deze kortstondig verdwijnt. Hoe vaak observeer je iets waarvan je denkt dat het essentieel is, maar sla je het niet meteen op en vergeet je het dan helemaal? Bovendien kan deze, zelfs nadat u een bladwijzer voor een cruciale website hebt gemaakt, plotseling verdwijnen. Het kan best handig zijn om het lokaal op te slaan.
- Kennisorganisatie is heel nuttig om u te helpen toegang te krijgen tot relevante informatie wanneer u die nodig hebt.
- Kennisbeheer en -ontsluiting is waarschijnlijk het belangrijkste onderdeel van een persoonlijke kennisbank: dit is het vermogen om kennis permanent op te slaan op een gemakkelijk toegankelijke locatie die klaar is om op elk gewenst moment in de toekomst te worden opgehaald. Aangezien kennis moeilijk te verwerven is, is het van cruciaal belang om deze op een duurzame manier vast te houden. Beschouw het als je reservebrein.
- Kennisonafhankelijkheid: hoewel u momenteel toegang heeft tot een omvangrijke hoeveelheid organisatie-informatie, zal deze kennis niet langer voor u beschikbaar zijn zodra u een bedrijf verlaat. Zelfs nadat u dat bedrijf hebt verlaten, kunt u een persoonlijk kennisbankprogramma gebruiken om de informatie te behouden die relevant is voor u en uw expertisegebieden.
Hoe werkt Personal Knowledge Base-software?
"Kenniselementen" zijn wat zo'n systeem de fundamentele bouwstenen noemt. Elk persoonlijk kennissysteem gebruikt deze elementen als een kerneenheid die de gebruiker ontwikkelt, manipuleert en herschikt om zijn mentale model weer te geven.
Deze elementen variëren in granulariteit en inhoud van de vele persoonlijke kennissystemen. Kennisitems kunnen alleen woorden of concepten zijn, maar ook links naar andere websites of vrije tekstnotities.
Last but not least kunnen deze kennisitems vrije tekst zijn of bepaalde typen en andere kenmerken hebben.
Open Source Knowledge Base-software
Open Source Knowledge Base-software is een database met vrij bewerkbare, openbaar beschikbare informatie. Dit houdt in dat iedereen informatie over de sector of het bedrijf kan inzien, aanvullen en wijzigen, zodat deze altijd actueel is en de vrije uitwisseling van ideeën wordt bevorderd. Open-source kennisbanken zijn enorm nuttige hulpmiddelen die de groei, innovatie en samenwerking van bedrijven ondersteunen.
Voorbeelden van Open Source Knowledge Base-software
- phpMijnFAQ
- eXo
- mijnBase
- LogischeDOC
- logseq
- OpenKM
- Zendesk-gids
- OpenDocMan
- BoekStack
- PHP KB
- documenteren
- DocuWiki
Het voordeel van het gebruik van Open Source Knowledge Base-software
Hier zijn een paar voordelen van open-source kennisbanksoftware die u gewoon niet over het hoofd kunt zien.
#1. Het is vaak gratis
Het meest voor de hand liggende voordeel van open source software, vooral in vergelijking met duurdere SaaS-opties, is ongetwijfeld dit. Het lijdt geen twijfel dat gratis software die helpt bij het beheren van de kennis van uw bedrijf een aanzienlijke winst oplevert, of uw budget voor het ontwikkelen van een kennisbank nu minimaal is vanwege bedrijfsgerelateerde keuzes of u gewoon een start-up bent die de kosten laag wil houden, maar informatieorganisatie op.
#2. Jij hebt de leiding terwijl je het bouwt
Open source-software geeft u de kans om een volledig configureerbaar platform te bouwen dat alles doet wat u wilt en niets wat u niet doet, in tegenstelling tot andere soorten kennisbanksoftware die de eenvoud en het gemak bieden van alles in principe plug-and-play.
Met andere woorden, u heeft de autoriteit en controle die gepaard gaan met het ontwerpen van een aangepaste kennisbanktoepassing. Dit betekent dat niemand kan leren hoe te overleven.
#3. Integratie met uw huidige systeem.
Open source is van nature behoorlijk veelzijdig, waardoor het de logische keuze is voor diegenen die nieuwe software aan hun bestaande systeem willen toevoegen.
Het is buitengewoon ongebruikelijk dat de kennisbank die u aan het maken bent met open source-code niet werkt met uw huidige configuratie, hoewel dit voordeel helaas alleen wordt geboden aan mensen die hun complete systeem vanaf nul creëren.
