Payroll verwijst naar de voordelen die een bedrijf zijn werknemers moet bieden voor een vooraf bepaalde tijd of op een specifieke dag. Vaak is de boekhouding of personeelsafdeling van een bedrijf hiervoor verantwoordelijk. Salarisadministratie voor kleine bedrijven kan rechtstreeks worden beheerd door de eigenaar of een collega. Salarisverwerking, secundaire arbeidsvoorwaarden, verzekeringen en boekhoudkundige taken zoals inhouding van belastingen worden steeds vaker uitbesteed aan gespecialiseerde bedrijven. Met de op creatieve technologie gebaseerde services die nodig zijn voor de gig- en outsourcing-economieën, bieden deze oplossingen een snellere en gemakkelijkere betaling van werknemers, evenals de levering van digitale salarisgerelateerde documentatie. Ik ga in dit artikel de loonaftrek, de naleving van de loonadministratie en de loonadministratie bespreken. Waarom niet achterover leunen en genieten van de rit met mij?
Wat is salarisadministratie?
Het proces van het betalen van werknemers in een bedrijf staat bekend als payroll. Dit proces omvat het bijhouden van de tijd die elke werknemer besteedt, het bepalen van hun loon en het uitbetalen van het loon door middel van een cheque of door directe storting op hun bankrekeningen. Ook de registratie van loonadministratie, ingehouden belastingen, bonussen, overuren, ziekengeld en vakantiecompensatie moet door bedrijven worden gedaan. Het bedrag dat opzij moet worden gezet en door bedrijven moet worden geregistreerd voor Medicare, sociale zekerheid en werkloosheidsbelastingen bij de overheid.
Voor salarisadministratie gebruiken veel bedrijven softwareoplossingen. Een API wordt door de werknemer gebruikt om zijn uren in te dienen, waarna zijn loon wordt verwerkt en op zijn bankrekening wordt overgemaakt.
Om het proces te vergemakkelijken, huren veel middelgrote en grote bedrijven externe payroll-providers in. Bedrijven houden bij hoeveel uren elke werknemer erin steekt en verstrekken deze gegevens aan de salarisadministratie. De salarisadministratie bepaalt de brutovergoeding van de werknemer op betaaldag door het totale aantal gewerkte uren te vermenigvuldigen met het uurtarief vermenigvuldigd met het aantal gewerkte weken in de betaalperiode. Na aftrek van belastingen en andere inhoudingen op de inkomsten van werknemers, betaalt de dienst hen.
Salarisadministratie begrijpen
U moet niet onderschatten hoe snel salarisfouten kunnen optreden. Sta even stil bij de werknemers wiens enige bron van inkomsten hun maandsalaris is. Wat gebeurt er als het salaris niet correct of te laat wordt uitbetaald? Dergelijke inconsistenties kunnen een negatieve invloed hebben op het moreel van de werknemers en als gevolg daarvan op de productiviteit van het bedrijf.
Het naleven van de vele wet- en regelgeving, zoals arbeidswetgeving, PF, PT en andere wettelijke compliance, is even cruciaal voor een correcte en tijdige salarisbetaling. Deze wetten hebben aanzienlijke juridische en financiële gevolgen voor overtredingen.
U moet een grondige kennis hebben van wat payroll is en hoe u efficiënt met payroll omgaat als u ervoor wilt zorgen dat uw werknemers tevreden zijn en dat u binnen de wet werkt. De belangrijkste zaken op het gebied van salarisadministratie worden als eerste behandeld.
Wat is loonbelasting?
De belastingen op lonen, fooien en salarissen die zowel werknemers als werkgevers betalen, worden loonheffingen genoemd. Werkgevers houden belastingen in op de loonstrookjes van werknemers en sturen het geld naar de overheid. Deze heffingen bestaan uit werknemersbijdragen aan socialezekerheids- en Medicare-belastingen, evenals federale, staats- en lokale inkomstenbelastingen (VAIS). Werkgevers zijn aansprakelijk voor zowel federale als nationale werkloosheidsbelastingen, evenals hun evenredige VAIS-bijdrage.
