Bedrijven moeten ernaar streven kennisbeheer te bevorderen door middel van hun gevestigde systemen en hulpmiddelen. Klanten en werknemers zoeken informatie over het product, de dienst, het programma, enzovoort van een bedrijf. Deze informatie moet worden verzameld, georganiseerd en geanalyseerd met behulp van kennisbeheersystemen. Veel bedrijven worstelen met toegang tot kennis. Bedrijven kunnen dit echter vermijden door een functioneel kennissysteem te integreren met specifieke tools. Wat zijn tools voor kennisbeheer en hoe helpt dit bedrijven met hun KM? Ontdek wat tools voor kennisbeheer zijn naast hun voorbeelden.
Wat zijn kennismanagementtools?
Elk instrument dat wordt gebruikt om met succes zowel interne als externe kennis voor uw bedrijf vast te leggen en te leveren, wordt een kennisbeheertool genoemd. Hoewel de meeste tools voor kennisbeheer afzonderlijk verkrijgbaar zijn, zijn ze ook opgenomen als functies van software voor kennisbeheer.
Tools voor kennisbeheer helpen bij het organiseren en afstemmen van de kennis waar al uw medewerkers toegang toe hebben. Idealiter zou iedereen in uw bedrijf op basis van dezelfde feiten moeten werken. Deze kennis bestaat uit meer dan alleen trainingsmateriaal en productstoringen. Het kan ook bevatten:
- Product- en industrieonderzoek Bedrijfsgeschiedenis
- Studie van gevallen
- Informatiebladen
- KPI-rapportage
- Handboeken\sGidsen
- Scripts voor verkoop
- Afbeeldingen voor marketing
Wanneer je kennismanagementtools gebruikt om bedrijfsinformatie methodisch te ordenen, creëer je toegankelijkheid en uniformiteit tussen divisies.
Voorbeelden van tools voor kennisbeheer
Hieronder volgen voorbeelden van tools die bedrijven kunnen gebruiken voor hun kennisbeheersysteem;
#1. Quip
De eerste op onze lijst met voorbeelden van kennisbeheertools is Quip. Quip bevat een robuuste documententool waarmee u nieuwe Knowledge Base-artikelen kunt maken en uploaden. U kunt al uw bedrijfsgegevens op één plek opslaan door spreadsheets, diavoorstellingen, klantgesprekken en tal van andere bestandstypen te uploaden.
Quip bevat ook een interne chatfunctie, waarmee uw team kan samenwerken aan het maken van inhoud. Uw team vermijdt miscommunicatie, wat vaak resulteert in onnauwkeurige of verwarrende inhoud, door in realtime samen te werken.
#2. Service nu
ServiceNow biedt zowel interne als externe kennismanagementoplossingen. Interne opties helpen IT-teams bij het beheren en documenteren van inkomende serviceverzoeken door service-interacties op te slaan in een gecentraliseerde database. Hierdoor kunnen IT-teams kennisbankartikelen genereren op basis van typische werknemersproblemen.
#3. Goeroe
Guru is een stukje software dat alle gegevens van uw bedrijf met elkaar verbindt. Het maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om in realtime informatie aan uw vertegenwoordigers voor te stellen, zodat uw team niet meer naar informatie hoeft te zoeken tijdens een service-interactie.
Bovendien, hoe meer je Guru gebruikt, hoe beter de software wordt. De prestaties van Guru zullen in de loop van de tijd verbeteren naarmate het leert en zich aanpast aan de dagelijkse workflow van uw team, dankzij machine learning.
#4. Hulpsap
Helpjuice biedt unieke aanpassingsopties waarmee u elk gebied van uw kennisbank kunt personaliseren. Dit omvat opmaakopties die lay-outs gebruiksvriendelijker maken voor uw lezers.
Voorafgaand aan publicatie kunnen auteurs samenwerken aan nieuwe berichten en paginavoorbeelden delen. Als ze een fout maken, wordt elke revisie opgeslagen, zodat je indien nodig terug kunt gaan naar eerdere versies van je bericht.
#5. Kennisbank ProProfs
ProProfs Knowledge Base is een eenvoudig maar effectief platform waarmee u onmiddellijke zelfhulpondersteuning kunt bieden aan uw klanten en personeel. Deze applicatie, die geschikt is voor kleine organisaties en bedrijven, kan ook worden gebruikt om vanaf het begin Knowledge Base-artikelen te maken, bestaande Word-documenten of PDF-bestanden te importeren en met een enkele klik te publiceren. Om snel aan de slag te gaan, biedt de tool een aantal professioneel ontworpen sjablonen. Bovendien geeft het ingebouwde rapportagesysteem inzicht in naar welke vragen mensen zoeken en welke antwoorden ze niet vinden. U kunt deze informatie gebruiken om uw kennisbank regelmatig op te bouwen en te vernieuwen.
