Eens-lokale bedrijven worden nu virtuele bedrijven in een wereld die voortdurend evolueert en verandert. Deze virtuele organisaties gebruiken alle tools die ze tot hun beschikking hebben om een succesvol bedrijf op te bouwen, inclusief virtuele teams of teams op afstand. Als u werkt voor een bedrijf dat overstapt naar een virtueel model, is het gebruik van het juiste virtuele team een gegarandeerde methode om de overstap te vergemakkelijken. Als het gaat om het beheersen van de inspanning en tijd van externe medewerkers, is het beheer van virtuele teams van cruciaal belang. Laten we eens kijken naar wat een virtueel team is, de typen, de uitdagingen bij het managen van de teams en de voordelen.
Wat is een virtueel team?
Een virtueel team, ook wel een 'remote team' genoemd, is een groep mensen die via elektronische communicatie vanuit verschillende locaties samenwerkt. Verschillende soorten virtuele teams kunnen worden gebruikt voor verschillende scenario's, en ze kunnen allemaal kosteneffectieve en efficiënte manieren van samenwerken zijn.
Soorten virtuele teams
Er zijn verschillende soorten virtuele teams op basis van het leven, de doelstellingen, doelen en rollen van de leden.
#1. Netwerkteams
Dit soort virtuele teams bestaat uit multifunctionele leden die bij elkaar zijn gekomen om hun ervaring en kennis over een bepaald onderwerp te delen. Lidmaatschap is vloeiend in die zin dat u nieuwe leden rekruteert wanneer u ze nodig heeft en u bestaande leden kunt terugtrekken wanneer ze hun rol vervullen.
#2. Parallelle teams
Leden van dezelfde organisatie stellen doorgaans parallelle teams samen om aanbevelingen te doen in een proces of systeem. Parallelle teams worden normaal gesproken voor een beperkte periode gevormd en het lidmaatschap is constant in die zin dat leden van een parallel team bij elkaar blijven totdat het doel is bereikt.
#3. Productontwikkelingsteams
Dit soort virtuele teams bestaat uit professionals van over de hele wereld die samenwerken om een specifieke taak uit te voeren, zoals de ontwikkeling van een nieuw product, informatiesysteem of organisatorische procedure. Bijvoorbeeld door een team van experts uit de Verenigde Staten, Canada en Hong Kong binnen te halen om een jaar lang een nieuwe motor te bouwen.
#4. Productieteams
Productieteams bestaan uit personeel uit verschillende rollen die regelmatig en doorlopend samenwerken. Leden van een productieteam krijgen specifieke rollen en opereren zelfstandig. Het algehele resultaat wordt geproduceerd door de verschillende outputs van elk lid te combineren.
#5. Serviceteams
Serviceteams bestaan uit mensen uit verschillende tijdzones. Elke persoon werkt onafhankelijk, maar het werk dat elk lid maakt, is een voortzetting van het werk dat door het vorige lid is geproduceerd. Klantenondersteuningsteams in Canada sluiten bijvoorbeeld hun diensten af, terwijl ondersteuningsteams in Azië hun werk beginnen en voortzetten.
#6. Managementteams
Managementteams bestaan uit managers van dezelfde organisatie die in verschillende geografische zones werken. Leden van managementteams debatteren meestal over strategieën op bedrijfsniveau.
#7. Actieteams
Om dringende uitdagingen het hoofd te bieden, worden voor een zeer korte periode actieteams gevormd. Het team wordt geschorst zodra de kwestie is opgelost.
Virtuele teams hebben ook verschillende voordelen en uitdagingen. Laten we de voordelen in het volgende gedeelte bespreken.
Voordelen van virtuele teams
Hier volgen enkele van de voordelen die virtuele teams kunnen bieden:
#1. De kosten van het bedrijf zijn laag.
Werknemers die vanuit huis werken, zijn misschien vrij goedkoop als je ze vergelijkt met de kosten van lokaal in dienst nemen. Kantoorruimte, elektriciteitskosten en reizen van werknemers zijn slechts enkele van de vele kosten die u nodig heeft om een bedrijf op één locatie of regio te houden.
#2. Aanvragers van over de hele wereld
Bij het zoeken naar nieuwe medewerkers kan het verkennen van buiten de directe omgeving van het hoofdkantoor van een bedrijf de kans op het vinden van een groot aantal competente personen vergroten. Bedrijven kunnen overal ter wereld slimme en enthousiaste mensen zoeken door gebruik te maken van virtuele teams.
#3. Productiviteit stijgt
Werknemers thuis laten werken zonder dat ze hoeven te pendelen, is een geweldige manier om de productiviteit en motivatie te verhogen. Werknemers die vanuit huis werken, kunnen wakker worden, zich mentaal voorbereiden op de dag en op het hele uur beginnen met werken, waardoor de stress en het tijdbeheer dat nodig is voor reizen, wordt geëlimineerd.
