Werknemers hebben recht op onbetaald verlof (UTO), tijd weg van het werk die niet resulteert in een geldelijke vergoeding. Onbetaald verlof (UTO) verschilt van betaald verlof (PTO), inclusief betaald verlof voor zaken als ziekteverlof en betaald verlof voor vakantie. Hoewel de meeste bedrijven betaald verlof geven, bieden velen er geen of hebben ze zeer uiteenlopende praktijken met betrekking tot onbetaald verlof. Lees verder voor meer informatie over de regels en het beleid van onbetaald verlof. Geniet van de rit!
Wat is onbetaald verlof
Een van de twee vormen van verlof die niet door de werkgever worden vergoed, is onbetaald verlof, dat voor een kortere tijd wordt opgenomen. Er zijn verschillende redenen waarom werknemers onbetaald verlof opnemen, waaronder:
- een korte pauze van het werk
- Herstellen van een gezondheidsprobleem
- Zorg voor de behoeften van hun gezinsleden
- Voor vrijwilligerswerk
- Om als jurylid te dienen
- Om deel te nemen aan een programma dat is ontworpen om iemands professionele vaardigheden te verbeteren
- Woon een begrafenis bij
- Afspraken met de dokter
- Bij een verhuizing of verhuizing
Onbetaald verlof is een optie die door bepaalde bedrijven wordt aangeboden in plaats van of naast betaald verlof. Bedrijven zijn wettelijk niet verplicht om werknemers verlofdagen in het eerste scenario terug te betalen. In het laatste geval kan een werknemer pas onbetaald verlof opnemen nadat al het opgebouwde verlof met behoud van loon is opgenomen.
In de Verenigde Staten komen werknemers die al een tijdje bij het bedrijf werken in aanmerking voor betaald verlof, maar de federale wetgeving vereist dat werkgevers onder bepaalde omstandigheden onbetaald verlof aanbieden. Het is cruciaal om op de hoogte te zijn van de juridische implicaties van het verlenen van onbetaald verlof aan werknemers voordat u een dergelijk aanbod doet.
Wat zijn de redenen om onbetaald verlof op te nemen?
U kunt om een aantal redenen, waaronder persoonlijke redenen, onbetaald verlof opnemen. Afhankelijk van de omstandigheden kan de verlofperiode variëren van enkele weken tot een enkele dag. Enkele typische voorbeelden van momenten waarop onbetaald verlof nodig is, zijn:
#1. Kwalificatieperioden voor ziekteverlof
Het wettelijk ziekengeld (SSP) moet door werkgevers aan werknemers worden betaald vanaf de vierde dag van ziekteverzuim. Als een werknemer de eerste drie dagen afwezig is van het werk, krijgt hij geen compensatie voor zijn vrije tijd. In uw arbeidsovereenkomst moet staan of uw bedrijf de eerste drie dagen al dan niet doorbetaald krijgt bij ziekte. Anders kun je, als je drie dagen te ziek bent om te komen werken, onbetaald verlof opnemen.
#2. Aanvullend Zwangerschapsverlof (AML)
Zwangerschapsverlof wordt geclassificeerd als gewoon (OML) of extra (AML). Het wettelijk zwangerschapsverlof bestaat uit beide componenten. De eerste 26 weken van SML staan bekend als OML, terwijl de volgende 26 weken bekend staan als AML. De eerste 39 weken van het Wettelijk Zwangerschapsverlof (SML) komt u in aanmerking voor de wettelijke zwangerschapsuitkering (SMP).
90% van uw normale wekelijkse inkomsten vóór belastingen gedurende de eerste zes weken. Een werknemer moet met zijn bedrijf onderhandelen als hij extra vrije tijd wil. Boven die limiet wordt AML behandeld als onbetaald verlof.
#3. Afspraken
Als u naar een dokter moet, maar buiten de werkuren geen afspraak kunt krijgen, kunt u een korte hoeveelheid onbetaald verlof opnemen. Het kan zijn dat u een halve of hele dag vrij moet nemen om de afspraak bij te wonen. Werkgevers zijn wettelijk niet verplicht om dergelijke verzoeken in te willigen, en ze kunnen van u eisen dat u uw afspraak verzet of de tijd op een later tijdstip inhaalt. Vrije tijd voor zwangerschaps- en invaliditeitszorg kan op grond van de antidiscriminatiewetgeving als een noodzaak worden beschouwd, maar verder is dit over het algemeen niet het geval.
