Zowel in uw persoonlijke als professionele leven wordt dezelfde reeks dagelijkse activiteiten uitgevoerd. Het is vermoeiend om deze mentale takenlijst bij te houden en je maakt het werk zelden af. Onderzoek elementen zoals uw levensstijl, werk, en persoonlijke voorkeuren om het beste schema voor u te bepalen. Het maken van een werkrooster voor medewerkers dat efficiënt en duidelijk is, is een cruciale vaardigheid.
In dit artikel bespreken we de voordelen van het hebben van een schema, hoe je er een maakt, hoe je je eraan houdt, en een voorbeeld van een dagelijks schema dat je als model kunt gebruiken.
Hoe maak je een schema
De kunst van het plannen houdt in dat u uw activiteiten zo organiseert dat u uw prioriteiten kunt voltooien en doelen kunt stellen in de beschikbare tijd. Door een schema te maken, kun je je doelen voor de komende dag, week of maand plannen en blijf je op schema om ze te bereiken. Om de juiste te kiezen, begint u met het bepalen van de precieze functie die de sjabloon zal uitvoeren, zoals project management, ploegendiensten, dagelijkse schema's of trainingsschema's om de beste te kiezen.
Soorten schema's
#1. Traditionele schema's
Regelmatige tijdsintervallen, zoals dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse tijdsbestekken, dienen als basis voor conventionele schema's. Ze worden vaak ingezet voor consistente taken en dagelijkse taken.
#2. Dagelijkse schema's
Mensen die hun dagen zorgvuldig moeten plannen, moeten dagelijkse schema's gebruiken. Met behulp van deze schema's kunt u de dag verdelen in blokken van een uur of een half uur, waardoor u de vrijheid heeft om tijd in te plannen voor bepaalde verplichtingen en taken. Deze zijn uitstekend geschikt voor het organiseren van dagelijkse activiteiten en routines, inclusief afspraken, vergaderingen en persoonlijke boodschappen.
#3. Wekelijkse schema's
Sjablonen voor weekschema's maken het gemakkelijker om taken voor de hele week te plannen en te regelen door een grondig overzicht te geven van verplichtingen en vervaldatums. Professionals kunnen het gebruiken om hun persoonlijke verplichtingen te organiseren, vergaderingen te plannen en tijd vrij te maken voor projecten.
#4. Maandelijkse schema's
Maandelijkse schema's bieden een uitgebreider beeld van uw werklast en doelstellingen en worden gebruikt voor planning op langere termijn. Je maandelijkse planning kan een samenvatting zijn van alle taken die je moet voltooien of een speciale tracker voor een of meer specifieke doelen.
#5. Vaste schema's
Vaste schema's bieden een methodische en gestructureerde manier om uw dag te plannen door taken, boodschappen, projecten of opdrachten toe te wijzen aan specifieke tijdvakken. Mensen die baat hebben bij routine en consistentie zouden dit soort schema moeten gebruiken. vast schema
Een vast rooster heeft globaal hetzelfde aantal werkuren en dagen per week. Elk bedrijf dat collega's of personeel nodig heeft om klanten of klanten tijdens vaste kantooruren van dienst te zijn, kan dit gebruiken.
#6. Een voltijds rooster
Voltijdwerkers werken doorgaans 35 tot 40 uur per week. Het betreft meestal banen waar het soort en de hoeveelheid werk fulltime specialisten vereisen. De ontvangst van personeelsbeloningen is door veel Amerikaanse staten vereist voor mensen met een voltijdschema.
#7. Een flexibel schema
Een flexibel rooster schrijft voor dat een werknemer elke dag minimaal een bepaalde hoeveelheid tijd moet besteden (bijvoorbeeld zes uur). De werkelijke uren van de werknemer variëren afhankelijk van wanneer ze aankomen, omdat ze op maandag om 8 uur beginnen met werken en eindigen om 00 uur. Op dinsdag arriveert ze echter om 2 uur en blijft ze tot 00 uur. Deze flexibele strategie stelt mensen in staat om spontaniteit te omarmen en toch de controle over hun tijd te behouden.
#8. Zwevend schema
Een zwevend schema geeft de werknemer de mogelijkheid om de begin- en eindtijd van de werkdag te kiezen naast het vaste hoofdgedeelte van het schema (waarbij de werknemer beschikbaar is voor de werkgever).