#6. Confluence - Een uitstekende kennisbanksoftware voor het verbeteren van de werkruimte van uw team
Confluence is een andere optie om te overwegen bij het zoeken naar de beste kennisbeheersoftware. Atlassian heeft deze technologie uitgevonden, die de samenwerking drastisch verbetert door het voor teams gemakkelijker te maken om kennis uit te wisselen en samen te werken aan meerdere projecten. Bovendien is het gekoppeld aan verschillende Atlassian-apps, die je alle functionaliteit bieden die je nodig hebt.
Het bevat ook meer dan 15 sjablonen om u te helpen snel en efficiënt met de tool aan de slag te gaan. U kunt ook GIF's, films en foto's aan websites toevoegen om ze aantrekkelijker te maken voor gebruikers. U kunt gerelateerde pagina's ook samen rangschikken om het voor gebruikers gemakkelijker te maken om de informatie of het materiaal te vinden dat ze nodig hebben.
#7. Docebo – De beste kennisbeheersoftware voor een superieure leerervaring
Een van de beste dingen van kennisbeheeroplossingen is dat u uw gegevens kunt ordenen zoals u dat wilt, terwijl u ook snel leert onderweg. Docebo is een van deze kennisbanksystemen, waarmee u een groot aantal cursussen, multimedialessen en andere soorten instructiemateriaal op één locatie kunt ontwikkelen, opslaan en geven.
Docebo biedt kant-en-klare widgets, evenals een eenvoudige en gebruiksvriendelijke gebruikersinterface en onboarding-proces, die de hele leerervaring vereenvoudigen en alle leerinhoud aantrekkelijker en interactiever maken. Het heeft een grote materiaalbibliotheek en verbetert het leren met de functies Discover, Coach en Share.
#8. Zendesk – Intelligent Knowledge Management Software voor verbeterde selfservice
De laatste op onze lijst met voorbeelden van kennisbeheertools is Zendesk. Het beste van Zendesk is dat het, naast kennisbanksoftware, ook een van de bekendste en oudste klantenondersteuningsoplossingen op de markt is. Het bevat communityforums en een helpcentrum. U kunt er ook artikelen mee schrijven met een krachtige teksteditor en aangepaste thema's gebruiken om uw helpcentrum te personaliseren.
Bovendien kunt u profiteren van geweldige kant-en-klare mogelijkheden zoals herstellen, inhoudsgeschiedenis, toegangscontrole en publicatierechten. Klanten hebben ook toegang tot uw kennisbank in vele talen en kunnen chat- en tickettools gebruiken. Over het algemeen is Zendesk Support Suite een goede keuze als u een grote organisatie bent die op zoek is naar een oplossing om honderden klanten op een regelmatige basis te beheren.
Soorten kennisbeheer
Over het algemeen zijn tools voor kennisbeheer een onderdeel van het grotere geheel. Dit grotere geheel is het kennismanagementsysteem. Maar dan moeten we nog kijken naar de verschillende vormen van kennismanagement, want dat is precies waar het systeem over gaat. Kennisbeheer is gegroepeerd in 3 hoofdtypen. Dit zijn voornamelijk;
#1. stilzwijgende kennis
Als we het hebben over stilzwijgende kennis, verwijzen we naar elk stukje kennis dat door ervaring is verworven en instinctief wordt begrepen. Als gevolg hiervan is het moeilijk te beschrijven en te codificeren, waardoor het moeilijk is om deze kennis aan anderen door te geven. Taal, gezichtsherkenning en leiderschapskwaliteiten zijn voorbeelden van stilzwijgende kennis.
#2. Impliciete kennis
Hoewel sommige literatuur impliciete kennis gelijkstelt aan stilzwijgende kennis, differentiëren sommige wetenschappers deze categorie door te stellen dat het concept van strategiekennis genuanceerder is. Hoewel stilzwijgende informatie moeilijk te codificeren kan zijn, heeft impliciete kennis dit probleem niet altijd. In plaats daarvan blijft impliciete kennis ongedocumenteerd. Het bestaat meestal binnen processen en wordt 'knowhow'-kennis genoemd. Dit is nog een ander type kennis dat managementtools in de gaten houden.
