Het verloop van medewerkers is onvermijdelijk; Desalniettemin is het effectief managen van personeelsovergangen een essentiële en voordelige investering voor bedrijven, ondanks het feit dat het nooit eenvoudig is. Je moet je best doen om in der minne afscheid te nemen van voormalige collega's die nieuwe kansen aangaan. Overstappen kan echter moeilijk zijn en werknemers verlaten zich vaak met een ontevreden, slecht behandeld of teleurgesteld gevoel. Een solide offboardingprogramma kan HR helpen veelvoorkomende problemen te voorkomen en de overgang voor zowel de vertrekkende werknemer als HR te vergemakkelijken. In dit artikel bespreken we de checklist voor offboarding, software, cyberbeveiliging en waarom offboarding belangrijk is.
Wat is offboarden?
Offboarding is de procedure die resulteert in een formele splitsing tussen een werknemer en het bedrijf via pensionering, beëindiging of ontslag. Het bevat alle keuzes en acties die tijdens het vertrek van een werknemer zijn gemaakt.
Offboarding houdt daarentegen toezicht op het vertrek van een werknemer uit een bedrijf. Het proces van het offboarden van een werknemer na ontslag of beëindiging omvat alles wat moet worden gedaan om een soepele overgang te garanderen.
Als de offboarding-procedure duidelijk is, moet de overstap voor het bedrijf en de persoon zonder problemen verlopen.
Dergelijke voorbeelden kunnen zijn:
- De taken van de werknemer aan iemand anders overdragen
- Wachtwoorden verwijderen en toegang beperken
- Retourneren van apparatuur
- De tijd nemen om sollicitatiegesprekken te voeren
Het doel van offboarding is om ervoor te zorgen dat er geen vragen of problemen blijven hangen als een medewerker de organisatie heeft verlaten, bijvoorbeeld of hij zijn ID-badge nog heeft of niet. Ook krijgt u via dit proces inzicht hoe u uw huidige en toekomstige medewerkers beter van dienst kunt zijn.
Wat zijn de stappen in het offboardingproces?
De offboarding-procedure bestaat uit de volgende stappen:
#1. Communiceer het vertrek van de werknemer naar de andere groepen
Human resources (HR), financiën en informatietechnologie (IT) moeten allemaal zo snel mogelijk op de hoogte worden gebracht wanneer een werknemer vertrekt. Deze groepen zijn verantwoordelijk voor het beëindigen van IT-privileges, het sluiten van accounts en het afhandelen van laatste betalingen.
Het onderhouden van solide banden met rivaliserende squadrons is cruciaal vanuit een netwerkperspectief. Hoe vul je bijvoorbeeld het gat op van een vertrekkende medewerker die cruciaal was voor het succes van een afdelingsoverstijgend project?
Opzettelijke beloften doen aan elkaar is iets waar we het vaak over hebben, vooral wanneer we samenwerken tussen verschillende afdelingen. Sterke relaties met collega's kunnen worden onderhouden door open en tijdige communicatie over veranderingen.
Als het vertrek van een medewerker gevolgen heeft voor een deadline, deliverable of project, laat het dan zo snel mogelijk weten aan alle betrokkenen. Dit kan helpen stress te verminderen, communicatiekloven te overbruggen en de impact van onverwachte veranderingen te verminderen.
Door ze op de hoogte te houden, kunt u ervoor zorgen dat er geen belangrijke offboarding-stappen worden gemist en dat de processen sneller verlopen.
#2. Wijs de taken van de werknemer opnieuw toe aan iemand anders
Het kan enige tijd duren om een geschikte vervanger te vinden voor een vertrekkende werknemer. Ga zo snel mogelijk op zoek naar een vervanger om productieverlies te voorkomen. Dit kan het vinden van een nieuwe medewerker zijn of het delegeren van de taak aan een bestaande werknemer.
De volgende stap is het opleiden van de nieuwe medewerker om de functie over te nemen. Laat de vertrekkende werknemer indien mogelijk zijn vervanger opleiden. Het proces waarbij informatie tussen individuen wordt gedeeld, staat bekend als kennisoverdracht.
