Workflows vormen de basis van bedrijfsprocessen. En workflowbeheersystemen automatiseren deze bedrijfsprocessen voor maximale efficiëntie. We zullen het hebben over hoe deze workflowbeheersystemen werken, met voorbeelden van de beste open source-software waaruit u kunt kiezen.
Wat is een workflowmanagementsysteem?
Een workflowbeheersysteem is een softwareplatform dat procedures efficiënt automatiseert. Gestroomlijnde workflows verhogen kritische prestatie-indicatoren en de productiviteit van het bedrijf. Voorbeelden van workflowbeheersystemen zijn Taiga, Pipefy, Kissflow, Kanboard, enz.
Workflowautomatisering is het proces van het organiseren en prioriteren van een reeks acties op basis van gespecificeerde omstandigheden en regels. Strategieën voor workflowbeheer proberen knelpunten en vertragingen in processen te identificeren en taken in kaart te brengen om een efficiënter en gestroomlijnder workflowproces te ontwikkelen. Een aantal onafhankelijke workflowsoftwaretools zijn samengevoegd tot één applicatie die mens- en machinegestuurde processen automatiseert langs een vooraf gedefinieerd pad. Workflowbeheeroplossingen helpen ook bij de soepele integratie van mensen en systemen om zakelijk succes te behalen.
Wat zijn de soorten workflowbeheersystemen?
#1. Documentworkflowbeheersystemen
Wanneer documenten belangrijk zijn in de projectprocessen van een team, zijn documentworkflowoplossingen van vitaal belang. De stroom van documenten door verschillende procedures wordt cruciaal voor de inspanningen van de organisatie om de efficiëntie van het bedrijf te verbeteren. Met andere woorden, het resultaat van een proces op een document in een bepaalde fase wordt de input voor de volgende fase. Documentcentrische systemen worden gebruikt voor het goedkeuren en beoordelen, vertalen en transcriberen van documenten.
#2. Mensgericht workflowbeheersysteem
Human-centric workflow-technologieën worden gebruikt bij het ontwerpen en ontwikkelen van processen, taken en procedures die aanzienlijke menselijke participatie vereisen. Als gevolg hiervan zijn ze van cruciaal belang in functies zoals het schrijven van voorstellen en gegevensanalyse.
#3. Geïntegreerd workflowbeheersysteem
Geïntegreerde workflows omvatten iteratieve en sequentieel voltooide repetitieve bewerkingen met minimale menselijke bijdragen.
Waarom is workflowbeheer belangrijk voor uw bedrijf?
Verandering is op elke leeftijd onvermijdelijk, maar het is moeilijk te accepteren. Computers, laptops en mobiele telefoons hebben bijgedragen aan de uitbreiding van het personeelsbestand in de eenentwintigste eeuw. Ze gebruiken de mogelijkheden van de cloud om toegang te krijgen tot gegevens op elk apparaat en vertrouwen op hun mobiele telefoons voor werk en persoonlijke behoeften. Met zo'n wijdverbreide blootstelling aan technologische verbeteringen, zou het implementeren van een workflowbeheersysteem eenvoudig moeten zijn. Verrassend genoeg negeren veel bedrijven het belang van een BPM-tool of workflowsoftware voor bedrijfsprocessen in hun organisatie.
Integendeel, de industrie heeft een goed workflowbeheersysteem nodig om workflows te beheren, bedrijfsprocessen te bewaken en te optimaliseren. Een meer diepgaand onderzoek van procesprocessen toont ontslagen en losstaande banen. Stapels papieren en mappen met documenten, bonnen, facturen, verlofaanvragen en formulieren zijn het resultaat van ongeorganiseerde taken. Als er geen workflowbeheersysteem is, kunnen zelfs de meest geavanceerde hightechbedrijven eindigen met ongeorganiseerde papieren en ongestructureerde en losgekoppelde activiteiten.
Voorbeelden van de beste workflowbeheersystemen
Hier zijn enkele voorbeelden van de beste workflowbeheersystemen die u kunt uitproberen:
#1. Bijenkorf
Google, Starbucks, Comcast en Toyota gebruiken allemaal Hive als geavanceerde tools voor projectbeheer. Hive biedt workflowbeheermogelijkheden voor teams die moeten communiceren over dagelijkse werkprocessen en tegelijkertijd projecten zo effectief mogelijk moeten voltooien, naast de krachtige functies voor project- en taakbeheer.