Er zijn manieren om API's te gebruiken om ervoor te zorgen dat alles samenwerkt, zelfs als u open-source kennisbanksoftware integreert in een reeds bestaande SaaS.
#4. Het vermogen om zelf te hosten
Open-source software is absoluut de beste optie voor u als u liever wilt weten en begrijpen waar uw eigen kennisbanksysteem is ondergebracht (en als u echt alleen uw eigen servers vertrouwt).
In tegenstelling tot SaaS-alternatieven, die worden gehost door de softwareleverancier, kunt u bij de meeste open-sourceovereenkomsten uw software op uw eigen server hosten.
Helpdesk Knowledge Base-software
Helpdesk-kennissoftware is een tool die bedrijven gebruiken om tickets van creatie tot voltooiing te beheren en ook om vragen en problemen van klanten te beantwoorden. Bovendien biedt het agenten een uitgebreide selectie van middelen en apparatuur die samenwerking bevorderen.
Enkele fundamentele elementen van helpdesksoftware zijn:
- Contactpunten
- Teamchat voor het ticketbeheersysteem
- Rapportage Omnichannel-ondersteuning (telefoon, sociale media, e-mail)
- Kennisbanken of veelgestelde vragen
- Filteren en zoeken
Er kan onderscheid worden gemaakt tussen enterprise-oplossingen en ticketingsystemen voor kleinere bedrijven. Veel van deze helpdeskoplossingen bevatten kennisbanken, maar ze zijn meestal vrij eenvoudig en dienen alleen als aanvulling op het hoofdaanbod.
U krijgt vaak weinig meer dan een paar veelgestelde vragen voor uw klanten als u kiest voor de kennisbank-add-on die bij uw helpdesk wordt geleverd. Echte kennisbanksoftware is veel uitgebreider en geavanceerder.
Voordelen van helpdesksoftware
Helpdesksoftware kan u en uw bedrijf op verschillende manieren ten goede komen, waaronder:
- Met helpdesksoftware kunt u klantbesprekingen en documentrevisies bijhouden en al uw tickets in één systeem onderhouden.
- De helpdesksoftware kan u ook helpen om tickets voor klantenondersteuning sneller af te handelen.
- Het maakt samenwerking mogelijk doordat verschillende teamleden hetzelfde systeem kunnen gebruiken.
- Op prioriteit gebaseerde labels of escalatieopties zijn beschikbaar voor tickets. Vaak kunnen de helpdesksoftwaretickets die u aanspreekt ook worden vertaald in kennisbankmateriaal. Hierdoor kun je met een klein personeelsbestand tal van opdrachtgevers helpen.
Voorbeelden van Help Desk Knowledge Base-software
- HelpSpot
- Zendesk
- Freshdesk
- Hulpsap
- ProProfs-helpdesk
- LiveAgent-desk
Wat is de beste kennisbank?
- Help Scout: beste gecombineerde helpdesk- en kennisbanksoftware.
- Guru: beste interne kennisbanksoftware.
- Document360: beste gratis kennisbanksoftware.
- Obsidian: beste persoonlijke kennisbanksoftware.
- HelpJuice: beste stand-alone selfservice kennisbanksoftware.
- Zendesk: beste kennisbanksoftware voor grote ondernemingen.
- BookStack: Beste open source kennisbanksoftware.
- inSided: beste kennisbanksoftware voor het opbouwen van een gemeenschap.
- Confluence: beste kennisbankoplossing voor bedrijven die Jira gebruiken.
Wat is een voorbeeld van een op kennis gebaseerde database?
Kennisbanken zijn ook vergelijkbaar met plaatsen of faciliteiten zoals een openbare bibliotheek, een database met informatie over een bepaald onderwerp of websites zoals whatis.com.
Wat is het belang van Knowledge Base-software?
Een kennisbanksoftware helpt bij kostenbesparingen voor uw bedrijf. Uw bedrijf kan aanzienlijke voordelen halen uit een goed geïmplementeerde kennisbank, zoals een toename van de productiviteit van agenten, snellere oproepen, minder tijd besteed aan training, enz. Deze indicatoren vergen allemaal tijd en middelen. Daarom is het gebruik van een kennisbanksysteem belangrijk.
Wat zijn 6 voorbeelden van databasesoftware?
Databasesoftware wordt gebruikt voor het bouwen, wijzigen en onderhouden van databasebestanden en -records, waardoor het eenvoudiger wordt om bestanden en records aan te maken, in te voeren, te bewerken, bij te werken en erover te rapporteren.
