Het voelt vaak alsof er gewoon niet genoeg tijd in de dag is om alles gedaan te krijgen. Maar er zijn voor iedereen hetzelfde aantal uren in een dag. Sommige mensen zijn echter efficiënter in het gebruik van hun tijd dan anderen, terwijl anderen vaak niet in staat zijn om hun verplichtingen op tijd na te komen. Het geheim is timemanagement. Hierbij wil je waarschijnlijk je energie richten op activiteiten die je leven verrijken. Maar hoe pas je de dingen in die er echt toe doen als je een carrière, kinderen en andere verplichtingen hebt? Er zijn talloze timemanagementtechnieken beschikbaar, elk afgestemd op een unieke reeks persoonlijkheidskenmerken, productiviteitsuitdagingen of organisatiedoelen. Deze gids behandelt alles over timemanagement op het werk of voor studenten, evenals de technieken en hulpmiddelen om het te laten werken.
Wat is tijdmanagement?
Bij timemanagement draait alles om het nemen van beslissingen: wat je wanneer moet doen en wat je moet doen, is helemaal aan jou. U kunt vol vertrouwen beweren dat u uw tijd effectief hebt beheerd als u prioriteit geeft aan hoogwaardige, doelgerichte activiteiten, deze op schema voltooit en toch tijd vindt om fysiek voor uzelf te zorgen. Maar als je je vraagt hoe je dat voor elkaar krijgt? Dit is heel eenvoudig, dit is gewoon door gebruik te maken van de verschillende time management technieken.
Tijdmanagementtechnieken, die een reeks regels en concepten zijn, stellen u in staat meer gedaan te krijgen in minder tijd en met minder inspanning. Het helpt ook de kwaliteit van uw beslissingen te verbeteren en hoe snel u ze neemt.
Daarnaast moet u nadenken over de specifieke aspecten van uw tijdbeheer die werk vergen en hoe u uw tijd het liefst indeelt. U kunt uw strategieën voor tijdbeheer ook afstemmen op de werkplek om uw productiviteit te verhogen.
Wat is de kern van timemanagement?
Het verschil begrijpen tussen wat echt belangrijk is en wat onmiddellijk moet worden gedaan, is de hoeksteen van efficiënt tijdbeheer.
Het is van vitaal belang om in gedachten te houden dat de meest cruciale activiteiten niet noodzakelijkerwijs de activiteiten zijn die onmiddellijk moeten worden voltooid. Het probleem is dat de meesten van ons de dingen die nu moeten gebeuren, onze agenda laten bepalen.
Wat zijn de basisprincipes van tijdmanagement?
De meeste mensen erkennen timemanagement als een cruciale vaardigheid en zouden willen dat ze er beter in waren. Ze blijven proberen manieren te vinden om hun tijd beter te organiseren, maar ze lijken altijd meer in de war te raken dan voorheen. Er kunnen veel methoden zijn voor het afhandelen van tijd, maar slechts enkele ervan zijn van toepassing op een bepaald scenario.
Desalniettemin vindt u hieronder de basisprincipes van timemanagement die u zullen helpen een vruchtbaar en evenwichtig leven te leiden.
- Planning
- Doe één ding tegelijk.
- Organiseren en prioriteren.
- Leer NEE te zeggen
- De 80/20 regel
- Maak realistische planningen.
- Houd jezelf gezond en stressvrij.
- Delegeren
- Vermijd afleiding
Wat is het doel van timemanagement?
Timemanagement is het proces van organiseren, plannen en optimaal gebruik maken van de tijd tussen verschillende activiteiten om maximale effectiviteit, efficiëntie en productie te bereiken. Om tijdgevoelige taken, projecten en doelstellingen te volbrengen, is het mogelijk om door timemanagement een aantal vaardigheden, hulpmiddelen, technieken en benaderingen te combineren.
Technieken en hulpmiddelen voor tijdbeheer
Als u wilt slagen in uw persoonlijke of professionele leven, moet u in principe leren hoe u uw tijd effectief kunt beheren.
U kunt in een mum van tijd een meester in timemanagement worden als u de juiste combinatie van tools en technieken gebruikt om uw leven op orde te krijgen, uw werkproductiviteit te verhogen en nooit meer een deadline te missen.
Hier vindt u beproefde technieken en hulpmiddelen voor tijdbeheer waarmee u het meeste uit uw werkdag kunt halen.
