Tools voor het volgen en beheren van werknemers zijn essentieel in het huidige snelle, veeleisende zakelijke klimaat, en systeemsoftware voor totaal personeelsbeheer biedt precies dat. Werknemers in verschillende sectoren, waaronder de detailhandel, foodservice, technische assistentie op afroep en andere, zijn gewend aan onvoorspelbare schema's. Deze onregelmatigheid begint ook door te dringen in de 9-tot-5-sector, met name wanneer extra werken, werken op afstand en reizen voor werk steeds gewoner worden en een werkplan voor werknemers wordt ontwikkeld, zodat ze weten wanneer en waar ze zullen werken lijkt misschien een eenvoudige taak. De behoeften aan personeelsbeheer gaan veel verder dan die van basisplanningsfuncties. De meest effectieve elementen van software voor mobiel personeelsbeheer maken het eenvoudiger om een breed scala aan HR-gerelateerde activiteiten uit te voeren.
In dit artikel worden de ins en outs van de personeelsbeheersysteemsoftware uitgesplitst en worden suggesties gegeven voor het kiezen van een oplossing die voldoet aan de vereisten van uw bedrijf.
Wat is een Total Workforce Management-systeem TWMS?
Op het meest fundamentele niveau houdt personeelsbeheer zich bezig met alle activiteiten die moeten worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat een personeelsbestand zo soepel mogelijk functioneert.
Het primaire doel ervan is ervoor te zorgen dat uw bedrijf, zowel nu als in de toekomst, toegang heeft tot voldoende menselijk kapitaal om haar activiteiten uit te voeren.
Dit omvat het evalueren van veel bewegende stukken, wat moeilijk kan zijn als u niet over het juiste gereedschap beschikt.
Vanwege deze trend investeren steeds meer bedrijven in software voor personeelsbeheer.
Wanneer u over de juiste softwarefuncties voor personeelsbeheer beschikt, is het eenvoudig om de bedrijfsdoelstellingen van uw bedrijf op lange termijn te evalueren en ervoor te zorgen dat uw personeel goed voorbereid is om deze te bereiken.
Doordat steeds meer bedrijven werknemers thuis laten werken, fulltime of met een flexrooster, is het belang van deze functionaliteiten aanzienlijk toegenomen.
Hoe u een personeelsbeheersysteem kiest
Het gebied van human resources-software biedt een overvloed aan opties om aan een breed scala aan vereisten te voldoen.
Sommige, zoals salarisadministratiesoftware of een leerbeheeroplossing, zijn specifiek gericht op het voltooien van een bepaalde HR-activiteit. Toch kunnen ze ook extra functies bevatten die voorzien in een of twee aanvullende vereisten.
Andere systemen, zoals een Human Resource Information System (HRIS), bieden ook modules om aan uw HR-eisen te voldoen.
De oplossingen voor personeelsbeheer kunnen ergens in dit grijze gebied tussen de twee categorieën worden geplaatst.
Voordat u met uw zoektocht begint, is het in uw eigen belang om vast te stellen op welke gebieden van uw bedrijf u de meeste problemen ondervindt en om na te gaan of de functies van software voor personeelsbeheer aan uw eisen kunnen voldoen.
Hieronder vindt u een lijst met enkele van de meest voorkomende mogelijkheden voor het managen van een personeelsbestand.
U kunt beginnen door de lijst te bekijken en te analyseren hoe elk van deze kenmerken de activiteiten van uw bedrijf kan verbeteren.
De functies die u besluit te prioriteren, worden een gids met vereisten die u kunt gebruiken bij het evalueren van leveranciers die op uw shortlist staan.
Wat zijn de soorten software voor personeelsbeheersystemen?
Software voor personeelsbeheersystemen is er in verschillende vormen. Sommige van deze items staan op zichzelf omdat ze slechts één van de onderstaande functies bieden, terwijl andere een alles-in-één antwoord bieden.
