Er wordt vaak gezegd dat het vooraf nemen van preventieve maatregelen altijd de voorkeur verdient boven curatieve maatregelen. Dit geldt voor alle aspecten van het leven! Ook als het gaat om het analyseren van mogelijkheden tijdens de levenscyclus van een project. Of het nu gaat om kosten, plannen of procedures, projecten komen tijdens de uitvoering voor uitdagingen te staan. In werkelijkheid wordt minstens één op de zes IT-projecten een "zwarte zwaan" vanwege een kostenoverschrijding van 200 procent of een planningsoverschrijding van 70 procent! Dit zijn negatieve dreigingen die plotseling ontstaan en voor problemen zorgen. En als het niet goed wordt behandeld, kan dit de algehele prestaties van een project in gevaar brengen! Dus, hoe kunnen dergelijke onverwachte bedreigingen worden geïdentificeerd, beheerd en aangepakt? Welnu, het opzetten van een passend risicobeheerplan, gecombineerd met de juiste tools (bijvoorbeeld Bit.ai of Google Docs) kan helpen!
Tegenwoordig neemt meer dan 27% van de bedrijven risicobeheerpraktijken op in hun projectbeheerplannen. Dit komt omdat een goed gepland risicobeheer de projectproblemen met 80%-90% kan verminderen!
Hierdoor kan een goed risicomanagementplan u helpen om onverwachte risico's te voorkomen. Dit is in principe haalbaar door rekening te houden met alle mogelijke scenario's die zich kunnen voordoen tijdens de uitvoering van een project.
In slechts een paar eenvoudige stappen leert u hoe u een goed doordacht risicobeheerplan kunt maken voor al uw projecten. Je moet gewoon nog een tijdje volhouden.
Wat is een Risicomanagementplan precies?
Een risicobeheerplan is een duidelijk omschreven document waarin wordt uitgelegd hoe met bepaalde risico's moet worden omgegaan en welke beheerstappen moeten worden genomen om bedreigingen voor projectactiviteiten en -resultaten te minimaliseren of te elimineren.
Het risicobeheerplan instrueert teams letterlijk over de stappen die ze moeten nemen om alle risico's die aanwezig zijn in het project te identificeren, te beoordelen en erop te reageren.
Opmerking: de bovenstaande definitie van het risicobeheerplan is van toepassing op een breed scala aan programma's, waaronder IT- en bedrijfsinitiatieven!
Dit plan maakt deel uit van een breder risicobeheerproces dat loopt over de levenscyclus van een project. Bovendien verenigt het risicobeheermechanisme alle bevoegdheden die het projectmanagementteam motiveren om actie te ondernemen om risico's te mitigeren.
Risico's kunnen op vier manieren worden aangepakt/beheerd:
We weten allemaal dat risico's onvoorspelbaar zijn als het gaat om projectplanning. Sommige van de bedreigingen die u van plan was te vermijden, doen zich echter wel voor, en dat is het moment waarop u ermee om moet gaan.
Er zijn dus verschillende manieren om met risico's om te gaan. Het antwoord dat u kiest, moet echter worden bepaald door de waarschijnlijkheid dat het risico zich voordoet en de ernst van de effecten van het risico op het project.
Vermijden: als het gaat om risico's, is de beste manier om te handelen, vaker wel dan niet, om het te vermijden! Het heeft nauwelijks effect op uw project als u het eenvoudig kunt voorkomen.
Beperken: als u risico niet kunt elimineren, kunt u het op zijn minst afschermen om de impact te verminderen. Dit houdt in dat u bewuste stappen neemt om ervoor te zorgen dat de impact uw project zo min mogelijk schade berokkent.
Overdracht: Een risico overdragen aan een derde partij is een andere uitstekende manier om hiermee om te gaan. En het kopen van een verzekering is een van de gemakkelijkste en populairste manieren om dit te doen.
Accepteren: als niets anders werkt, moet je het accepteren. Door de risico's te accepteren, kunt u er op voorhand aan werken om ze te vermijden.
Maar tegen de tijd dat een risico zich voordoet, is het vaak te laat om in te grijpen! Daarom heeft u vanaf het begin een goed doordacht risicobeheerplan nodig.
Stappen voor het maken van een risicobeheerplan vanaf het begin!
Elk nieuw project brengt een nieuwe reeks risico's met zich mee. Als uw bedrijf bedreigingen niet volledig kan elimineren, moet het deze kunnen mitigeren en voorspellen met behulp van een risicobeheerplan.
