Er is waarschijnlijk een gevoel van urgentie wanneer u op het punt staat een werknemer aan te nemen die moet worden vervangen, uw team moet groeien om aan de zakelijke eisen te voldoen, of wanneer u op zoek bent naar gespecialiseerde talenten en expertise om uw droomteam compleet te maken. Het is verleidelijk om direct naar de functiebeschrijving te gaan. Maar wacht even: u moet eerst een vacature invullen voordat u op publiceren drukt. Om dat te bereiken, komen dan het aanvraagnummer, de opdrachtaanvraag, voorbeelden, aankoop, hoe het te schrijven en nog veel meer om de hoek kijken. Maak een goede rit terwijl je alles leert wat je zou moeten.
Wat is een aanvraag?
Een aanvraag is een formeel verzoek om een dienst of artikel dat doorgaans wordt gedaan op een formulier voor een aanvraag tot bestellen of een ander gestandaardiseerd document. Het aanvraagproces is een gestandaardiseerde methode voor het volgen en boekhoudkundige voor alle aanvragen ingediend door een bedrijf.
Overzicht
Een aanvraagnummer is een document waaruit een aanvraag voor een bepaalde activiteit voortkomt en die actie ook vastlegt voor rapportagedoeleinden. Als de werknemers van een bedrijf extra benodigdheden nodig hebben, zouden ze een koopaanvraag gebruiken. Vroeger maakten aanvraagformulieren gebruik van papieren formulieren, maar de meeste organisaties maken nu gebruik van digitale nummerprocessen voor aanvragen die snellere procestracering mogelijk maken, inclusief inventaris boekhoudkundige. Voor een beter voorraadbeheer wordt bij dit soort aanvragen de voorraad vaak automatisch bijgewerkt.
De efficiëntie en verantwoordelijkheid van een gestandaardiseerde verbetering van het aanvraagproces op alle interactiepunten. De inkoopaanvraag, in plaats van toe te staan: medewerkers om de voorraden te nemen die ze willen wanneer ze ze willen, biedt een meer gecontroleerde en gedocumenteerde manier om de interne voorraden en de toekomstige vraag te beheren. Op medisch gebied vullen artsen bijvoorbeeld bij het aanvragen van laboratoriumonderzoek een aanvraagformulier in. De patiënt-ID en andere medische informatie staan in deze digitale formulieren, zodat patiënten nauwkeurige laboratoriumtests krijgen.
Voorbeeld van een aanvraag
Overweeg het volgende scenario om het aanvraagproces beter te begrijpen. EEN ziektekostenverzekering de leer- en ontwikkelingsafdeling van het bedrijf heeft verse voorraden nodig voor haar trainingsprogramma. Deze artikelen moeten door de teamleider via het bestelsysteem van het bedrijf worden gehaald.
De leider van het team bladert door een catalogus en kiest een verscheidenheid aan dingen voor hen. Het aanvraagformulier wordt ingevuld en ter goedkeuring aan het management voorgelegd. De manager bekijkt de aanvraag, keurt deze goed en stuurt deze vervolgens door naar de inkoopafdeling.
De inkoopafdeling beoordeelt en keurt, net als de manager, de vraag goed. Als er fouten zijn of als er onvoldoende informatie is, kan het verzoek worden teruggestuurd naar de manager of de aanvrager voor herzieningen. Er zijn geen fouten of weglatingen in dit voorbeeld, dus de leverancier ontvangt een inkooporder. De kooporder bevat de details van de bestelling, zoals het producttype en de vereiste hoeveelheid. De inkooporder wordt ter uitvoering afgeleverd bij de leverancier zodra deze is afgerond.
De leverancier ontvangt de bestelling en gaat een contract aan met de koper voor de benodigde producten. . De leverancier ontvangt geld na levering van de producten zoals vereist.
Wat is een vacaturenummer?
Een vacaturenummer is een reeks cijfers of letters die aan een specifieke vacature op een website zijn gekoppeld. De cijfers worden door recruiters gebruikt om sollicitanten bij te houden die op verschillende functies solliciteren. Potentiële sollicitanten die hun sollicitaties overzichtelijk moeten houden, kunnen ook vacaturenummers gebruiken. Wanneer een bedrijf of bedrijf wil adverteren voor meerdere functies met dezelfde titel, kunnen vacaturenummers worden gebruikt om aan te geven dat er meerdere vacatures zijn. Bovendien kan een werkgever een sollicitant vragen zijn sollicitatie of cv samen met het nummer van de vacature in te dienen in plaats van de titel van de functie.