Voordelen van het gebruik van een schema
- Betere time management is mogelijk als u een duidelijk plan heeft voor wat er wanneer moet gebeuren en hoe u uw tijd moet verdelen, zodat u niet uitstelt.
- Betere organisatie: Door uw taken te prioriteren met behulp van een planning, zorgt u ervoor dat de belangrijkste als eerste klaar zijn.
- Verhoogde focus en productiviteit: Door de focus op uw taken te houden terwijl u volgens een schema werkt, kunt u productiever zijn.
- Gereduceerd spanning: Door een duidelijke lijst van uw taken en vervaldatums te maken, voelt u zich minder gestrest om alles gedaan te krijgen.
- Een planning kan worden gedeeld met het team om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van deadlines en verwachtingen, wat de communicatie ten goede komt.
Hoe maak je een schema voor werknemers
Managers kunnen hun teams helpen soepeler te werken door een betrouwbaar en grondig systeem voor personeelsplanning te gebruiken. Bovendien kan het een nauwkeurigere controle bieden resource management, lagere loonkosten en betere overgangen tijdens piekmomenten. Iedereen heeft een taak te voltooien terwijl ze aan het werk zijn als werknemers effectief worden ingeroosterd. Het succes van uw bedrijf hangt rechtstreeks af van hoe u uw werknemers inroostert. De verkoop kan worden beïnvloed door de combinaties van collega's in een ploegendienst, maar ook door het aantal werknemers, het aantal klanten of de hoeveelheid werk die moet worden gedaan.
Effecten van ineffectieve ploegendienstplanning
#1. Verhoogde omzetcijfers
Werknemers zijn eerder ontevreden als ze denken dat ze tijdens hun dienst niet de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben, of dat nu komt door slecht toezicht of een gebrek aan personeel. Werknemers die een laag moreel hebben, ontevreden zijn over hun baan of zich ondergewaardeerd voelen, kunnen op zoek gaan naar een nieuwe baan en uiteindelijk besluiten om uw bedrijf te verlaten.
#2. Gebrek aan stiptheid of no-shows
U loopt het risico een communicatiefout te maken als u uw medewerkers niet genoeg tijd geeft om uw roosters te ontvangen of in te zien, of als u deze helemaal niet met ze deelt. Als er problemen zijn met de planningscommunicatie, kunnen werknemers te laat komen voor een dienst of helemaal niet komen opdagen, wat leidt tot onderbezetting.
#3. Productiviteit neemt af
Medewerkers zijn mogelijk niet in staat om klanten de nodige zorg te bieden of hun werk niet op tijd af te ronden als ze tijdens een dienst niet over de middelen beschikken die ze nodig hebben. Vergelijkbaar hiermee, als uw bedrijf een bepaalde ploeg overbezet, verspilt u middelen door personeel te betalen om niets anders te doen dan rondhangen en kletsen.
Hoe u het beste werkschema's kunt maken
#1. Besteed wat tijd aan het leren kennen van uw team.
Vertrouwd zijn met uw team is de eerste essentiële stap bij het ontwikkelen van effectieve werkschema's. Maak een lijst van het volgende:
- Relevante vaardigheden
- Persoonlijke eigenschappen zoals vasthoudendheid, effectiviteit, betrouwbaarheid
- Diploma's, relevante opleiding en ervaring
- Of ze werken full time of parttime, gelieve te specificeren.
- Wat is hun persoonlijkheidstype - zijn ze extravert of introvert?
- Gebruiken op de werkplek, vooral als ploegen flexibel zijn en sommige werknemers eerder arriveren dan andere
Bovendien moet u ervoor zorgen dat zij de juiste personen zijn voor de specifieke taken, werkdruk, het tijdstip van de dag of de klantenkring.
#2. Neem de tijd om na te denken over de werkdruk
Een planning maken van de werkdagen en uren die beschikbaar zijn voor uw team is een optie. Als gevolg hiervan, als u van maandag tot en met vrijdag flexibele diensten van acht uur werkt, heeft elk teamlid 40 uur om zijn opdrachten af te ronden. Vervolgens kunt u uw meest essentiële specialisten plannen volgens de drukste tijden of de meest cruciale taken die moeten worden voltooid.
