Afdrukbeheer is de term die wordt gebruikt om de controle, het toezicht en het onderhoud van documentservices, printersoftware en hardware te beschrijven. Bedrijven kunnen kiezen uit verschillende hardware-, software- en documentbeheeropties als onderdeel van hun afdrukbeheerservices. Een beheerservice kan een bedrijf helpen door de kosten van printers te verlagen, de productiviteit te verhogen, fouten te verminderen en projecten te stroomlijnen. Een printbeheeroplossing geeft bedrijven volledige controle over wat, hoe en waar er wordt geprint, waardoor onderhoud wordt verminderd of gestroomlijnd.
Afdrukbeheer
Afdrukbeheer is het proces van het bijhouden, beheren en afhandelen van de afdruktaken van een bedrijf. Dit omvat alle facetten van commercieel drukwerk. Software die voor afdrukbeheer wordt gebruikt, regelt de procedures voor het aansluiten van hardware op apparaten die geschikt zijn voor afdrukken. Een gebruiksvriendelijke, veilige print- en scanervaring wordt geleverd door de software, die ook apparaten beheert en compatibiliteit garandeert.
Voordelen van het beheren van afdrukken
#1. Privédocumenten veilig bewaren
U kunt werknemers niet toestaan privé-bedrijfsdocumenten uit te printen wanneer ze maar willen. Bedrijven moeten het afdrukken van geheime bestanden bijhouden, zodat de juiste verantwoordelijkheden kunnen worden gedelegeerd voor het vernietigen van de documenten zodra de taak is voltooid. Met printbeheersoftware kunt u gegevensbeveiliging garanderen.
#2. Vereenvoudiging van het afdrukproces
Managers en supervisors zien vaak hoeveel tijd werknemers verspillen met wachten in de rij om hun gedrukte exemplaren op te halen. Door printprocessen te stroomlijnen, kunt u dergelijke contraproductieve gewoontes voorkomen.
#3. Minder papierverspilling
Papier wordt gemaakt door mensen die bomen kappen en daarbij het milieu schaden. Door een krachtig beheersysteem te installeren, vermindert u effectief papierverspilling en helpt u uw steentje bij te dragen aan de bescherming van het milieu.
#4. Drukkosten verlagen
Bedrijven maken jaarlijks aanzienlijke kosten voor afdrukgerelateerde uitgaven, zoals hardware, tonervervanging en papier. Volgens studies kan het gebruik van een systeem dat afdrukken beheert om te voorkomen dat werknemers dingen afdrukken die ze niet nodig hebben, een bedrijf veel geld besparen.
Oplossing voor afdrukbeheer
Omdat elke organisatie andere omgevingsbehoeften, netwerktopologieën, cloudstrategieën, integratie van mobiele apparaten en organisatiebeleid met betrekking tot afdrukken door werknemers, informatiebeveiliging en kostenbeheer heeft, omvat de oplossingskant van printbeheer vaak een bepaald niveau van maatwerk.
Niet alle printbeheersoftware valt in deze categorie; kant-en-klare software hanteert doorgaans een "one size fits all"-strategie die niet voldoet aan de vereisten van de onderneming.
Het doel van printmanagementoplossingen is om bedrijven volledige controle te geven over hun printomgeving. Ze ondersteunen kostenbesparingen en bevorderen ethische afdrukpraktijken terwijl ongeoorloofde toegang tot documenten wordt voorkomen.
Kenmerken van afdrukbeheer
#1. Verlaagt de kosten
Processen binnen uw organisatie die niet goed zijn ontwikkeld, kunt u signaleren door gebruik te maken van een goede managementtool. Hierdoor zijn er minder prints, wat onder andere de kosten van papier, toner en inkt verlaagt.
#2. Documentbeveiliging verbeteren
Als u te maken heeft met gevoelige gegevens, kan het hebben van een goede oplossing voor printbeheer voorkomen dat iemand er toegang toe heeft. Zo kunnen belangrijke bestanden alleen worden afgedrukt door de persoon die ze heeft gemaakt nadat een identificatieproces is voltooid om te bevestigen wie de rechtmatige eigenaar is. Bovendien kan de toegang tot deze documenten worden beperkt door middel van wachtwoorden of andere beveiligingsmaatregelen.