U moet echter de risicobeheerstrategie van het team stroomlijnen en ze flexibeler en wendbaarder maken bij het omgaan met negatieve incidenten door deze maatregelen te volgen.
#1. De eerste stap nemen. Bepaal het risico
Het voorzien van potentiële projectvalkuilen hoeft voor een bedrijf niet als een doodlopende weg te voelen. Aan de andere kant is het identificeren van risico's een leerervaring waar het hele team van zal profiteren en aan zal deelnemen.
Bij risicomanagement kunt u snel putten uit de gecombineerde expertise en kennis van het hele team. Vraag de teamleden om eventuele bedreigingen te herkennen waarvan ze op de hoogte zijn of die ze eerder zijn tegengekomen. Deze stap bevordert connectiviteit en multifunctioneel leren.
#2. Onderzoek het risico
Het is tijd om wat dieper te graven zodra u en uw team mogelijke problemen hebben geïdentificeerd.
Nu moet u de volgende vragen stellen om het risico effectief te analyseren;
Hoe vaak komen deze gevaren voor?
En als ze dat doen, wat zijn dan de gevolgen?
Uw team beoordeelt in deze stap de gevolgen en waarschijnlijkheid van elk risico om te bepalen waar het eerst moet worden gefocust.
Risicoanalyse houdt rekening met zaken als het potentiële financiële verlies van de organisatie, de verloren tijd en de omvang van de effecten.
Uiteindelijk zul je veelvoorkomende problemen in een project ontdekken. Dit zal u helpen het risicobeheersplan voor potentiële projecten te verfijnen door elk risico onder de loep te nemen.
#3. Geef prioriteit aan het risico
Nu is het tijd om prioriteit te geven aan uw risico's nadat u ze grondig hebt geanalyseerd. Houd bij het rangschikken rekening met de waarschijnlijkheid dat elk risico zich voordoet en met de mogelijke impact op het project.
Deze stap geeft u een overzicht van het project in vogelvlucht en identificeert waar het team zijn inspanningen moet concentreren. Maar het belangrijkste is dat het hen helpt bij het identificeren van haalbare oplossingen voor elk risico dat prioriteit heeft gekregen.
Als gevolg hiervan vermijdt het project vertragingen en verstoringen tijdens de behandelingsfase.
#4. Behandel de risico's
Het gaat om het opstellen van het behandelplan nadat de risico's zijn vastgesteld. Begin met het risico met de hoogste prioriteit en evalueer het vermogen van het team om het risico te verminderen of op te lossen, zodat het geen bedreiging meer vormt voor het project.
Het effectief beheren en afhandelen van risico's houdt echter vaak in dat de middelen van het team zo goed mogelijk worden gebruikt terwijl het project op schema blijft. Naarmate de tijd verstrijkt en u een breder archief van uw eerdere projecten verzamelt, inclusief risicologboeken, kunt u proactiever in plaats van reactief op toekomstige gevaren anticiperen.
#5. Houd het risico in de gaten.
Naarmate het project vordert, houdt het risicobeheerplan alle gevaren bij die zich onderweg kunnen voordoen. En aangezien de hele uitkomst van het plan wordt gerapporteerd, wordt het bijhouden van die bewegende doelen cruciaal! Het is belangrijk om dit document regelmatig door te nemen.
De voordelen van het maken van een risicobeheerplan
Risicobeheerplannen hebben een aantal voordelen die het document de moeite waard maken voor elk bedrijf. En voor het grootste deel, van het helpen van bedrijven bij het identificeren van mogelijke bedreigingen tot het beheren ervan, bent u bij ons aan het goede adres.
Bedrijven zullen zich op deze bedreigingen voorbereiden en ermee omgaan zoals ze zich voordoen, als ze zich ervan bewust zijn.
#1. Verbetert de resultaten
Uw kansen op het succesvol afronden van een project worden groter wanneer u een risicobeheerplan voor uw bedrijf opstelt. Het minimaliseert en vermindert negatieve risico's, waardoor projecten op tijd kunnen worden afgerond.
Dit helpt het team ook om binnen het budget te blijven en zijn doelstellingen te bereiken.
#2. Helpt u proactief te zijn in plaats van reactief.
In plaats van continu branden te bestrijden, kunt u met een transparant risicobeheerplan proactief zijn en actie ondernemen om mogelijke problemen te minimaliseren voordat ze zich voordoen.
Op de lange termijn zal uw team het geïdentificeerde risico nemen en het omzetten in uitvoerbare plannen die de kans dat het zich voordoet, minimaliseren.
