Taakbeheer is een belangrijk onderdeel van zowel het goed beheren van projecten als het soepel laten verlopen van een bedrijf. Door de juiste software of tool voor taakbeheer toe te passen, kunt u uw werk gemakkelijker en sneller maken. Dit artikel gaat over de beste taakbeheersoftware, app en vaardigheden op mac.
Overzicht
Taken beheren houdt in dat je een plan maakt voor wat er moet gebeuren, mensen de tools geeft die ze nodig hebben om het werk te doen en bijhoudt hoe de dingen gaan om ervoor te zorgen dat alles op tijd klaar is. Om het werk goed te laten verlopen, is het ook belangrijk om het proces te beheersen en eventuele knelpunten weg te werken.
Taakbeheer is het proces waarbij een groot project wordt opgedeeld in kleinere stukken die gemakkelijker te hanteren zijn, waarbij de status van elke taak wordt bijgehouden en de tijdlijn van het project indien nodig wordt aangepast. Taken die worden beheerd, moeten;
- Maak projectmijlpalen en takenlijsten.
- Ontdek de unieke sterke punten van elke persoon of teamlid en geef ze de juiste taken.
- Ontdek wat de belangrijkste taken zijn die uw personeel op een bepaald moment moet uitvoeren.
- Kies de belangrijkste dingen om te doen en werk daar eerst aan.
- Plan uw werk zo dat het snel en met weinig moeite gedaan kan worden.
- Moedig teamwerk aan door nieuwe allianties te sluiten en bestaande allianties te verbeteren.
- Geef uw medewerkers de vrijheid die ze nodig hebben om hun werk goed te doen.
- Controleer en verbeter regelmatig hoe dingen worden gedaan.
- Krijg uw werk gedaan met zo min mogelijk werk en tijd.
Waarom is het essentieel om taakbeheer te behouden?
Hier zijn enkele van de belangrijkste redenen waarom het belangrijk is om taken goed te beheren.
#1. Taakbeheer maakt het gemakkelijker om taken op tijd en op de juiste manier af te ronden
Omdat de uitvoering van projecten altijd verandert, is het belangrijk om op elk moment te focussen op de belangrijkste taken. Als u bijvoorbeeld een online winkel heeft, zijn de feestdagen een drukke tijd om producten in te slaan en deals te sluiten die passen bij de behoeften van uw klanten. Na nieuwjaar is dat geen goed idee meer. Al het werk dat je op dat gebied doet, is erg belangrijk.
Taakbeheer wordt gebruikt om alle taken bij te houden en advies te geven over welke taken het eerst moeten worden uitgevoerd. Met deze informatie kunnen teams en individuen hun tijd beter indelen, zich concentreren op wat het belangrijkste is en afmaken wat er gedaan moet worden voordat het project voorbij is.
#2. Taakbeheer geeft u inzichten die u kunt gebruiken
Visuals worden gebruikt in taakbeheer om bij te houden wat er allemaal moet gebeuren en waar de zaken staan. Hieruit kunt u een idee krijgen van de taken en waar het project zich bevindt. Het is een geweldige manier om erachter te komen hoe teams van verschillende afdelingen samenwerken en hoe ze projecten aanpakken. Je hebt een beter idee van hoe het project verloopt, kunt slimme beslissingen nemen en informatie geven die mensen kunnen gebruiken.
#3. Takenlijsten zijn een goede manier om zowel tijd als geld bij te houden
Het is niet alleen belangrijk om een project af te ronden, maar het is nog belangrijker om dit op tijd en binnen budget te doen. Met taakbeheersoftware kunt u bijhouden hoeveel u aan een taak uitgeeft en hoe lang het duurt om deze af te ronden. Helpt projectresources bij te houden en te verplaatsen wanneer er nieuwe behoeften opduiken. Helpt ook bij het vinden van manieren om kosten te besparen en projecten af te ronden zonder het budget te overschrijden.
#4. Taakbeheer kan mensen helpen beter met elkaar te praten
Taakbeheer hangt sterk af van check-ins, beoordelingen en opmerkingen van de mensen die het werk doen. Nadat mensen verantwoordelijkheden hebben gekregen, is het moeilijk genoeg te zeggen over hoe belangrijk communicatie is. Om taken goed bij te houden, moeten werknemers hun lijsten up-to-date houden en deze regelmatig aan hun projectmanager laten zien. Bij elke statusvergadering moeten ze hun manager vragen naar hun mening over hoe de taak wordt geëvalueerd. Deze feedbacklus maakt het gemakkelijk voor werknemers en managers om met elkaar te praten, wat leidt tot een productieve workflow met gestage taakvoortgang.