#3. Assisteert bij werknemerstaken
Een goede oplossing voor printbeheer minimaliseert de uitvaltijd van werknemers door workflows te stroomlijnen. Door deze oplossing te implementeren, worden specifieke processen geoptimaliseerd, zoals printwachtrij, dubbelzijdig kopiëren of voordelig kopiëren, waardoor werknemers meer tijd kunnen besteden aan hun kerntaken en minder tijd aan dit soort taken.
#4. Past zich aan elk type organisatie aan
Het maakt niet uit wat voor soort organisatie het is of hoe het werkt, een goede Print Management-oplossing kan worden toegepast op verschillende branches. De afdrukoplossing moet flexibel genoeg zijn om te werken in marketingbureaus, multinationals, MKB-omgevingen en onderwijsinstellingen. Het moet flexibel genoeg zijn om tegemoet te komen aan verschillende organisatorische hiërarchieën en groottes van werknemers van het bedrijf.
Beste afdrukbeheersoftware
Met functies zoals gebruiksregistratie, statusbewaking, printlimieten, kostenbeheer en meer, stelt printbeheersoftware bedrijven in staat om elk aspect van het printen vanuit één enkel systeem af te handelen. Een voorbeeld van een tool is dergelijke software, waarmee bedrijven printactiviteiten kunnen monitoren en controleren.
Het kan worden gebruikt voor zowel lokale als netwerkprinters, waardoor gebruikers het printergebruik kunnen bijhouden en beperkingen kunnen instellen voor zaken als wie mag afdrukken, hoeveel ze mogen afdrukken, wat voor soort documenten ze mogen afdrukken, enz. Daarnaast is het mogelijk om zakelijke documenten te beveiligen met behulp van printbeheersoftware, zodat alleen geautoriseerd personeel er toegang toe heeft.
Naast het bekijken van gebruiksgeschiedenisrapporten, kunnen beheerders het gebruiken om regels in te stellen die beperken wie toegang heeft tot een bepaalde printer of document. De mogelijkheid om printbeperkingen in te stellen op basis van parameters zoals gebruikersmachtigingen of documenttype is de meest fundamentele eigenschap van printbeheersoftware.
Hierdoor kunnen gevoelige gegevens worden beschermd tegen ongeoorloofde toegang, terwijl geautoriseerde werknemers toch volledige toegang hebben. Bovendien stelt de software IT-afdelingen in staat om nieuwe printers efficiënt in te zetten met minimale downtime en te helpen bij het onderhoud van bestaande printers door automatisch taken vanaf meerdere locaties tegelijk te routeren in plaats van elke locatie handmatig toe te voegen.
Over het algemeen is printbeheersoftware een handig hulpmiddel om zakelijke procedures te versnellen. Het automatiseren van veel van de activiteiten die bij het afdrukken van documenten komen kijken, helpt verspilling te verminderen en tijd en geld te besparen. Organisaties kunnen de veiligheid van vertrouwelijke informatie handhaven en er tegelijkertijd voor zorgen dat hun personeel over de tools beschikt die nodig zijn om hun werk effectief uit te voeren door te beperken wie toegang heeft tot specifieke documenten en het printen te beperken op basis van factoren zoals het documenttype.
Verschillende soorten afdrukbeheersoftware
#1. Software voor het bijhouden van afdrukkosten
Bedrijven kunnen hun uitgaven volgen door de kosten van afdruktaken bij te houden met behulp van deze afdrukbeheersoftware. Het helpt ook bij het vinden van mogelijke kostenbesparende mogelijkheden.
#2. Documentbeveiligingstoepassingen
Door ongeoorloofde toegang en wijzigingen te beperken, beschermt deze software de privégegevens van bedrijven. Bovendien kan het documentwijzigingen bijhouden en gebruikers op de hoogte stellen van ongeautoriseerde acties.