#3. Expliciete kennis
Deze kennis wordt vastgelegd in vele soorten documenten, zoals handleidingen, rapporten en richtlijnen, waardoor bedrijven kennis gemakkelijk tussen teams kunnen overdragen. Dit is waarschijnlijk de meest bekende soort kennis.
Onderdelen van kennisbeheer
Bij het benadrukken van de verschillende tools die worden gebruikt in kennisbeheer, zouden we niet nalaten de verschillende componenten van KM op te sommen. Deze zijn als volgt:s;
#1. Mensen
'Mensen, procedures en technologie', heb je vast wel eens gehoord. Organisatieleiders gebruiken dit paradigma, vaak bekend als de 'gouden driehoek', om initiatieven te sturen en leiding te geven aan organisatieveranderingen sinds ten minste het begin van de jaren negentig. Als je teveel focust op één factor, zal je initiatief mislukken. En de volgorde is cruciaal. Je moet dus eerst de juiste mensen erbij betrekken voordat je verder gaat met processen en technologie.
Wanneer u een kennisbeheersysteem of -hulpmiddelen start, hebt u twee groepen mensen nodig. Deze mensen zijn de senior executives die zullen zorgen voor sponsoring en inzicht in de algemene organisatiestrategie en de cross-functionele belanghebbenden die de uitvoering zullen aansturen.
#2. Proces
Kennis stroomt als een gemeentelijke watervoorziening in bedrijven met sterke kennismanagementsystemen en tools. Als iemand het wil, draait hij gewoon de kraan open. Als een stedenbouwkundige begrijpt het KM-team hoe alles onder de oppervlakte stroomt. Ze zijn in staat knelpunten te identificeren, stromen om te leiden en inputs en outputs te meten.
De eindgebruiker hoeft echter niet te begrijpen hoe dit allemaal werkt. Het verkrijgen van de kennis die ze nodig hebben is eenvoudig voor hen.
#3. Inhoud/IT
Als we het hebben over content-IT, verwijzen we naar elk type schriftelijke kennis, variërend van goedgekeurde best practices tot snelle en vuile aanbevelingen die door collega's worden gedeeld. De inhoud kan gemakkelijk herbruikbaar zijn, zoals sjablonen en instructievideo's, of kan slordig en ongestructureerd zijn (bijvoorbeeld projectdocumentatie).
We voegen inhoud toe aan IT omdat IT-infrastructuren individuen in staat stellen om inhoud te produceren, deze ergens op te slaan, te openen en opnieuw te gebruiken. Mensen zullen doorgaan met het maken en gebruiken van inhoud zonder KM. Ze zullen dit doen op locaties die anderen niet kunnen vinden, dingen opnieuw maken die anderen eerder hebben gemaakt en (het gevaarlijkst) inhoud hergebruiken die verouderd of verkeerd is.
#4. Strategie
Elk KM-programma vereist een goed gedefinieerd, gedocumenteerd en bedrijfsrelevant plan. Je kunt de beste tools voor kennisbeheer en een superslim KM-team hebben, maar zonder een strategie is het allemaal voor niets.
Beste voorbeelden en technieken van kennisbeheertools
De beste tools voor kennisbeheer aan het werk zetten, is de sleutel tot goed kennisbeheer. Hier zijn enkele van de beste voorbeelden van tools voor kennisbeheer voor uw bedrijf.
#1. Knowledge Base-tools
De kennisbank is een voorbeeld van een tool voor kennisbeheer. Het is een doorzoekbare database met informatie over uw producten en hoe u ze kunt gebruiken. Deze oplossing voor kennisbeheer kan technische inhoud bevatten over het opsporen van fouten in uw programma, antwoorden op veelgestelde vragen en andere informatie. Deze informatie zal uw klantervaring met uw software of product verbeteren.
Kennisbanken zijn verschillende tools voor kennisbeheer omdat ze even waardevol zijn voor uw personeel als voor uw consumenten. Kennisbanken zijn een gecentraliseerde opslagplaats van product-, proces- en trainingskennis die kan worden gebruikt om problemen op te lossen en belangrijke informatie te verkrijgen.
#2. Klantrelatiesystemen
Deze systemen helpen marketing-, verkoop- en klantenserviceteams bij het volgen van prospect- en klantgegevens gedurende de hele klantrelatie. Het is een van de beste tools voor kennisbeheer die dat kan.