Vraag de werknemer dit soort dingen om dit doel te bereiken:
- Als u aan uw baan denkt, wat doet u dan het vaakst?
- Heb je een methode om je werkdag te organiseren?
- Weet u of uw opvolger training nodig heeft voor programma's of software?
- Tot welke documenten moet uw opvolger toegang hebben?
Om verder te gaan waar de vorige medewerker was gebleven, zijn de antwoorden op deze vragen cruciaal.
#3. Annuleer gebruikersaccounts
Na de laatste werkdag van een werknemer moeten al hun toegangsprivileges worden ingetrokken. Neem het gebruik van alle programma's en apps weg, inclusief:
- Zakelijke correspondentie
- Softwaremachtigingen
- Media van transmissie
- Software voor het beheren van projecten
U moet ook eventuele toegangsbadges of toegangscodes die u mogelijk heeft, uitschakelen.
Verwijder al uw persoonlijke gegevens van alle door het bedrijf uitgegeven laptops voordat u ze aan een nieuwe werknemer overhandigt. Anders is de vertrekkende medewerker verantwoordelijk voor het overhandigen van alle bedrijfsgerelateerde gegevens die zijn opgeslagen op persoonlijke apparaten aan de IT-beheerder.
Hiermee wordt voorkomen dat vertrouwelijke bedrijfs- of klantinformatie in handen valt van oud-medewerkers. Datalekken kunnen optreden als gevoelige informatie wordt verkregen door onbevoegde partijen, zoals een voormalige werknemer die verbitterd is over zijn ontslag.
Een datalek is zowel een serieus risico als een aanzienlijke financiële last. Datalekken kosten bedrijven doorgaans $ 4.24 miljoen in 2021. Zorg ervoor dat u alle nodige voorzorgsmaatregelen neemt om uw informatie (en uw geld) veilig te houden.
#4. Rond de documentatie af en voer de nodige betalingen uit
Afhankelijk van het bedrijfsbeleid en de voorwaarden in het werknemershandboek, kan van een vertrekkende werknemer worden verlangd dat hij specifiek papierwerk invult. Beveiligingsverklaringen en geheimhoudingsovereenkomsten zijn twee voorbeelden van dergelijk papierwerk.
Zodra je HR hebt geïnformeerd dat een medewerker vertrekt, kunnen ze beginnen met het opstellen van exitdocumentatie. De salarisadministratie zou worden ingepland door de financiële afdeling, zodat de werknemer vóór zijn vertrek volledig zou worden betaald.
De werknemer ontvangt zijn laatste salaris voordat het door de boekhouding van de loonlijst wordt gehaald.
#5. Start een exit-interview
Een exitgesprek is een laatste kans om op minnelijke professionele voorwaarden te vertrekken met een vertrekkende werknemer. Het biedt ook waardevolle informatie voor het versterken van de bedrijfscultuur.
Vraag de vertrekkende medewerker naar zijn indruk van de managementaanpak van het bedrijf in een exitgesprek. Informeer naar de werkprocedures en de algemene stemming van het personeel. Hier zijn een paar vragen die u aan het einde van een interview kunt stellen:
- Had u tijdens het werk het gevoel dat u over de tools en ondersteuning beschikte die u nodig had om te slagen?
- Hoe goed kwamen uw aanvankelijke verwachtingen voor de baan overeen met de werkelijkheid?
- Waar sta je met je collega's?
- Heb je het gevoel dat er iets was dat we anders hadden kunnen doen om jouw vertrek te voorkomen?
- Wat is volgens jou het allerbelangrijkste dat gerepareerd moet worden?
- Zou je dit bedrijf aanbevelen aan iemand die op zoek is naar een baan? Zo ja, leg uit waarom. En als het antwoord nee is, leg dan uit waarom.
- Overweeg je om weer voor dit bedrijf te gaan werken?
Sta erop dat de werknemer openhartig antwoord geeft op deze vragen. Je moet ook bereid zijn om feedback te ontvangen, zowel positief als negatief. Besteed veel aandacht aan uw medewerkers, ongeacht de aard van hun opmerkingen. Werknemers zijn zich ervan bewust dat hun mening wordt genegeerd. Het exit-interview is een cruciaal onderdeel van het feedbackproces, omdat het werknemers laat zien dat hun mening ertoe doet.