Betalingen aan sociale zekerheid en Medicare worden gedekt door federale loonheffingen, die samen de VAIS-belasting vormen in de Verenigde Staten. Op loonstroken worden deze aangeduid als VAIS en MedVAIS. Inhoudingen van federale inkomstenbelasting op loonstrookjes van werknemers gaan ook naar de algemene begroting van de Schatkist.
Inkomstenbelastingen worden geheven door de meeste staten, evenals door sommige steden, provincies en plaatsen, en het ingezamelde geld gaat rechtstreeks naar hun schatkist. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het dekken van het aandeel van hun werknemers in de federale werkloosheidsverzekeringspremies, terwijl werknemers zijn vrijgesteld van deze kosten.
Loonheffingen zijn een vorm van belasting die wordt geïnd door de federale overheid en soms door individuele staten in verschillende landen, waaronder de Verenigde Staten. Op de loonstrook van een werknemer staan al deze inhoudingen op de loonbelasting vermeld. De gespecificeerde lijst specificeert het bedrag dat is afgetrokken voor federale, staats- en lokale inkomstenbelastingen, evenals de bedragen die zijn verzameld voor Medicare- en socialezekerheidsbijdragen.
Loonheffingen bieden financiering voor een aantal overheidsinitiatieven, zoals sociale zekerheid, gezondheidszorg en compensatie voor werknemers. Met het oog op het behoud en de verbetering van buurtinfrastructuur en -diensten, zoals rampenbestrijdingsteams, wegenonderhoud en parken, kunnen lokale overheden een kleine loonbelasting heffen.
Hoe loonheffingen te berekenen
Hoe u de loonheffingen berekent, hangt af van uw bedrijf en de lokale wetgeving. Desalniettemin heeft QuickBooks hieronder enkele algemene principes aangeboden. Het berekenen van de brutolonen van uw werknemers is de eerste stap.
#1. Bereken het brutoloon van uw werknemers
Aan de hand van hun loontarief en uw reguliere loonperioden kunt u de brutovergoeding van een werknemer berekenen. De meeste bedrijven betalen werknemers wekelijks, tweewekelijks of maandelijks. Verhoog het aantal gewerkte uren tijdens de betaalperiode met het uurtarief om het brutoloon van een werknemer te bepalen. De vergelijking luidt als volgt:
Uurtarief x totaal aantal gewerkte uren in de betaalperiode = brutoloon
Deel het jaarsalaris door het aantal loonperioden in het jaar om de brutovergoeding van een werknemer in loondienst te bepalen. Dit is de formule:
Jaarsalaris/aantal van loonperioden in a jaar = brutoloon
#2. Aftrek vóór belasting aftrekken
U moet inhoudingen buiten beschouwing laten nadat u de brutovergoeding hebt berekend. Naast deze belastingaftrek kunnen er nog andere aftrekposten zijn. De aftrekposten voor belastingen bestaan uit:
- Plannen voor pensionering, inclusief 401 (k) s
- Plannen voor zorgverzekeringen
- Flexibele uitgavenrekeningen (FSA) of gezondheidsspaarrekeningen
- Bijdragen aan een rekening (FSA)
- Sommige levensverzekeringen
#3. Belastingen aftrekken (VAIS, werkloosheid en inkomstenbelastingen)
Het saldo van uw vergoeding wordt belast na aftrek van voorbelasting. 7.65% is het VAIS-belastingtarief, dat bestaat uit 6.2% voor socialezekerheidsbelastingen en 1.45% voor Medicare. Federale, staats- of gemeentelijke wetgeving en de W-4 van uw werknemer bepalen de andere belastingtarieven. Gebruik de IRS-belastingtabellen om uw federale inkomstenbelastingen te bepalen. U betaalt vaak federale belastingen samen met sociale zekerheid en Medicare-belastingen. Vul IRS-formulier 941 in om alle betalingen te rapporteren.