U kunt het eerste contact met een prospect volgen met behulp van een CRM om te zien hoe ze u hebben gevonden en welke inhoud ze op uw website hebben gelezen. U kunt vervolgens de interacties die uw verkooppersoneel met hen heeft gedurende de koopcyclus volgen, evenals lopende interacties zoals herhaalde aankopen.
#3. Leermanagementsystemen
Veel grote bedrijven gebruiken LMS-oplossingen om het training- en opleidingsproces van werknemers af te handelen. Het is nog een voorbeeld van een tool voor kennisbeheer die u met plezier zult overwegen. De technologie kan door bedrijven worden gebruikt om online trainingsmodules en werkgerelateerde leermiddelen te delen, waardoor hun personeel processen kan optimaliseren en prestaties kan verbeteren.
LMS-cursussen worden ook veel gebruikt om nalevingsproblemen aan te pakken. LMS-systemen vervangen mondelinge communicatie of vergaderingen niet, maar zorgen er wel voor dat alle medewerkers op één lijn zitten als het gaat om bedrijfsbeleid.
#4. Automatiseringstechnologieën
Automatiseringstechnologieën zijn de weg van de toekomst op het gebied van tijdbeheer en productiviteit. Veel bedrijven maken al gebruik van automatisering in veel afdelingen en bedrijfsprocessen. Geautomatiseerde e-mails en chatbots, met name in verkoop en klantenondersteuning, helpen het drukke werk te verminderen en stellen mensen in staat meer tijd met hun consumenten door te brengen.
#5. Voorraadbeheersystemen
Deze zijn van cruciaal belang voor elk team in uw organisatie. Voorraad bijhouden heeft invloed op uw verkoop, klantenservice, marketing en productbeheer. Als de prijzen veranderen vanwege zorgen over de toeleveringsketen of als bepaalde producten niet op voorraad zijn, moet iedereen in uw bedrijf hiervan op de hoogte zijn, zodat uw consumenten altijd duidelijke, consistente informatie ontvangen.
Het gebruik van een voorraadbeheersysteem om uw voorraad bij te houden is eenvoudig en brengt iedereen op dezelfde pagina.
#6 Projectmanagementsystemen
Projectmanagement is een veelvoorkomende bron van twist voor veel bedrijven. Grote projecten hebben de betrokkenheid van verschillende belanghebbenden nodig met verschillende tijdschema's en tijdlijnen. Ze hebben ook interdepartementale toegang nodig tot een breed scala aan documenten en rapporten, wat vertraging kan veroorzaken als ze moeilijk te verspreiden of te openen zijn.
#7. Content- en documentbeheersystemen
Multifunctionele papers worden gecompileerd in een enkele database door content- en/of documentbeheersystemen voor gemakkelijke toegang. Met deze oplossingen kunnen veel groepen documenten delen zonder de stress van individueel autorisatie. Ze bewaren ook een beknopt overzicht van eerdere documenten, wat belangrijk is voor afdelingen zoals verkoop en marketing die mogelijk moeten verwijzen naar verouderd beleid of verouderd materiaal.
Stappen in kennisbeheer
Bij het integreren van kennisbeheertools in uw systemen zijn er bepaalde stappen die daarbij komen kijken. Deze zijn als volgt;
Stap één: verzamelen
Dit is de meest cruciale stap in de procedure voor kennisbeheer. Als u onjuiste of irrelevante gegevens verzamelt, kan de resulterende kennis onjuist zijn. Als gevolg hiervan kunnen beslissingen op basis van dergelijke kennis ook onjuist zijn.
Er zijn tal van methoden en hulpmiddelen voor het verzamelen van gegevens beschikbaar voor uw kennisbeheer. Om te beginnen moet het verzamelen van gegevens een stap zijn in het kennisbeheerproces. Mensen die betrokken zijn bij het gegevensverzamelingsproces moeten bepaalde protocollen volgen, die adequaat moeten worden vastgelegd.
Bepaalde punten voor het verzamelen van gegevens worden gedefinieerd door de techniek voor het verzamelen van gegevens. Sommige punten kunnen samenvattingen zijn van normale rapporten. Maandelijkse verkooprapporten en dagelijkse aanwezigheidsrapporten kunnen bijvoorbeeld twee nuttige bronnen voor gegevensverzameling zijn.
Stap twee: organiseren
De verzamelde informatie moet geordend zijn. Dit organiseren gebeurt meestal volgens een set regels. De organisatie stelt dit reglement vast.
