MKB's hebben doorgaans beperkte middelen en een grote hoeveelheid werk om te voltooien. Het handmatig beheren van het inkooporderproces legt extra druk op de teamleden en leidt hun aandacht af van hun primaire verantwoordelijkheden. Met een inkoopordersysteem voor kleine bedrijven kunt u het hele proces automatiseren, de efficiëntie verbeteren en de kans op fouten als gevolg van handmatige invoer verkleinen. Hoewel het kiezen van het juiste inkoopordersysteem voor een klein bedrijf misschien een ontmoedigende taak lijkt, komt het allemaal neer op wat uw bedrijf nodig heeft.
Wat is een inkoopordersysteem?
Inkoopordersoftware (ook bekend als PO-software) helpt bij het maken van financiële documenten die aan leveranciers worden verstrekt bij de aankoop van benodigdheden of diensten. Inkooporders bevatten doorgaans producttype, hoeveelheid en prijsinformatie, evenals andere relevante informatie.
Bovendien is inkooporderbeheersoftware een essentieel onderdeel van elk crediteurenproces. Inkoopordersystemen kunnen helpen bij het automatiseren van het maken van inkooporders, waardoor tijd wordt bespaard wanneer de voorraad bijna op is, door uw team te waarschuwen voordat er een tekort optreedt. Als gevolg hiervan werkt inkoopordersoftware samen met voorraadbeheersoftware.
Inkoopworkflows waren vroeger erg handmatig, vooral als het ging om het verzamelen van handtekeningen voor goedkeuring. PO-software kan ook helpen om de goedkeurings- en aanvraagprocessen te versnellen. Wanneer iemand in uw bedrijf een aankoop wil doen, moet deze eerst het goedkeuringsproces doorlopen:
- Een inkoopaanvraag wordt door een medewerker ingediend bij de juiste goedkeuringsworkflow.
- Het verzoek wordt in de keten doorgestuurd naar het juiste managementpersoneel.
- Het management beoordeelt de behoefte en de huidige budgettoewijzingen.
- Het verzoek wordt goedgekeurd of afgewezen door de beslisser.
Beste inkoopordersystemen voor kleine bedrijven
Wat is het beste bestelsysteem voor kleine bedrijven? We hebben onderzoek gedaan om een aantal opties te identificeren die altijd betaalbaar, gebruiksvriendelijk en eenvoudig in te stellen zijn. Ze bevatten;
#1. Coupa
Coupa is een compleet programma voor uitgavenbeheer dat inkooporders en inkoopaanvragen omvat. De software kan zo eenvoudig zijn als een hulpmiddel voor het maken van inkooporders of zo complex als het afhandelen van alles wat met uw inkoopproces te maken heeft.
Afhankelijk van uw behoeften kunt u Procure aanschaffen voor e-procurement, Factuur voor AP-automatisering, Uitgaven voor het bijhouden van reis-/werknemerskosten of Betalen voor B2B-betalingen. Coupa is een van de meest veelzijdige inkoopordersoftware-opties die beschikbaar zijn, omdat het volledig kan worden geïntegreerd om te werken als een compleet platform voor uitgavenbeheer.
#2. QuickBooks Professioneel
Het maken van een inkooporder in de crediteurenadministratie van QuickBooks Pro is eenvoudig. QuickBooks wordt al lang erkend als een van de toonaangevende boekhoudoplossingen voor kleine bedrijven en biedt een grootboek met te betalen en te ontvangen rekeningen. De mogelijkheid om een inkooporder aan te maken maakt deel uit van het crediteurenproces.
Met Quickbooks kunt u bijhouden wat u bestelt en ontvangt, uw uitgaven plannen en uw geld verstandig beheren. QuickBooks is een uitstekende keuze voor kleine bedrijven die op zoek zijn naar een inkoopordersysteem met volledige boekhoudmogelijkheden vanwege de combinatie van deze factoren en een sterk controletraject.
#3. Salie intact
Groeiende bedrijven die willen upgraden naar een middelgrote boekhoudoplossing met sterke inkoopfunctionaliteit, moeten Sage Intacct overwegen. Met behulp van dashboards en rapportagetools automatiseert de inkoopmodule inkooptransacties, waardoor uw personeel de aankopen van goederen en diensten in realtime kan volgen.