- Planningssoftware
- Aanwezigheidssoftware
- Tijdregistratiesoftware
- Afwezigheidsbeheer oplossingen
- Salarissoftware
- Hulpmiddelen voor medewerkersbetrokkenheid
- Tools voor klantrelatiebeheer
- Klantenservice en ondersteuning voor ticketingoplossingen
- Software voor het volgen van veiligheidsincidenten op de werkplek.
Functies van Workforce Management-systeemsoftware
Hieronder volgen enkele van de meest populaire kenmerken van software voor personeelsbeheer:
Lees verder om meer te weten te komen over wat deze mogelijkheden kunnen doen en hoe ze kunnen helpen bij het verbeteren van uw processen voor het managen van uw personeel.
#1. Personeelsplanning
Een van de belangrijkste functies van Total Workforce Management-systeemsoftware is planning.
Het maken van een basisrooster is hier een onderdeel van. Toch is een voordeel van het gebruik van deze functie het verkrijgen van informatie over uw bedrijf, waardoor u een zo goed mogelijke planning kunt samenstellen.
De huidige vereisten voor personeel worden bepaald door mobiele software voor het beheer van het personeelsbestand door historische prestatiegegevens en andere relevante aspecten te analyseren.
Deze automatische functie elimineert de noodzaak van giswerk met betrekking tot planning, omdat het hulpmiddelen biedt voor het berekenen van het personeel dat nodig is voor een bepaald project en eventuele personeelstekorten.
- Schema Optimalisatie
- Functies en afdelingen definiëren
- Ondersteuning voor meerdere sites
- Automatische planning
#2. Voorspelling
Het doel van een prognosefunctie is om aannames te doen over de toekomst op basis van gegevens uit het verleden, huidige trends en het gewenste pad van het bedrijf.
De tijd- en aanwezigheidsgewoonten van werknemers kunnen worden geanalyseerd via de functie voor trendanalyse, wat nuttige informatie oplevert voor planning of beleidswijzigingen.
Op basis van historische gegevens kunnen managers bijvoorbeeld middelen toewijzen voor een aankomend project of hoogseizoen met behulp van prognoses.
Met een breed scala aan oplossingen kunnen gebruikers nieuwe variabelen toevoegen aan simulaties, zodat u vanuit elk gezichtspunt naar de eisen van de klant kunt kijken.
- Op geschiedenis gebaseerde prognoses
- Door de gebruiker bestuurde prognose-engine
- Voorspellende algoritmen
#3. Prestatiebeheer
De prestatiemanagementaspecten houden de prestaties van individuele werknemers en de organisatie als geheel in de gaten.
Dit onderzoek werpt licht op de processen die de organisatie volgt en identificeert opkomende patronen.
Het gedrag van werknemers in bepaalde banen, locaties en werkperioden kan worden geëvalueerd met behulp van tools voor prestatiebeheer, die vervolgens kunnen worden gekoppeld aan personeelsbeheer.
Met deze informatie kunnen managers medewerkers goed inplannen.
- Prestatie-evaluatie
- KPI-tracking
- Personeelsanalyse
# 4. Rapporteren
Degenen die gebruik maken van software voor mobiel personeelsbeheer, hebben toegang tot een rapportagefunctie die kan worden gebruikt om visueel aantrekkelijke en informatieve presentaties van gegevens te maken.
Het rapportformaat maakt het eenvoudig om informatie te lezen en te verspreiden.
Ongeacht hun vaardigheid in analyse of bekendheid met de onderliggende gegevens, kunnen alle belanghebbenden de vereiste informatie verkrijgen door gebruik te maken van een rapport.
- Gegevensextractie door derden
- Time Sheets
- Vakantieplanningsrapporten
- Salarisrapporten
- Rapportages inplannen
#5. Mobiliteitsmanagement van het personeel
Deze mogelijkheid is een van de meest gevraagde mogelijkheden op het gebied van personeelsbeheer, omdat mobiel werken aan populariteit wint.
Het kan cruciaal zijn voor bedrijven die ontdekken dat hun personeel niet langer gebonden is aan een bureau in de traditionele zin van het woord.