#3. Helpt u het hele project te beoordelen
U kunt de effectiviteit van uw taken meten door risicoblootstelling te beheren en kansen te benutten die voortbouwen op de sterke punten van uw organisatie met behulp van een risicobeheerplan. Met andere woorden, het helpt u bij het evalueren van de voortgang van uw huidige project en het ontwikkelen van best practices voor de toekomst.
Een risicobeheerplan maken met voorbeelden
Bent u klaar om te beginnen met het schrijven van uw risicobeheerplan? Welnu, er zijn talloze tools voor risicobeheerplannen die u in de kortst mogelijke tijd kunnen helpen.
We zullen alleen een voorbeeld doornemen van de verschillende tools voor risicobeheerplannen die tot uw beschikking staan, waarvan Bit.ai . de meest populaire is
Bit.ai is een nieuw online platform voor het delen van documenten waarmee u binnen enkele minuten verbazingwekkende risicobeheerplanpapieren, projectbeheerplannen, productplannen en andere bedrijfsdocumenten kunt maken. Bit is een redelijk goed voorbeeld van een ideale tool voor risicobeheerplannen voor teams die hun planningsproces meer meeslepend en collaboratief willen maken.
Bovendien biedt Bit een centrale locatie voor werknemers om tegelijkertijd samen te werken en taken uit te voeren, en om expertise te delen. Het heeft ook een inhoudsbibliotheek waar u al uw foto's, bestanden en digitale inhoud kunt opslaan en gemakkelijk kunt openen, waardoor uw workflow net zo soepel verloopt als altijd!
Creëer eenvoudig een werkruimte, nodig uw teamleden uit en begin snel met het produceren van werkplekdocumenten zoals productplannen! U kunt deze documenten ook delen met externe klanten, medewerkers, organisaties en anderen om nauwkeurige feedback te krijgen over hoe ze ermee hebben gewerkt!
Andere tools die dezelfde functies in een ander licht kunnen uitvoeren, zijn Google Docs, WPS, Online Microsoft Word enzovoort.
Als u echter een voorbeeld nodig heeft van hoe een risicobeheerplan eruit zou moeten zien, hier is er een;
U vindt meer details over dit voorbeeld in ons artikel over strategieën voor risicobeheer.
Wat zijn de 5 stappen naar een risicobeheerplan?
Er zijn 5 stappen voor een succesvolle aanpak van risicobeheer.
- Identificeer het risico.
- Beoordeel het risico.
- Zet het risico voorop.
- Beheer het risico.
- Let op het risico.
Wat zijn de belangrijkste inhoud van het risicobeheerplan?
Een goed risicomanagementplan bestaat doorgaans uit vijf componenten. Ze bestaan uit definities, aannames en een structuur die de uitsplitsing van het risico, de impact, de kosten en het tijdschema beschrijft.
Wat is een voorbeeld van een beheerplan?
In een managementplan kan bijvoorbeeld worden gespecificeerd hoeveel verkopers er nodig zijn en hoeveel het kost om een omzetstijging van 25 procent te realiseren. Het prioriteren van doelen en taken omvat het rangschikken van doelen op basis van hun relatieve waarde.
Wat is het doel van het gebruik van een risicobeheersplan?
Het doel van een risicomanagementplan is om u te helpen bij het identificeren, evalueren en plannen van potentiële projectmanagementrisico's.
VRIJWARING !
Deze tools zijn onderhevig aan uw keuze van beslissing en verificatie. We worden door geen enkel platform gesponsord en de informatie die hier wordt verstrekt, is naar ons beste weten.
Conclusie
In alle soorten projecten zijn risico's onvermijdelijk. U kunt fouten effectiever minimaliseren als u een duidelijk gedefinieerd risicobeheerplan hebt om u door het proces te leiden.
Ondertussen is het belangrijk om te onthouden dat een risicobeheerplan een levend document is dat moet worden bijgewerkt als de omstandigheden veranderen. Dit is de reden waarom tools voor het delen van documenten, zoals Bit, ideaal zijn voor het maken van dergelijke documenten, omdat ze je in staat stellen om elk document in realtime te bewerken en indien nodig aan te passen, en ze ook als gids te gebruiken voordat je aan een project begint.
- Risicobeheerproces: eenvoudige 5 stappen in 2023 en best practices
- Concurrentieanalyse: alles wat je nodig hebt (+ Startgids)
- MARKTRISICO'S: best practices en eenvoudige handleiding met voorbeelden
- Financieel risicobeheer: alles wat u moet weten (+praktische voorbeelden)
- PROJECT FINANCE: eenvoudige gids om elk project een kickstart te geven (+ beste keuzes)