#3. Bewaak de in- en uitkloktijden van werknemers
Als uw bedrijf overuren heeft geautoriseerd, helpt het bijhouden van de tijd van werknemers niet alleen bij het bijhouden van overuren, maar geeft het werknemers ook een duidelijk overzicht van hun werkuren. U moet uw medewerkers leren hoe ze hun gegevens kunnen bijhouden intikken en uitkloktijden voordat u uw werkschema's vaststelt. Hiervoor kunt u een medewerker inschakelen tijdklok-app
#4. Creëer een systeem voor effectieve teamcommunicatie
Een van de sleutels tot teamproductiviteit en effectief tijdbeheer van medewerkers is om teamleden op de hoogte te houden van recente ontwikkelingen, updates of wijzigingen in de verwachte werklast. Zorg er daarom voor dat u iedereen altijd op de hoogte stelt als er wijzigingen in de werkschema's zijn en geef hen de kans om contact met u op te nemen met eventuele vragen of verzoeken. Daarnaast dienen werkgevers wijzigingen in werkroosters 7 tot 14 dagen voor de eerste ingeplande dienst door te geven.
#5. Respecteer verzoeken om verlof zoveel mogelijk
Hogere productiviteit is een direct gevolg van gelukkigere werknemers. Bovendien is het de beste manier om werknemers tevreden te stellen door werknemers te laten weten dat het management aandacht besteedt aan hun zorgen.
Probeer dus, indien mogelijk, werknemers te huisvesten die liever op bepaalde dagen of tijden werken. Of probeer, waar mogelijk, het verzoek van een werknemer om vakantie in te willigen wanneer deze er een aanvraagt.
#6. Plan ten minste één excellente medewerker per dienst
Als uw bedrijf in ploegen werkt, zorg er dan voor dat tijdens elke ploeg minstens één van uw best presterende medewerkers met de nodige kwalificaties, vaardigheden, ervaring en persoonlijke eigenschappen aanwezig is. Zowel de kwaliteit van de shift als de ervaring van de klant zal sterk worden verbeterd. Bovendien zullen de minder ervaren werknemers een rolmodel hebben voor hoge werkstandaarden of iemand van wie ze indien nodig om hulp kunnen vragen.
Advies over het inplannen van werknemers
Wanneer uw bedrijf buiten de typische werkdag van 9 tot 5 uur opereert en personeel nodig heeft om gedurende de werkweek in verschillende ploegen te werken, is het maken van een personeelsplanning van cruciaal belang. U kunt een efficiënt personeelsrooster maken door deze aanbevelingen op te volgen:
#1. Overweeg Anderen
Meer informatie over de diensten die elk lid van uw team kan werken. Erken dat zelfs als uw bedrijf veel flexibiliteit vereist, uw medewerkers uw inspanningen zullen waarderen om hun verplichtingen buiten kantoor na te komen. Geef uw team voldoende rust tussen de diensten door (minstens 8 uur doorlooptijd) om ervoor te zorgen dat ze goed uitgerust zijn, en doe uw best om tegemoet te komen aan verzoeken van uw personeelsleden vanwege hun behoefte aan familieaangelegenheden.
#2. Plan volgens sterke punten
Maak ploegen op basis van de meest betrouwbare werknemers die je hebt. Combineer minder ervaren managers met betrouwbare werknemers die goed kunnen presteren met weinig toezicht op nieuwe medewerkers, en vice versa.
#3. Druk jezelf duidelijk uit
Of ze nu online of persoonlijk worden geplaatst, zorg ervoor dat alle werknemers gemakkelijk toegang hebben tot de roosters door ze daar te plaatsen. Zet een systeem op om teamleden te waarschuwen voor het plannen van updates of wijzigingen, zodat niemand wordt overrompeld door last-minute wijzigingen. Deelnemen aan een WhatsApp groeps- of Slack-kanaal stelt u in staat om uw teamleden snel op de hoogte te stellen van schemawijzigingen.
#4. Plan
Geavanceerde planning, wat ook helpt bij loonplanning, draagt bij aan het behoud van de balans tussen werk en privéleven. Over het algemeen dient u minimaal 14 dagen van tevoren een personeelsrooster op te stellen. Als u uw team meer van tevoren op de hoogte kunt stellen, kunnen ze hun persoonlijke leven beter plannen en kan het moreel op het werk een boost krijgen.
