Werkopdrachten zijn de drijvende kracht achter uw onderhoudsoperatie. Ze leveren energie aan uw team en vergemakkelijken de verplaatsing van werk van punt A naar punt B. Dit artikel leert u dus hoe u de onderhoudswerkorder onder de knie krijgt, het formaat kent om het te schrijven, en ook het proces en de procedures die erbij betrokken zijn, zodat uw bedrijf loopt op rolletjes.
Wat is een werkopdracht?
Een werkorder is een document dat alle details over een onderhoudstaak bevat en het proces voor het voltooien ervan beschrijft. Het kan informatie bevatten zoals wie het werk goedkeurt, de reikwijdte, wie er verantwoordelijk voor is en het werkplan.
Werkopdrachten zijn cruciaal voor het functioneren van een het onderhoud van het bedrijf afdeling. Ze helpen iedereen, van onderhoudsmanagers tot technici, bij het organiseren, toewijzen, prioriteren, volgen en voltooien van kritieke taken. Als het correct wordt gedaan, kunt u informatie verzamelen, delen en gebruiken om taken zo effectief mogelijk uit te voeren.
Hoewel een werkorder en een werkverzoek identiek klinken, zijn er enkele belangrijke verschillen tussen beide. Niet-onderhoudspersoneel gebruikt een werkverzoek om het onderhoudsteam op de hoogte te stellen van een taak. Als apparatuur uitvalt, kan een machinist bijvoorbeeld een opdrachtverzoek sturen. Een onderhoudsmanager beoordeelt de opdrachtaanvraag en voegt extra details toe, plant de toewijzing en wijst deze toe aan een technicus. De opdrachtaanvraag is omgezet in een werkorder.
We leren dus de procedure/het proces van het maken van een woordvolgorde-indeling in zes stappen.
Werkorderprocedure/-proces
Elke onderhoudswerkorder heeft een levenscyclus die uit drie hoofdfasen bestaat: ontwikkeling, voltooiing en registratie. We kunnen deze fasen in verschillende stappen verdelen. Het begrijpen van elke stap en het bieden van een solide werkorderproces/-procedure voorkomt dat projecten vast komen te zitten in één fase en een achterstand worden.
Stap 1: Identificeer de missie.
Onderhoudsactiviteiten zijn onderverdeeld in twee categorieën: gepland onderhoud en ongepland onderhoud. Voorzien onderhoud omvat alle taken waarvan u van tevoren weet, zoals regelmatige controles, en ongepland onderhoud omvat alle dingen die u niet kunt voorspellen, zoals een onvoorziene storing.
Stap 2: Dien een reparatieverzoek in.
Hier stel je de werkbeschrijvingen samen en stuur je deze naar het onderhoudsteam voor verdere actie. Als een computer bijvoorbeeld uitvalt, genereert een operator een opdrachtverzoek en stuurt deze naar het onderhoud. Wanneer een taak is gepland, wordt een werkorder gegenereerd en op het juiste moment geactiveerd.
Stap 3: Prioriteer en plan de werkorder.
Meestal hebben sommige beroepen meer tijd nodig dan andere. Een doorgebrande gloeilamp hoeft misschien niet direct gerepareerd te worden, maar een beschadigde transportband wel. Daarom moet u prioriteit geven aan elke werkorder die op uw bureau komt.
Het is nu tijd om te plannen na het stellen van prioriteiten. Het kan worden gecoördineerd op basis van een vaste datum, verwachte onderhoudstriggers of speciale tijdblokken. Het stellen van een deadline houdt iedereen verantwoordelijk en houdt ook iedereen op de hoogte, zodat er niets tussen de oren glipt.
Stap 4: Delegeer en voltooi de taak
Het is nu tijd om die woorden op papier in de praktijk te brengen. Een technicus wordt toegewezen aan de opdracht en voltooit de missie. Dit kan dus zo simpel zijn als een apparatuurcontrole van vijf minuten of zo ingewikkeld als een meerdaagse reparatieklus.
Stap #5: Sluit de opdrachtbon af en documenteer deze.