#5. Door uw werk georganiseerd te krijgen, wordt u productiever
Met behulp van taakbeheersoftware kunnen projectmanagers alles bijhouden wat er tijdens het project gebeurt. De projectmanager is beter in staat om problemen op te lossen en een gestage stroom van werk gaande te houden. Dit maakt het project productiever en voorkomt dat het van de baan raakt.
#6. Door uw taken op orde te krijgen, krijgt u meer gedaan
We kijken altijd naar de taken en zoeken naar manieren om ze beter te maken. Betrokken medewerkers werken samen en reageren op verzoeken van de projectmanager. Er wordt ook van hen verwacht dat ze te allen tijde een hoog productiviteitsniveau behouden. Met behulp van inzichten en voortgangsrapporten van taakbeheersoftware kunnen managers erachter komen hoe productief hun personeel is en zo nodig wijzigingen aanbrengen.
Taakbeheersoftware
Wanneer u software voor taakbeheer op uw computer of mobiele apparaat hebt staan, hebt u toegang tot een volledige set tools voor het beheren van taken. Het is een krachtig hulpmiddel dat het beheren van werk eenvoudiger maakt, mensen helpt goed samen te werken en u controle geeft over projecten. Hiermee kunt u zien hoe uw prestaties zich verhouden tot verschillende statistieken, waardoor u meer controle krijgt over hoe u uw taken beheert op basis van harde gegevens. De volgende functies zijn te vinden in de meeste taakbeheerprogramma's.
#1. Visualisatie van workflow
Kanban-borden maken deel uit van taakbeheertools die u helpen uw workflows te bekijken, uw taken te organiseren op een manier die zinvol is voor uw productiecyclus en uiteindelijk uw productiviteit te verhogen.
#2. Taak opzoeken
Als je aan een groot project met veel taken werkt, kan het moeilijk zijn om het project te vinden dat je nodig hebt en om bij te houden hoe het gaat. Met behulp van filters en tags maakt software voor het beheren van taken het gemakkelijk om taken te vinden op basis van zaken als urgentie, voortgang en meer. Het gemakkelijker maken om te vinden wat u zoekt in het systeem.
#3. Inzichten in realtime
Taakbeheersoftware maakt het mogelijk om de tijd nauwkeurig bij te houden. De gegevens uit de urenstaten van het team worden gebruikt om real-time inzichten te geven. Het helpt bij te houden hoeveel geld er is uitgegeven, welke middelen zijn gebruikt, hoeveel werk er is verzet en hoe goed het project het in het algemeen doet.
#4. Hulpmiddelen om samen te werken
Door taakbeheersoftware te gebruiken, kunnen multifunctionele teams en individuen duidelijker zien hoe hun werk is verdeeld en wie waarvoor verantwoordelijk is. Het maakt het gemakkelijker voor mensen om van ver weg samen te werken aan projecten door ze met elkaar te laten praten, groepen te vormen en zich erbij aan te sluiten, en snel opmerkingen, notities en bestanden toe te voegen.
Taakbeheersoftware heeft veel voordelen
Taakbeheersoftware is meer dan alleen een centraal dashboard waarop u alles kunt bijhouden met betrekking tot het beheren van taken. Er zijn veel goede redenen om een programma te gebruiken om je werk te organiseren:
#1. Strategische Prioritering
Een van de beste dingen van een taakbeheerprogramma is dat u uw medewerkers hiermee kunt vertellen wat hun topprioriteiten zijn. Sommige mensen in uw team vinden het misschien moeilijk om tussen taken te wisselen. Door een lijst met prioriteiten te maken, kunnen teamleden hun tijd beter beheren en begrijpen ze de volgorde waarin taken moeten worden uitgevoerd.
#2. Het vermogen om op te letten is beter geworden
Wanneer u een taakbeheerprogramma gebruikt, hoeft u niet het gevoel te hebben dat u een groot project op een bepaalde datum moet afronden. Deze methode is zo goed voor het verbeteren van de concentratie, omdat je hiermee het werk kunt opsplitsen in stukken die gemakkelijker te hanteren zijn.
De beste software voor taakbeheer
Hier is een lijst met de beste software voor het beheren van projecten.
- Monday.com is de ideale tool om taken bij te houden.
- Als u uw taakorganisatie wilt zien, is Airtable perfect.
- ClickUp is de beste keuze voor bedrijven die geld willen besparen.
- Todoist is de beste tool voor snelle en gemakkelijke taken.
