Projectmanagement vereist soms periodieke rapportage over de voortgang aan het hogere management, aandeelhouders en potentiële financiers. Het maken van een business case-analyse is een uitstekende methode om nauwkeurig en volledig de huidige stand van zaken van uw project te beoordelen. Lees verder om meer te weten te komen over een businesscase in projectmanagement. We hebben ook enkele tips toegevoegd voor het schrijven van een business case. Dus waarom zou u er nu niet in duiken?
Wat is een businesscase?
Een business case is een voorstel dat een zakelijk probleem uitlegt en pleit voor een bepaalde handelwijze. Dit document wordt gemaakt in de beginfase van een project en bevat alle informatie die nodig is om te bepalen of het project al dan niet moet worden voortgezet.
Om een businesscase te maken, moet u de voor-, nadelen, kosten en risico's van uw onderneming afwegen om te zien of het u zal helpen uw doelen te bereiken. De businesscase vat deze feiten samen, zodat het hoger management kan beslissen om al dan niet door te gaan met het project.
Wie heeft er een nodig?
De businesscase is een hulpmiddel van onschatbare waarde voor iedereen in de bedrijfs- of overheidswereld die een idee wil voorstellen. Als het gaat om het implementeren van iets nieuws waarvoor geld of middelen moeten worden uitgegeven, hebben bedrijven en overheidsorganisaties vaak wat "administratieve rompslomp" waar ze zich doorheen moeten worstelen. De business case kan betrekking hebben op het werk van een analist, manager, afdelingshoofd, controller of soortgelijke administratieve figuur.
Hoe schrijf je een businesscase
Heb je nagedacht over het schrijven van een business case? Maak je geen zorgen! Hier zijn enkele stappen die u moet volgen om een business case te schrijven:
#1. Managementsamenvatting
Het eerste deel van de business case is de executive summary, een verkorte versie van het volledige document. Het vertelt het 'verhaal' van het project, de oorsprong, de motivatie, de rol, enz. en verschaft tegelijkertijd cruciale feiten. Je moet hier niet verder gaan dan een alinea. In de volgende paragrafen krijgt u de kans om meer informatie te verstrekken.
#2. Financiële Sectie
Het doel van deze sectie is om de budgetgoedkeurders op de hoogte te houden van de huidige financiële situatie. Er zijn twee secties hiervoor:
- Financiële beoordeling: Dit is een neutrale beoordeling van de potentiële inkomsten en stabiliteit van het project in termen van financiën. U kunt de uitgaven van het project vergelijken met de verwachte voordelen door de informatie uit uw evaluatie te gebruiken. Het doel van een financiële analyse is ervoor te zorgen dat het project financieel haalbaar is en dat er qua kosten geen middel onbeproefd blijft.
- Gevoeligheids analyse: Dit vermindert het risico van het project. Het houdt rekening met mogelijke resultaten door hun effect op de resultaten van een project te meten, en het houdt rekening met verschuivende waardeaannames in gevallen van dubbelzinnigheid.
#3. Project definitie
De sponsor, belanghebbenden en het team van het project zullen het meeste profijt hebben van dit onderdeel van uw businesscase. Dit onderdeel is onderverdeeld in de volgende onderdelen:
- Achtergrond informatie: Dit geeft een beknopte samenvatting van uw zakelijke rechtvaardiging en projectomvang. Voeg een samenvatting toe van de motivaties voor de creatie van uw project. Dit kan het gevolg zijn van een nieuwe moeilijkheid, een onverwachte kans of een verandering in uw huidige situatie.
- Bedrijfsdoelstelling: Leg in dit gedeelte de betekenis van uw project uit. Het zakelijke doel moet uitleggen waarom uw project belangrijk is, hoe het het bedrijf zal helpen en welke obstakels moeten worden overwonnen om te slagen.
- Voordelen en beperkingen: Dit is bedoeld om de noodzaak van het project aan te tonen door een overzicht te geven van de voordelen, zowel monetair als anderszins, die zullen voortvloeien uit de voltooiing ervan. Beschrijf waarom u hieraan werkt en hoe deze voordelen u zullen helpen slagen. Naast de positieve punten, moet u eventuele nadelen benadrukken die het succes van uw project in gevaar kunnen brengen.
- Opties identificatie en selectie: In dit deel moet u alle mogelijke antwoorden op de problemen die u bent tegengekomen opsommen. Er zijn meestal verschillende manieren om een probleem te benaderen, dus het is belangrijk om uw opties af te wegen. Het doel is om alle mogelijkheden te onderzoeken en de beste handelwijze voor te stellen. Verschillende keuzes worden geëlimineerd naarmate het project vordert, waardoor je een kortere selectie overhoudt. U kunt een selectie van drie tot vijf benchmarkoplossingen in uw definitieve businesscase willen opnemen.