Mobiele mogelijkheden stellen gebruikers in staat om vanaf elk gewenst apparaat toegang te krijgen tot hun arbeidsbeheersoftware.
Werknemers kunnen de software gebruiken om hun werk gedaan te krijgen wanneer ze naar verschillende kantoren gaan, tijdens hun woon-werkverkeer of in elke andere situatie waarin ze geen toegang hebben tot een desktopcomputer.
Deze functie is erg handig voor organisaties met roosters die altijd verschuiven, zoals een restaurant of een klantenservicecentrum waar personeel vaak van dienst wisselt.
Een mobiel personeelsbeheersysteem informeert alle werknemers over deze wijzigingen.
Hierdoor kan het bedrijf op de hoogte blijven van zijn planning en wordt voorkomen dat er hiaten in de dekking ontstaan doordat werknemers niet op de hoogte zijn van de wijzigingen.
#6. Tijdregistratie
Functies voor tijdregistratie bieden instrumenten voor het volgen en bijhouden van aanwezigheid, zoals het in- en uitklokken van een klok.
Deze basissystemen bieden een extra beschermingslaag door meer geavanceerde componenten op te nemen, zoals biometrie en nalevingscontroles.
Ondernemers kunnen een nauwkeurig beeld krijgen van de uren van werknemers door instrumenten te gebruiken die het verstrijken van de tijd meten, waaronder tools die de aanwezigheid bijhouden.
De studie van deze gegevens zal de besluitvormers de informatie bieden die ze nodig hebben om het beleid van het bedrijf inzake personeelsbeheer af te stemmen op de vereisten van hun bedrijf.
#7. Integraties
Het vermogen van software voor personeelsbeheer om te communiceren met andere systemen voor personeelsbeheer zorgt voor een uitgebreide verzameling functionaliteiten.
Door de human resource management-software van uw bedrijf te verbinden met platforms van derden, zorgt u ervoor dat de functionaliteit altijd up-to-date is.
U kunt de integratie van een personeelsbeheersysteem met een HRM-systeem of andere soorten software toevoegen aan een aanvankelijk op zichzelf staande tool voor personeelsbeheer.
Dit type integratie wordt add-on-integratie genoemd.
- HRM-integratie
- Integratie van tijd- en aanwezigheidssoftware
- Integratie van salarissoftware
Wat zijn de voordelen van software voor personeelsbeheersystemen?
Workforce Management System-software maakt het voor management gemakkelijker om planning te vereenvoudigen, aanwezigheid en tijdregistratie te beheren, prestatiebeheer te optimaliseren en de veiligheid van werknemers te bevorderen.
De juiste oplossing voor personeelsbeheer, wanneer deze in actie wordt gebracht en efficiënt wordt gebruikt, kan bedrijven op een aantal manieren helpen, waaronder de volgende:
- Bespaar tijd, elimineer knelpunten en verminder fouten door voorheen arbeidsintensieve processen te automatiseren.
- Neem betere beslissingen op basis van real-time data-analyse en nauwkeurige, actuele informatie over uw personeel.
- Verhoog de nauwkeurigheid van de salarisadministratie door software te gebruiken die tijdregistratie, betaald verlof, gedocumenteerde overuren, enz. automatisch met elkaar verzoent. Dit helpt het aantal gevallen van menselijke fouten te verminderen dat kan optreden als gevolg van het handmatig invoeren van gegevens en het uitvoeren van berekeningen.
- Raadpleeg gegevens over de real-time planning van uw personeel en voer de nodige aanpassingen uit om problemen zoals onderbezetting te voorkomen. Signaleer proactief potentiële planningsconflicten en pak ze aan voordat ze zich voordoen. Met de beste personeelssoftware kunnen managers intelligente planningen maken door taken te filteren op afdeling, project, functie of regio.
Wat zijn de soorten personeelsbeheersystemen?