Beste tijd Tijdmanagementtechnieken
Kiezen welke managementtechnieken en -hulpmiddelen het meest effectief zijn om u te helpen uw tijd en werkleven beter te beheren, hangt grotendeels af van uw behoefte.
Of u nu uw werkdag, uw studie-uren of uw voortgang naar bepaalde doelen wilt plannen, u bent in de beste positie om te beoordelen wat het beste voor u werkt.
Hier vindt u handige technieken, hulpmiddelen en mogelijkheden om uw tijdbeheerproces op het werk efficiënter af te handelen. De eerste stap in timemanagement is de beslissing nemen om je huidige gewoonten te veranderen. Zolang je bereid bent om actie te ondernemen, is timemanagement een makkie.
#1. De Pomodoro-techniek
Negeer nooit de behoefte aan rust wanneer u serieuze inspanningen levert. Tomaten zijn handig als pauzeherinneringen.
Eind jaren tachtig ontwikkelde softwareontwikkelaar en auteur Francesco Cirillo de Pomodoro (Tomato) Techniek, die sindsdien wijdverbreid populair is geworden als een strategie voor effectief tijdbeheer. Pomodoro wordt algemeen beschouwd als een van de meest effectieve methoden voor tijdbeheer die tegenwoordig worden gebruikt.
Pomodoro is gebaseerd op een bedrieglijk eenvoudig concept. Je werk voor die dag moet worden opgedeeld in kleinere stukjes, die je allemaal moet voltooien voordat je een korte pauze neemt. Een Pomodoro is een periode van geconcentreerd werken van 25 minuten, gevolgd door een korte pauze van drie tot vijf minuten. Na het consumeren van 4 Pomodori wordt een langere pauze van 15-30 minuten genomen om bij te tanken.
Het volgen van de Pomodoro-techniek vereist het gebruik van een basistimer. Als je je aan de methode houdt, heb je genoeg tijd om je te concentreren en op te laden, zodat je het meeste uit je werkdag kunt halen.
#2. SMART doelen
Timemanagement is het meest effectief wanneer men een duidelijk gevoel van doel en richting in het leven heeft. Het SMART-doelenkader wordt veel gebruikt als een effectieve methode voor het stellen van doelen.
Er is een slimme manier om de doelen en doelstellingen van het management te schrijven” door George T. Doran werd in 1981 uitgebracht en introduceerde de methode.
De overgrote meerderheid van de mensen neemt nooit de tijd om iets te plannen. Tien procent of minder van de bevolking schrijft daadwerkelijk hun doelstellingen op. Dat betekent dat je er wat tijd en aandacht in moet steken om belangrijke doelen op de juiste manier vast te stellen.
Als je besluit om de pen op papier te zetten, zorg er dan voor dat je specifiek bent, zodat je iets hebt om voor te werken in plaats van een lijst met algemeenheden waardoor je je ongeïnspireerd en verloren voelt. Dit is een zinloze tijdverspilling. Gebruik een strategische methode om uw doelstellingen vast te leggen.
Gedetailleerde uitleg, voorbeelden en sjablonen voor het maken van SMART-doelen zijn allemaal online te vinden.
#3. De Eisenhower Matix" of The Eisenhower Box"
Nadat u uw SMART-doelen hebt opgeschreven, is het tijd om ze om te zetten in hanteerbare brokken werk. Zodra dat is gebeurd, kunnen de taken worden geprioriteerd. Als het gaat om het stellen van prioriteiten, wordt de Eisenhower-matrix vaak genoemd als een go-to-tool.
Dwight D. Eisenhower was de 34e president van de Verenigde Staten, in functie van 1953 tot 1961. Zoals voorgesteld door zijn matrix, moet het werk in de volgende vier categorieën worden verdeeld:
- Tijdig en cruciaal (doe eerst)
- Niet urgent + kritisch (schema)
- Dringend +Niet belangrijk (afgevaardigde)
- Niet belangrijk en niet urgent (Elimineren)
Er zijn twee soorten taken: taken die onmiddellijke aandacht vereisen (zoals het beantwoorden van e-mails, telefoontjes of vergaderverzoeken) en taken die tot een later tijdstip kunnen wachten.
Omgekeerd zijn cruciale opdrachten die je dichter bij je uiteindelijke ambities en carrièredoelen brengen. Uw meest cruciale verantwoordelijkheden zijn die welke direct bijdragen aan de realisatie van uw persoonlijke en professionele doelen.