Communiceer de bevindingen van het interview aan hoger geplaatsten. Bovendien, als een werknemer een klacht heeft, moet u deze zo snel mogelijk behandelen.
Offboarding-software
Offboarding-software stroomlijnt het papierwerk dat nodig is bij het vertrek of ontslag van een werknemer door het proces te centraliseren. Wanneer een werknemer zijn functie verlaat, stroomlijnt offboarding-software het proces door administratieve taken te stroomlijnen en de behoefte aan papierwerk te verminderen. Door taken zoals het verstrekken van persoonlijke verlofdocumentatie, het genereren van documenten en het maken van referenties te automatiseren, vermindert offboarding-software de hoeveelheid handwerk die nodig is. Bovendien houdt offboardingsoftware de naam en reputatie van een bedrijf in stand, zelfs nadat een werknemer is vertrokken. Software voor het offboarden van werknemers maakt meestal deel uit van een breder HR-beheersysteem dat ook het onboarden van werknemers, vertrekgesprekken en andere taken afhandelt.
Een product moet aan de volgende criteria voldoen om in aanmerking te komen voor Offboarding:
- Houd de lopende HR-beëindigingsdocumentatie in de gaten
- Verzamel informatie die ervoor zorgt dat uw beste werknemers niet overlopen naar de concurrentie
- Faciliteer open contacten tussen uw bedrijf en vertrekkende medewerkers
- Beheer de teruggave van gereedschappen en het intrekken van toegang voor vertrekkende werknemers.
Beste offboarding-software
Hier zijn enkele van de beste offboarding-software die u waarschijnlijk als HR-manager in uw bedrijf wilt gebruiken.
#1. Atlan
De hypermoderne informatiehub. Vergemakkelijk de snelle ontdekking van al uw gegevensactiva, van gegevenstabellen tot BI-rapporten. Het exacte object vinden waarnaar u op zoek bent, is een fluitje van een cent dankzij onze geavanceerde zoekalgoritmen en gebruiksvriendelijke interface. Omdat Atlan automatisch datakwaliteitsprofielen ontwikkelt, is het opsporen van onnauwkeurige informatie een fluitje van een cent. We kunnen ontbrekende waarden vinden en anomalieën identificeren, evenals automatisch variabeletypes identificeren en frequentieverdelingen berekenen.
Met Atlan is het monitoren en beheren van uw data-omgeving een fluitje van een cent. U kunt dynamische toegangsbeperkingen en best-in-class governance bouwen door de bots van Atlan door uw SQL-querygeschiedenis te laten gaan om automatisch gegevensafstamming te genereren en PII-gegevens te ontdekken. Met onze Excel-achtige querybouwer kunnen zelfs niet-technische gebruikers rechtstreeks query's uitvoeren in tal van datameren, magazijnen en databases. Gegevenssamenwerking komt tot leven met ingebouwde ondersteuning voor populaire programma's zoals Tableau en Jupyter.
#2. Klik op Instappen
Betrokkenheid van medewerkers is de basis van een succesvol bedrijf in de moderne wereld. Verhoogde verwachtingen van werknemers en de negatieve effecten van verloop onderstrepen het belang van een solide onboardingproces. Dit is de eerste stap in het verbeteren van de werknemerservaring gedurende hun hele carrière bij een bedrijf. Het Click-ervaringsplatform zorgt voor een oneindig aantal "menselijke momenten" die werknemers tevreden, betrokken en uiteindelijk aan boord houden. Het volledig conforme en altijd boeiende platform voor werknemerstrajecten van Click kan u helpen de overstap te maken van kandidaten naar kampioenen.
In wezen is onboarding slechts de eerste stap. Zorg voor een uitgebreid, hands-on onboardingproces voor personeel. Sta te allen tijde soepele, goed georkestreerde overgangen voor werknemers toe om de retentie te maximaliseren. Zelfbedieningsopties en toegang tot eersteklas software en IT-experts moeten beschikbaar worden gesteld aan werknemers.