De werkorder wordt gesloten totdat aan alle voorwaarden is voldaan. Managers moeten mogelijk worden ondertekend om te voldoen aan de handhavingscriteria. Wanneer een werkorder is voltooid, wordt deze weggestopt. Een goed georganiseerd werkorderlogboek is essentieel voor het maken van activageschiedenissen, het evalueren van eerdere oplossingen, het plannen van audits en andere taken.
Stap #6: De werkorder wordt beoordeeld
Het beoordelen van werkorders levert nuttige details op. Zij geven inzicht in uw processen en systemen waarmee u uw bedrijf kunt verbeteren. Het logboek helpt technici ook om ontbrekende stappen of alternatieve oplossingen gemakkelijk te identificeren als een probleem zich opnieuw voordoet.
Informatie voor een werkorderformaat
Over het algemeen moeten werkorders, net als al het andere dat door uw fabriek wordt geproduceerd, goed zijn gemaakt en ook vrij van defecten zijn. Als een stap van het proces niet klopt, kan dat gevolgen hebben voor de hele lijn. Dus, welke informatie vormt een geweldig werkorderformaat?
- Asset: Welk apparaat heeft reparatie nodig?
- Probleem beschrijving: Wat is precies het probleem? Wat hoorde, zag, rook of voelde u op het moment van de storing of in de dagen ervoor?
- Werkbereik: Welk personeel heb je nodig om de klus te klaren? Welke vaardigheden zijn vereist?
- Benodigde onderdelen en apparatuur: Zijn er onderdelen die vervangen moeten worden of speciaal gereedschap?
- Opmerkingen over gezondheid en veiligheid: Welke veiligheidsprotocollen en apparatuur heb je nodig? Zijn er ongevallen of bijna-ongevallen opgetreden tijdens het werken aan een soortgelijk probleem of soortgelijk activum?
- Datum aangevraagd: Wanneer is de werkbon gemaakt en ingediend, zoals gevraagd?
- Naam/afdeling/contactpersoon van de aanvrager: Wie heeft het werk gemaakt en ingediend?
- Verwachte datum voor voltooiing: Wanneer moet dit werk klaar zijn?
- Datum van daadwerkelijke oplevering: Wanneer was het werk klaar en afgesloten?
- Werkuren verwacht: Hoe lang moet het duren om het werk te voltooien?
- Werkelijke werkuren: Hoe lang duurde het om de werkorder te voltooien?
- Taken checklist: Is er een stapsgewijze handleiding voor het voltooien van het vereiste werk?
- Prioriteit: Wat is de betekenis van dit werk? Wat is het: hoog, gemiddeld of laag?
- Toegewezen aan: Wie gaat het werk doen? Is het nodig om meer dan één persoon te hebben? Is het nodig om een externe aannemer in te huren?
- Bijbehorende documenten: Zijn er records waarmee de werkorder effectiever kan worden uitgevoerd, zoals SOP's, handleidingen, diagrammen, video's, activageschiedenis, inkooporders of afbeeldingen?
Beheer van onderhoudswerkorders
Het creëren van een fantastisch werkbonformat is geen garantie voor resultaat. Een solide indeling voor het afhandelen van de levenscyclus van een werkorder zorgt ervoor dat deze naadloos van de ene fase naar de volgende gaat. Met deze indeling kunt u verschillende problemen in een werkorder vermijden, zoals een gebrek aan transparantie, hoge kosten, meer uitvaltijd en een verlammende achterstand. Laten we dus eens kijken naar de voor- en nadelen van enkele beheersystemen voor opdrachtorders en hoe ze zich verhouden.