Het spreekt voor zich dat u de meest dringende en cruciale activiteiten eerst moet prioriteren. Besteed het grootste deel van uw aandacht aan dit gebied (dringend + vitaal).
Tijd voor sport, leren, produceren en socializen zijn voorbeelden van vitale maar niet-dringende activiteiten die van tevoren moeten worden gepland (en zorg ervoor dat u ze regelmatig doet). U moet alle andere verplichtingen uitbesteden, of beter nog, elimineren.
#4. Kanbanbord
In het Japans is een kanban een uithangbord of billboard. Het doel van een Kanban-bord is om een visuele weergave te geven van uw voortgang in de richting van specifieke doelstellingen.
Fans van Kanban gebruiken vaak een enorm droog uitwisbaar whiteboard of software waarmee Kanban-visualisatie hun plannen schetst. We ontdekten dat het gebruik van een fysiek Kanban-bord veel effectiever was.
Op het whiteboard moeten verschillende kolommen worden getekend die de voortgang van afzonderlijke taken weergeven. Op een typisch schoolbord vind je de volgende kolommen:
Gebruik dan post-its. Elk to-do-item wordt weergegeven met een post-it. Zet simpelweg de naam van het actiepunt dat gedaan moet worden. Verschillende gekleurde plaknotities kunnen voor verschillende doeleinden worden gebruikt.
Zodra het grote bord en de bijbehorende plaknotities op hun plaats zijn, kunnen taken eenvoudig worden toegewezen aan de juiste kolommen.
Als je alles goed hebt gedaan, heb je een nette visuele weergave van je taken en waar ze staan. Naarmate u vordert, gaat u plaknotities door deze kolommen verplaatsen.
#5. Doe diep werk; Vermijd ondiepe of oppervlakkige inspanningen.
Nadat je de bovengenoemde methoden hebt gebruikt, zou je een goed gedefinieerde reeks doelen moeten hebben, een lijst met specifieke, beheersbare stappen om daar te komen en een visuele weergave van je voortgang met behulp van een Kanban-bord.
Op dit punt zou u de meest dringende kwestie moeten kunnen kiezen om aan te pakken. Diep werk is het proces van intens focussen op een enkele taak om deze zo efficiënt mogelijk af te ronden.
Cal Newport bedacht de term 'diep werk' om de staat van ongestoorde aandacht te beschrijven die nodig is om iemands cognitieve talenten volledig te benutten.
Door diepgaand werk te verrichten, kunt u waarde toevoegen, uw vaardigheden ontwikkelen en taken uitvoeren die moeilijk te dupliceren zijn. De term "flow" is gekomen om de mentale toestand te beschrijven die aanhoudende concentratie mogelijk maakt.
De halve inspanning of oppervlakkige inspanning is de antithese van diepe arbeid. Multitasking, aan meerdere projecten tegelijk werken en een overvloed aan afleiding van de omgeving zijn alledaagse voorwaarden voor dit soort laagwaardig werk (e-mail, telefoon, chat en andere onderbrekingen).
De meest effectieve strategie om "half werk" te bestrijden, is om een aanzienlijke tijd aan een enkele taak te besteden, gedurende welke tijd alle andere activiteiten en onderbrekingen moeten worden opgeschort.
#6. Houd bij hoe u uw tijd doorbrengt
Als de makers van 's werelds gemakkelijkste en krachtigste tijdregistratie, MyHours, zijn we bij Spica misschien een voorliefde voor het onderwerp tijdregistratie, maar we kunnen de positieve effecten die het heeft gehad op de efficiëntie van onze eigen medewerkers en de teams die ze hebben niet ontkennen. werkte aan.
Als klap op de vuurpijl kun je taken zoals rapportage en facturering automatiseren met behulp van een goede tijdregistratie, die een zacht duwtje in de rug geeft om meer gedaan te krijgen en inzicht geeft in hoe je je tijd besteedt.
U kunt alleen beheren wat u bijhoudt, zoals het oude gezegde luidt. Het bijhouden van hoeveel tijd u aan verschillende taken besteedt en hoeveel geld u verdient, wordt gemakkelijker gemaakt met een tijdregistratiesysteem.