#4. Bedrijfsdiensten zijn 24 uur per dag beschikbaar
Het gebruik van virtuele teams om een bedrijf 24-uursservice te bieden, met name voor consumenten, is een uitstekende manier om herhalingsaankopen te bevorderen. Klanten en opdrachtgevers willen in contact komen met een bedrijf waarmee ze gemakkelijk en vaak contact kunnen opnemen.
Uitdagingen voor virtuele teams
Het bevorderen van saamhorigheid in teams wanneer medewerkers apart werken, is een van de moeilijkste uitdagingen bij het leiden van virtuele teams. Volgens studies hadden teams die op verschillende locaties werkten een lager vertrouwensniveau en meer conflicten dan werknemers die samenwerkten. Veel uitdagingen op het gebied van werken op afstand worden veroorzaakt door communicatiebarrières.
De vier meest voorkomende virtuele teamuitdagingen
Hoewel elke organisatie anders is, staan instellingen met externe medewerkers voor vergelijkbare uitdagingen. Vanwege het geïsoleerde karakter van tewerkstelling op afstand, kunnen problemen voor een langere periode aanslepen. Ze kunnen de teamcohesie verstoren en de hele organisatie beïnvloeden als ze niet worden geïdentificeerd en verholpen. Een overstap maken van werk op locatie naar een virtuele of externe werkcultuur is er een die effectieve . vereist verandermanagementprocessen.
Overweeg enkele van de meest typische uitdagingen waarmee eigenaren van virtuele bedrijven met hun teams worden geconfronteerd.
#1. Ineffectieve communicatie
Veel digitale tools helpen verre teams om verbonden te blijven; desalniettemin missen deze tools mogelijk de personalisatie die face-to-face betrokkenheid biedt. Op tekst gebaseerde communicatie, zoals e-mail en sms, mist de lichaamstaal, toon en andere subtiele non-verbale aanwijzingen die werknemers ontvangen tijdens persoonlijke gesprekken, wat de mogelijkheid van verkeerde interpretatie vergroot. Wanneer ze op afstand werken, zijn teamleden mogelijk terughoudender op digitale platforms en minder geneigd om deel te nemen aan vergaderingen of te reageren op e-mails.
#2. Problemen met delegatie
Mislukkingen in de communicatie leiden ook tot een vertroebeld begrip van de verantwoordelijkheden van werknemers. Leiders moeten taken delegeren terwijl ze zich bewust zijn van verkeerde interpretaties en gevolgtrekkingen. Verwarring over wie wat doet en wanneer bedreigt teameenheid. Leiders moeten ook weerstand bieden aan de wens om hun virtuele teams te micromanagen, wetende wanneer ze een stap terug moeten doen en hun personeel moeten vertrouwen. Ze moeten een evenwicht vinden tussen de noodzaak om duidelijke verwachtingen te stellen en het vertrouwen dat moet worden waargemaakt.
#3. Onderscheidingen in arbeidsethos
Volgens een artikel gepubliceerd in het tijdschrift SN Applied Sciences zijn er aanwijzingen dat bepaalde mensen meer presteren in kantoorsituaties wanneer ze worden omringd door anderen, een fenomeen dat bekend staat als 'sociale facilitatie'. In een virtuele omgeving kunnen anderen verzoeken afwijzen of reacties vertragen. Wanneer werknemers denken dat hun collega's niet zoveel moeite doen als zij, kan dit leiden tot wantrouwen, het team verstoren en projecten laten ontsporen. Om problemen aan te pakken, moeten teamleiders alert blijven bij het beoordelen van het werk van teamleden en het geven van regelmatige feedback.
#4. Onvoldoende persoonlijke connectie
Externe medewerkers zijn vaak geïsoleerd, wat een negatief effect kan hebben op de teamharmonie. Een gebrek aan face-to-face interactie kan resulteren in een gebrek aan teamcohesie en verstandhouding tussen teamleden. Het is aangetoond dat gesprekken bij de koffie of in de gang conflicten minimaliseren. Het is echter moeilijk om te recreëren in een virtuele wereld.
Beheer van virtuele teams
Virtueel teambeheer verwijst naar de mix van activiteiten voor het verzamelen, bouwen, organiseren, beheren en overzien van virtueel teamwerk. Het is een noodzakelijk onderdeel van de samenwerking van projectteams.
De volgende processen maken deel uit van het beheer van virtuele teams, maar zijn er niet toe beperkt:
#1. In elkaar zetten.
Bij het opstarten van een teamwerkorganisatie op afstand zijn proefperiodes de eerste maatstaven die worden gehanteerd. De teamleider moet degenen selecteren die aan alle proeftijdnormen hebben voldaan.
#2. Opleiding.
Tijdens deze procedure stelt de teamleider toekomstige virtuele teaming-verwachtingen vast en creëert en implementeert vervolgens een groepstrainingsaanpak om teamleden te leren hoe ze aan die doelstellingen kunnen voldoen.
#3. Beheer.
Deze methode omvat het gebruik van telecommunicatietechnologieën om toezicht te houden op de lopende taken en banen van groepsleden op afstand.