#4. Persoonlijke vrije tijd
U komt in aanmerking voor onbetaald verlof als u verlof nodig heeft voor een dringende persoonlijke situatie. Het zorgen voor een familielid of vriend of het omgaan met een crisis zijn voorbeelden van persoonlijke redenen. Ondanks het ontbreken van een wettelijk mandaat, mogen veel bedrijven werknemers tot twee dagen onbetaald verlof toekennen.
#5. Gemoedelijk verlof
U kunt ook rouwverlof of zorgverlof aanvragen en krijgen, beide zijn onbetaald verlof. Dit is vrije tijd om te rouwen om het verlies van een goede vriend of familielid. Het verlies van een kind onder de 18 jaar geeft een ouder of primaire verzorger recht op twee weken betaald verlof. Ouders moeten verlof krijgen voor rouwverwerking door werkgevers. Uw werkgever en u kunnen onderhandelen of andere vormen van zorgverlof al dan niet worden gecompenseerd voor uw afwezigheid.
Voor het uitvoeren van bepaalde openbare taken kan het nodig zijn om onbetaald verlof op te nemen. Enkele voorbeelden van dergelijke verantwoordelijkheden zijn die van een vakbondslid, een raadslid of een schoolbestuurslid. Werkgevers hebben de verantwoordelijkheid om werknemers de tijd te geven die ze nodig hebben om hun burgerplicht te vervullen om zitting te hebben in een jury. Er is geen wettelijke verplichting voor werkgevers om werknemers voor dergelijke onbetaalde vrije tijd te compenseren. U kunt in aanmerking komen voor vergoeding van sommige kosten die u maakt als lid van een jury.
#7. Studie of opleiding
Als je verder wilt komen in je carrière, kun je ervoor kiezen om terug naar school te gaan. De procedure voor het aanvragen van onbetaald verlof kan enige tijd in beslag nemen. Uw werkgever is niet verplicht om u dit verzoek in te willigen, maar hij mag dit wel doen als u hem kunt laten zien hoe deze opleidingsmogelijkheden het bedrijf ten goede komen.
Een lang leven bij een groot bedrijf kan uw kansen op onbetaald studieverlof vergroten. Het hebben van een verleden bij het bedrijf toont uw toewijding en laat zien dat de organisatie in staat is om tijdelijke vacatures in het personeelsbestand op te vullen.
#8. Carrièreonderbrekingen
Als u voor een langere periode vakantie nodig heeft of wilt, kunt u onbetaald verlof opnemen. Werkgevers zijn niet verplicht om dit te verstrekken, maar kunnen dit wel doen als erkenning voor een werknemer met een langdurig dienstverband die een aanzienlijke bijdrage heeft geleverd aan het bedrijf. Deze onderbrekingen van het werk kunnen enkele maanden duren en omvatten activiteiten zoals reizen, naar school gaan, vrijwilligerswerk doen of gewoon ontspannen.
Regels voor onbetaald verlof
De volgende regels zijn onbetaald verlof:
- De Family and Medical Leave Act stelt onbetaald verlof verplicht voor bedrijven met 50 of meer werknemers.
- Werkgevers zijn wettelijk verplicht om werknemers onbetaald verlof te geven op feestdagen zoals Memorial Day en Nieuwjaarsdag.
- Werknemers die zitting moeten nemen in een jury hebben recht op onbetaald verlof. Betaald verlof is wettelijk verplicht in sommige staten, waaronder Massachusetts, Nebraska en New York.
Onbetaald verlofbeleid
Essentieel is een onbetaald verlofbeleid waar zowel werkgevers als werknemers een beroep op kunnen doen wanneer dat nodig is. Het hebben van een onbetaald verlofbeleid bespaart het bedrijf geld en tijd die verloren gaat door ziekteverzuim van werknemers. Het stroomlijnt de tijd die nodig is om verlofaanvragen goed te keuren.
Het volgende zijn enkele dingen die het beleid zou moeten aanpakken:
- Er moeten twee polissen zijn, een voor betaald verlof en een ander voor onbetaald verlof, als uw bedrijf beide biedt.