- Samenwerking is de beste manier om groepen mensen te managen die verspreid zijn.
- Asana is de beste manier om een grote groep mensen bij te houden.
- Vaste prijzen op Basecamp zijn de beste.
- Wrike is het beste voor teamspecifieke apps.
- Met andere woorden, nieuwe bedrijven en mensen die net beginnen, zouden Trello moeten gaan gebruiken.
- Smartsheet is het beste spreadsheetprogramma.
Vaardigheden op het gebied van taakbeheer
Goed tijd- en taakbeheer loont nu en in de toekomst. Maar om succesvol te zijn, moet u over de volgende taakbeheervaardigheden beschikken.
#1. Effectieve delegatie
Op het werk is het gebruikelijk om bepaalde taken aan iemand anders door te geven. Dit is goed voor jullie beiden en voor het bedrijf als geheel. Als u een manager bent en verantwoordelijk bent voor het toewijzen en bijhouden van andermans werk en dat van uzelf, zal het kunnen delegeren u vaker wel dan niet helpen.
#2. Proactief
Zich aanpassen aan verandering is één onderdeel van het goed managen van taken, maar in staat zijn om naar de omgeving te kijken en problemen te voorspellen is een andere. Met deze vaardigheid kunt u uw projecten op schema houden en vooruit helpen door vooruit te denken en snel te handelen wanneer zich problemen voordoen. Als je kunt voorspellen wat er gaat gebeuren, kun je beter prioriteiten stellen en je werk organiseren.
#3. Problemen oplossen Vaardigheid
Als je aan het werk bent, kan het zijn dat niet alles gaat zoals gepland. Taakbeheer hangt af van het snel kunnen opsporen van problemen en het bedenken van oplossingen. Het helpt je om op tijd klaar te zijn en problemen te voorkomen.
# 4. Tijdsbeheer
Als u één taak niet op tijd afrondt, kan dit problemen veroorzaken met de andere taken en uw planning in de war sturen. En als de taken niet meteen worden uitgevoerd, zal het project eronder lijden. Als je weet hoe je je tijd goed moet gebruiken, kun je al je taken op tijd afronden en het project op schema houden.
Beste app voor taakbeheer
Voor goede vaardigheden die door de taakbeheerder moeten worden bereikt, is het volgende de beste app voor taakbeheer hieronder;
#1. Microsoft Planner
Microsoft's Planner is een handige tool voor het beheren van teamprojecten die zich richt op beeld, gebruiksgemak en samenwerking. Als uw team Microsoft-software gebruikt, is het de moeite waard om te kijken of u op zoek bent naar een tool voor projectbeheer. Wat uw rol in het team ook is, u kunt het programma gebruiken om Kanban-borden te maken met bestanden, checklists en labels.
#2. Google-taken
Al je apparaten synchroniseren automatisch de taken die je maakt in Google Tasks, zodat je ze overal kunt beheren, opnemen en bijwerken. Deze software is eenvoudig, gebruiksvriendelijk en aanpasbaar. Aangezien Google Task wordt gesynchroniseerd met Gmail en Agenda, is het logisch dat mensen die al andere Google-services gebruiken, deze aan hun workflow toevoegen.
Taakbeheer op Mac
Net als in Windows kunt u met Apple Taakbeheer snel programma's beëindigen die vastgelopen of vastgelopen zijn. Maar u moet de Mac Activity Monitor bekijken voor meer diagnostische informatie over taakbeheer. U kunt programma's stoppen die worden uitgevoerd maar niet reageren, controleren hoeveel geheugen en CPU elk programma gebruikt en zien hoeveel energie elk programma gebruikt.
Taakbeheer in Mac OS X lijkt op Activiteitenweergave in Windows, maar is kleiner. Om daar te komen, hoeft u alleen maar tegelijkertijd op [CMD], [ALT] en [ESC] te drukken. Als je hierop klikt, verschijnt er een venster waarin je kunt zien wat er op de achtergrond draait. Klik op de app die niet werkt en klik vervolgens op de knop "geforceerd stoppen". Het volgende hieronder is de beste app of software voor taakbeheer op mac;
#1. Evernote-teams
Met Evernote kun je alles, van ideeën en projecten tot herinneringen en takenlijsten, op één plek bewaren en ordenen. U kunt het gebruiken om alles bij te houden, van grote projecten tot vluchtige herinneringen, door aantekeningen te maken, documenten bij te voegen, foto's te scannen, spraakmemo's op te nemen en clips van internet te knippen. Gebruik Evernote om ervoor te zorgen dat u de belangrijke details niet vergeet.