Met Sage Intacct kunt u de beste inkooppraktijken implementeren en aangepaste sjablonen maken voor aanvragen, offerteaanvragen, inkooporders en aanpassingen. Het stelt u ook in staat om de prijzen van uw leveranciers bij te houden in een database. Wanneer u een prijs op een inkooporder betaalt, worden uw leverancierskosten automatisch bijgewerkt voor toekomstige bestellingen.
#4. Xero
Xero is online boekhoudsoftware voor kleine bedrijven en startups. Dit cloud-based platform staat bekend om het gebruiksgemak en is op elk moment en vanaf elke locatie toegankelijk. Uw cashflow kan zelfs realtime worden bekeken! Met Xero kunt u rekeningen betalen, onkosten declareren en bankverbindingen beveiligen.
#5. Besteedkaart
Het gratis inkoopproject van SpendMap is een echt gratis inkoopordersysteem voor kleine bedrijven. Het biedt geen beperkte functionaliteit of een gratis proefversie van de betaalde versie. Met de Free-Procurement Project-oplossing van SpendMap kan uw bedrijf het inkooporderproces automatiseren met een onbeperkt aantal PO's.
#6. Zoho-inventaris
Zoho Inventory is een gratis applicatie in de Zoho-suite. De Purchase Order Generator, die is opgenomen in Zoho Inventory, kan eenvoudige inkooporders genereren met bewerkbare velden. U kunt uw factuuradres, het adres van uw leverancier, een PO-nummer en zelfs beschrijvingen van de gekochte artikelen invoeren.
Hoewel Zoho Inventory gratis te gebruiken is, is het een oplossing voor voorraadbeheer en is het misschien niet de beste keuze voor al uw inkoopprocessen. Het zal meestal dienen als een eenvoudig hulpmiddel om snel een inkooporder te maken, maar het biedt niet het niveau van automatisering, samenwerking of aanpassing dat een betaalde versie zou bieden. Met de gratis versie ben je ook beperkt tot 20 bestellingen per maand.
#7. Paramount-werkplek
Inkooporders kunnen eenvoudig worden aangemaakt en beheerd met Paramount WorkPlace, een inkoopbeheeroplossing. Het geeft medewerkers en management de tools die ze nodig hebben om het goedkeuringsproces voor inkooporders te vereenvoudigen en hun uitgaven effectiever te beheren.
De moderne gebruikersinterface is eenvoudig te implementeren en kan worden gebruikt door medewerkers van alle vaardigheidsniveaus in de hele organisatie. Gebruikers kunnen automatisch goedgekeurde aanvraagaanvragen voor het maken van inkooporders automatisch routeren en er worden gedetailleerde auditlogboeken gegenereerd.
Voor een betere gebruikerservaring ondersteunt Paramount Workplace ook naadloze realtime integratie met ERP-applicaties zoals Microsoft Dynamics, Acumatica, Blackbaud, Sage-ERP, Sage Intacct en Netsuite, naast vele andere.
#8. Kusstroom
KissFlow is een fantastische oplossing voor inkoopaanvragen. Een reden hiervoor is de krachtige PO-verwerkingsfunctie. De software biedt gebruikers een papierloze oplossing die een efficiënte uitvoering en beheer van alle PO-documentatie mogelijk maakt zonder onnodige afdrukken.
Gebruikers kunnen op regels gebaseerde, aanpasbare workflows gebruiken om ervoor te zorgen dat de PO's die ze maken voldoen aan het vastgestelde beleid. Dit zorgt ervoor dat er geen fouten in hun creatie zijn. Het biedt ook een zeer aanpasbare benadering voor inschrijving van niet-geregistreerde leveranciers.
Het management krijgt ook toegang tot realtime bruikbare inzichten die kunnen worden gebruikt om onnodige uitgaven te verminderen en geld te besparen op inkoop.