Pen en papier
Voors:
Werkopdrachten worden sinds de uitvinding van pen en papier met pen en papier beheerd. Schriftelijke werkbonnen zijn zowel voordelig als vertrouwd. Ook is papier een methode die iedereen kent. Het vereist zeer weinig voorbereiding, de initiële kosten zijn relatief laag en er is een papieren spoor voor wanneer u eerder werk moet herzien.
nadelen:
Dit systeem heeft echter enkele ernstige gebreken. Papieren dossiers worden gemakkelijk verkeerd gearchiveerd, zoekgeraakt of vernietigd. Ze zijn tijdrovend om te vinden, op te halen en te sorteren. Omdat we rapporten vaak na een gebeurtenis presenteren, is de kans groter dat onnauwkeurige informatie op een werkorder terechtkomt. Ook wordt er langzamer met pen en papier omgegaan. Deze factoren, gecombineerd, maken het werk inefficiënt en kunnen u op de lange termijn veel geld kosten.
Gebruik van whiteboards
Voors:
Een andere oude standby voor onderhoudsafdelingen zijn whiteboards. De materiaalkosten zijn niet hoger dan het budget en het is zeker handig om alle werkbonnen op één centrale plek te bekijken en bij te werken.
nadelen:
Whiteboards, zoals pen en papier, hebben aanzienlijke beperkingen. Het bijhouden van gegevens is een enorme pijn, en ook het extraheren van informatie uit alle records die u mogelijk kunt verkrijgen, is ongelooflijk moeilijk. Dit maakt het maken van activageschiedenissen, het voorbereiden van audits en het maken van werkorderrapporten bijna onmogelijk. Het beheerproces wordt vaak vertraagd omdat operators en technici naar een centrale locatie moeten reizen om werkorders te verzenden of weer te geven.
Excel Spreadsheets
VOORDELEN
Excel-spreadsheets zijn een verbetering ten opzichte van pen en papier en whiteboards. Het converteert papieren documenten naar een digitaal formaat, waardoor ze minder snel worden vernietigd of verloren gaan. Het is vaak eenvoudiger om naar informatie te scannen en op basis daarvan rapporten te genereren.
NADELEN
Hoewel spreadsheets de lat iets hoger leggen, maken sommige factoren het een onstabiele basis voor gebruik. Sommige spreadsheets zijn vergrendeld op één scherm, waardoor het onmogelijk is om de meest recente details van een werkorder te zien.
Spreadsheets, hoewel cloudgebaseerd, missen de mogelijkheid om automatisch werkorders te activeren, waardoor preventief onderhoud ongelooflijk moeilijk te realiseren is. Voor het invoeren van gegevens en het maken van rapportages is naast kennis ook veel tijd achter de computer nodig. Er is ook een beperking in het volgen van de voortgang van werkorders, waardoor u achterloopt op schema.
CMMS (Bouwbeheersysteem) Software
Voors:
Het gebruik van mobiele en cloudtechnologieën is een van de belangrijkste voordelen van geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen (CMMS). Met dit type software voor onderhoudswerkorders kan iedereen in onderhoud taken in realtime en overal bouwen, bewaken, voltooien en evalueren, of dit nu op de plaats van een storing is of op een Hawaiiaans strand.
Werkopdrachten, geschiedenis van bedrijfsmiddelen, notities en foto's kunnen technici overal mee naartoe nemen. Rapporten ontginnen ook de gegevens in onderhoudswerkorders voor statistieken zoals kosten, efficiëntie en andere.
Het indienen van een werkverzoek via een CMMS kan degenen buiten het onderhoud een groter gevoel van eigenaarschap geven over dat werk. Ze kunnen ook de status van hun verzoeken volgen en werkorders dupliceren. Dit is een belangrijke manier om de TPM in uw instelling te verhogen en de noodzaak voor taakupdates of verduidelijking te verminderen.
nadelen:
Hoewel CMMS-software de weg van de toekomst is, is het vooraf duurder, vereist uitzonderlijke training en cultuur om succesvol te zijn, en vereist het vaak meer geavanceerde onderhoudstechnieken. Hoewel CMMS-software gebreken vertoont, compenseren de langetermijnvoordelen van het systeem de aanvankelijke tekortkomingen ruimschoots.
Hoe kunnen werkbonnen bedrijven helpen om aan de regelgeving te voldoen?