#2. Duidelijk
Realmac Software Impending made Clear, een geavanceerd programma voor het bijhouden van taken. De App Store heeft veel takenlijst-apps, maar Clear valt op door het gebruiksgemak en het eenvoudige uiterlijk.
Wat is taakbeheer en waarom is het belangrijk?
"Taakbeheer" betekent het bijhouden van alle verschillende onderdelen van de taken van uw project. Hier moet u van tevoren beslissen hoe u uw taken wilt uitvoeren op basis van eventuele wijzigingen die in realtime kunnen plaatsvinden. Uiteindelijk wilt u die taken tot het einde uitvoeren.
Wat zijn soorten taakbeheer?
De volgende zijn;
- Hands-on manieren om met werkdruk om te gaan.
- Computers gebruiken om werkprocessen te beheren.
- Online software voor het beheren van tijd.
Wat zijn de stappen van taakbeheer?
De volgende stappen zijn;
- Maak een lijst van alle dingen die je groep moet doen.
- Elke opdracht moet een lijst met data en tijden hebben.
- Zet elke taak in de volgorde van hoe belangrijk deze is.
- Zorg ervoor dat u alle andere informatie opschrijft die u belangrijk vindt over de taken.
- Geef elk antwoord aan een andere persoon in uw team.
- Houd bij hoe ver je groep is gekomen.
Wat zijn drie taakbeheervaardigheden?
De volgende zijn;
- Wat speurwerk doen of goed nadenken.
- Heb het vermogen om problemen op te lossen.
- Overweeg alle aspecten van de taak.
- Een gesprek dat iedereen begrijpt.
- Talent voor het toewijzen van verantwoordelijkheden aan anderen.
- Betere nauwkeurigheid bij het stellen van doelen.
Wat zijn de 4 soorten taken?
De volgende zijn;
- Incidentele taken.
- Gecoördineerde taken.
- Geplande taken.
Met de Eisenhower-benadering kunnen taken urgent en belangrijk zijn, niet urgent en belangrijk, niet belangrijk en urgent, of noch urgent noch belangrijk. Ze werken goed omdat je snel kunt beslissen of iets meteen, later of helemaal niet moet gebeuren.
Wat zijn de 4 elementen van taakbeheer?
Stel uit (uitstel), geef aan iemand anders (delegeer) en doe de 4 D's weg (laten vallen). Als je elke activiteit of elk project in een van deze emmers stopt, kun je misschien beter beslissen hoe je je tijd en energie besteedt.
Conclusie
Elk bedrijf dat een goede workflow wil hebben, heeft een sterke basis nodig, en taakbeheer kan zowel de basis zijn van projectbeheer als de kern van procesbeheer. Voor effectief taakbeheer moet u de status, prioriteit, tijd, toewijzing van menselijke en financiële middelen, herhaling, afhankelijkheden, meldingen, enz. van een taak bijhouden en beheren. Al deze dingen vormen de basis van taakbeheer in het algemeen.
Veelgestelde vragen over taakbeheer
Wat zijn de stappen van het beheren van taken?
- Initiatie.
- Planning.
- Executie.
- Controle en toezicht.
- Sluiting.
Hoe kan ik beter worden in het bijhouden van mijn taken?
- Maak een strategie.
- Maak een lijst met prioriteiten in plaats van taken.
- Het is het beste om vroeg te beginnen.
- Verdeel elke grote onderneming in beheersbare delen.
- Oefen besluitvorming.
- De sleutel is om verantwoordelijkheden toe te wijzen.
- De sleutel is om op de juiste manier te mikken.
- Stel vervaldata vast.
Hoe definieer je een succesvol project?
Goed werk is uitdagend maar lonend. Het is normaal om te denken dat als leerlingen iets moeten kunnen afmaken, ze het ook zonder enige moeite moeten kunnen. Bij een succesvolle opdracht is het aangaan van uitdagingen een onderdeel van het leren — ze duiden op echte interacties met de kern van het onderwerp.
Gerelateerde artikelen
- TOOLS VOOR TAAKBEHEER: 24 beste tools voor taakbeheer voor teams [2023]
- TAAKBEHEERSYSTEEM: beste gratis en betaalde opties in 2022
- PROJECTMANAGEMENTTOOL: Top 10 gratis tools in 2023
- Hulpprogramma's voor projectbeheer Excel Gratis: alles wat u moet weten, typen en gratis hulpmiddelen om te gebruiken
- COMMUNICATIETOOLS VOOR KLEINE BEDRIJVEN: de beste en meest effectieve tools om te gebruiken
Referenties