#9. Aankoopcontrole
Planergy's Purchase Control biedt zijn klanten een eenvoudig inkooporderverwerkingssysteem dat ideaal is voor kleine bedrijven. Het biedt een competent cloudgebaseerd PO-beheersysteem dat het meest geschikt is voor kleinschalige bedrijven.
Gebruikers kunnen de software gebruiken om inkooporders en -aanvragen aan te maken en te beheren, evenals uitgaven te beheren, facturen te verwerken en het hele PO-proces te stroomlijnen. Het heeft een sterke rapportagestatistiek die bedoeld is om managers de informatie te geven die ze nodig hebben om de prestaties te verbeteren.
#10. O2b Technologies Inc.
O2b Technologies biedt inkoopbeheersoftware die het PO-proces aanzienlijk stroomlijnt. Het stroomlijnt en automatiseert het aanmaken, beheren en volgen van PO's en aankoopverzoeken aanzienlijk, waardoor het proces minder chaotisch lijkt.
Het richt zich op het creëren van flexibele PO's die gebruikers met een paar klikken kunnen uitvoeren. Naast PO-verwerking zorgt de software voor naadloze integratie met andere nuttige toepassingen. Deze integraties maken leveranciersrelatiebeheer, boekhouding, klantrelatiebeheer en voorraadbeheer efficiënter.
Verder ondersteunt de software single-level en multi-level PO-autorisatieworkflows, evenals een uitgebreid audittrail-mechanisme om alle goedgekeurde en afgewezen PO's bij te houden.
#11. klokkenluider
Bellwether wordt algemeen beschouwd als een van de beste e-procurementoplossingen in de branche. Een van de redenen waarom het zo veel lof heeft gekregen, is vanwege zijn uitstekende PO-verwerkingscapaciteiten. De tool is ideaal voor bedrijven die 50-1000 documenten per maand moeten maken.
Het biedt twee verschillende plannen die zich afzonderlijk richten op kleine en grote of middelgrote bedrijven. Het richt zich op het verminderen van de papierwerktijd door het PO-proces van begin tot eind te digitaliseren.
Gebruikers kunnen hun workflows aanpassen en zonder problemen PO-goedkeuringen en -afwijzingen bijhouden. Bovendien is de software volledig webgebaseerd.
#12. VerkoopAttach
Intuit QuickBooks is een van 's werelds meest populaire boekhoudsoftwareprogramma's. Weinig mensen zijn zich echter bewust van de opmerkelijke integratiemogelijkheden met andere PO-verwerkingstools. SalesAttach is een softwareprogramma dat kan worden geïntegreerd met het QuickBooks-boekhoudsysteem om fouten bij het invoeren van gegevens in financiële gegevens te verminderen.
De app houdt alles bij met betrekking tot uw inkooporders, inclusief leveranciersinformatie, orderkosten en het aantal geplaatste bestellingen. De software is ook uitermate geschikt voor voorraadbeheer.
SalesAttach-gegevens kunnen worden gebruikt om verschillende leveranciersinformatie te vergelijken en de beste deal voor uw geld te krijgen.
Moet een klein bedrijf inkooporders gebruiken?
Inkooporders zijn een essentieel onderdeel van elk bedrijf. Ze stellen u in staat om juridisch bindende contracten aan te gaan met leveranciers via juridische documenten. Dit stelt u in staat om de nauwkeurigheid van uw bestelsystemen te waarborgen en tegelijkertijd uw bedrijfsprocessen op tijd en binnen budget te houden.
Biedt QuickBooks een inkoopordersysteem aan?
Inkooporders voor terugkerende aankopen kunnen eenvoudig worden gepland in QuickBooks. Zodra een bestelling is voltooid, kopieert QuickBooks automatisch de artikelen, hoeveelheden en tarieven van uw inkooporder en verandert deze in een factuur.
Hoe creëer je een Po-systeem?
Online aanvragen: Zoek, reserveer en betaal een doos bij een postkantoor bij u in de buurt. Haal uw sleutels persoonlijk op: Breng uw ingevulde aanvraag en 2 identiteitsbewijzen naar het postkantoor (waar uw doos is) om uw sleutels op te halen. Ontvang post wanneer het u uitkomt: Dankzij flexibele uren kunt u uw postbus volgens uw schema controleren.