- Reikwijdte, impact en onderlinge afhankelijkheden: Geef hier de stappen op die moeten worden genomen om het bedrijfsdoel te bereiken. Het onthult ook welke afdelingen binnen het bedrijf getroffen zouden worden. Inbegrepen en uitgesloten items, evenals belangrijke afhankelijkheden van andere projecten, kunnen hier worden vermeld.
- Overzichtsplan: Dit is een samenvatting van het plan, de timing en de activiteiten van het project. Het bevat een kort overzicht van het project en wie waarvoor verantwoordelijk is, naast een lijst met de belangrijkste deliverables van het project. Uw project is, net als een planning, het meest effectief wanneer het in fasen wordt opgesplitst, met belangrijke keuzes die aan elke fase voorafgaan.
- Marktbeoordeling: Een marktanalyse is een diepgaand onderzoek naar de marktomstandigheden waarin een bedrijf opereert. In dit deel kunt u de drijfveren achter uw bedrijf uiteenzetten. Overweeg om de politieke, economische, sociale, technologische, juridische en ecologische omstandigheden in uw markt te bespreken.
- Risicobeoordeling: Dit is een samenvatting van de belangrijkste bedreigingen en voordelen voor uw project, evenals uw strategieën om hiermee om te gaan. Vermeld eventuele zorgen die kunnen optreden als gevolg van uw project. Maak een gedetailleerd lijstlogboek om de bedreigingen voor uw project vast te leggen en de stappen die u neemt om deze te verminderen.
- Projectbenadering: Hier beschrijft u de uitvoering van het project en de acties die zijn ondernomen om het succes ervan te garanderen. Beschrijf in detail de stappen die u neemt om een taak te voltooien, het resultaat dat u verwacht en de middelen die u investeert om daar te komen.
- Aankoopstrategie: Dit derde onderdeel van de definitie van een project is bedoeld om de middelen uit te werken waarmee het project zal worden gefinancierd. Het inkoopplan moet details bevatten over de inkoopprocedure van de organisatie voor het project.
#4. Project organisatie
Dit laatste onderdeel van uw business case behandelt de structuur van uw project en is verdeeld in twee delen. Deze moeten als volgt worden opgemaakt:
- Project bestuur: In deze sectie leg je het raamwerk van je project voor de lezer vast. Hier kunt u ook de hiërarchie beschrijven van besluitvormers die betrokken zijn bij de voortgang van uw project. Vermeld de rollen en verantwoordelijkheden van het project, evenals eventuele normen of toleranties die zullen worden toegepast. Leg uit hoe deze overwegingen worden meegenomen in de uiteindelijke conclusies.
- Voortgangsrapportage: Ten slotte moet in uw bedrijfsplan worden beschreven hoe u van plan bent de ontwikkeling van het project te volgen. Neem in dit plan op hoe u de stuurgroep op de hoogte houdt van de voortgang.
Wat is een Business Case Analyse
Er wordt een business case-analyse uitgevoerd om een mogelijke handelwijze te evalueren. Kosten, risico's en baten zijn de drie meest cruciale elementen voor dit doel in een bedrijfscontext. Dat wil zeggen, er zijn drie primaire aandachtspunten die moeten worden aangepakt in elk businesscase-analyserapport:
- Kosten: Hangt er een prijskaartje aan het niet maken van deze keuze?
- Risico's: Als ik hiermee doorga, welk risico loop ik dan?
- Voordelen: Welke voordelen verwacht u bij het maken van deze keuze?
Het doel van dit onderzoek is om te bepalen of deze keuze al dan niet wordt gemaakt. De beslissing moet worden genomen als de verwachte voordelen veel groter zijn dan de bijbehorende kosten en gevaren. Er moet echter een andere handelwijze worden overwogen als de risico's en kosten opwegen tegen de potentiële voordelen.
De kosten, risico's en beloningen worden doorgaans in geldelijke termen tegen elkaar afgewogen tijdens een business case study. Bij de analyse van businesscases kunnen echter ook alternatieve kwantitatieve of kwalitatieve perspectieven worden gebruikt. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de kosten van een beslissing worden uitgedrukt in tijd in plaats van in geld. Evenzo kunnen de risico's en beloningen van een beslissing worden geëvalueerd door na te gaan hoe het de merkwaarde, het klantgeluk of de juridische status van het bedrijf beïnvloedt. Om belanghebbenden te helpen een weloverwogen beslissing te nemen wanneer een business case study niet draait om financiële gevolgen, is het nuttig om te zoeken naar objectieve manieren om de voor- en nadelen af te wegen.
Waarom Business Case Analyse gebruiken?