Gestandaardiseerde aanvraagformulieren
De naam van de persoon die het verzoek indient, de datum van het verzoek, de leveringsdatum, de leveringslocatie en de afdeling die verantwoordelijk is voor het vervullen van het verzoek, staan vaak op aanvraagformulieren. De handtekening van de persoon die het verzoek indient, evenals de datum waarop het op de formulieren stond. Deze aanvraagprocessen zijn cruciaal in grote organisaties met verschillende locaties.
Een ander voorbeeld van een vorderingsprocedure kan op financieel gebied zijn, waar aandeelhouders de raad van bestuur van een onderneming kunnen verzoeken om te stemmen over voorgestelde resoluties. Een aanvraagproces is in wezen een geformaliseerde vastgelegde procedure voor het verhogen van de efficiëntie in een commerciële context.
Verschil tussen een inkoopaanvraag en een inkooporder
Het doel van dit bericht is om de verschillen tussen inkoopaanvragen en inkooporders uit te leggen, evenals enkele aanbevelingen te doen over hoe het proces van inkoopaanvragen voor personen in financiën of inkoop kan worden geoptimaliseerd.
Voordat we op de details ingaan, is het van cruciaal belang om de cruciale rol te begrijpen die inkoop- en inkoopverantwoordelijkheden spelen in bedrijven als het gaat om kostenbeheer. Simpel gezegd, deze divisies ontwikkelen regels en procedures voor zakelijke inkoop. Het is hun verantwoordelijkheid om te controleren of alle zakelijke aankopen kosteneffectief zijn en zijn goedgekeurd door de juiste partijen. Een van onze opdrachtgevers is bijvoorbeeld een tandheelkundige zorgverlener. Om ervoor te zorgen dat het bedrijf de beste prijs krijgt en de voorraad goed beheert, moeten de tandenborstels die u ontvangt na een bezoek aan de tandarts, worden gekocht via de inkoopafdeling.
Met die kritieke context in het achterhoofd, zijn inkoopaanvragen en inkooporders belangrijke documenten die bedrijven gebruiken om de kosten te beheersen. Organisaties gebruiken deze documenten om twee hoofdredenen: het geeft hen meer controle over de uitgaven van werknemers en omdat inkoop transparanter is, is de kans groter dat ze kortingen op goederen of diensten ontvangen.
Wat is een vacatureaanvraag?
Een vacatureaanvraag is een formeel document door afdelingsmanagers om nieuwe medewerkers aan te vragen. Een vacatureaanvraag is een verzoek voor nieuwe aanwerving met een uitleg van de noodzaak en een budgetraming voor de nieuwe aanwerving.
Een vacatureaanvraag is een formeel document dat afdelingsmanagers gebruiken om het inhuren van nieuwe medewerkers aan te vragen medewerkers. Wanneer afdelingsmanagers extra personeel nodig hebben of het bestaande personeel moeten vervangen, vullen ze een vacatureformulier in.
Het belang van het aanvragen van een baan
Het belang van een sollicitatie is dat het de behoefte aan nieuw personeel door afdelingsmanagers uitdrukt. Het fungeert als een verzoek voor een nieuwe aanwerving, evenals een uitleg van de noodzaak en een financiële schatting voor het maken van een nieuwe aanwerving.
Als gevolg hiervan is het aanvragen van een baan een essentieel onderdeel van het wervingsproces, vooral in bedrijven met formele HR-procedures.
Een afdelingsmanager van zo'n bedrijf vult een functieaanvraag in en stuurt deze naar de HR-afdeling. De HR team beoordeelt de behoeften en middelen die nodig zijn om een nieuwe aanwerving te maken, en zodra besluitvormers hun goedkeuring hebben gegeven, stuurt het de goedgekeurde vacature naar recruiters, die vervolgens een vacature opstellen.
Hoe schrijf je een sollicitatiebrief?
Het proces van het genereren van een sollicitatie zal sterk verschillen van het ene bedrijf tot het andere. Maar er zijn vier algemene richtlijnen die u moet volgen.
#1. Doe je onderzoek
Je zou moeten begrijpen wat er niet goed gaat omdat je deze baan niet hebt. Wat is er goed nadat je het hebt gevuld, en hoe zal het de stevig als geheel, met name in termen van omzet, product- of servicekwaliteit en moreel?
#2. Krijg buy-in van belanghebbenden
Praat met belanghebbenden van andere afdelingen om ze aan boord te krijgen met deze functie. Je hebt een sterke zaak als je de leiders van andere afdelingen zover kunt krijgen dat ze een post steunen die niet eens aan hen rapporteert.
#3. Focus op resultaten
Wat bereikt een succesvolle kandidaat in deze rol precies? Geef specifieke doelen voor 90 dagen, 120 dagen en een jaar om de persoon te helpen bij het autoriseren van de aanvraag. Begrijp precies wat de organisatie krijgt en hoe u kunt bepalen of het een slimme huur was.