Hoeveel kost een Po-systeem?
Volgens studies uitgevoerd door verschillende organisaties, variëren de gemiddelde verwerkingskosten van PO's tussen $ 50 en $ 1000. Laten we eens kijken naar enkele van de statistieken.
Hoe beheer ik inkooporders in Excel?
Als u liever met een spreadsheet werkt, kunt u op dezelfde manier een inkooporder maken in Microsoft Excel. Open een nieuw Excel-document en klik vervolgens op het pictogram in de linkerbovenhoek van het scherm. Selecteer "nieuw" en "Aankooporders" in de vervolgkeuzemenu's.
Hoeveel kost een postbus per maand?
Vind een postbus bij u in de buurt
Afhankelijk van uw locatie kunt u voor slechts $ 4.33 per maand een nieuwe postbus bij een postkantoor krijgen. Gebruik uw bestaande of nieuwe USPS.com-account om een box te reserveren.
Voordelen van het gebruik van een inkoopordersysteem voor een klein bedrijf
Minder afhankelijkheid van handmatige interventie
Door het inkooporderproces te digitaliseren en te automatiseren, kunt u handmatige tussenkomst van uw team elimineren, tijd besparen en fouten verminderen die worden veroorzaakt door handmatige gegevensinvoer.
Opgeslagen operationele kosten
U kunt het hele proces versnellen en tot 45-65 procent besparen op de operationele kosten voor uw bedrijf door cloudgebaseerde inkoopordersystemen te gebruiken.
Transparantie
Door de status van alle openstaande PO's te bekijken, kunt u zorgen voor volledige transparantie tijdens het gehele inkooporderproces en ervoor zorgen dat alles op schema ligt.
Conclusie
Een bedrijf kan niet hopen te gedijen als zijn inkoopsysteem inefficiënt is en voortdurend in de war is. Daarom is een competent inkoopordersysteem voor kleine bedrijven dat het hele proces in de hele organisatie automatiseert, van cruciaal belang.
Een goede PO beheersoftware zal helpen bij het foutloos creëren van PO's, het efficiënt volgen van aankopen, het verbeteren van leveranciersrelaties en het tijdig uitvoeren van bestellingen.
Wat onze aanbeveling betreft, als u op zoek bent naar een gebruiksvriendelijk, gebruiksvriendelijk inkooporderautomatiseringssysteem voor kleine bedrijven, hoeft u niet verder te zoeken dan Paramount WorkPlace.
Veelgestelde Vragen / FAQ
Zijn inkooporders nodig voor kleine bedrijven?
Inkooporders zijn een essentieel onderdeel van elk bedrijf. Ze stellen u in staat om juridisch bindende contracten aan te gaan met leveranciers via juridische documenten. Dit stelt u in staat om de nauwkeurigheid van uw bestelsystemen te waarborgen en tegelijkertijd uw bedrijfsprocessen op tijd en binnen budget te houden.
Wat is een goed bestelsysteem?
Precoro is de beste inkoopordersoftware voor de meeste mensen. Inkoopordersoftware zorgt ervoor dat uw bedrijf snel en gemakkelijk de benodigde voorraad van leveranciers krijgt. Het vereenvoudigt het inkoopproces, zodat u er zeker van kunt zijn dat uw bedrijf later de producten ontvangt die het nodig heeft.
Gebruiken bedrijven nog steeds inkooporders?
Inkooporders zijn een essentieel onderdeel van elk bedrijf. Inkooporders komen vaak voor in het bedrijfsleven, of ze nu van klanten worden ontvangen, naar leveranciers worden gestuurd of intern tussen afdelingen binnen hetzelfde bedrijf worden gebruikt.
Gerelateerde artikelen
- Inkooporderproces: soorten, voorbeelden en formaat
- EEN PAKKET ADRESSEN: Een item adresseren voor snelle levering
- QuickBooks Accountant: basisgids voor optimale resultaten (+ Quick Tools)
- Software voor verkooporderbeheer: Top 25 software voor orderbeheer
- Top 10+ BOEKHOUDSYSTEMEN VOOR KLEINE BEDRIJVEN voor 2022
Referenties