Trek van het brutoloon van de werknemer de VAIS-belasting van 7.65% af. De bijdragen van elke werknemer moeten door u, het bedrijf, worden aangevuld. Het bedrijf betaalt zowel namens de werknemer als namens het bedrijf sociale zekerheid en Medicare.
#4. Eventuele vrijwillige inhoudingen dienen te worden ingehouden op het resterende loon
Ze kunnen bestaan uit:
- Bijdragen aan een Roth 401(k) Levensverzekeringen
- Plannen voor langdurige arbeidsongeschiktheidsverzekeringen
- loonbeslag
- vakbondskosten
- Het bedrag dat overblijft na belastingen en andere inhoudingen is wat de werknemer als nettoloon ontvangt.
Wat is loonheffingskorting?
Wanneer het salaris van een werknemer onderworpen is aan loonaftrek, wordt een deel van zijn loon opzij gezet om een verscheidenheid aan verplichtingen te dekken, waaronder bijdragen aan een pensioenplan of inhoudingen voor belastingen. De inhoudingen kunnen verplicht of optioneel zijn. Looninhoudingen worden door werkgevers gedaan om belastingverplichtingen te dekken die voortvloeien uit de betaling van het salaris van een werknemer. Belastingbetalingen kunnen worden gedaan voor socialezekerheidsbelastingen, medische belastingen, enz.
De werkgeversbetaling voor sociale uitkeringen voor werknemers, zoals door de werkgever gesponsorde 401 (k) pensioenregelingen, pensioenregelingen, spaarplannen, ziektekostenregelingen en andere vrijwillige bijdragen, vormt het andere deel van de loonaftrek.
Salarisaftrektabellen en online rekenmachines zijn nuttig voor de nauwkeurigheid en eenvoud van berekeningen. Loonaftrekgrafieken worden vaak door werkgevers gebruikt om nauwkeurige federale belasting- en andere aftrekbedragen te bepalen. De vrijwillige en onvrijwillige loonheffing wordt afgetrokken van het brutoloon om het nettoloon te krijgen.
Vrijwillige loonheffing
Looninhoudingen die de goedkeuring van de werknemer nodig hebben en die hij moet kiezen om aan deel te nemen, vallen onder deze categorie. Dit zijn wat ze zijn:
- Premie zorgverzekering
- Premie Levensverzekering
- Pensioen plannen
- Kosten
Onvrijwillige loonheffing
Looninhoudingen die wettelijk verplicht zijn door werkgevers te worden gedaan en aan de belastingdienst moeten worden gerapporteerd, worden onvrijwillige inhoudingen genoemd. De onvrijwillige looninhoudingen zijn als volgt:
- Fica belasting
- Federale inkomstenbelasting
- Staats- en lokale belasting
- garnishments
Wat is payroll-compliance?
Het volgen van alle federale, staats- en lokale wetten die bepalen hoe werknemers worden betaald, staat bekend als naleving van de loonadministratie. Als een werkgever een van deze regels overtreedt, lopen ze het risico op boetes te staan die de winst van hun organisatie kunnen schaden of hen mogelijk failliet kunnen laten gaan. Maar als ze de naleving van de loonadministratie kunnen achterhalen, kunnen ze helpen om werknemers tevreden te houden en belastingproblemen te voorkomen. Voor iedereen is een veilige, nauwkeurige en snelle betaling voor hun werk essentieel voor het overleven van zowel de werknemers als hun families.
In de eenvoudigste bewoordingen houdt het naleven van de salarisvereisten het volgende in:
- Nauwkeurige loonberekening, inclusief overuren
- Loonheffingen worden voor het juiste bedrag ingehouden op het overeenkomstige loon van elke van toepassing zijnde loonbelasting (bijv. socialezekerheidsbelastingen)
- het indienen van aangiften loonheffingen bij al die instanties
Waarom is Payroll Compliance-wetgeving belangrijk?