#3. BeterCloud
BetterCloud vergemakkelijkt de eliminatie van handmatige offboarding-taken en de bijbehorende fouten voor bedrijven. Wanneer een medewerker het bedrijf verlaat, kan de beheerder via BetterCloud snel en eenvoudig de toegang tot alle bedrijfsapplicaties intrekken. Dit helpt bij het voorkomen van datalekken en het vrijgeven van gevoelige informatie veroorzaakt door vertrekkende werknemers.
IT-afdelingen kunnen de bibliotheek van BetterCloud met meer dan 900 bewerkingen gebruiken om het verwijderen van gebruikersaccounts, applicatie- en groepslidmaatschappen en de overdracht van relevante bestanden te automatiseren. Door het offboardingproces te stroomlijnen, helpt BetterCloud IT-afdelingen tijd te besparen en te voorkomen dat gevoelige informatie in verkeerde handen valt.
Kenmerken:
- Beschermt gevoelige informatie tegen vertrek van voormalige werknemers
- Biedt een overvloed aan vooraf gebouwde workflows voor het automatiseren van offboarding-processen
- Helpt bij het voldoen aan wettelijke en veiligheidsmandaten
#4. kabbelend
Met Rippling is het eenvoudig om met slechts een paar muisklikken toegang te geven of in te trekken tot populaire zakelijke apps zoals Slack en Trello voor uw hele personeel. Door verschillende processen te automatiseren, helpt IT het offboardingproces te versnellen en de hoeveelheid handmatig werk te verminderen. Rippling biedt geautomatiseerde protocollen voor het verwijderen van de toegang van een werknemer tot kritieke apps bij vertrek, waardoor IT-beheerders van deze last worden ontlast.
Kenmerken:
- voorkomt dat voormalige werknemers toegang krijgen tot gevoelige gegevens
- Zodra een werknemer stopt, wordt het offboardingproces geautomatiseerd.
#5. Zalig (verkoper)
Wanneer een medewerker uw bedrijf verlaat, zorgen de offboarding-workflows van Blissfully ervoor dat deze zo snel mogelijk en op een veilige manier uit het systeem worden verwijderd. De software genereert van tevoren takenlijsten met offboarding-taken, zodat jij en je team niets belangrijks vergeten.
Kenmerken:
- Vermindert het risico op beveiligingsinbreuken door de toegang van voormalige werknemers tot bedrijfsgegevens en -systemen af te sluiten.
- Maak tijdens offboarding een lijst met dingen die u voor elke gebruiker moet doen, specifiek voor hun afdeling en functie.
- Houd een oogje in het zeil, maak een kopie en verwijder alle Google Workspace-accounts voordat je vertrekt.
#6. Zluri
Zluri is een SaaS-beheertool die bedrijven volledige controle geeft over hun SaaS-programma's. Het stelt bedrijven in staat om een breed scala aan processen te automatiseren, waaronder het onboarden en offboarden van werknemers en het monitoren van naleving.
Zluri heeft veel handige functies, waaronder:
- Automatisering van het inhuur- en offboardingproces: Zluri's robuuste automatiseringsengine stelt bedrijven in staat om snel en eenvoudig toegang te verlenen of te annuleren aan werknemers. Het heeft ook een contextueel suggestiesysteem dat u kan vertellen tot welke programma's een nieuwe medewerker toegang moet hebben op basis van hun positie en niveau binnen het bedrijf. Daarnaast geeft het aan bij welke kanalen/groepen een medewerker zich moet aansluiten.
- Effectief beheer van leveranciers: Het gestroomlijnde leveranciersbeheersysteem biedt alles wat je nodig hebt om je SaaS-installaties bij te houden. Het integreert met uw primaire bedrijfssysteem om een SaaS-registratiesysteem bij te houden en maakt zich vervolgens klaar om de levenscyclus van uw leverancier te beheren met behulp van de processen die u ontwerpt.
- Verlengingen volgen: Het elimineert de mogelijkheid van plotselinge verlengingskosten. Ze sturen je een herinnering voordat je abonnement afloopt, zodat je kunt beoordelen of je er nog steeds waarde aan vindt. Zluri's inzichten in de acceptatie en het gebruik van SaaS zullen u helpen die beslissing te nemen.
