Bent u klaar om kosten te besparen en tegelijkertijd de productiviteit in uw bedrijf te verhogen? Pas uw workflow aan om technieken voor personeelsoptimalisatie in te bouwen.
Wanneer u de manier verbetert waarop het personeelsbestand van uw bedrijf functioneert, werkt u in feite slimmer in plaats van harder om dezelfde doelstellingen te bereiken. Dit kan een aanzienlijke en verstrekkende impact hebben op de prestaties van uw onderneming.
In dit bericht laten we u kennismaken met het potentieel van personeelsoptimalisatie en laten we u zien hoe u dit in uw bedrijf kunt gebruiken.
Wat is personeelsoptimalisatie?
In wezen is Workforce Optimization (WFO) een methode om de algehele efficiëntie van een bedrijf te verhogen. Het verhogen van de productiviteit van het personeel, het verhogen van de klanttevredenheid en het stroomlijnen van organisatorische procedures maken er allemaal deel van uit.
Bedrijven gebruiken veel tools en benaderingen om de onderliggende processen te optimaliseren om hun middelen optimaal te benutten, fouten te verwijderen en resultaten te verbeteren. Het uiteindelijke doel is om resultaten te verbeteren met behulp van bestaande middelen.
Voor optimalisatie van het personeelsbestand is een grondige prestatiestudie vereist. De uitgebreide review brengt gebreken aan het licht die verholpen kunnen worden en geeft inzicht in hoe ermee om te gaan. De volgende zijn enkele van de gebieden die door het proces worden bestreken:
- Personeelsadministratie
- Planning en planning
- Budgetbeheer
- Kwaliteitscontrole
- Klantrelatiebeheer (CRM).
WFO is in wezen een overkoepelende term die praktisch alle activiteiten van het bedrijf omvat.
Het optimalisatieproces verhoogt de efficiëntie van het personeel van de organisatie, wat resulteert in een hogere klanttevredenheid. Gezien de steeds veranderende markttendensen en toegenomen concurrentie, moeten bedrijven de nieuwste technologieën en benaderingen gebruiken om hen te helpen de ladder op te klimmen.
En de eerste stap om dat doel te bereiken, is het optimaliseren van prestaties en processen.
Waarom is personeelsoptimalisatie belangrijk?
Nu de vraag van een miljoen dollar: waarom is optimalisatie van het personeelsbestand van vitaal belang of zou u het moeten doen? Hier zijn een paar voorbeelden die u zouden moeten helpen begrijpen waarom optimalisatie van het personeelsbestand zo belangrijk is:
- De enige manier om vooruitgang te boeken, is door voortdurend de prestaties te beoordelen, tekortkomingen te ontdekken en ten goede veranderingen aan te brengen. Het optimaliseren van het personeelsbestand vereist een grondig onderzoek van elk proces, dat inzicht geeft in elk onderdeel van de organisatie. Zodra u het onderliggende systeem voor personeelsoptimalisatie begrijpt, kunt u aanpassingen maken om procedures naar eigen inzicht te optimaliseren.
- De prestaties van medewerkers zijn direct gerelateerd aan klanttevredenheid. Uit operationele optimalisatie komt kwalitatief hoogwaardig werk voort, waar de consument (en uiteindelijk ook u) blij van wordt.
Een van de belangrijkste aspecten is dat geschoolde arbeidskrachten voortdurend bereid zijn om uitdagingen op te lossen. Als gevolg hiervan kunt u het snel oplossen, zelfs als u met een probleem wordt geconfronteerd. U kunt zich voorbereiden op het onvermijdelijke met een zorgvuldige voorbereiding en planning. - Bedrijven die vasthouden aan stijgende verkopen negeren vaak het plezier van werknemers en negeren het welzijn van werknemers. Aan de andere kant proberen goede bedrijven hun prestaties te verbeteren zonder het personeel te vermoeien.
- WFO zorgt gelukkig voor het mentale en fysieke welzijn van haar medewerkers. Het verhoogt de productiviteit en efficiëntie zonder het risico van overuren of extra inspanning te introduceren. Optimalisatie van de prestaties van werknemers verbetert op deze manier hun vaardigheden en maakt ze gelukkiger en tevredener. Dit omvat zeker het gebruik van de juiste toepassing voor personeelsoptimalisatie.
Zoals u kunt zien, is WFO een belangrijk hulpmiddel voor het optimaliseren van activiteiten en het laten groeien van een bedrijf. In ons volgende deel krijgt u een volledig overzicht van hoe u de prestaties van uw werknemers kunt verbeteren. Laten we de optimalisatieprocedure eens nader bekijken.