De soorten personeelsbeheersysteemsoftware omvatten:
- Planningssoftware
- Aanwezigheidssoftware
- Tijdregistratiesoftware
- Afwezigheidsbeheer oplossingen
- Salarissoftware
- Hulpmiddelen voor medewerkersbetrokkenheid
- Tools voor klantrelatiebeheer
- Klantenservice en ondersteuning voor ticketingoplossingen
Wat is het verschil tussen WFM en WFO?
Waar WFM zich primair bezighoudt met het beheer van callcentermedewerkers, leveren WFO-systemen de ondersteunende managers die nodig zijn om beslissingen te nemen op basis van actuele gegevens.
Wat is effectief personeelsbeheer?
De term "effectief personeelsbeheer" (WFM) verwijst naar de systematische aanpak van een organisatie om de output van werknemers te stimuleren.
WFM omvat het nauwkeurig inschatten van het aantal werknemers dat nodig is om een project te voltooien en vervolgens het ontwerpen en implementeren van een werkschema dat de efficiëntie en effectiviteit van het team maximaliseert.
Hoe creëer je personeelsmanagement?
Hieronder volgen de stappen bij het maken van software voor een mobiel personeelsbeheersysteem:
- Processen en regelgeving worden gestandaardiseerd.
- De tijd- en aanwezigheidsregistratie wordt geautomatiseerd.
- Automatisering van personeelsplanningsfuncties.
- Bekijk opties voor selfservice voor werknemers.
- Implementatie van proactieve procedures voor verzuimbeheer.
Hoe implementeer je personeelsmanagement?
Volg deze geschetste stappen om software voor het totale personeelsbeheersysteem volledig te implementeren:
- Zakelijke doelen en wervingsvereisten moeten synchroon lopen.
- Onderzoek en voorspel toekomstig talent en vaardigheidsvereisten
- Voer een vaardigheidskloofanalyse uit en beoordeel het huidige aanbod van talent
- Bereid je voor op verschillende uitkomsten
- Een plan maken en uitvoeren
- Bewaak de voortgang en evalueer het resultaat
Wat zijn de belangrijkste principes van personeelsplanning?
Dit zijn de belangrijkste principes van personeelsplanning:
- Strategische planning
- Analyseer het plan
- Ontwikkel en activeer het plan
- Voer het plan uit
- Bewaak, evalueer en herzie het plan
Conclusie
Concluderend, Workforce Management System-software voor het managen van werknemers is van fundamenteel belang voor de activiteiten die bedrijven succesvol maken.
De fundamentele mogelijkheden van deze systemen zijn gericht op planning, planning en daaropvolgende aanwezigheidsbewaking.
Tools voor het beheren van de prestaties van werknemers kunnen u helpen bij het identificeren van goede presteerders en het opvullen van lacunes in vaardigheden bij uw personeel.
De nieuwste analysesoftware kan gegevens analyseren en waardevolle inzichten bieden, waardoor voorzichtiger beslissingen kunnen worden genomen.
Extra's zoals veilige installatie en uitrol garanderen een probleemloze ervaring met het systeem.
Het begrijpen van de vereisten van uw bedrijf en de toestand van uw huidige omgeving zijn beide cruciale stappen bij het ontwikkelen van een arbeidsbeheersysteem.
Vooral bedrijven die al een HR-managementsysteem hebben, zullen merken dat dit het geval is.
Er zijn verschillende platforms voor personeelsbeheer die functies voor personeelsbeheer bevatten; weten waar u staat in termen van bestaande processen is de eerste stap in het vinden van de juiste voor uw bedrijf.
- WORKFORCE MANAGEMENT SOFTWARE: hoe het werkt [+Top 10 keuzes]
- Top 6 tips voor effectief personeelsbeheer
- WORKFORCE MANAGEMENT TOOLS: Beste Workforce Management Tools
- DE BESTE AANWEZIGHEIDSMANAGEMENTSYSTEMEN VOOR UW WERKPLEK
- ARBEIDSMANAGEMENTSYSTEEM: Hoe werkt het?
Referenties