- Welke werknemers komen in aanmerking voor het verlof (voltijds, deeltijds of beide)
- Vrije tijd waarop een werknemer recht heeft
- Methoden waarmee werknemers hun vakantieaanvragen moeten indienen
- Wees specifiek over het feit of onbetaald verlof al dan niet een maximaal toegestane duur heeft.
- Als werknemers onbetaald verlof mogen opnemen, ongeacht of ze al hun betaalde vakantiedagen hebben gebruikt of niet,
- Methoden om bij te houden wanneer werknemers onbetaald verlof opnemen
Hoe onbetaald verlof aanvragen?
Zodra u de beslissing hebt genomen om werknemers onbetaald verlof toe te kennen, moet u de stappen uiteenzetten die zij moeten nemen om hiervan te profiteren. Hoe ver van te voren werknemers moeten aanvragen, hoe lang werknemers vrij kunnen nemen en of twee werknemers van dezelfde afdeling al dan niet tegelijkertijd verlof kunnen aanvragen, zijn allemaal factoren die in een beleid moeten worden aangepakt.
De stappen die medewerkers kunnen nemen zijn als volgt:
- Verzoeken om onbetaald verlof moeten schriftelijk worden ingediend en binnen de vereiste termijn worden ingediend. Managers en supervisors krijgen het verzoek op dezelfde manier. Om onnodige oponthoud te voorkomen, moeten werknemers zich houden aan de voorgeschreven methode van het beleid.
- De leidinggevende overlegt na ontvangst van de aanvraag met het hoofd personeelszaken of het betreffende afdelingshoofd. De geschiktheid van een verlofaanvraag wordt besproken in het licht van de mogelijke gevolgen voor het bedrijf.
- Het management moet nu beslissen of het verzoek wordt ingewilligd.
- Als onbetaald verlof wordt verleend, is de werknemer verantwoordelijk voor het maken van afspraken over hoe het werk gedaan zal worden tijdens zijn afwezigheid.
Pas als alle betaalde vrije tijd is opgebruikt, kan een werknemer onbetaalde vrije tijd aanvragen. Er zijn echter een paar opmerkelijke uitzonderingen:
- Invaliditeitsverlof
- Familie tijd
- Betaalde vrije tijd voor FMLA
- Betaald verlof wegens gezins- en gezondheidsredenen
- verlof wegens huiselijk geweld en seksueel geweld
Al deze overwegingen moeten in het beleid worden uiteengezet om misverstanden te voorkomen.
Voordelen van het aanbieden van onbetaald verlof
Pakketten voor personeelsbeloningen bevatten vaak regels voor onbetaald verlof als extraatje voor werknemers. Onbetaald verlof geeft werknemers meer vrijheid om een balans te vinden tussen hun persoonlijke en professionele leven. Denk aan het geval van een werknemer die slechts acht vakantiedagen heeft, maar graag twee weken vrij wil nemen. De werknemer zou moeten kiezen tussen het verkorten van zijn vakantie of wachten tot hij meer betaalde vrije tijd heeft verdiend als hij geen onbetaalde vrije tijd kan opnemen. De werknemer kan de eerste acht dagen van zijn vakantie betaald verlof opnemen en vervolgens overschakelen naar onbetaald verlof voor de resterende vrije tijd.
Werknemers de mogelijkheid geven om te werken en geld te verdienen of vrij te nemen zonder vergoeding, is een algemeen voordeel van het geven van onbetaald verlof. Hoewel bedrijven het recht hebben om UTO-aanvragen te weigeren of beperkingen op te leggen aan het gebruik van onbetaalde vrije tijd door werknemers, krijgen werknemers meer speelruimte om beslissingen te nemen die in hun belang zijn. In plaats van onbeperkte vakantie of betaald verlof kan een bedrijf geld besparen door onbetaald verlof in te voeren. In tegenstelling tot betaalde vakantietijd (PTO), stelt onbetaalde vrije tijd (UTO) uw bedrijf in staat geld te besparen op de loonlijst.
Het hebben van een onbetaald verlofbeleid kan uw bedrijf op twee manieren helpen. Werknemers die waarde hechten aan een evenwicht tussen werk en privéleven, kunnen zich aangetrokken voelen tot een beleid dat hen onbetaalde vrije tijd toestaat.