#4. Controle.
Om de teamprestaties te analyseren en te evalueren, maakt de teamleider prestatiemetingen. Deze persoon moet bepalen of het team op de goede weg is en op tijd aan de projectdoelstellingen kan voldoen.
Dit zijn de belangrijkste stappen bij virtueel teambeheer. Er kunnen echter secundaire processen zijn die een beter begrip van het fenomeen van virtuele teams mogelijk maken.
Wat zijn de voor- en nadelen van goed beheer van virtuele teams?
Enkele voordelen van virtueel teambeheer zijn (maar zijn niet beperkt tot):
- Huurverlagingen en kostenbesparende maatregelen in de techniek
- Minder transportkosten en minder tijd besteed aan woon-werkverkeer
- Communicatie en informatieoverdracht in realtime
Enkele van de nadelen van virtueel teambeheer omvatten, maar zijn niet beperkt tot, de volgende:
- Omdat er geen directe controlemechanismen zijn, is er minder controle over virtuele groepen (wat kan leiden tot minder vertrouwen in virtuele teams).
- Problemen bij het opzetten van goed virtueel teamleiderschap (in tegenstelling tot "fysiek" teamleiderschap)
- Ongeschikt voor projecten die toezicht en beheer ter plaatse vereisen
We geven u enkele tips om u te helpen de uitdagingen van het werken in virtuele teams aan te gaan.
Best practices voor het beheer van virtuele teams
#1. Zorg voor de nodige infrastructuur.
Als je de leiding hebt over een virtueel team, zorg er dan voor dat je effectieve processen hebt ingevoerd om productiviteit, informatie-uitwisseling, communicatie en sociale betrokkenheid te bevorderen.
#2. Maak van beveiliging een topprioriteit.
Bij externe toegang tot bedrijfsgegevens, systemen en bedrijfsmiddelen. Installeer beveiligingsupgrades zodra ze beschikbaar zijn en wijzig uw wachtwoord regelmatig.
#3. Houd rekening met werkschema's
Moedig uw personeel aan om hun status up-to-date te houden met een van de vele apps die kunnen synchroniseren met uw team (Slack, Teams, enz.). Daarom moet u vermijden om collega's te bellen terwijl ze slapen of voor kinderen zorgen.
Spreek bij de start van je project enkele basisregels af (bijvoorbeeld voorkeuren voor contact buiten kantooruren, het delen van informatie, communicatieprotocollen, enz.). Vergeet niet om de culturen en verschillen van anderen te waarderen als je in een grensoverschrijdend team werkt.
#5. Zorg voor uw gezondheid en welzijn.
Het is net zo belangrijk als u niet op kantoor werkt, dus neem regelmatig een pauze weg van uw bureau en computer, sta op en beweeg rond, pas uw houding aan, laat uw gezichtsvermogen regelmatig onderzoeken en verdeel uw werk in IT en niet- ICT banen.
#6. Herkennen wanneer het gepast is om iets te zeggen
We kunnen allemaal te afhankelijk worden van e-mails, sms'jes en instant messages. Dus als er een kans op misverstanden bestaat, er al veel berichten zijn verzonden, als je gevoelige feedback geeft, of als je een definitief akkoord moet sluiten, pak dan gewoon de telefoon!
Conclusie
Menselijke interacties worden volgens sociaal psychologen versterkt door de fysieke nabijheid van de individuen. Omdat virtuele teamleden beperkte of geen persoonlijke interacties hebben, creëert dit een hele reeks uitdagingen. Om vertrouwen, samenwerking en betrokkenheid tussen leden te creëren, moeten virtuele teams culturele verschillen, communicatieproblemen, machtsstrijd en conflicten overwinnen. Hoewel het misschien een uitdaging lijkt, is het zeker te doen met effectief leiderschap. Organisaties kunnen enorm profiteren van deze new-age trend van virtuele teams als de juiste strategieën, processen en tools aanwezig zijn.
Veelgestelde vragen over virtuele teams
Welke bedrijven gebruiken virtuele teams?
- SAP. SAP is 's werelds grootste inter-enterprise softwarebedrijf.
- IBM heeft ongeveer 200,000 medewerkers in dienst uit verschillende landen en achtergronden.
- Algemeen Elektrisch. GE heeft wereldwijd ongeveer 90,000 mensen in dienst.
Waarom falen virtuele teams?
Slecht management, communicatiestoringen, ongepaste of slecht geïntegreerde teamleden, onvoldoende uitgeruste medewerkers, persoonlijkheidsconflicten.
Wat zijn de kenmerken van een virtueel team?
Vertrouwen, aandacht en communicatie zijn drie kenmerken die alle effectieve virtuele teams delen.
Wat maakt een geweldige virtuele leider?
Een virtuele teamleider moet bereid zijn zichzelf toegankelijk te maken voor teamleden. Toegankelijk leiderschap betekent benaderbaar zijn, vergelijkbaar met het hebben van een opendeurbeleid op een fysieke werkplek.