Om de volgende redenen hebben werkgevers een grote verantwoordelijkheid om de loonregelgeving na te leven:
- Zorgt ervoor dat werknemers eerlijk worden betaald voor hun werk
- maakt de financiering mogelijk van sociale bijstandsprogramma's zoals Medicare en werkloosheid
- verkleint de kans op boetes en juridische stappen
- verhoogt het moreel van de werknemer
Wat is Payroll Adp?
Voor bedrijven van elke omvang biedt payroll ADP op maat gemaakte payrolldiensten, -oplossingen en -software. Ze bieden integratie van tijd- en aanwezigheidsregistratie met oplossingen voor directe storting en mobiele salarisadministratie. Ze bieden ook ervaren ondersteuning om ervoor te zorgen dat u aan alle relevante wet- en regelgeving blijft voldoen, en berekenen automatisch inhoudingen voor belastingen en pensioenbetalingen.
Payroll ADP helpt bedrijven bij het beheren van loonheffingen door de looninhoudingen van werknemers te automatiseren en ervoor te zorgen dat het juiste bedrag naar de overheid wordt gestuurd in overeenstemming met de meest recente wet- en regelgeving op het gebied van loonbelasting.
Met behulp van de mobiele oplossingen van ADP voor payroll hebben werknemers overal toegang tot hun secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisgegevens. Zij kunnen onder meer hun loonstroken inzien, hun aanwezigheid bijhouden en verlofaanvragen indienen.
Hoe u de salarisadministratie uitvoert
De volgende manieren zijn om het te laten werken:
#1. Voer de salarisadministratie handmatig uit
Payroll-opties variëren in hoe tijdrovend ze zijn, maar deze is het minst duur. U moet de ins en outs van payroll leren kennen. Belastingen en andere inhoudingen moeten met de hand worden berekend. U kunt de inhouding van de federale inkomstenbelasting berekenen met behulp van de inhoudingstabellen voor inkomstenbelasting die door de IRS worden verstrekt. Neem contact op met uw staat voor meer informatie over het inhouden van inkomstenbelasting door de staat. Bewaar georganiseerde, grondige dossiers op een veilige locatie. Om bijvoorbeeld het bruto-inkomen, belastingen, inhoudingen en nettoloon weer te geven, kunt u een spreadsheet gebruiken.
De IRS, evenals alle noodzakelijke staats- en gemeentelijke instanties, moeten uw belastingaangiften en stortingen ontvangen. Stel kalenderherinneringen in om boetes voor te laat komen en andere sancties te voorkomen.
#2. Salarisadministratie uitbesteden
Het duurste (hoewel minst tijdrovende) salarisalternatief is outsourcing. Ook al bespaart het handmatig verwerken van de salarisadministratie je veel tijd, toch moet je nadenken of het financieel haalbaar is. U kunt een professionele werkgeversorganisatie of een salarisadministrateur inschakelen om uw uitbestede salarisadministratie (PEO) af te handelen. Meestal regelt de persoon of het bedrijf aan wie u de salarisadministratie uitbesteedt, het hele proces voor u, inclusief de berekeningen en de loonverdeling.
#3. Gebruik Salarissoftware
Op zoek naar een compromis tussen het uitbesteden van de salarisadministratie en het handmatig verwerken van de salarisadministratie? Dan kan salarissoftware voor u de ideale oplossing zijn. Salarissoftware is vaak betaalbaar en eenvoudig in gebruik. Wat is payrollsoftware dan precies? Wederom zorgt payrollsoftware voor de berekening van lonen en belastingen. Daarom hoeft u zich geen zorgen te maken over het gebruik van de IRS-belastinginhoudingstabellen.
Als u kiest voor full-service salarisadministratiesoftware, zal het systeem uw belastingen voor u indienen en storten.
