Het gebruik van een documentbeheersysteem om informatie op te slaan, kan zorgen voor een nauwkeurige opslag van de essentiële documenten van een bedrijf voor latere opvraging en inspectie. Documentatiebeheer is van cruciaal belang voor compliance, risicobeheer en governanceplanning. Inzicht in het gebruik van een documentbeheersysteem kan helpen bij het bewaren van kritieke documenten van juridische, financiële en historische betekenis voor archivering of verwijdering in overeenstemming met vastgestelde regels.
In dit artikel gaan we in op wat archiefbeheer is, waarom het nodig is, de voordelen ervan, de levenscyclus van het systeem, enkele bedrijven die trainingen aanbieden die u mogelijk nuttig vindt, en het onderscheid tussen archief- en gegevensbeheer.
Wat is archiefbeheer?
Records management verwijst naar het proces van het beheersen van de ontwikkeling, het onderhoud, de ontvangst en de verwijdering van informatie in elk formaat. Met andere woorden, het heeft betrekking op het beheer van de waardevolle informatie van een bedrijf, van creatie tot verwijdering.
Een record kan alle informatie zijn die wordt bewaard als bewijs of wordt gebruikt in zakelijke transacties. Eindrapporten, begrotingsdocumenten, bedrijfsbalansen, mededelingen die verwijzen naar een actie, kaarten van veldmissies, enzovoort, zijn voorbeelden van records.
Waarvoor dient archiefbeheer?
Het primaire doel van archiefbeheer is om waardevolle informatie beschikbaar te houden voor zakelijke vereisten en compliance-audits. Het is voor grote ondernemingen onmogelijk om elk item van essentiële informatie bij te houden met behulp van een eenvoudige spreadsheet. Om dingen georganiseerd en toegankelijk te houden, hebben ze een strategie en een adequate administratie nodig.
Een documentbeheerbeleid stelt u in staat om een taxonomie van uw archief op te stellen en te zorgen voor bewaring wanneer het u uitkomt. U kunt uw essentiële informatie organiseren met behulp van softwaretools zoals IT-documentatiesoftware.
Waarom is archiefbeheer nodig?
Zonder records management is het onmogelijk om de enorme aantallen records die elke dag worden gegenereerd te verwerken. Om dit in context te plaatsen: we hebben vanaf 44 ongeveer 2020 zettabytes aan data gecreëerd in de wereldwijde datasfeer, die naar verwachting zal verviervoudigen tot 175 zettabytes in 2025 (een zettabyte is een miljard terabytes).
Records management is vereist om de uitbreiding van records te beheersen en er zinvolle informatie uit te halen. Zelfs als alles elektronisch wordt beheerd, kan de enorme omvang van de kosten en productiviteit elk bedrijf overweldigen.
Afgezien van aanzienlijke bedrijfsverliezen, kan ontoereikend archiefbeheer leiden tot kostbare nalevingssancties, productiviteitsverlies, verkwistende audits, gegevensoverbelasting en andere gevolgen.
Documentenbeheer is de beste oplossing om al deze problemen aan te pakken en toch in overeenstemming te blijven met de gegevensbeschermingsnormen.
Voordelen van archiefbeheer
Het ontwikkelen van een goed archiefbeheerprogramma heeft tal van voordelen, waaronder:
#1. Essentiële informatie veilig houden
Het gebruik van een bekwaam beheersysteem om cruciale documenten te beschermen, kan de kans verkleinen dat documenten verloren gaan en tegelijkertijd de integriteit en vertrouwelijkheid van het bestand behouden. Het kan ook recordredundantie genereren door dezelfde gegevens op twee of meer locaties op te slaan, en het kan een bedrijf helpen sneller te heropenen na een tragedie of noodsituatie. Een van de methoden voor het creëren van recordredundantie zijn:
- Het maken van records en een inventarisatie van inlichtingen
- Het labelen van kritieke documenten en het aangeven van redundantie
- Uitzoeken wie toegang heeft tot de dossiers
#2. Minder geld uitgeven
Een efficiënt documentbeheersysteem kan een bedrijf helpen geld te besparen op opslagruimte, uitrustingsmaterialen en personeelskosten. Een fysiek of digitaal beheersysteem kan een bedrijf helpen geld te besparen. In plaats van het handmatig beveiligen of bewaren van papieren zonder systeem, kan een goed archiefsysteem werknemers meer tijd geven om andere werktaken uit te voeren.