Met Hive Automate, dat is gebouwd binnen het Hive-platform, kun je ook workflows bouwen tussen Hive en andere regelmatig gebruikte werk-apps. Deze applicatie is beschikbaar voor alle Hive-gebruikers en is een uitstekende methode om uw activiteiten te stroomlijnen, repetitieve procedures te automatiseren en tijd te besparen.
#2. Kusstroom
Kissflow is een uitstekende toepassing voor project- en procesbeheer die is ontworpen om de productiviteit te verhogen, teams te helpen bij het visualiseren van workflows, verantwoordelijkheid bij teamleden te leggen en iedereen binnen een organisatie op één lijn te houden. Hier zijn enkele van de kenmerken die Kissflow een uitstekende keuze maken voor workflowbeheer:
- Formulieren die volledig kunnen worden aangepast om bewerkingen te automatiseren en te stroomlijnen.
- Toegangscontrole die de rollen en verantwoordelijkheden van de organisatie definieert.
- Rapporten en analyses die uitvoerbaar zijn en essentieel inzicht bieden in de algehele workflow.
- Tool die integratie vergemakkelijkt.
#3. Verschuiving
Shift is een desktopprogramma dat uw e-mailaccounts, apps en extensies consolideert in één browser, waardoor uw productiviteit wordt verbeterd. Integreer met je favoriete apps, creëer unieke werkruimten en voorkom een overbelasting van je inbox. Shift is de ultieme productiviteitstool; download Shift nu en herontdek je focus. Het is echt een game-wisselaar. Met Shift kunt u:
- Verbind al uw e-mailaccounts en uw favoriete webapp om uw werkruimte te personaliseren.
- Doorzoek al uw Mail-, Agenda- en Drive-accounts.
- Combineer je favoriete tools om de ideale workflow te creëren.
#4. ProProfs
ProProfs Project is slimme software voor workflowbeheer die realtime informatie over de levenscyclus van projecten biedt. Op de gebruiksvriendelijke interface kunt u eenvoudig projecten, subtaken en deadlines beheren. Geniet van het soepel delen van bestanden en neem overal en altijd deel aan discussies. De tool genereert facturen en stelt u in staat deze te personaliseren. U kunt ook op maat gemaakte workflows ontwikkelen op basis van de vereisten van uw project. Met ProProfs is samenwerken in teams een fluitje van een cent. ProProfs heeft ook de volgende kenmerken die het een uitstekende software voor workflowbeheer maken:
- Voer workflows automatisch uit.
- Beheer cross-functionele teams
- Updates voor projectontwikkeling onderweg
- Gantt-diagrammen, Kanban-borden en andere tools
#5. Vloeistof
Fluix is websoftware zonder code voor bedrijven zoals de bouw, energie, luchtvaart en verbouwingen. De belangrijkste oplossingen van het platform zijn geautomatiseerde gegevensverzameling en workflowbeheer. Mobiele formulieren kunnen worden gebruikt om gegevens te verzamelen, die vervolgens door workflows kunnen worden gerouteerd om de activiteiten van verre teams te stroomlijnen. Een geautomatiseerde methode zoals deze helpt bij het beheer van veldinspecties, veiligheidscontrole, onderhoud van apparatuur en andere bedrijfsactiviteiten die veel taken en uitvoerders omvatten. Fluix biedt:
- Web-, iOS- en Android-platforms.
- Invulbare pdf's en webformulieren vergemakkelijken de samenwerking tussen veel teams.
- Met de workflow-builder voor slepen en neerzetten kunt u stapsgewijze workflows ontwikkelen.
- Gedetailleerde, op rollen gebaseerde toegang bepaalt wie toegang heeft tot taken en bestanden.
- Integraties met business intelligence-tools maken het exporteren en analyseren van gegevens mogelijk.
#6. Projectmatig
Projectsly van 500apps is nieuwe projectbeheersoftware met uitgebreid taakbeheer en krachtige automatiseringstools. De applicatie is uiterst gunstig voor teams op afstand, vergemakkelijkt de samenwerking op het werk en stelt projectmanagers in staat teamtoewijzingen toe te wijzen en te volgen zonder belangrijke mijlpalen te missen. Projectsly stroomlijnt de projectplanning en stelt u in staat om alle onderdelen van een project van begin tot eind af te handelen. Projectsly heeft de volgende kenmerken:
- Kanbanborden die worden gebruikt om taken te maken en te volgen.