Offboarding-checklist
De details van uw offboarding-procedure moeten worden afgestemd op het bedrijf, de sector en de functie van de werknemer. Elke checklist voor offboarding moet echter de volgende belangrijke gebieden behandelen.
Als het om werknemers gaat, is offboarding niet zo belangrijk als onboarding. Hoewel het opwindend is om nieuwe werknemers aan te trekken, is het ook cruciaal om vertrekkende werknemers met respect te behandelen. Op goede voet vertrekken houdt de werkplek aangenaam en vergroot de kans op toekomstig succes voor alle betrokkenen. Een Offboarding-medewerker is een geweldige manier om input van gebruikers te krijgen voor toekomstige retentie-inspanningen en om beveiligings- en juridische problemen te verminderen.
Goede werknemers zullen sneller weer aan het werk gaan als u een vaste offboarding-checklist heeft. In een competitieve arbeidsmarkt zijn 'boemerangwerknemers' (voormalige werknemers die vertrokken maar later terugkeerden) zeer gewild. Lees ook VERTREK VAN WERKNEMER: Wat te zeggen en de beste manier om het te zeggen.
Hoe schakel je een werknemer uit?
Een effectieve offboarding-checklist kan zowel de vertrekkende werknemer als het bedrijf helpen om elegant door de emotionele en potentieel beladen wateren van deze overgang te navigeren. Methoden voor het ontwerpen van een gevoelige en productieve offboarding-checklist zijn onder andere:
#1. Wees eerlijk en vriendelijk tegen werknemers die vertrekken
Wat de omstandigheden van hun vertrek ook zijn, u dient vertrekkende werknemers met respect en fatsoen te behandelen. Spreek de vertrekkende werknemer dankbaar uit voor al zijn harde werk en de tijd en moeite die hij in zijn werk en in het bedrijf heeft gestoken.
Vergelding, juridische bedreigingen en datalekken kunnen allemaal worden voorkomen door een burgerlijke scheiding van de tewerkstelling, en het bedrijf heeft ook baat bij het behouden van een sterke, langdurige relatie met de vertrekkende werknemer in de vorm van een toekomstige klant, merkambassadeur, of brancheverbinding.
#2. Bespreek uw vertrek
Collega's op de hoogte stellen van het vertrek van een werknemer kan lastig zijn, maar het is in ieders belang om dit zo snel mogelijk te doen. Als je uitstelt, is het mogelijk dat sommige van je collega's zelf proberen de lege plekken in te vullen. Hierdoor kan het lastig worden of kan een vrijwillig vertrek verkeerd worden geïnterpreteerd als ontslag.
Het delen van het vertrek van werknemers en, in het geval van pensionering, het publiekelijk prijzen en bedanken van de werknemer voor zijn tijd en service, kan geruchten en misverstanden helpen voorkomen. Of een vertrek nu vrijwillig of onvrijwillig is, het is altijd het beste om openhartig met de rest van het team te zijn over de situatie. Herken wanneer fouten zijn gemaakt en laat zien hoe deze zullen worden aangepakt.
#3. De toegang tot onroerend goed in beslag nemen en intrekken
Het beveiligen van bedrijfsmiddelen, het annuleren van de systeemtoegang van werknemers en het naleven van andere bedrijfsvoorschriften zijn enkele van de gemakkelijkere onderdelen van de offboarding-checklist, en ze blijven hetzelfde, of het nu gaat om het offboarden van werknemers die vrijwillig of onvrijwillig vertrekken.
Sta erop dat de vertrekkende werknemer alle eigendommen van het bedrijf teruggeeft, inclusief sleutels, badges, creditcards, uniformen, mobiele apparaten, voertuigen en papierwerk. Ondanks de schijnbare eenvoud zorgt dit ervoor dat er geen voorkennis wordt gelekt, hetzij per ongeluk, hetzij met opzet.