Alle verkoopgerelateerde gegevens kunnen bijvoorbeeld samen worden gearchiveerd en alle personeelsgerelateerde gegevens kunnen in dezelfde databaserij worden geplaatst. Dit type opstelling helpt bij het nauwkeurige onderhoud van gegevens in een database.
Als de database een grote hoeveelheid gegevens bevat, kunnen procedures zoals 'normalisatie' worden gebruikt om deze te ordenen en duplicatie te verminderen.
Stap drie: samenvatten
Het materiaal wordt in deze stap samengevat om de kern ervan te krijgen. Lange informatie wordt verstrekt in tabelvorm of grafisch formaat en correct opgeslagen.
Er zijn tal van tools beschikbaar om samen te vatten, waaronder softwarepakketten, grafieken (Pareto, oorzaak-en-gevolg) en verschillende methodieken.
Stap vier: analyseren
Hiervoor moet een expert of expertteam worden aangewezen, aangezien de ervaring van de persoon of het team van cruciaal belang is. Ook worden rapporten gegenereerd na informatieanalyse.
Stap vijf: synthetiseren
In deze fase wordt informatie omgezet in kennis. De resultaten van analyse (vaak rapporten) worden geïntegreerd om verschillende concepten en artefacten te creëren.
Een patroon of gedrag van de ene entiteit kan worden gebruikt om een andere te verklaren. De organisatie als geheel krijgt een verzameling kennisstukken die breed inzetbaar zijn. Deze informatie wordt vervolgens opgeslagen in de kennisbank van de organisatie voor toekomstig gebruik.
De kennisbank is vaak een software-implementatie die overal via internet toegankelijk is. U kunt dergelijke kennisbanksoftware ook aanschaffen of een gratis open source-implementatie verkrijgen.
Stap zes: besluitvorming
Nu wordt de kennis gebruikt om beslissingen te nemen. Bij het schatten van een specifiek type project of activiteit kan bijvoorbeeld worden verwezen naar eerdere schattingen. Dit versnelt het schattingsproces met behoud van een uitstekende nauwkeurigheid. Dit is hoe organisatorisch kennisbeheer waarde genereert en tegelijkertijd geld bespaart.
Conclusie
Kennismanagement is een kritieke techniek voor bedrijfsorganisaties. Gelukkig zijn er tools die het hele proces vereenvoudigen. Organisatiekennis ondersteunt de organisatie op de lange termijn in termen van geld, cultuur en mensen. Als gevolg hiervan moeten alle volwassen bedrijven de essentiële stappen nemen bij het bouwen van hun kennisbeheersysteem met behulp van de relevante tools, om hun bedrijfsactiviteiten en algemene capaciteiten te verbeteren. De beste tools voor kennisbeheer dragen bij aan deze verbetering en meer.
Hulpprogramma's voor kennisbeheer Veelgestelde vragen
Welke tools kunnen worden gebruikt om medewerkers te stimuleren hun kennis te delen?
MS Teams en Slack zijn bijvoorbeeld twee van de meest populaire toepassingen voor het delen van informatie, waar werknemers materialen, webinars, zakelijke blogs, podcasts en zelfs hun films kunnen uitwisselen waarin ze hun mening over een bepaald onderwerp uiten.
Wat zijn de voordelen van kennismanagement voor een organisatie?
Kennismanagement stimuleert en bevordert de uitwisseling van ideeën, samenwerking en toegang tot de meest actuele informatie. Het stelt individuen ook in staat om innovatie en de culturele verschuivingen te bevorderen die nodig zijn om het bedrijf te ontwikkelen en te voldoen aan veranderende zakelijke behoeften.
Hoe kunnen de beste tools voor kennisbeheer het management helpen?
De beste tools voor kennisbeheer helpen bedrijven om ervoor te zorgen dat ze over de juiste processen, procedures of systemen beschikken om organisatorische informatie te ontwikkelen, beheren, opslaan en communiceren. Ze zorgen er ook voor dat ze die kennis kunnen toepassen volgens hun bedrijfsstrategie.
Wat zijn de drie hoofddomeinen van kennismanagement?
Kennismanagement kan worden onderverdeeld in drie categorieën: kennis verwerven, kennisopslag en informatie delen.
- Kennisbeheersystemen: gedetailleerde gids
- Beste kennisbeheersoftware 2022: Top 21 keuzes
- HULPMIDDELEN VOOR GELDBEHEER: wat het is, hoe het te gebruiken en gratis online tools
- Kennisbeheer: processen, typen, voorbeelden en hulpmiddelen
Referentie