- Gebruik een Gantt-diagram om de voortgang van een taak grafisch bij te houden.
- Automatisering voor het maken van workflows
- Gmail-projectbeheer via Chrome-extensie
#7. Klik op
ClickUp is een oplossing waarmee u workflows en projectplannen kunt stroomlijnen en tegelijkertijd teamresources kunt beheren. Teams over de hele wereld gebruiken de eenvoudige, esthetisch aantrekkelijke applicatie om hun werk op schema te houden. ClickUp kan om verschillende redenen de workflowbeheersoftware voor u zijn, waaronder:
Met automatiseringssjablonen kunnen gebruikers gespecialiseerde sjablonen maken voor het automatiseren van delen van hun workflow.
- Gantt-, kalender- en tijdlijnweergaven zijn allemaal beschikbaar voor projecten.
- Rapportage met de mogelijkheid om aangepaste dashboards te bouwen.
- Bekijk de beste ClickUp-alternatieven die teams nu gebruiken voor aanvullende informatie.
#8. Smartsheet
Sinds de samenwerking met 10,000 voet is Smartsheet een uitstekende tool geworden voor het beheren van niet alleen de workflow, maar ook de middelen voor een team. Smartsheet is voornamelijk gebouwd op een Excel-achtige manier, waardoor teams gemakkelijk toekomstige stappen en actie-items kunnen visualiseren. Smartsheet is een uitstekende software voor workflowbeheer vanwege de volgende factoren:
- Automatisering van workflows voor projecten en taken.
- Gantt-diagram en tabelweergave voor taakvisualisatie zijn opgenomen in flexibele projectconfiguraties.
- Integraties met producten zoals Microsoft Office en Google Apps.
- Verhoogde capaciteit van de middelen.
#9. Pijpfy
Pipefy is software voor workflowbeheer die teams helpt bij het opvragen van gegevens, het uitvoeren van taken en het rapporteren van succes tijdens projecten en campagnes. is de go-to-oplossing geworden voor workflowbeheer voor teams over de hele wereld vanwege de low-code workflow-ontwikkelingsaanpak. Nog een paar functies die van Pipefy een uitstekende software voor workflowbeheer maken:
- Sjablonen die kunnen worden gebruikt om algemene workflows en processen te structureren.
- Aangepaste workflows met weinig code die de productiviteit verbeteren.
- Indien nodig inzicht in workflows vanuit de hele onderneming.
#10. Luchttafel
Vanwege het unieke Excel-achtige framework is Airtable een uitstekende keuze voor een workflowbeheertoepassing. Deze tool wordt door teams over de hele wereld gebruikt en het vermogen om als een krachtige spreadsheet te werken, heeft het tot een favoriet bij fans gemaakt voor workflowbeheer. Nog een paar functies van Airtable die het een uitstekende software voor workflowbeheer maken:
- Mogelijkheid om een aangepaste database op te zetten voor alle projecten en taken
- Projectspecifieke sjablonen die aanpasbaar zijn
- Met raster-, kalender-, galerij- en Kanban-weergaven kunt u projecten bekijken op de manier die voor u het handigst is.
- Vooraf gemaakte apps om uw ervaring te verbeteren
Voorbeelden van workflowbeheersystemen die open source zijn
Hier zijn enkele voorbeelden van open source workflowbeheersystemen:
#1. Taiga
Taiga is een open-source project- en workflowbeheersoftware die tot doel heeft het bruikbaarheidsprobleem op te lossen. Een team van Kaleidos werkt sinds begin 2014 aan het project. Taiga Agile geeft nu een formele structuur aan het project.
Het project bevat tools die het eenvoudig maken om projecten te construeren met behulp van Kanban- of Agile-sjablonen. Je kunt Agile ook gebruiken om sprints en user stories te ontwikkelen. Je kunt ook gebruikersverhalen toevoegen aan sprints en er taken aan toewijzen. Daarnaast kunt u een Kanban-sjabloon gebruiken om projecten te construeren met post-it-type taakvensters en een gebruiksvriendelijke gebruikersinterface met slepen en neerzetten.