#3. Efficiëntie verhogen
Een organisatie kan af en toe bestanden kwijtraken, en de tijd die werknemers besteden aan het zoeken naar ontbrekende of zoekgeraakte records kan de productie en efficiëntie verminderen. Een goed gestructureerd documentbeheersysteem kan helpen bij het wegnemen van deze obstakels en het voor bedrijven mogelijk maken om indien nodig toegang te krijgen tot eerdere documenten. Een systeem kan ook helpen bij het gemakkelijker opleiden van nieuw personeel, omdat de organisatie duidelijke aanwijzingen kan geven over waar toegang tot de benodigde documentatie kan worden verkregen.
#4. Beheersing van de uitbreiding van records
In alle sectoren neemt de totale hoeveelheid elektronische bestanden en bedrijfsdocumentatie toe. Documentenbeheer kan helpen om de uitbreiding en kantooropslagruimte te behouden die nodig is om papieren te bewaren. Het beheersen van bewaarvereisten en -schema's kan hierbij helpen door het eenvoudiger te maken om records bij te houden, op te halen en te beheren.
#5. Faciliteren van effectieve besluitvorming
Managers en leidinggevenden hebben toegang tot informatie wanneer ze die nodig hebben dankzij een beheersysteem met correcte categoriseringsfuncties en eenvoudige opvraagcapaciteit. Het kan hen ook helpen bij het maken van weloverwogen keuzes door gebruik te maken van eerdere relevante documentatie. Een manager of senior leiderschapsrol kan bijvoorbeeld eerdere documenten analyseren met betrekking tot een vergelijkbaar scenario waarmee ze momenteel te maken hebben, om hen te helpen een weloverwogen oordeel te vormen over de huidige uitdaging.
#6. Professionaliteit bevorderen
Een georganiseerd bedrijf bevordert een ondersteunende omgeving onder zijn personeel. Met de eenvoud van een georganiseerde werkplek en gemakkelijke toegang tot bestanden, kan het opzetten van een effectief archiefbeheersysteem het moreel en de prestaties verbeteren. Dit is mogelijk omdat medewerkers met zekerheid en vertrouwen weten waar ze heen kunnen gaan om de documentatie te krijgen die ze nodig hebben.
#7. Het naleven van wet- en regelgeving
Het correct opslaan van records kan een bedrijf helpen om te voldoen aan overheidsvereisten of wetgeving. Een handig documentbeheersysteem kan de leiders van een bedrijf helpen financiële boetes te vermijden door ervoor te zorgen dat er geen fouten worden gemaakt bij het bijhouden van gegevens. Bovendien kan de organisatie trainingsprogramma's bieden voor personeel dat met documenten werkt om te garanderen dat ze voldoen aan overheidsvereisten en wetten, inclusief bijgewerkte training als het proces wordt bijgewerkt of aanzienlijk wordt gewijzigd.
#8. Het erfgoed van een bedrijf levend houden
Een archiefbeheersysteem helpt bij het bewaren van eerdere beslissingen en geschiedenis van een instelling. Zakelijke documenten zijn belangrijke hulpmiddelen die werknemers kunnen gebruiken om toekomstige beslissingen te nemen. Als een bedrijf succesvol is, kunnen de archieven historische artefacten worden voor het grote publiek.
Wat zijn de verschillende soorten records?
Records kunnen worden onderverdeeld in vele categorieën op basis van de functies die ze uitvoeren. Hieronder volgen enkele voorbeelden van frequente typen:
#1. Fysieke gegevens
Dit zijn tastbare kopieën van informatie die bewaard zijn gebleven op verschillende media zoals aantekeningen en papieren. Fysieke ruimte wordt ingenomen door deze records.
#2. Elektronische gegevensrecords
Een elektronisch dossier is een document dat elektronisch wordt gemaakt en bewaard. Ze zijn digitaal houdbaar en nemen weinig fysieke ruimte in beslag.
#3. Zakelijke documenten
Dit zijn documenten die relevant zijn voor het runnen van een bedrijf. Ondernemingsgegevens omvatten overeenkomsten, contracten, loongegevens, enzovoort.
#4. Industrie records
Dit zijn gegevens die betrekking hebben op de werking van een specifieke bedrijfstak. Documenten uit de medische sector bevatten bijvoorbeeld documentatie en onderzoeksmateriaal over het bedrijf als geheel.
#5. Juridische documenten
Dit zijn wettelijk verplichte registers die bewaard moeten worden. Wettelijke bewaarplichten zijn regels die betrekking hebben op nalevingsvoorschriften.
Wat is de levenscyclus van records?
Alle records gaan een leven lang door, van creatie tot vernietiging. Als u deze fasen kent, kunt u uw gegevens op de juiste manier bewaren en beheren. Elke fase is belangrijk in de levenscyclus en de doelstellingen van elke fase moeten worden gehaald om de levenscyclus voort te zetten.
Wat zijn de vijf stadia van de levenscyclus van een record?