#4. Volg door zodra de positie is ingevuld
Zodra je de functie hebt ingevuld, kun je onze oriëntatiegids raadplegen om je op weg te helpen.
Wanneer en waarom moeten vorderingen worden gebruikt?
Aanvragen zorgen voor meer toezicht op de bedrijfsmiddelen, maar ze kunnen ook de operationele kosten verhogen. De beslissing van een bedrijf om in dergelijke processen te investeren, zal afhangen van de afweging van de voordelen tegen de kosten.
Voertuigen, nieuwe medewerkers en dure of potentieel gevaarlijke goederen of apparatuur vereisen allemaal vorderingen. Het hebben van dat niveau van toezicht is de extra inspanning waard die nodig is om aanvragen in te dienen en af te handelen.
Sommige bedrijven vermijden het aanvraagproces voor producten met een lage prioriteit, zoals kantoorbenodigdheden, door ze te kopen en weg te gooien als ze op zijn.
Denk na over de implicaties voor het moreel van het bedrijf van het implementeren van te strenge controles op verschillende bronnen. Het resultaat zal eronder lijden als uw personeel zich gemicromanaged en gewantrouwd voelt vanwege een buitensporig aantal aanvraagprocedures.
Met behulp van een geautomatiseerd aanvraagsysteem kunt u uw grip op uw middelen verstevigen zonder uw personeel of dagelijkse activiteiten onnodig te belasten.
Op welke manieren zijn vorderingen cruciaal?
Verzoeken zijn formele, interne verzoeken om wat dan ook, op papier of elektronisch, en hun doel is altijd resource management.
Als u voor een korte periode een auto van het werk moet lenen, kunt u worden gevraagd een verzoek in te dienen. In dat geval hoeft uw bedrijf geen aankopen te doen; je zou eerder vragen om gebruik te maken van een bron die al bestaat.
Of, als een laboratorium meer van een bepaalde chemische stof nodig heeft, wordt er een aanvraagformulier ingediend. Als de chemicaliën in kwestie elders worden bewaard, kan uw goedkeuring van dit verzoek leiden tot zowel de overdracht van die chemicaliën naar uw laboratorium als een aankooporder om ze te vervangen.
Werkverzoeken kunnen ook typerend zijn. Wanneer een nieuwe aanstelling wordt geaccepteerd, moet het bedrijf mogelijk ook andere artikelen bestellen ter voorbereiding op hun aankomst, zoals laptops en toegang tot specifieke software.
Wat gebeurt er met een aanstellingsaanvraag nadat deze is gemaakt?
Zodra een rekruteringsmanager de vereisten van een functie heeft afgerond, wordt deze ter beoordeling en goedkeuring naar Human Resources gestuurd. Als de salaris- en inhuurkosten te hoog worden, dient ook de financiële afdeling te worden geraadpleegd. De kans dat een vacature wordt geaccepteerd, gedegradeerd of afgewezen, wordt allemaal sterk beïnvloed door de verwachte kosten per aanstelling.
Personeelszaken beoordeelt de vereiste en overlegt vervolgens met de boekhouding en de rekruteringsmanager. Het creëren van een nieuwe functie vergt meestal meer werk dan het invullen van een bestaande. Nadat een ingevuld aanvraagformulier is beoordeeld en geaccepteerd, wordt het aan een recruiter gegeven om te verwerken. Uw recruiter zal de rekruteringsmanager ontmoeten om de functiebeschrijving door te nemen, een plan te ontwikkelen voor het vinden en aannemen van nieuwe werknemers en het organiseren van uw rekruteringspersoneel.
Wat is een inkoopaanvraagnummer?
Een inkoopordernummer is een uniek nummer dat wordt toegekend aan een inkooporder. Een inkooporder is een officiële certificering van de intentie van een koper om iets van een verkoper te kopen, en het dekt de bijzonderheden van de transactie. De mogelijkheid om bestellingen die zijn geleverd of ontvangen door een verkoper of koper te volgen en ernaar te verwijzen, wordt gemakkelijker gemaakt door het gebruik van een inkoopordernummer.
Wie keurt een vacature goed?
Een manager herkent een vereiste voor nieuw personeel en dient een aanvraag in voor het goedkeuringsformulier voor het aanvragen van vacatures. Het verzoek wordt vervolgens ter goedkeuring doorgestuurd naar de vice-president van de betreffende afdeling. Na goedkeuring van de VP kan het verzoek worden doorgestuurd naar een leidinggevende op C-niveau voor verdere beoordeling en goedkeuring. Voordat de vacatureaanvraag wordt overhandigd aan HR, is het gebruikelijk dat de financiële afdeling de definitieve goedkeuring geeft.