Nadelen van het aanbieden van onbetaald verlof
Het aanbieden van onbetaald verlof kan voordelig zijn, maar het kan ook nadelen hebben als het beleid van uw bedrijf voor onbetaald verlof slecht wordt uitgevoerd. Als werknemers te veel vrije tijd opnemen zonder betaald te worden, is de meest voorkomende consequentie een daling van de productiviteit. Dit kan vooral lastig zijn als een groot aantal werknemers hun UTO (of PTO) in één keer gebruikt, of als een cruciaal personeelslid hun UTO voor een langere periode gebruikt. Dit probleem kan worden opgelost door onbetaald verlof te beperken of toestemming van leidinggevenden te vragen voor UTO-aanvragen.
Het risico dat werknemers niet genoeg geld verdienen om hun uitkeringskosten te dekken als ze veel UTO gebruiken in een enkele loonperiode, is kleiner maar nog steeds aanzienlijk. Dit kan ertoe leiden dat de werknemer verantwoordelijk is voor het betalen van zijn eigen medische of levensverzekeringspremies. Veel werknemers zullen hier niet op anticiperen, wat kan leiden tot wrok wanneer uw salarisadministratie rekeningen verstuurt.
Zelfs als UTO wordt bestempeld als onbetaald, kunnen sommige werknemers nog steeds boos zijn omdat ze geen vergoeding krijgen voor hun vrije tijd. Veel werknemers zijn gewend om PTO te nemen en zijn misschien niet bereid om te gaan met de mogelijke financiële gevolgen van het nemen van UTO. Dit is met name het geval als ze onbetaald verlof moeten nemen om thuis een noodgeval op te lossen, zoals een probleem met de leidingen, in plaats van op vakantie te gaan.
Implementatie van onbetaald verlof in uw bedrijf
Het vaststellen van een stevig en consistent beleid is cruciaal als uw organisatie UTO gaat aanbieden aan haar medewerkers. Door vooruit te plannen, kunt u ervoor zorgen dat het verlenen van onbetaald verlof de bedrijfsactiviteiten niet verstoort. De structuur van uw beleid voor betaald verlof kan dienen als een sjabloon voor uw beleid voor onbetaald verlof. Als werknemers bijvoorbeeld goedkeuring van het management nodig hebben voor betaald verlof, kunt u een soortgelijke procedure voor onbetaald verlof voorzien. Te veel werknemers die PTO of UTO tegelijk aannemen, kunnen worden verminderd als managers elk verzoek moeten goedkeuren.
Daarnaast kan uw werkgever een limiet stellen aan het totale bedrag aan UTO dat een werknemer in een bepaald tijdsbestek kan opnemen. Dit beperkt de hoeveelheid tijd die een werknemer kan opnemen onder een onbetaald verlofbeleid. Als de feestdagen vallen tijdens het drukke seizoen van uw bedrijf, wilt u misschien werknemers beperken of zelfs verbieden om onbetaald verlof op te nemen. Het is ook belangrijk om na te denken over de vraag of alle werknemers in aanmerking moeten komen voor een UTO en of iedereen dezelfde UTO-limiet moet hebben.
#1. Beleidsverspreiding voor UTO's
Het is essentieel om ervoor te zorgen dat werknemers op de hoogte zijn van het formele beleid voor onbetaald verlof nadat dit is vastgesteld. Als uw bedrijf voor het eerst een UTO-beleid invoert, kunt u overwegen om een informatieve Q&A-sessie te houden. Bovendien moet uw UTO-beleid worden gedocumenteerd in het bedrijfshandboek, zodat alle medewerkers er gemakkelijk toegang toe hebben.
#2. Uw onbetaald verlofbeleid communiceren
Uw werkgever heeft de keuze uit verschillende mogelijkheden voor het afhandelen van UTO-aanvragen en het bijhouden van het cumulatieve onbetaald verlof van werknemers. Human resource management systeem (HRMS) software is de meest eenvoudige optie. UTO, PTO en ziekteverlof kunnen allemaal eenvoudig worden onderscheiden met behulp van de gespecialiseerde volgfuncties die door de meeste HRMS-systemen worden geboden. Human Resource Management-systemen maken het ook gemakkelijk om bij te houden hoeveel vrije tijd werknemers onbetaald hebben opgenomen.