- MySQL
- SQL Server
- MongoDB
- Oracle Database
- PostgreSQL
- Informix
- Sybase.
Wat zijn 3 voorbeelden van databaseprogramma's?
Voorbeelden van databaseprogramma's zijn onder meer
- MySQL
- Microsoft Access
- Microsoft SQL Server
Hoe creëer je een kennisbanksysteem?
- Voer onderzoek uit om te bepalen welk type kennisbank u nodig heeft. Het nut van een kennisbank begrijpen is één ding.
- Bepaal het type kennisbank.
- Ontwikkel een kennisbasisstructuur.
- Mkb-bedrijven oprichten om inhoud te creëren.
- Schrijf kennisbronnen.
- Upload bronnen naar het gedeelde platform
- Werk de inhoud vaak bij
Hoe start ik een kennisbank?
Voordat je aan een kennis begint, bepaal je eerst waar je kennisbank voor gebruikt gaat worden. Vervolgens kunt u de fundamentele componenten schetsen. Daarna moet u de materialen en inhoud ordenen die u voor uw kennisbank gaat gebruiken. Blijf consistent door nieuwe artikelen voor uw kennisbank te ontwikkelen, ze te optimaliseren voor zichtbaarheid in zoekmachines en ze te plaatsen. Krijg ten slotte input en breng verbeteringen aan.
Hoeveel kost het om een kennisbank op te bouwen?
De kosten van een kennisbank variëren doorgaans. De minimale kosten voor een kennisbank kunnen variëren van $ 5 per gebruiker voor een maand tot meer dan $ 400 per gebruiker per maand als u de kosten per gebruiker berekent.
Ten slotte,
Nu u weet dat er een eenvoudigere en goedkopere manier is om informatie op te slaan en te openen, kunt u een plek creëren waar uw agenten hun kennis kunnen delen en waar uw klanten hun problemen kunnen oplossen. Het is essentieel om uw behoeften duidelijk te identificeren voordat u op zoek gaat naar Knowledge Base-software om aan uw behoeften te voldoen. Een kennisbanksoftware zal vooral helpen bij de klantenservice.
Veelgestelde vragen
Wat zijn 2 toepassingen van op kennis gebaseerde systemen?
Een kennisbanksysteem kan u op vele manieren ten goede komen. Het creëren van één platform om toegang te krijgen tot alle informatie die je nodig hebt, kan opwindend zijn. Met een kennisbanksysteem
- U kunt alle informatie op één handige locatie plaatsen voor het publiek.
- Verduidelijk de antwoorden.
- Laat uw bedrijf er stijlvol, modern en betrouwbaar uitzien.
Hoe maak ik een kennisbanksoftware?
- Selecteer de basiscomponenten van uw kennisbank.
- Selecteer de informatie van de kennisbank.
- Accepteer de manier waarop uw Knowledge Base-artikelen zijn georganiseerd.
- Schrijf de artikelen voor uw kennisbank.
- Voeg afbeeldingen toe aan je bericht.
- Maak uw kennisbank openbaar.
- Analyseer en verbeter uw schrijven
Hoe maak ik van mezelf een Google kennisvenster?
- Maak een Google-account als u er nog geen heeft.
- Zoek op Google.
- Zoek het kennisvenster voor de entiteit die u vertegenwoordigt door ernaar te zoeken.
- Klik onderaan op Dit kennisvenster claimen.
- Onderzoek de details.
- Log in op een van de officiële websites of sociale media-accounts van de organisatie.
- Vervolgens selecteer je de informatie die je nodig hebt.
Wat is het verschil tussen een database en een kennisbank?
Een kennisbank is een verzameling artikelen die gebruikers nuttige informatie biedt in de vorm van artikelen. Een database is echter een hulpmiddel dat onbewerkte gegevens bevat. In tegenstelling tot databases maken kennisbanken het relatief eenvoudig om informatie over bepaalde vraagstukken en thema's te verwerven en te begrijpen.
- WAT IS EEN HELPDESK? voorbeelden en softwareoplossing)
- KLANTENSERVICE-ERVARING: definitie en hoe ze te beschrijven (
- Beste beheersoftware voor klantervaringen in 2022
- COMMISSIEPLAN: Verkoopsjabloon & beste praktijken voor 2023
- HOE EEN MISSION STATEMENT TE SCHRIJVEN: Ultieme gids
Referentie