Nauwkeurige statistieken zorgen voor een efficiënter tijdbeheer. Als u een timetracker gebruikt, is de kans groter dat u regelmatig andere timemanagementstrategieën toepast.
#7. Dingen gedaan krijgen (GTD)
Een van de meest bekende en meest gebruikte methoden om iemands tijd effectief te beheersen, wordt 'dingen voor elkaar krijgen' genoemd. Het proces van vijf stappen is ontworpen om u te helpen grote taken op te splitsen in beter hanteerbare brokken, die u vervolgens één voor één kunt aanpakken en meteen kunt voltooien.
"De kunst van stressvrije productiviteit" is de slogan van het systeem. Door de techniek te gebruiken, zou je je minder gestrest moeten voelen terwijl je toch meer gedaan krijgt, met frisse ideeën komt en alles bijhoudt dat je aandacht nodig heeft op het werk.
#8. OKR- Doelstellingen en belangrijkste resultaten
Bedrijven van elke omvang gebruiken OKR, waardoor het een van de meest bekende frameworks ter wereld is (de vader van OKR is Andy Groove, de beroemde CEO van Intel). Deze structuur is vrij eenvoudig.
De belangrijkste resultaten laten zien hoe u van plan bent uw doelstellingen te bereiken. OKR's kunnen worden ingesteld met de volgende richtlijn: "Ik zal (Doelstelling) zoals gemeten door (deze set van belangrijkste resultaten).
Doelen zijn samenvattingen van uw gewenste resultaten. Ze moeten opbeurend en interessant zijn, maar toch kort. Er mogen niet meer dan vijf overkoepelende doelen voor een bedrijf zijn.
Uw succes bij het bereiken van uw doelen kan worden gemeten door een paar belangrijke resultaten in de gaten te houden. Voor elk doel moeten drie tot vijf belangrijke resultaten worden gespecificeerd. Wanneer u de belangrijkste bevindingen aan het einde doorneemt, weet u of uw inspanningen succesvol waren of niet.
Zodra OKR's zijn vastgesteld, moeten ze tijdens het driemaandelijkse planningsproces met iedereen in het team worden gedeeld. Het regelmatig instellen, controleren en beoordelen van OKR's is cruciaal. OKR-voorbeelden en sjablonen zijn online in overvloed aanwezig.
#9. SCRUM.
Met betrekking tot softwareontwikkeling heeft SCRUM bewezen de meest gebruikte agile productiviteitsmethodologie te zijn. Hoewel het niet strikt een tijdmanagementtechniek is, kan het helpen bij productiviteits- en concentratieproblemen.
Kern van het raamwerk is dat je constant open moet staan voor verandering en je aanpak daarop moet aanpassen. De volgende belangrijkste stap is om uw plannen voortdurend te herzien op basis van de input die u krijgt tijdens de implementatiefase.
SCRUM hecht veel waarde aan samenwerken als een team, iets van waarde produceren, alle relevante partijen betrekken, flexibel zijn in het licht van veranderingen en processen on-the-fly verfijnen en perfectioneren.
De implementatietools van het framework worden ook heel duidelijk gemaakt. Deze methode werkt het beste als deze als groep wordt geïmplementeerd in plaats van als een individuele inspanning, maar hij kan worden aangepast om op elke schaal te werken.
#10. Bullet journal, of BoJo
De Pomodoro-techniek en de Bullet Journal-methode zijn de meest gewilde methoden om de werkdag te organiseren. Het is dus logisch dat het bijhouden van een bullet journal een van de beste manieren is om uw tijd te beheren.
De leidende principes van de methode zijn als volgt: je moet de tijd nemen om je doelen te bereiken; geluk komt voort uit het hebben van een doel in het leven; het cultiveren van nieuwsgierigheid door doelen te stellen en ernaar toe te werken; het maken van incrementele verbeteringen die samen een significante ontwikkeling opleveren; en introspectie gebruiken om je weg vooruit te vinden.
U moet snel logboeken bijhouden van alles wat er gebeurt. Korte notities helpen u later belangrijke details te onthouden. Tijdens het loggen moet een aparte stijl van opsommingstekens en indicatoren voor het instellen van context worden gebruikt.
Daarnaast kijk je één keer per maand naar oude logboeken en verplaatst je alle taken die moeten worden verplaatst (je doet dingen zoals irrelevante taken doorhalen, nieuwe taken plannen, taken migreren van dagelijkse logboeken naar een nieuw maandelijks logboek enz.).