Is een aanvraagnummer hetzelfde als een inkooporder?
Het belangrijkste onderscheid tussen een inkoopaanvraag en een inkooporder is dat een inkoopaanvraag wordt gebruikt om autorisatie te vragen aan hoger geplaatsten binnen een organisatie voordat een aankoop wordt gedaan, terwijl een inkooporder wordt gebruikt om de daadwerkelijke aankoop van de bovengenoemde goederen of diensten te doen. .
Hoe schrijf je een geweldige vacature?
Hoewel veel van de informatie die u in een sollicitatiebrief verstrekt, eenvoudig is. Er zijn manieren om ervoor te zorgen dat uw nieuwe aanwervingsverzoek waarschijnlijker deel uitmaakt van de system. Houd deze tips in gedachten bij het invullen van uw volgende vacature.
#1. Volg het proces van uw organisatie.
Een sollicitatie wordt normaal gesproken gedaan door een personeelsmanager. De HR-afdeling beoordeelt vervolgens de aanvraag om te zien of deze aansluit bij de behoeften en middelen van het bedrijf. Een recruiter zal het verzoek gebruiken om de functiebeschrijving verder te verbeteren zodra het is geaccepteerd. Terwijl een korte functiebeschrijving nodig is om het aanvraagformulier in te vullen. Het perfectioneren van de functiebeschrijving kan een langdurig proces zijn. Voordat het wervingsproces begint, moeten de aanwervingsmanager en de recruiter elkaar ontmoeten om de functieverantwoordelijkheden van de potentiële medewerker te bespreken om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit. Neem contact op met uw HR-afdeling voor meer informatie over het proces voor het indienen en goedkeuren van vacatures van uw bedrijf.
#2. Maak de businesscase.
Geef duidelijk aan waarom het team deze nieuwe medewerker nodig heeft, bijvoorbeeld welke taken niet van belang zijn als het team niet volledig bemand is. Vat samen wat deze nieuwe medewerker kan doen om uw bedrijf te helpen zijn doelen en doelstellingen te bereiken. Geef kwantitatieve gegevens om aan te tonen hoe deze aanwerving de bedrijfsresultaten en, uiteindelijk, het succes van het bedrijf zal beïnvloeden.
#3. Krijg input van je team.
Werk bij het beoordelen van uw wervingsbehoeften samen met managers en HR-personeel. Buy-in verkrijgen van key stakeholders van tevoren helpt de kans te vergroten dat uw opdrachtverzoek in orde is. Nog beter als u extra managers kunt krijgen om de opdrachtaanvraag te ondertekenen.
Nu u weet wat een sollicitatiebrief betekent en hoe u een goede kunt schrijven. U bent een stap dichter bij het maken van uw aanwerving. De tijd nemen om een vacature zorgvuldig in te vullen, biedt de mogelijkheid om nieuwe aanwervingen strategisch te evalueren en te rechtvaardigen. Uiteindelijk maakt u uw organisatie klaar voor succes terwijl u de ideale kandidaten voor uw bedrijf identificeert.
Veelgestelde vragen
Wat is een inkoopaanvraagnummer?
Een inkoopaanvraag is een document dat een medewerker binnen uw organisatie aanmaakt om de aankoop van goederen of diensten aan te vragen. In inkoopaanvragen worden de details uiteengezet die nodig zijn voordat een aankoop wordt voltooid, als deze wordt goedgekeurd, zoals: Productbeschrijving en hoeveelheid. Naam van een verkoper. Prijs.
Wie stelt de aanvraag op?
Een afdelingsmanager vult een inkoopaanvraag in om aan te geven welke materialen nodig zijn en in welke hoeveelheid. Ze kunnen de verkoper zelfs voorstellen waar de materialen moeten worden gekocht. Het wordt naar de inkoopafdeling gestuurd, die het verzoek vervolgens doorneemt en goedkeurt, wijzigt of afwijst.
Wat zijn de 5 onderdelen van het aanvraagformulier?
Aanvraagformulieren bevatten doorgaans de naam van de persoon die het verzoek indient, de datum van het verzoek, de gevraagde items, de bezorgdatum, de bezorglocatie en de afdeling die verantwoordelijk is voor het vervullen van het verzoek.
Gerelateerde artikelen
- AFDELING MARKETING: Overzicht, structuur, rollen, verwachtingen (+ gratis tips)
- Maandrapport: een goed maandelijks rapport schrijven (opent in een nieuw browsertabblad)
- Werkorder: eenvoudige procedure/stappen voor het maken van een werkorder
- TERUG VAN DE CONTROLE: Hoe te ondertekenen, wat te schrijven en verkeerde goedkeuringsoplossingen