Voor- en nadelen van het gebruik van professionele salarisadministratiediensten
Een belangrijk voordeel van payroll-services is hun vermogen om een reeks rapporten te genereren die boekhoudprocessen stroomlijnen en bedrijven helpen ervoor te zorgen dat ze voldoen aan wettelijke en belastingaangifteverplichtingen. Ook de hoeveelheid vakantie of vrije tijd die werknemers hebben verbruikt, kan door de salarisadministratie worden bijgehouden.
Een nadeel van het uitbesteden van een salarissysteem is dat het bedrijven dwingt om op externe partijen te vertrouwen voor een correcte boekhouding. In het geval van een fout moeten de on-site werknemers van het bedrijf omgaan met ontevreden werknemers. Als het payrollbureau fouten maakt, kunnen bedrijven een fiscale boete krijgen.
De kosten zijn hoger in vergelijking met interne salarisverwerking, wat een ander nadeel is van het gebruik van salarisadministratiediensten. De services kunnen vaste maandelijkse kosten hebben of verschillende betalingsplannen hebben voor verschillende serviceniveaus. Payroll-services zijn misschien niet de meest kosteneffectieve keuze voor kleine bedrijven met beperkte operationele middelen vanwege hun hoge kosten.
Wat bedoel je met loonadministratie?
Payroll is het proces van het betalen van werknemers van een organisatie. Het omvat het bijhouden van gewerkte uren, het bepalen van de salarissen van werknemers en het uitbetalen van geld via cheque of directe storting op bankrekeningen van werknemers.
Wat zijn de soorten salarisadministratie?
De volgende zijn de soorten;
- IN-HOUSE
- Boekhouders/CPA beheerd
- Agentschap beheerd
- Software beheerd
Wat zijn HR en Payroll?
De primaire verantwoordelijkheid van Human Resources is het afhandelen van werknemersrelaties, terwijl payroll verantwoordelijk is voor de financiële vergoeding van die persoon en de wijze waarop deze wordt betaald. Hoewel deze twee afdelingen verschillende rollen hebben binnen een organisatie, zijn er enkele plaatsen waar hun taken elkaar overlappen.
Wat is het salarisproces?
Salarisverwerking houdt in dat medewerkers worden beloond voor hun inspanningen. Het omvat het uitzoeken van het totale loon, het innen van inhoudingen, het indienen van loonheffingen en het uitbetalen van geld.
Wat zijn de 4 onderdelen van payroll?
Dit zijn de 4 delen:
- Brutosalaris.
- Netto salaris.
- Ad hoc betalen.
- Voordelen
Wat zijn de 5 salarisstappen?
Dit zijn de 5 stappen;
- Stel uw werkgeversidentificatienummer vast
- Verzamel relevante belastinggegevens van werknemers
- Kies een salarisschema
- Brutoloon berekenen
- Bepaal de inhoudingen van elke werknemer
Conclusie
Naleving van strenge federale en staatswetten en -regelgeving is noodzakelijk voor de moeilijke en tijdrovende taak van het verwerken van de salarisadministratie. Het vereist een nauwgezette administratie en richt zich op de kleine lettertjes. Kleine bedrijven gebruiken vaak cloudgebaseerde tools om hun eigen salarisadministratie te beheren. Andere bedrijven besluiten hun salarisadministratie uit te besteden of geld uit te geven aan een geïntegreerd ERP-systeem dat zowel de boekhouding als de salarisadministratie regelt.
Gerelateerde artikelen
- Salarisadministratie voor kleine bedrijven: de beste service voor salarisadministratie in het VK
- KOSTEN VAN SALONDIENSTEN EN BELASTINGEN
- SALONSYSTEEM: Definitie, Software & Gids
- BEHEER VAN DE PAYROLL: Wat is het, hoe het te beheren en te begeleiden
- HR-SERVICES VOOR KLEINE BEDRIJVEN: functies en voorbeelden van HR-services
Referenties