#3. Oplossingen voor mobiel en cloudprinten
Door het gebruik van deze oplossingen kunnen gebruikers veilig printen vanaf elk mobiel apparaat of elke cloud-gebaseerde applicatie, terwijl veilige toegangscontrole en gegevensversleutelingsprocedures aanwezig zijn.
#4. Wagenparkbeheersoftware
Bedrijven kunnen een compleet beeld krijgen van hun gehele printerpark met behulp van vlootbeheersoftware, waarmee ze ook gebruikstrends op verschillende locaties kunnen volgen en middelen en budgetten beter kunnen beheren.
Voordelen van het gebruik van afdrukbeheersoftware
Het gebruik van afdrukbeheersoftware heeft veel voordelen, waaronder:
#1. Verhoogde efficiëntie
Door gebruikers richtlijnen en procedures te laten instellen voor hoe documenten moeten worden afgedrukt, vereenvoudigt afdrukbeheersoftware het afdrukproces. Naast het besparen van tijd die anders zou worden besteed aan het handmatig beheren van afdruktaken, kan dit helpen kosten te besparen door onnodige afdruktaken te elimineren.
#2. Verbeterde beveiliging
Versleuteling, preventie van gegevensverlies (DLP) en auditlogboekregistratie zijn aanvullende beveiligingsmaatregelen die printbeheersoftware toevoegt aan afgedrukte documenten om gevoelige gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang. Bovendien bieden de meeste softwareprogramma's rapportagemogelijkheden waarmee beheerders eenvoudig kunnen bijhouden welke documenten door wie zijn afgedrukt.
#3. Extra kostenbesparingen
Met behulp van printbeheersoftware kan het eenvoudiger zijn om vast te stellen welke printers in een organisatie verantwoordelijk zijn voor het creëren van de meeste verspilling of het verbruiken van de meeste verbruiksartikelen. Aan de hand van deze gegevens kunnen vervolgens de printerinstellingen worden geoptimaliseerd, wat ook weer een kostenbesparing oplevert. Sommige softwareprogramma's kunnen zelfs de kosten bijhouden die verband houden met de afdrukvoorkeuren van een gebruiker.
#4. Automatisering & gemak
Organisaties kunnen afdruktaken gemakkelijk automatisch routeren op basis van door de gebruiker aanpasbare criteria zoals gebruikersnaam, werkgroep, datum/tijd van de dag, enz. met behulp van printbeheersoftware. Hierdoor is handmatige tussenkomst bij gebruik van meerdere printers in een kantooromgeving niet meer nodig. Veel oplossingen bieden bovendien zelfbedieningsopties waarmee gebruikers zelf afdrukaanvragen kunnen indienen zonder dat ze telkens contact moeten opnemen met een beheerder als ze iets willen afdrukken.
Hoe u de beste afdrukbeheersoftware selecteert
Hier zijn enkele tips om u te helpen bij het kiezen van de ideale optie voor uw vereisten:
#1. Bepaal uw behoeften
Begin met het samenstellen van een lijst met de afdrukfuncties en specificaties die u nodig hebt. Houd rekening met elementen zoals papierformaat, kostenbeheer en veiligheidsmaatregelen.
#2. Onderzoek antwoorden
Onderzoek verschillende oplossingen en vergelijk hun kenmerken met uw behoeften. Praat met andere bedrijven die vergelijkbare systemen hebben ingevoerd en zoek online naar beoordelingen van het product van professionals of eerdere gebruikers.
#3. Denk aan Integratie
Denk voordat u een keuze maakt na over welke aanvullende producten, zoals netwerken, documentopslagopties en andere producten, u mogelijk moet integreren met uw afdrukbeheersysteem. Dit zal u helpen bepalen hoe goed ze bij elkaar passen.
#4. Kosten-batenanalyse
Onderzoek de kosten van het implementeren van een bepaald systeem en vergelijk ze met de voordelen die het zal hebben, zoals hogere productiviteit of lagere energiekosten door minder printprocessen of recycling van afvalmaterialen na gebruik.