Hoe u uw dag kunt plannen
Het hebben van een dagelijks schema geeft je de structuur die je nodig hebt om productief te zijn, evenals de mogelijkheid om prioriteiten te stellen voor je behoeften en wensen. Een effectieve manier om de bewegende delen van het leven te beheersen, is door een dagelijks schema te maken. Je kunt er structuur uit halen, waardoor je stressniveau daalt en je output omhoog gaat. De extra flexibiliteit om wijzigingen aan te brengen en updates in realtime te volgen, wordt geleverd door uw dagelijkse planningssjabloon te maken met behulp van een online tool. Bovendien kunt u, door uw dag te plannen en uzelf te positioneren voor succes, uw werk op verschillende manieren visualiseren.
#1. Maak een lijst van alles
Schrijf alle taken op - zowel persoonlijk als professioneel - die u tijdens een typische week wilt voltooien om aan de slag te gaan. Richt je meer op brainstormen dan op bewerken of organiseren. Vergeet niet zowel routinematige taken, zoals het ontbijt klaarmaken of afwassen, als onregelmatige taken, zoals af en toe de lakens verschonen of het gras maaien, op te sommen.
#2. Identificeer prioriteiten
Nadat je je lijst hebt gemaakt, ga je eroverheen en beslis je wat je dagelijkse prioriteiten moeten zijn. Overweeg een markeerstift te gebruiken om uw wensen en behoeften te groeperen voor zowel professioneel als persoonlijk gebruik. Onderstreep bijvoorbeeld de dagelijkse werkeisen zoals het beantwoorden van telefoontjes of het beantwoorden van e-mails in het blauw en persoonlijke verlangens zoals in je eentje een boek lezen of koffie gaan drinken met vrienden in het groen. Volg deze stappen voor elke taak op uw lijst.
#3. Let op de frequentie
Bekijk uw lijst met gemarkeerde items en geef aan hoe vaak u elke taak wilt of moet voltooien. Zet bij elke opdracht een nummer. Als je bijvoorbeeld voor vier dagen ontbijt wilt maken, zet dan een "4" naast dat item. Het verschonen van de lakens doe je normaal gesproken één keer per week, dus zet er een "1" naast.
Controleer of er taken zijn die u kunt groeperen voor efficiëntie. Als bijvoorbeeld "afwassen" en "afvegen van oppervlakken" op uw dagelijkse lijst met klusjes staan, overweeg dan om ze gelijktijdig of direct na elkaar uit te voeren, aangezien ze een aantal van dezelfde benodigdheden vereisen en zich in dezelfde ruimte bevinden. gebied van de woning. Misschien vindt u het eenvoudiger om elke taak op de lijst af te ronden als u de taken categoriseert.
#5. Maak een weekkalender
Een wekelijkse grafiek kan worden geproduceerd, gekocht of afgedrukt. Begin met het toevoegen van uw wekelijkse en dagelijkse behoeften voor zowel werk als persoonlijk gebruik. Om uw schema zo flexibel mogelijk te houden, moet u beslissen waar het zinvol is om taken af te ronden die elke week worden herhaald. Als je bijvoorbeeld maar vier prioriteitstaken op maandag moet afwerken in plaats van zes prioriteitstaken op zaterdag, overweeg dan om een wekelijkse taak toe te voegen.
#6. Uw werk optimaliseren
Onderzoek uw wekelijkse schema om te zien of er gebieden of taken zijn die u kunt stroomlijnen of optimaliseren om tijd te besparen. Overweeg een boodschappenbezorgservice te gebruiken of de taak naar een doordeweekse dag te verplaatsen, bijvoorbeeld als u gewoonlijk op zondag boodschappen doet, maar merkt dat u die dag geen tijd heeft om andere taken uit te voeren. Doe dit op dagen dat er veel gebeurt.
#7. Organiseer de taken
Nadat uw wekelijkse schema is geoptimaliseerd, maakt u een grof uurschema voor de taken die elke dag moeten worden voltooid. In plaats van een schema van uur tot uur te maken, kunt u overwegen om tijden als 'ochtend', 'middag', 'middag' en 'avond' te blokkeren. Op deze manier kunt u zich aan uw planning houden, zelfs als een taak langer duurt dan verwacht of als u een noodgeval moet afhandelen.
#8. Flexibel zijn
Probeer uw schema een paar weken uit en breng vervolgens de nodige wijzigingen aan. Wees geduldig; het kan een paar weken duren om een schema op te stellen dat zowel persoonlijk als professioneel aan uw behoeften voldoet. Denk er altijd aan om ruimte te laten voor flexibiliteit, want er kunnen onvoorziene taken opduiken.