Voorbeelden van personeelsoptimalisatie
Hier zijn enkele voorbeelden van hoe WFO er in de praktijk uitziet:
#1. Het roosteren
Dit is software die de aanwezigheid van werknemers, prestatiestatistieken en andere indicatoren bijhoudt om een personeelsplanning op te stellen. U kunt niet alleen overuren en burn-out beheersen, maar u kunt ook bepalen of u meer mensen moet aannemen. Dit heeft ook te maken met uitzendkrachten, omdat processen de werkdruk kunnen beïnvloeden.
Tijdens piekverkopen, zoals Kerstmis, moet u bijvoorbeeld mogelijk een nieuw personeelssysteem installeren, uitzendkrachten aannemen of extra werknemers aannemen, afhankelijk van verschillende omstandigheden. Veel supply chain-, magazijn- en retailbedrijven maken zich hier zorgen over.
WFO werd gebruikt door "Book People", een in het VK gevestigde boekverkoper, om zijn personeelsbestand te beheren, waaronder prognoses, dagelijks beheer, planning, vakantieverwerking en realtime rapportage. Het klantenserviceniveau is daardoor met 5% gestegen.
#2. Tijdsbeheer
U kunt altijd begrijpen wat er aan de hand is met tijdregistratie- of aanwezigheidssoftware. Het geeft antwoord op vragen als of medewerkers te laat of te vroeg komen. Of dat er sprake is van 'nep-inklokken', die plaatsvinden wanneer werknemers inklokken voor hun maatjes. Het is echter geen strafmaatregel. Integendeel, het stelt een bedrijf in staat om de planning te onderzoeken en te verifiëren dat deze te allen tijde wordt gedekt, in alle regio's, kantooruren, piekuren en feestdagen/weekenden.
Ingenico gebruikte WFO bijvoorbeeld om de kosten voor overwerk met 25% te verminderen en de tijd besteed aan resourcing met 87%, met behoud van hetzelfde serviceniveau.
#3. Prestatiebeheer
WFO wordt vaak gebruikt in prestatiebeheer om de prestaties van werknemers te optimaliseren en ervoor te zorgen dat ze het best gepositioneerd zijn om te slagen in hun rol. Bij het meten en ondersteunen van prestaties is het gebruik van een platform voor het volgen van taken, zoals Asana of Trello, doorgaans een nuttig hulpmiddel. Deze technologieën stellen het personeel in staat om de 'ruis' te doorbreken en zich te concentreren op wat kritiek en urgent is. Op individueel niveau helpt het bij taakbeheer. Het helpt organisaties om werk in de beste en meest efficiënte richting te verplaatsen.
Voordelen van personeelsoptimalisatie
#1. Verhoogde efficiëntie en productie
Altijd de juiste hoeveelheid personeel bij de hand hebben. Organisaties kunnen een uitgebreid overzicht krijgen van de aanwezigheid van het personeel en de totale tijd. Als gevolg hiervan kunnen ze efficiënt omgaan met de behoeften van de klant. Tijdens piekseizoenen stelt WFO bedrijven in staat te bepalen of ze tijdelijke werknemers moeten aannemen of technologie moeten implementeren om hen te helpen omgaan met de toegenomen vraag naar arbeid.
#2. Lagere kosten en meer besparingen
U kunt zowel overbezetting als onderbezetting voorkomen, wat zou resulteren in gederfde inkomsten als gevolg van slechte klantenservice. Het verlaagt niet alleen de kosten, maar opent ook de mogelijkheden voor cross-selling en up-selling. WFO met automatisering geeft realtime aanbevelingen en bruikbare informatie voor omzetvooruitzichten.
#3. Verbeterde klantenservice en retentie
Klanten worden snel en efficiënt geholpen en krijgen antwoord op hun vragen. Dit resulteert in een positieve consumentenervaring. WFO helpt u bij het analyseren van klantcommunicatie, het begrijpen van de kernoorzaken van consumentengedrag en het implementeren van klantbehoudtactieken.
WFO-software stelt bedrijven in staat een beter inzicht te krijgen in de gewoonten van hun klanten en in hun vermogen om aan hun eisen te voldoen. Het stelt een bedrijf in staat om sneller te reageren op zorgen van consumenten, sneller te handelen en zo de klanttevredenheid te verbeteren. Een tevreden klant komt vaker terug.