Dit zijn de vijf stadia:
- Aanmaken/ontvangen: Dit verwijst naar het feit of een record intern is gemaakt of is ontvangen van een externe bron. Het record kan elk formaat hebben, zoals papieren documenten, digitale formulieren, e-mails, rapporten, enzovoort.
- Gebruiken/wijzigen: Rapporten die vaak worden gebruikt, worden intern opgeslagen zodat ze snel kunnen worden teruggevonden. Andere rapporten worden off-site opgeslagen en indien nodig gebruikt.
- Onderhouden/beschermen: Deze fase specificeert het tijdsbestek waarvoor een record moet worden bewaard en beveiligd. U moet ervoor zorgen dat het voldoet aan de regels voor het bewaren van gegevens.
- Verwijderen/vernietigen: Wanneer een document zijn doel heeft bereikt, heeft het twee keuzes: vernietigen of archiveren. Als u zeker weet dat u een dossier niet langer nodig heeft, wis het dan op een veilige manier.
Na de verwijdering van niet-essentiële documenten, moet u documenten met een lange termijn bewaarwaarde identificeren en archiveren.
Wat zijn de onderdelen van archiefbeheer?
Hoewel archiefbeheer uit tal van componenten bestaat, zijn er vier essentiële factoren die de kern vormen van een programma voor archiefbeheer. De primaire componenten zijn als volgt:
- Beleid en procedures: Een archiefbeheerprogramma begint met het identificeren van de parameters van het programma. Er is beleid nodig om machtsniveaus en verantwoordelijkheden in verschillende fasen te definiëren. Er moeten ook gedetailleerde instructies zijn over hoe het beleid moet worden uitgevoerd.
- Bewaarschema: Sommige documenten hebben verlengde bewaartermijnen, terwijl andere een beperkte bewaartermijn hebben. Dit schema specificeert de kortste tijd dat een record in een organisatie moet worden bewaard.
- Records Archiefsysteem: Er moet een strategie zijn voor het archiveren en opslaan van documenten. Afhankelijk van hoe ze zijn opgeslagen - digitaal of fysiek - kunnen records worden gecategoriseerd. Dit benadrukt ook het belang van een record.
- Opleiding en controle: Het bijhouden van de administratie is geen eenmanszaak. Om de opdracht uit te voeren, hebt u een team van gekwalificeerde personen nodig. Om hun doeltreffendheid te garanderen, moet u ze regelmatig trainen en regelmatig audits uitvoeren.
Wat is een elektronisch archiefbeheersysteem (ERM)?
Het beheer van dossiers en documenten die elektronisch worden bewaard, wordt Electronic Records Management (ERM) genoemd. Het garandeert dat een organisatie toegang heeft tot de juiste documenten wanneer deze nodig zijn. Wanneer records elektronisch worden opgeslagen, wordt de efficiëntie verhoogd door automatisering. ERM-software kan u helpen het proces te automatiseren, duplicatie te verwijderen en onderhoud te vergemakkelijken.
Welke voordelen bieden elektronische archiefbeheersystemen?
De volgende zijn enkele van de meest opmerkelijke voordelen van ERM-systemen:
- Met ERM kunt u met minimale inspanning automatisch records identificeren, classificeren, opslaan en ophalen. U kunt metadata van documenten ook automatisch vastleggen en het hele proces automatiseren.
- Met elektronische administratie beschikt u op het juiste moment over de juiste informatie. Wanneer alles elektronisch wordt opgeslagen, vervalt de tijd die wordt besteed aan het zoeken naar fysieke documenten.
- Wanneer records elektronisch worden bewaard, is het eenvoudig om naar eerdere gegevens te verwijzen. U kunt eerdere beslissingen snel begrijpen en toekomstige beslissingen hierop baseren.
- Bij het adopteren van ERM-systemen kunt u snel compliance bereiken. Met geautomatiseerde opslag en verwijdering van documenten kunt u moeiteloos naleving aantonen terwijl u doorgaat met uw bedrijfsactiviteiten.
Opleiding archiefbeheer
Veel hogescholen en universiteiten bieden diploma's in archief- en informatiebeheer of archiefstudies om studenten te leren over de geschiedenis, filosofieën, methoden, organisatie en best practices die van toepassing zijn op een verscheidenheid aan bedrijven. Andere professionele organisaties of certificeringsprogramma's die verband houden met de omvangrijke en gecompliceerde aard van archiefbeheer zijn onder meer:
- Instituut van gecertificeerde archiefbeheerders (ICRM): Na zes tests te hebben doorstaan, kunnen degenen met een combinatie van werkervaring en verdere opleiding een geavanceerde certificering van ICRM behalen.