Richtlijnen voor het gebruik van uw dagelijkse schema
Volg deze suggesties om ervoor te zorgen dat uw nieuwe planning succesvol is:
- Vergeet niet dat het ontwikkelen van een gewoonte tijd kost. Doe een aantal weken een bewuste poging om u aan uw schema te houden voordat u uw voortgang evalueert.
- Breng de nodige wijzigingen in het schema aan. Pas indien nodig de volgorde van uw taken aan, want wat u in eerste instantie maakt, moet mogelijk worden gewijzigd.
- Als er vertraging is, ga dan terug naar het schema. Besluit na deze aanpassingen bewust om terug te gaan naar je schema.
- Geef wat bewegingsruimte. Als u afdwaalt van uw plan of vergeet een paar taken op maandag af te ronden, houd er dan rekening mee dat dinsdag een nieuwe dag is en u een nieuwe kans biedt om betrouwbare dagelijkse routines vast te stellen die u zullen helpen uw doelstellingen te bereiken.
- Stel redelijke doelen.
- Wees redelijk over hoeveel tijd elke taak nodig heeft als er tijd voor wordt uitgetrokken.
- Controleer en pas uw schema regelmatig aan.
- Wijzig uw schema indien nodig naarmate uw prioriteiten of omstandigheden evolueren. Door dit te doen, kunt u het nut en de effectiviteit van uw schema behouden.
- Deel je schema met de groep.
- Open en openhartig zijn over uw planning is belangrijk als u met een team werkt. Als iedereen het eens is, wordt het gemakkelijker voor hen om succesvol samen te werken.
Wat is de beste manier om uw tijd in te plannen?
- Bepaal je vrije tijd.
- Plan uw belangrijke taken.
- Plan uw belangrijkste prioriteiten.
- Onderzoek uw acties
- Stel uw taken in en orden ze.
- Geef ruimte in het schema.
- Pas aan waar nodig
Wat is een ideaal schema?
Een realistisch schema is er een met haalbare doelstellingen en redelijke deadlines. Het is een schema dat is gemaakt met verwachtingen in het achterhoofd, in tegenstelling tot wat de belanghebbenden zouden willen dat er gebeurt. Een effectief schema kan helpen bij timemanagement, het creëren van dagelijkse routines en het behouden van een balans tussen werk en privéleven.
Hoe de dagelijkse planning te verbeteren
- Maak een lijst. Schrijf alles op wat je elke dag moet doen.
- Plan je dag. Bepaal wanneer u gedurende de dag het meest productief zult zijn en plan uw tijd dienovereenkomstig in.
- Maak een schema voor de dag.
- Combineer vergelijkbare taken.
- Maak gebruik van tools om je focus te verbeteren.
- Zorg ervoor dat u rust.
Wat zijn de 5 planningsprincipes?
Het definiëren van de reikwijdte, het creëren van mijlpalen en afhankelijkheden tussen taken, het toewijzen van middelen om elke taak te voltooien en vervolgens routinematig rapporteren om de ontwikkeling te volgen en ervoor te zorgen dat het plan op schema ligt, zijn de basisprincipes van planning.
Conclusie
Veel bloeiende professionals zijn afhankelijk van hun dagelijkse routines om dingen voor elkaar te krijgen en hun persoonlijke leven bevredigend te houden. Dankzij deze routines kunnen ze goede werkgewoonten aanleren en prioriteit geven aan hun relaties en interesses. Maak een dagelijks schema met belangrijke taken voor uw professionele ontwikkeling en andere prioriteiten om een gezond evenwicht te vinden tussen uw professionele en persoonlijke doelen.
Het is essentieel om het ideale schema voor uw vereisten te kiezen als u uw tijdbeheer en productiviteit wilt maximaliseren. Bij het bepalen van een effectieve planningsstrategie is het van cruciaal belang om rekening te houden met uw doelen, de aard van uw taken, uw individuele werkvoorkeuren en die van uw team. Probeer altijd nieuwe dingen en verander uw schema indien nodig om het precies goed te krijgen voor uw behoeften.
Gerelateerde artikelen
- PRODUCTIESCHEMA: definitie, software, hoe te optimaliseren
- Werkschema: stappen om werknemers effectief in te plannen
- PERSONEELSPROGRAMMA: BESTE PLANNINGSSOFTWARE
Referenties