#4. Nieuwe kansen
Naarmate nieuwe kansen en producten worden gegenereerd, moedigt WFO interne loopbaanmigratie aan. Het stelt individuen in staat om op hun hoogtepunt te presteren, waardoor de mogelijkheid van verticale of horizontale vooruitgang binnen het bedrijf wordt vergroot. Klanttevredenheid stijgt samen met medewerkerstevredenheid.
Wat is software voor personeelsoptimalisatie?
Grotere bedrijven zouden baat hebben bij software voor personeelsoptimalisatie omdat handmatige analyse en verbetering onhaalbaar zou zijn. WFO-software is een oplossing die de optimalisatie van verschillende gebieden van efficiëntie op de werkplek mogelijk maakt. Het kan bijvoorbeeld zakelijke vereisten onderzoeken, zoals personeelsbestand, piekperiodes, beschikbaarheid, budget, vaardigheden, arbeidsrecht en contractuele verplichtingen. Op basis van deze informatie kan het vervolgens het personeelsbestand beoordelen, plannen, voorspellen en optimaliseren.
Er zijn tal van softwareleveranciers voor personeelsoptimalisatie. Het belangrijkste is dat ze:
- Heb een mooie gebruikersinterface – Omdat real-time beslissingen worden genomen, moet het intuïtieve software zijn. Een ingewikkelde interface zal beslissingen alleen maar verwarren. Het moet visueel aantrekkelijk en modern zijn en realtime updates bieden.
- schaalbare – Het is van cruciaal belang dat de oplossing voor personeelsoptimalisatie schaalbaar is binnen de organisatie, tussen afdelingen en verschillende soorten werk.
- Integraties – Waarschijnlijk de meest essentiële factor. Het moet communiceren met de interne systemen van een organisatie en communiceren met algemene HR-programma's (bijvoorbeeld SAP, Sage, BambooHR, enzovoort).
- Waarde – WFO-software is doorgaans prijzig, dus als u er een kiest, zorg er dan voor dat deze alle bedieningselementen bevat die u nodig hebt, evenals andere bonussen (bijv. Sterke klantenservice, een mobiele app en releases van nieuwe versies).
Voorbeelden van WFO-software zijn Kronos Workforce Management, SAP Workforce Management, Monet Live WFO, When I Work, BambooHR en Oracle Workforce Management, hoewel er veel beschikbaar zijn.
Best practices voor personeelsoptimalisatie
#1. Betrek medewerkers, managers en eigenaren.
Optimalisatie van het personeelsbestand is alleen effectief als iedereen in uw organisatie - van werknemers tot managers tot eigenaren - wordt betrokken bij de implementatie van het proces.
Optimalisatie van het personeelsbestand kan verschillende vormen aannemen, afhankelijk van uw specifieke bedrijfsmodel. Omdat de oplossingen die u implementeert een directe impact hebben op uw team, wilt u geen beslissing op het hoogste niveau nemen om uw personeel van streek te maken of te misleiden.
#2. Installeer een planningsoplossing.
Het gebruik van de beste tools om uw planning te stroomlijnen en te optimaliseren is een cruciaal onderdeel van het managen van uw personeel (en het ten goede verbeteren).
Door de best mogelijke planning te maken, kunt u de vaardigheden van uw teamleden afstemmen op specifieke verantwoordelijkheden in uw bedrijf. Wanneer dit gebeurt, zijn uw medewerkers tevreden, zijn uw klanten tevreden en gaat alles goed.
#3. Handhaaf de focus van teamleden door middel van taaktoewijzingen
Een van de meest effectieve methoden om de manier waarop uw team werkt te verbeteren, is door hen te helpen gefocust te blijven op hun taken.
Elke software voor personeelsoptimalisatie moet een "takenlijst" bevatten die managers en personeel kunnen gebruiken om te bepalen welke taken vervolgens moeten worden voltooid.
#4. Implementeer tijd- en aanwezigheidssoftware
Papieren urenstaten, tijddiefstal en zelfs vaste in- en uitklokterminals behoren tot het verleden.
Moderne tijdregistratiesoftware is nu beschikbaar in de cloud en kan door alle leden van uw team worden gebruikt waar en wanneer ze het nodig hebben.
#5. Verbeter de communicatie
Communicatie is cruciaal voor het proces van personeelsoptimalisatie. U hebt een communicatiesysteem nodig, of u nu persoonlijk met uw teamleden praat, communicatie via e-mail verstuurt of ze een chatbericht stuurt met updates en beleidswijzigingen.