#2. Kanbord
Kanboard is een open-source, eenvoudige kanban-workflowbeheersoftware. Het is geschreven in PHP en gedistribueerd onder een MIT-licentie. Kanboard is eenvoudig in te stellen en verbruikt weinig middelen. Het heeft belangrijke functies, waaronder het zoeken en filteren van taken, bijlagen, subtaken, opmerkingen en nog veel meer. Uw kaarten kunnen ook in verschillende formaten worden geëxporteerd.
#3 Achterstand
Backlog is open-source software voor workflowbeheer die speciaal is ontworpen voor ontwikkelteams. Het is een enkelvoudig platform met een eenvoudige maar krachtige interface die kan worden aangepast aan de eisen van gebruikers. Het stelt leden van de ontwikkelings- en ontwerpteams in staat om te communiceren en verbinding te maken op één enkel platform vanaf elke locatie of elk apparaat. Elegante visualisaties zoals Gantt-diagrammen en Git-grafieken kunnen worden gebruikt om de ontwikkeling van een project te volgen. Het bevordert ook de duidelijkheid van informatie, waardoor teams taken binnen de gespecificeerde tijdsbestekken kunnen voltooien.
#4. Apache-luchtstroom
Apache Airflow is gratis en open source software voor workflowbeheer die kan worden gebruikt om projectprocessen te creëren, te bewaken en te beheren. Het platform is gebaseerd op vier concepten die het mogelijk maken om dynamische, intuïtieve, uitbreidbare en zeer schaalbare software voor workflowbeheer te creëren.
Directed Acyclic Graphs (DAG's) worden in Apache Airflow gebruikt om teams te helpen bij het ontwerpen, plannen, programmeren en automatiseren van gegevensstromen via knooppunten. De richting van het gegevenstransport wordt weergegeven door pijpleidingen in de Apache-luchtstroom. In wezen is de uitvoer van een knooppunt (taak) vaak de invoer naar een ander knooppunt. Om het team bijvoorbeeld alle taken te laten voltooien, moet een proces worden voltooid of opnieuw worden gestart.
#5. Apache Taverna
Apache Taverna is gratis en open source software voor workflowbeheer voor wetenschappelijke teams waarmee ze wetenschappelijke workflows kunnen creëren en beheren. De workflowtool is platformonafhankelijk en kan met verschillende besturingssystemen worden gebruikt. De Apache Taverna-suite bestaat uit drie componenten: de Taverna-engine, de Taverna Workbench en de Taverna Server. Deze componenten werken samen om wetenschappers te helpen geavanceerde datapijplijnen te creëren en te analyseren. Bovendien accepteert de suite gegevens van zowel openbare als particuliere bronnen in uiteenlopende domeinen als medische, geografie en sportanalyses.
Hoe creëer je een Workflow Management Systeem?
#1. Maak het gemakkelijk toegankelijk
Bedrijven zijn tegenwoordig niet statisch. Uw bemanning kan over de hele wereld worden verspreid. Iedereen heeft echter toegang nodig tot oplossingen die hun zakelijke workflows kunnen stroomlijnen, dus kies cloudgebaseerde producten en platforms die voor iedereen gemakkelijk beschikbaar zijn.
#2. Verlicht je team
Geen enkele oplossing voor workflowbeheer zal effectief zijn tenzij uw personeel begrijpt hoe ze het moeten gebruiken. Als u investeert in software om hen te helpen met hun werk, zorg er dan voor dat iedereen de voordelen begrijpt en hoe u deze met succes kunt gebruiken.
#3. Samenwerken
Met de meest succesvolle workflowbeheersystemen kan uw team moeiteloos en in realtime samenwerken. Bij het zoeken naar softwarepakketten om een workflowmanagementsysteem samen te stellen, moet samenwerking een prioriteit zijn.
#4. Houd je ontwikkeling bij.
Het management moet toezicht houden op de registratie van procesvoortgang en verbeterpunten in uw workflowbeheersysteem markeren, dat voor iedereen gemakkelijk beschikbaar moet zijn. Documentatie is essentieel in elke organisatie; zorg ervoor dat u met uw workflowbeheersysteem uw team efficiënt kunt bewaken en documenteren terwijl het groeit.
