Faxapparaten zijn elektronische apparaten die worden gebruikt om documenten elektronisch te verzenden. Ze werden gebruikt voordat internet erg populair was. Faxapparaten worden tegenwoordig niet veel gebruikt omdat mensen ervoor kiezen om e-mail te gebruiken bij het verzenden van berichten. Maar ze waren eerder een nietje op kantoor, vooral in de jaren 80 en 90. Het was een geavanceerde technologie waarbij communicatie en het verzenden van documenten in een oogwenk gebeurde.
Online faxen is een geëvolueerde manier om faxberichten te verzenden, zoals elektronische post is geëvolueerd uit gewone post. Het is een toegepaste technologie waarbij berichten nu kunnen worden verzonden en ontvangen via e-mail of andere apps. Net als een faxapparaat verzendt een online fax een document precies zoals u het hebt verzonden.
Het wordt ook gebruikt als alternatief voor faxmachines, omdat faxmachines onhandig en verwarrend kunnen zijn in het gebruik. Het traditionele faxapparaat is ook omvangrijk en neemt mogelijk te veel ruimte in op uw kantoor. Online faxen heeft ook veel voordelen, vooral als u een bedrijf runt.
Hier zijn vijf redenen om online faxen voor uw bedrijf te gebruiken:
Verbeterde beveiliging en privacy
In dit tijdperk vormt cyberbeveiliging nu een bedreiging voor internetgebruikers. Cyberbeveiliging wordt gedefinieerd als het proces waarbij belangrijke informatie wordt beveiligd of beschermd tegen lekken. Dit wordt gedaan door beveiligingsmaatregelen toe te voegen aan mobiele telefoons, tablets, laptops, desktopcomputers en servers.
Online fax biedt een verbeterd cyberbeveiligingssysteem waarin uw vertrouwelijke documenten worden beveiligd tegen hacking en lekkage. Emails zijn nu te kwetsbaar en de privacy wordt aangetast. Tegenwoordig zijn ze ook te riskant om te gebruiken vanwege de potentiële dreiging van hacking. Beveiligingsstranden zijn overal, zelfs op websites van overheden en banken, en u zou niet willen dat dit in uw bedrijf gebeurt.
Online faxen is veiliger en persoonlijker om te gebruiken omdat de faxinformatie tussen u en de afzender blijft en dus minder vatbaar is voor hacking. Het maakt ook gebruik van Secure Sockets Layer (SSL)-codering, een geavanceerde technologie die voorkomt dat cyberhackers toegang krijgen tot informatie die u hebt verzonden, deze wijzigen of lekken. Online faxen is ook apparaatversleuteld, wat betekent dat de informatie op de gebruikte apparaten blijft en niet toegankelijk is voor iemand buiten de transactie, wat hetzelfde beveiligingsniveau is dat wordt gebruikt wanneer u met creditcards betaalt.
Betere organisatie en efficiëntie
In vergelijking met het oude faxapparaat biedt online fax een betere organisatie van documenten. Het is papierloos en meer op technologie gebaseerd. Je hoeft geen papieren meer te sorteren en in mappen te doen, want alles gebeurt digitaal. Bestanden worden niet door elkaar gehaald omdat u uw documenten nu digitaal in mappen kunt categoriseren.
Een betere organisatie betekent ook een betere efficiëntie en productiviteit bij het werken. Er wordt minder tijd besteed aan het zoeken naar essentiële documenten en medewerkers kunnen zich concentreren op andere belangrijke taken. Ze hoeven bijvoorbeeld niet meer op te staan uit hun stoel en elke fax in de machine te controleren.
Online faxen is ook voordeliger voor mensen in de vastgoed-, juridische en financiële sector. Bij deze werkzaamheden zijn veel handtekeningen nodig en er zijn documenten die moeten worden gefaxt en gescand. E-mails zijn ook niet aan te raden om te gebruiken voor meer vertrouwelijke en cruciale documenten, zoals rechtszaken en jaarrekeningen.
Toegankelijkheid
Online fax is toegankelijk via elk apparaat. Ook als u niet op kantoor bent, kunt u nog steeds de documenten inzien die naar u zijn verzonden. Deze technologie kan worden bekeken, bewerkt en in principe geopend via uw mobiele telefoon. U kunt sites bekijken zoals MyFax voor meer informatie over hoe toegankelijk deze online faxdiensten zijn.
U kunt ook maximaal tien documenten verzenden en bijvoegen door online fax te gebruiken, en ze ook naar het faxapparaat van een ander kantoor sturen, zelfs als ze geen online fax gebruiken.
Rendabel
Het aanschaffen van een online faxsysteem zou in het begin kostbaar zijn, maar u kunt daadwerkelijk geld besparen als u het op de lange termijn gebruikt.