Als u niet regelmatig goed communiceert, zult u het moeilijk hebben om kennis over te dragen aan mensen die dit het hardst nodig hebben.
#6. Introduceer teamtaakbeheer.
Het op schema houden van uw personeel is een belangrijk aspect van personeelsoptimalisatie. Dit is waar teamtaakbeheer om de hoek komt kijken.
Teamtaakmanagement is het proces van het begeleiden, arrangeren en uitvoeren van zowel kleine als grote projecten tot voltooiing.
Dit houdt vaak in:
- Planning
- Testen
- Tracking
- Rapportage
- Deadlines stellen
- Inclusief taakafhankelijkheden
- Prioriteiten stellen
- Taaktijd beheren
Teamtaakbeheer lijkt op twee andere typische zakelijke praktijken: de eenvoudige takenlijst en projectbeheer. In werkelijkheid zijn de drie activiteiten echter heel verschillend.
Een takenlijst is een eenvoudige manier om personeel te vertellen wat er op een bepaalde dag moet gebeuren, en het dient om iedereen - inclusief uzelf - georganiseerd en op schema te houden.
Projectmanagement daarentegen concentreert zich op de fasen van een grootschalige onderneming en de teaminspanning erachter.
Teamtaakbeheer valt ergens in het midden. Het richt zich op individuele taken die moeten worden voltooid om het project of bedrijf succesvol te laten verlopen, in plaats van u eraan te herinneren de kopieermachine bij te vullen wanneer het papier op is.
#7. Volg de salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden online
Het handmatig berekenen en regelen van de salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden is ingewikkeld en tijdrovend. Maar in deze tijd van gelegenheidsspecifieke toepassingen hoeft dat niet zo te zijn.
Veel van de fasen die nodig zijn in het proces zijn geautomatiseerd en gestroomlijnd door software voor personeelsbeheer, dus het betalen van uw personeel kost minder tijd en moeite dan voorheen.
WFO-softwaretools geven u ook meer opties als het gaat om de snelheid waarmee u uw salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden uitvoert. Sling heeft handige functies zoals directe betalingen aan het einde van de dienst en de mogelijkheid om urenstaten te synchroniseren met de salarisadministratie.
#8. Onderzoek gegevens om arbeidstrends te voorspellen
Zoals eerder gezegd, zijn arbeidskosten een van de belangrijkste uitgaven waarmee uw bedrijf te maken krijgt.
Bovendien, omdat u niet kunt beheren wat u niet bewaakt, stelt Sling's tools voor personeelsoptimalisatie u in staat trends te voorzien en personeelskosten te optimaliseren.
De mogelijkheid om tijdens het plannen de arbeidsuitgaven te onderzoeken, helpt u bij het bijhouden van uw arbeidsbudget en maakt het gemakkelijker om aanzienlijke besparingen, bredere marges en verbeterde inkomsten te realiseren.
U kunt zelfs potentiële overuren identificeren en vermijden, en arbeid zien als een percentage van de omzet, zodat u precies weet waar uw geld naartoe gaat.
#9. Plan vooruit voor een beter resultaat
Met de prognosekracht van software voor personeelsoptimalisatie kunt u uw grootste uitgaven, zoals grondstoffen, nieuwe apparatuur en technologie, beter budgetteren.
De gegevens die door WFO-tools zijn verzameld, werpen licht op de donkere gebieden van uw bedrijf waar kapitaalbeheer mogelijk is geraakt of gemist.
Dit maakt nauwkeurigere budgettering mogelijk, waardoor u kunt besparen en inkomsten kunt omleiden naar andere delen van uw organisatie.
Conclusie
Indien correct uitgevoerd, kan personeelsoptimalisatie enorme voordelen opleveren voor verschillende soorten ondernemingen. Het gebruik van technologie om uw personeelsbestand te optimaliseren is cruciaal voor succes. WFO ontstaat niet van de ene op de andere dag. Het is een geleidelijk proces, met iteraties en verbeteringen naarmate nieuwe systemen en technologieën worden geïmplementeerd.
- Sling-personeelsplanning: wat is Sling-planningssoftware, de prijzen en meer
- WORKFORCE MANAGEMENT SOFTWARE: hoe het werkt [+Top 10 keuzes]
- WORKFORCE MANAGEMENT TOOLS: Beste Workforce Management Tools
- Workforce Management-systeem: soorten, functies en voordelen
- Werknemersschema: typen en de beste 5 apps voor werkschema's voor werknemers
Referenties