#5. Waakzaamheid bewaren
Technologie evolueert voortdurend en er worden momenteel tal van nieuwe technologieën ontwikkeld die uw workflowbeheersysteem zullen verbeteren. Houd nieuwe, opkomende systemen in de gaten die uw workflowbeheersysteem kunnen verbeteren en de efficiëntie en productiviteit van uw team kunnen verhogen.
Hoe creëer je een workflowproces?
- Bepaal uw middelen.
- Maak een lijst van de taken die moeten worden voltooid.
- Bepaal per fase wie verantwoordelijk is en wijs taken toe.
- Maak een workflowdiagram om u te helpen het proces te visualiseren.
- Stel uw nieuwe workflow op de proef.
- Informeer uw team over de nieuwe workflow.
- Installeer de nieuwe werkstroom.
Wat zijn de 3 basiscomponenten van een workflow?
De drie basiscomponenten van een workflow zijn invoer, transformatie en uitvoer.
Wat zijn de vier workflowrollen?
De benodigde werkstroomrollen (Bewerker, Beoordelaar, Goedkeurder of Uitgever) moeten vervolgens worden toegewezen aan de gebruikers die deel uitmaken van dat bestuursteam door een gebruiker met de rol Beheerder van de informatiebeheercatalogus.
Wat is SAP-workflow?
U kunt SAP Workflow Management gebruiken om workflows te digitaliseren, beslissingen te nemen, end-to-end proceszichtbaarheid te verwerven en processen te creëren met behulp van een low-code benadering. Het stelt gebruikers in staat om processen te creëren, uit te voeren en te beheren. Het stelt gebruikers in staat om besluitvorming te digitaliseren en te automatiseren.
Wat is een workflowmodel?
De geordende opeenvolging van activiteiten en keuzes waaruit een bedrijfsproces bestaat, wordt gerepresenteerd door een workflowmodel. Door een workflowmodel te creëren, begrijpen zakelijke gebruikers mogelijk beter hoe een proces werkt en kunnen ze het stroomlijnen en optimaliseren voor de beste resultaten en maximale efficiëntie.
Wat is slimme workflow?
Zelfs wanneer zakelijke vereisten veranderen, is Smart Workflow een geprefabriceerde oplossing die kan worden aangepast om te voldoen aan unieke routerings- en regelvereisten. Ad-hoc fiatteurs kunnen deelnemen aan de goedkeuringscyclus dankzij de gebruiksvriendelijke fiatteurswizard van Smart Workflow.
Wat maakt een goede workflow?
Een goede workflow biedt diepgaande kennis van de bedrijfsvoering. Door duplicatie en redundantie te verwijderen, versnelt een goed ontworpen workflow bedrijfsprocessen. Verbeterde communicatie, zichtbaarheid en controle over het bedrijfsproces zijn enkele extra voordelen van procesworkflows.
Ten slotte,
Het gebruik van het juiste workflowbeheersysteem zal de productiviteit in uw organisatie helpen verbeteren, wat op zijn beurt zal leiden tot hogere inkomsten. We hebben de beste workflowbeheersystemen in deze handleiding opgesomd en we hopen dat u ze nuttig vindt.
Veelgestelde vragen over workflowbeheersystemen
Wat is een workflowvoorbeeld?
Een freelancer maakt en stuurt een factuur naar zijn klant. De factuur wordt naar de financiële afdeling van de klant gestuurd. De factuur wordt goedgekeurd en betaald door de financiële afdeling.
Wat is een workflowdiagram?
Een werkstroomdiagram is een stroomdiagram-achtige visuele weergave van een proces, project of taak.
Wat is het verschil tussen workflow en proces?
Workflows bevatten gedetailleerde details tot aan kleinschalige doelen, terwijl processen verwijzen naar grootschaliger output.
Gerelateerde artikelen
- Financiële engineering: programma's en salarissen (bijgewerkt!)
- Projectplanningssoftware: 60+ beste software in 2023 (gratis en betaalde opties)
- TRELLO-PROJECTBEHEER: belangrijkste sjablonen, functies en toepassingen
- 6 tips om de automatisering van zakelijke taken goed uit te voeren
- GEGEVENSSTRATEGIE: 7 componenten van gegevensstrategie die elke verbinding nodig heeft
Referenties