#5. Testen alvorens te kopen
Last but not least, vraag demo-tests aan van de producten van potentiële leveranciers om een idee te krijgen van hoe het werkt voordat u een aankoopbeslissing neemt!
Hoe gebruik ik afdrukbeheer in Windows 10?
- Om toegang te krijgen tot het Windows Power-menu, klikt u met de rechtermuisknop op het Start-menu. U kunt ook de sneltoets WinKey + X op uw toetsenbord gebruiken.
- Selecteer vervolgens Apps en functies. Het zou als eerste keuze op het menu moeten staan. Hierdoor wordt het gedeelte Apps en functies van het Windows-instellingenscherm weergegeven.
- Selecteer vervolgens Optionele functies. De lijst op het volgende scherm verschijnt mogelijk niet meteen in Windows.
- Selecteer daarna Een functie toevoegen. Wanneer u dit doet, verschijnt een dialoogvenster met de titel "Een optionele functie toevoegen".
- Het kan worden gevonden door door de lijst te bladeren of de zoekbalk te gebruiken. Kies het uit de lijst met opties en druk vervolgens op de knop Installeren.
- Dankzij Windows bevat uw verzameling beheerconsoles nu Print Management. Nogmaals, deze optie is alleen toegankelijk met Windows 10 Pro.
Hoe open ik Printerbeheer?
Open het dialoogvenster Uitvoeren opdracht door op Win + R te drukken. Druk op Enter om de Print Management-tool te starten nadat u "printmanagement.msc" hebt getypt. Selecteer de optie Alle printers nadat u de map Aangepaste filters hebt uitgevouwen.
Waarom kan ik Afdrukbeheer niet vinden in Windows 10?
Het lijkt erop dat uw computer een dergelijke functie niet heeft geïnstalleerd. In dat geval moet u het handmatig toevoegen.
Waarom heeft mijn computer geen afdrukbeheer?
Er zijn talloze verklaringen waarom Afdrukbeheer niet verschijnt in Windows 10. Dit kan problemen met het geïnstalleerde stuurprogramma, beschadigde systeembestanden of problemen met de relevante service met zich meebrengen. Houd er bovendien rekening mee dat alleen Windows Pro- en Enterprise-edities de Print Management Console bevatten. Als u de Home-editie gebruikt, werkt u deze bij of zoekt u naar vergelijkbare programma's van derden.
Hoe krijg ik toegang tot afdrukbeheer in Windows?
Open Windows Verkenner door op Win + E te drukken. Typ "printmanagement.msc" in de adresbalk van Verkenner.
Wat is afdrukbeheer in Windows?
Om printservers en printers op Windows 11-systemen te beheren en problemen op te lossen, kunnen desktopbeheerders de Windows Print Management-module van de Microsoft Management Console gebruiken. Het installeren, bekijken en beheren van printers wordt allemaal mogelijk gemaakt door de Microsoft Management Console (MMC)-module die bekend staat als Print Management.
Conclusie
Printbeheer stelt bedrijven in staat printapparaten efficiënt te beheren en workflows te stroomlijnen, wat resulteert in minder overhead, lagere kosten en eenvoudigere netwerkprocessen. De eliminatie van netwerkcomplexiteit door printbeheer verbetert de bedrijfsvoering. Om documenten betrouwbaarder af te leveren en workflows te stroomlijnen, profiteren bedrijven van snellere print- en scansnelheden. Bovendien dragen eenvoudige printidentificatie, aanpasbare bedieningspanelen en een veilige, stabiele omgeving allemaal bij aan een grotere tevredenheid van eindgebruikers met printbeheer.
Gerelateerde artikelen
- KOPIEERMACHINE: definitie, typen, topmachines voor kantoren en reparaties
- SOFTWAREBEHEERSYSTEMEN: soorten, functies en voorbeelden
- PRINT ON DEMAND BEDRIJVEN: de beste tips en wat u moet weten
- ZAKELIJKE RECLAME: gratis tips, voorbeelden en ideeën voor kleine bedrijven
- MICROSOFT-LOGO: geschiedenis, betekenis, evolutie, beste handelsmerkpraktijken.
Referenties