Werkorders kunnen bedrijven helpen om te zorgen voor naleving van regelgeving door de voltooiing van vereiste taken en onderhoudsactiviteiten te documenteren en een registratie van naleving voor audits te verstrekken.
Wat is de rol van een werkboncoördinator?
De rol van een werkordercoördinator is het beheren van het maken, toewijzen en voltooien van werkorders en ervoor te zorgen dat taken op tijd en binnen het budget worden voltooid.
Hoe kunnen werkbonnen bedrijven helpen de klantenservice te verbeteren?
Werkorders kunnen bedrijven helpen de klantenservice te verbeteren door een duidelijk en georganiseerd proces te bieden voor het behandelen van verzoeken van klanten en het volgen van de voortgang naar een oplossing.
Hoe kunnen werkbonnen de communicatie tussen afdelingen verbeteren?
Werkorders kunnen de communicatie tussen afdelingen verbeteren door een gecentraliseerd platform te bieden voor het documenteren van taken, het toewijzen van verantwoordelijkheden en het volgen van de voortgang, wat de samenwerking kan verbeteren en misverstanden kan verminderen.
Hoe kunnen werkorders bedrijven helpen bij het plannen en toewijzen van middelen?
Werkorders kunnen bedrijven helpen bij het plannen en toewijzen van middelen door een duidelijk beeld te geven van het uit te voeren werk, de benodigde middelen en de tijdlijn voor voltooiing, waardoor een effectievere planning en toewijzing van middelen mogelijk wordt.
Hoe kunnen werkorders bedrijven helpen bij het identificeren van verbeterpunten?
Werkorders kunnen bedrijven helpen bij het identificeren van verbeterpunten door een overzicht te geven van voltooide taken en de benodigde tijd en middelen, die kunnen worden geanalyseerd om inefficiënties en verbeterpunten te identificeren.
Conclusie
Werkorders zijn een hoeksteen van uitstekend onderhoud. Als ze goed worden beheerd, bieden ze het team de consistentie en structuur die het nodig heeft om succesvol te zijn.
Een goed ontworpen proces/procedure voor onderhoudswerkorders vergemakkelijkt het opstellen van een preventief onderhoudsprogramma en de reactie op ongepland onderhoud. Dus rollen zijn beschreven, workflows zijn verbeterd, taken zijn gecontroleerd en informatie is goed gedocumenteerd.
Het laatste en belangrijkste stukje van de puzzel is het selecteren van de beste methoden en processen/procedures voor het beheren van werkorders. Als alles bij elkaar komt, zal het bedrijf in staat zijn om de basisprincipes van onderhoud onder de knie te krijgen, terwijl het nog steeds op zoek is naar nieuwe manieren om uit te breiden en te bloeien.
Veelgestelde vragen over werkorders
Wat is een werkorder in ERP?
Een werkopdracht is een document dat door de productieplanner aan de productiewerkvloer wordt gegeven als een signaal om een bepaalde hoeveelheid van een bepaald artikel te vervaardigen. De werkorder helpt ook bij het genereren van de materiaalbehoeften (voorraadinvoer) voor het te produceren artikel op basis van de stuklijst.
Is een werkorder een factuur?
Een werkorder is een document dat een dienst toewijst die moet worden voltooid voor een klant. Een factuur is een document met een gespecificeerde lijst van de geleverde diensten en de kosten voor elk.
Waarom een Werkbon genereren?
Het doel van een werkorder is: om een taak te starten, te verduidelijken wat er moet worden gedaan, voltooiingsdatums te specificeren en indien nodig speciale instructies te geven. CMMS-software voor werkorderbeheer helpt organisaties ook bij het beheren en onderhouden van gegevens over projecten, evenals over middelen, uitgaven en arbeid.
Hoe schrijf je een werkorder?
In het bovenste gedeelte van uw werkorder schrijft u het volgende: de bedrijfsnaam. Het volledige adres. Essentiële contactgegevens.
...
Nadat u de contactgegevens van het bedrijf hebt geschreven, voegt u ernaast het volgende toe:
- Nummer werkorder.
- Baannummer.
- En de inclusieve datum.