Online faxen biedt verschillende abonnementspakketten, en u moet er een kiezen afhankelijk van uw behoeften. De prijs varieert van ongeveer USD $ 8 tot USD $ 35. Dit is een stuk goedkoper dan het kopen van een omvangrijk faxapparaat. Met dit online abonnement kunt u honderden pagina's verzenden en ontvangen zonder extra papier, onderhoud en stroomkosten.
Eco-Friendly
De meeste bedrijven passen milieuvriendelijke praktijken toe bij het uitvoeren van hun dagelijkse activiteiten. Dit is nog een reden waarom uw bedrijf een online faxservice zou moeten gebruiken. Vóór de komst van moderne technologie zouden faxmachines regelmatig miljarden vellen papier verbruiken. Deze situatie resulteerde in ontbossing of het kappen van grote gebieden met bomen om vellen papier te produceren.
Helaas kan ontbossing negatieve effecten hebben op het milieu, waaronder bodemerosie, uitstoot van broeikasgassen, verstoringen van de watercyclus en andere soortgelijke incidenten. Bovendien kan het gebruik van een faxapparaat ook bijdragen aan uw energierekening. Het verbruikt veel stroom bij het verzenden en ontvangen van faxen tijdens de actieve en niet-actieve uren.
Vanwege deze milieueffecten kan het een goede optie zijn om een online faxservice te krijgen. Het verbruikt niet meerdere vellen papier en veel stroom bij het verzenden en ontvangen van faxen. Alle faxgerelateerde transacties worden namelijk online gedaan, waardoor uw organisatie een groen bedrijf is waar u en uw klanten trots op kunnen zijn.
Wat gebeurt er als ik geen internettoegang heb wanneer ik een fax moet verzenden?
Dit kan afhangen van de specifieke online faxservice die u gebruikt. Bij sommige services kunt u plannen dat een fax later wordt verzonden wanneer u internettoegang heeft, terwijl andere deze mogelijkheid niet hebben. Over het algemeen is het belangrijk om ervoor te zorgen dat u betrouwbare internettoegang heeft wanneer u een online faxservice gebruikt om onderbrekingen in uw faxmogelijkheden te voorkomen.
Kan ik een fax naar meerdere ontvangers tegelijk sturen?
Ja, met de meeste online faxdiensten kunt u een enkele fax naar meerdere ontvangers tegelijk sturen. Dit kan een efficiënte en gemakkelijke manier zijn om met meerdere mensen tegelijk te communiceren, in plaats van afzonderlijke faxen naar elke persoon te sturen.
Kan ik een fax sturen naar een internationaal nummer?
Ja, bij veel online faxdiensten kunt u een fax naar een internationaal nummer sturen. Er kunnen echter extra kosten in rekening worden gebracht voor het internationaal verzenden van faxen, dus u kunt het beste contact opnemen met de specifieke service die u gebruikt om dit te bevestigen.
Hoe lang duurt het om een fax online te versturen?
De tijd die nodig is om een fax online te verzenden, kan variëren afhankelijk van een aantal factoren, waaronder de grootte van de fax, de snelheid van uw internetverbinding en de service die u gebruikt. Over het algemeen is online faxen doorgaans sneller dan traditionele faxmethoden en kan het slechts een paar minuten duren om een fax te verzenden.
Kan ik een fax die ik online heb ontvangen afdrukken?
Ja, bij de meeste online faxdiensten kunt u een ontvangen fax afdrukken. Dit kan een handige manier zijn om een papieren kopie van de fax te hebben voor uw administratie.
Wat is de maximale grootte voor een faxdocument?
De maximale grootte voor een faxdocument kan variëren, afhankelijk van de specifieke online faxservice die u gebruikt. Sommige services hebben mogelijk limieten voor de grootte van een enkele faxverzending, andere niet. Het is het beste om contact op te nemen met de specifieke service die u gebruikt om hun maximale faxgrootte te bevestigen.
Overweeg om online faxen te gebruiken
Online faxen kan uw bedrijf helpen efficiënter te worden, vooral op de lange termijn. Het maakt communicatie een stuk eenvoudiger, en het maakt uw documenten veiliger, privé en minder vatbaar voor lekkage, vergeleken met het gebruik van andere methoden, zoals e-mail.
Deze nieuwe technologie kan worden gebruikt met elk apparaat dat toegang heeft tot internet. Het biedt u toegankelijkheid zonder in te boeten aan beveiliging. Het is ook efficiënter in gebruik, omdat u tot tien bestanden en bijlagen kunt verzenden zonder ze handmatig op een echt faxapparaat in te voeren.
Een van de beste eigenschappen die het te bieden heeft, is de mogelijkheid om bestanden naar een echt faxapparaat te sturen zonder dat u er een hebt. Als de ontvanger geen e-mail heeft en een fax nodig heeft, kan de afzender gewoon het fax- of faxnummer van de ontvanger erop invoeren en het gewoon verzenden. Het garandeert dat de ontvanger precies hetzelfde krijgt als jij ze hebt gestuurd.