- Nationale Archief- en Archiefadministratie (NARA): NARA biedt een trainingsprogramma van zes weken voor medewerkers van de federale overheid dat resulteert in een Certificate of Federal Records Management.
- Amerikaanse Records Management Association (ARMA): Leden van ARMA International kunnen een Information Governance Professional (IGP)-referentie behalen, die zich richt op strategische benaderingen op hoog niveau. Het is drie jaar geldig en is van toepassing op veel functies op directieniveau of hoger.
Documentbeheer versus documentbeheer
Er is een onderscheid tussen archiefbeheer en documentbeheer, maar sommige mensen gebruiken de uitdrukkingen door elkaar. Documentbeheer is een belangrijk aspect van archiefbeheer. Het omvat standaard kantoortaken en bestandsopslag, zoals het vastleggen, opslaan, wijzigen of delen van bestanden. Bij het assisteren bij het toezicht op documentbeheer voor een bedrijf, omvatten de verantwoordelijkheden van een documentbeheerspecialist:
- Huidige en toekomstige documenten georganiseerd houden
- Efficiëntie van de workflow verhogen
- Biedt efficiënte zoekalgoritmen voor het ophalen van bestanden
- Vermindering van de hoeveelheid verkeerd gearchiveerde en zoekgeraakte papieren
- Opslag van fysieke documenten verminderen
Documenten zijn niet altijd documenten, en archiefbeheer vereist vaak meer rigoureus werk en een toegewijde manager om een afdeling te leiden, systemen te ontwerpen en te onderhouden, teamleden te begeleiden en te rapporteren over de beveiliging en veiligheid van een systeem. De taken van een recordbeheerder zijn gericht op het veilig beveiligen van records en kunnen het volgende omvatten:
- Vaststellen van normen en normen voor records en het team dat verantwoordelijk is voor de opslag ervan
- Bepalen wie toegang heeft tot welke dossiers en wanneer
- Tijdschema's maken voor wanneer materialen naar de archieven worden verplaatst
- Het management toestemming geven om records te gebruiken
- Inbedding van archiefbeheer in bedrijfssystemen en softwareplatforms
Veelgestelde Vragen / FAQ
Wat zijn enkele voorbeelden van records?
Elk bedrijf stelt beleid voor documentbeheer op. Records worden beschermd door regels die door elk bedrijf zijn opgesteld. Beschermd tegen concurrenten, overheidsinstanties en iedereen die geen zakelijke toegang heeft tot vertrouwelijke documenten. Deze verduidelijking staat in de e-business-sector bekend als "zakelijk vertrouwelijk".
Wat is het verschil tussen een formulier en een record?
Een formulier is een document dat om specifieke informatie vraagt en antwoordopties of blanco velden bevat die kunnen worden ingevuld. Formulieren hoeven niet zorgvuldig te worden gehandhaafd. Een ingevuld formulier daarentegen wordt beschouwd als een record en moet worden beschermd tegen wijziging.
Wanneer wordt een document een record?
Een record is een document dat een organisatie maakt of ontvangt in combinatie met zakelijke transacties. Het kan ook worden gebruikt om aan wettelijke vereisten te voldoen. Het medium of type record heeft geen invloed op de classificatie ervan. Dat kan op papier of digitaal.
Waar komen de verplichtingen op het gebied van documentbeheer vandaan?
Verplichtingen voor archiefbeheer worden vaak opgelegd door normen en praktijken van de overheid of de industrie die de openbare veiligheid, gegevenssoevereiniteit of andere kwesties weerspiegelen. Als gevolg hiervan is archiefbeheer een essentieel onderdeel van uw informatiebeheerplan. Het bewaken van de authenticiteit en beschikbaarheid van records binnen de IT-infrastructuur kan helpen bij de beveiliging van uw bedrijf.
Wat houdt archiefbeheer in zakelijke termen in?
Records management omvat alle gebeurtenissen die plaatsvinden tussen het moment waarop gegevens beschikbaar zijn in het systeem en het moment waarop deze worden vernietigd. In wezen volgt het archiefbeheersysteem de gegevenslevenscyclus. Replicatie van schriftelijk materiaal, formulieren, archiveringsdocumenten, microfilms, retentie en aanverwante diensten zijn ook inbegrepen.
Gerelateerde artikelen
- RECORDSBEHEERSYSTEMEN: de beste 15 software-opties in 2023
- CORPORATE RECORD BOOK: Betekenis, belang en hoe het te verkrijgen
- Hoe een document elektronisch te ondertekenen: een stapsgewijze handleiding
- Hoe lang belastinggegevens bewaren? Alles wat u moet weten
- BOEKHOUDKUNDIGE MANAGER: Betekenis, Taken, Salaris, CV & Kwalificaties
Referenties