UTO-aanvragen kunnen ook handmatig worden gecontroleerd, met behulp van papieren of elektronische formulieren. Stuur deze naar de personeelsafdeling van uw bedrijf om te worden opgeborgen in een hoofdmap van de UTO of in het personeelsdossier van de individuele werknemer. (Het is belangrijk om in gedachten te houden dat er geen verplichte registratievereisten zijn voor werkgevers met betrekking tot UTO-verzoeken.)
Voor kleinere bedrijven kan een informele procedure voor het aanvragen en goedkeuren van onbetaald verlof geschikt zijn. In een dergelijk scenario kunnen werknemers onbetaald verlof aanvragen bij hun supervisor en mondelinge goedkeuring krijgen. Managers moeten nog steeds bijhouden hoeveel UTO elke persoon verbruikt om patronen te evalueren en indien nodig de productiviteit te meten.
Is het slecht om onbetaald verlof te nemen?
Het probleem met onbetaald verlof is dat het niet betaald wordt. U kunt het zich niet veroorloven om langdurig afwezig te zijn, zelfs niet als uw werkgever u garandeert dat u nog steeds een baan zult hebben als u terugkomt. En veel mensen kunnen het zich niet veroorloven langer dan een week of twee zonder geld te zitten.
Is het oké om onbetaald verlof op te nemen?
UTO kan om verschillende persoonlijke redenen worden gebruikt, waaronder ziekte, vakantie en andere verplichtingen. Werknemers kunnen ook langer onbetaald verlof opnemen door verlof aan te vragen bij hun werkgever. Naast of in plaats van betaald verlof bieden sommige werkgevers onbetaald verlof aan.
Wat is het verschil tussen betaald en onbetaald verlof?
Werknemers kunnen ook langer onbetaald verlof opnemen door verlof aan te vragen bij hun werkgever. Bedrijven kunnen naast of in plaats van onbetaald verlof verlenen betaald verlof. Wanneer werknemers vrij nemen van het werk en toch hun gebruikelijke salaris krijgen, wordt dit betaald verlof genoemd.
Hoe ga je om met onbetaalde verlofaanvragen?
Een werknemer vraagt schriftelijk onbetaald verlof aan en geeft het gepaste bedrag vooraf door. Dit wordt vaak afgehandeld door een manager of supervisor in overeenstemming met de procedure of methode die wordt beschreven in het verlof- of vakantiebeleid van het bedrijf. De supervisor of manager overlegt met personeelszaken en/of andere afdelingsleiders.
Wat is het doel van verlof aanvragen?
Een werknemer moet een verlofaanvraag indienen om formeel verlof van het werk aan te vragen voor vakantie, medisch verlof of enige andere persoonlijke reden. Verzoeken om vrije tijd kunnen worden geclassificeerd als betaald of onbetaald.
Waarom is onbetaald verlof belangrijk?
Werknemers profiteren om verschillende redenen van onbetaald verlof, waaronder persoonlijke en professionele ontwikkeling. Als u een multinational bent, moet u zich houden aan de lokale wetgeving met betrekking tot onbetaald verlof voor uw werknemers.
Conclusie
Wanneer een werknemer onbetaald verlof neemt, doet hij dit zonder een geldelijke vergoeding te ontvangen. Het kan worden gebruikt in combinatie met vakantietijd om werknemers nog meer speelruimte te geven bij het vinden van een gezonde balans tussen werk en privéleven. UTO heeft het potentieel om een win-win te zijn voor zowel werknemers als werkgevers als het correct wordt geïmplementeerd, waardoor de loonkosten worden verlaagd zonder de productiviteit negatief te beïnvloeden. Bij het opstellen van een UTO-beleid is het echter cruciaal dat uw bedrijf concrete richtlijnen opstelt over wanneer en hoe UTO kan worden genomen.
Gerelateerde artikelen
- Comp-tijd: definitie en voorbeelden
- ZIEKVERLAAT CALIFORNIË: Alles wat u moet weten
- BESTE WERKNEMERSVERLOF MANAGEMENTSYSTEEM: Topkeuzes in 2023
- TIME-OFF VERZOEK: hoe u om vrije tijd kunt vragen
- VERLOFBEHEERSYSTEEM: Beste software voor verlofbeheersysteem 2023
Referenties