Hoe leer je timemanagement?
Iedereen, van studenten tot werknemers tot mensen van alle leeftijden, heeft moeite om hun schema's georganiseerd en goed te houden. Er zijn echter aanwijzingen dat deze uitdagingen overkomelijk zijn. En als we dat doen, merken we dat onze stressniveaus afnemen, onze arbeidsvreugde stijgt en onze academische prestaties en studiegewoonten floreren.
Er is geen gebrek aan tips en technieken en tools voor tijdbeheer online, maar welke zijn echt nuttig? De volgende methoden, ondersteund door studies, kunnen u helpen een meester in tijdbeheer te worden;
- Tijdbeoordeling
- Prioriteiten stellen
- Doelen stellen
- Planning
- Monitoren
Wat is de meest voorkomende tijdmanagementfout?
Het is ofwel dat ze helemaal geen methoden hebben, of ze nemen de houding aan van "Ik zal problemen oplossen als ze zich voordoen." Zoals we zullen zien in de lijst met typische fouten hieronder, zijn er talloze mogelijke bronnen van slecht tijdbeheer.
- uitstellen
- Prioriteiten stellen lukt niet
- Afleiding beheren
- Onjuiste planning
- overcommitment
- Houding en stress beheren
- multitasking
- Taken onderwaarderen zullen duren
- Geen persoonlijke doelen stellen
Wat zijn de 3 soorten timemanagement?
Het is belangrijk om een veelzijdige benadering te volgen wanneer u probeert uw tijdmanagementvaardigheden te verbeteren. Een plaats om te beginnen is door uw huidige tijdmanagementpraktijken te analyseren. U kunt dan beginnen met het herkennen van ongewenst gedrag en het ontwikkelen van de vaardigheden die nodig zijn om dit te veranderen. Gebruikmakend van de drie P's van tijdmanagement, volgen hier enkele suggesties om uw output te verhogen en uw gevoel van voldoening te verbeteren;
- Planning
- Prioriteiten stellen
- Uitvoerend
Wat is de meest effectieve manier om tijd te beheren?
Lijst met effectieve manieren om tijd te beheren;
- Gebruik nauwkeurige doelen stellen.
- Concentreer u op wat het belangrijkst is.
- Beperk de tijd die je hebt om een project af te ronden.
- Probeer af en toe een pauze te nemen.
- Doe eens normaal
- Weg met de overbodige dingen.
- Denk vooruit.
Conclusie
Het beheersen van de kunst en technieken van timemanagement is een onschatbare vaardigheid die uw werk en persoonlijke leven ten goede zal komen. Het onvermogen om vooruit te plannen zal tot verwarring leiden als u niet leert uw tijd effectief te beheren. Tijd is een kostbaar goed waarmee we met eerbied moeten omgaan. Het beheersen van tijdmanagement is de sleutel tot een gelukkiger, succesvoller leven.
Bovendien zal het een positieve invloed hebben op onze werk-privébalans als we volharden om elke opdracht voldoende tijd te geven terwijl we tijdmanagementvaardigheden en -technieken leren.
Veelgestelde vragen over tijdmanagementtechnieken
Waarom hebben we tijdmanagementtechnieken en -hulpmiddelen nodig in ons werkleven?
Waarom hebben we methoden nodig om onze tijd beter te beheren?
Timemanagement is het proces waarbij wordt bepaald hoeveel tijd we aan verschillende taken besteden. Dit kan zowel van professionele als persoonlijke aard zijn. Om al uw dagelijkse verantwoordelijkheden tijdig te vervullen, moet u uw tijd effectief kunnen beheren. Op deze manier tellen inspanningen niet op en kunnen vaardigheden met meer focus worden aangescherpt.
Welke strategie voor het beheren van iemands tijd is het meest effectief?
Van alle timemanagementtechnieken is 'planning' de meest effectieve en efficiënte in zowel het persoonlijke als het werkleven.
Gerelateerde artikelen
- KANBAN PROJECT MANAGEMENT TOOLS: 22 Beste Kanban Management Tools, voordelen en bijzonderheden
- Diep in het geld handelen Opties- Risico's om te overwegen
- TRELLO-PROJECTBEHEER: belangrijkste sjablonen, functies en toepassingen
- AGILE PROJECT MANAGEMENT TOOLS: definitie, gebruik en lijst van APM
Referentie