Business case-analyse is om twee belangrijke redenen nuttig. Het eerste voordeel is dat het de auteur dwingt om de voor- en nadelen van elke mogelijke handelwijze af te wegen. Het is gebruikelijk om bij het maken van een keuze het hele scala aan mogelijke gevolgen uit het oog te verliezen. Er is een betere mogelijkheid om de juiste keuze te maken terwijl u rekening houdt met extreme of ongunstige uitkomsten.
Het tweede voordeel van het gebruik van business case-analyse is dat het de overdracht en contextualisering van belangrijke kennis aan belanghebbenden door een materiedeskundige (vaak de productmanager) vergemakkelijkt. Het belang van sommige kosten, risico's en voordelen kan door belanghebbenden over het hoofd worden gezien zonder een grondig rapport van de expert.
Wanneer Business Case Analyse gebruiken
Wanneer een projectmanager bij een groot bedrijf de steun van belanghebbenden nodig heeft, zullen ze vaak een business case-analyse uitvoeren. Omdat de projectmanager vaak de meest geïnvesteerde partij van het bedrijf is in het midden- en kleinbedrijf, is inkopen van hogerop niet nodig.
Maar zelfs voor kleinere bedrijven kan het uitvoeren van een dergelijke analyse op de lange termijn lonend zijn. Zoals hierboven aangegeven, is dit omdat het de beslisser dwingt om alle relevante factoren af te wegen.
Het managen van de Businesscase
Gedurende de hele projectlevenscyclus biedt de business case structuur en helpt bij het organiseren van het project. Daarom mag het niet op de plank worden gezet, maar moet het vaak als hulpmiddel worden gebruikt. Dientengevolge moeten de projectsponsor en de projectraad het op strategische punten opnieuw bezoeken om de voortdurende levensvatbaarheid van het project en de deugdelijkheid van de grondgedachte erachter te waarborgen. Om verspilling van tijd en middelen te voorkomen, is het het beste om de evaluatie uit te voeren voordat u doorgaat naar de volgende fase.
Waarom heb je een businesscase nodig?
U heeft om de volgende drie redenen een businesscase nodig:
- Het is bedoeld om besluitvormers te overtuigen om verder te gaan met het projectconcept, maar het helpt ook bij het prioriteren van initiatieven die in overeenstemming zijn met de algemene strategie van het bedrijf.
- Om eerlijke vergelijkingen te maken tussen potentieel concurrerende projecten, standaardiseren businesscases het evaluatieproces.
- Als het project wordt geselecteerd, kan de businesscase worden gebruikt om de reikwijdte van het project in de vroege stadia van de planning beter te beheersen. Zelfs nadat het project is afgelopen, kan het nog steeds worden gebruikt om het succes van de planning en uitvoering van het project te evalueren.
Business Case Analyse versus Business Case
Misschien bent u in de war over het onderscheid tussen een businesscase en een businesscase-analyse. Beide namen beschrijven hetzelfde type software dat wordt gebruikt voor bedrijfsanalyse. Het rapport wordt een 'business case' genoemd, terwijl de methode die wordt gebruikt om het te analyseren 'business case-analyse' wordt genoemd.
Wat is een business case-document?
Het document is een schriftelijk gepresenteerd argument om een beslisser te overtuigen om een bepaalde handelwijze te aanvaarden. Een goed ontwikkelde oplossing onderzoekt mogelijke oplossingen voor een probleem en stelt besluitvormers in staat degene te kiezen die het meest voordelig is voor het bedrijf.
Wat is het doel van een zakelijke use case?
Het doel van een zakelijke use case is om de stappen te schetsen die een organisatie moet nemen om een nuttig, meetbaar resultaat aan een klant te leveren.
Wie schrijft de businesscase?
In veel organisaties is de Project Manager of een business analist belast met het ontwikkelen van een gedegen Business case, ook al is dit de verantwoordelijkheid van het programmamanagement. De Business Case is een ander gebied waar Project Assurance een handje kan helpen.
Conclusie
Hier hebben we de stappen uiteengezet voor het maken van een overtuigende business case. Vanwege de breedte van onze discussie kan de resulterende businesscase ontmoedigend lijken. Een business case moet ter zake komen. Een paar pagina's zijn mogelijk als het project relatief klein is. Het document zal langer zijn voor meer betrokken projecten en geavanceerde initiatieven voor bedrijfsverandering. Daarom moet u elk deel schrijven met uw doelgroep in gedachten en aanvullend materiaal in een bijlage opslaan.
Gerelateerde artikelen
- PROJECTBEHEER: definitie, software, vaardigheden, stappen en salaris
- Projectplanning: een gids voor technieken voor projectplanning
- HOE JE IN PROJECTMANAGEMENT KOMT: definitie, gids en vereisten
- PROJECT RISICOBEHEER: Stapsgewijze handleiding voor het beheren van risico's
- 12 onderdelen van het bedrijfsplan (gedetailleerde gids)
Referenties