Vergeet bovendien niet om de sloten te vervangen, de alarmen uit te schakelen en de sleutels van voormalige werknemers te verwijderen voordat ze vertrekken. E-mail, bedrijfsintranetten, klantrelatiebeheersystemen, profielen op sociale media en verkoopdatabases passen allemaal in deze categorie. In het geval van een wederzijds aanvaardbare beëindiging, is het beleefd om de vertrekkende werknemer vooraf op de hoogte te stellen of een respijtperiode aan te bieden waarin ze alle gewenste persoonlijke gegevens kunnen ophalen en contactpersonen kunnen informeren die mogelijk het nieuwe e-mailadres van de werknemer nodig hebben.
#4. Voorkom productiviteitsverlies bij uw bedrijf
Het vertrek van een medewerker, gepland of onverwacht, kan een grote impact hebben op de organisatie. Soms zullen andere werknemers op het bord moeten stappen om de speling te dekken, wat voor alle betrokkenen belastend en frustrerend kan zijn.
Communiceer open en sympathiek met uw personeel over de gevolgen van het vertrek voor verschillende afdelingen en zorg ervoor dat iedereen voorbereid is op eventuele noodzakelijke aanpassingen van hun reguliere routines. Het erkennen van het gebrek aan duurzaamheid in een kortetermijnsituatie is cruciaal voor het blijvende succes van een bedrijf, dus het is van cruciaal belang om de resterende werknemers meer te betalen voor het op zich nemen van meer verantwoordelijkheid en het ontwikkelen van een strategie om eventueel extra werk aan te kunnen. Werk samen met de vertrekkende werknemer om een vlotte kennisoverdracht te garanderen en eventuele losse eindjes af te ronden, om het effect van het vertrek op de productie te verminderen.
#5. Communicatie onderhouden
Als de werknemer op goede voet vertrekt, is het een geweldige kans om contact te houden nadat ze vertrokken zijn om hen liefde en waardering te bieden, zelfs als ze het bedrijf verlaten. Afhankelijk van de aard van uw betrokkenheid bij de werknemer, kan dit betekenen dat u hem belt of e-mailt, een koffieafspraak maakt of hem uitnodigt voor zakelijke activiteiten. Het onderhouden van hartelijke contacten met ex-werknemers is in ieders belang, aangezien zij mogelijk voor aannemers of klanten van uw bedrijf gaan werken.
Dit kan uw bedrijf op twee manieren helpen: het kan voorkomen dat een ontevreden werknemer juridische stappen onderneemt of vergeldingsmaatregelen neemt, en het kan de voormalige werknemer aanmoedigen om goed over u en uw bedrijf te spreken. Een goede werkrelatie hebben met de voorganger van de werknemer is belangrijk, aangezien de nieuwe medewerker mogelijk hulp nodig heeft bij een specifieke opdracht.
Offboarding van cyberbeveiliging
Hoewel HR-managers zich natuurlijk richten op de talloze HR-gerelateerde activiteiten die verband houden met onboarding, zouden ze nalatig zijn om het belang van cyberbeveiliging in het offboardingproces over het hoofd te zien. HR-managers moeten samenwerken met andere afdelingen om ervoor te zorgen dat iedereen die deelneemt aan het offboardingproces zich houdt aan de standaard cyberbeveiligingsprocedures.
HR moet tijdens de onboarding samenwerken met andere divisies, zoals IT en de juridische afdeling, om een basis te leggen voor goede cyberbeveiligingsprocessen tijdens de offboarding.
Hier zijn enkele dingen die HR-managers kunnen doen om ervoor te zorgen dat ze geen beveiligingslekken achterlaten wanneer een werknemer vertrekt.
#1. Gebruik het onboardingproces om best practices op het gebied van cyberbeveiliging te gaan gebruiken
De eerste stap in een succesvolle offboarding-checklist is onboarding. Het is niet genoeg voor HR om simpelweg een betrouwbare werker of aannemer in dienst te nemen; ze moeten ook met de nieuwe medewerker communiceren en overeenstemming bereiken over de beveiligingsregels en -procedures van het bedrijf. Als werknemers worden gedwongen om het beveiligingsbeleid goed te keuren, is de kans groter dat ze worden nageleefd.
HR-professionals kunnen ook innovatieve manieren vinden om het onderwerp van het buitenboord stellen van verwachtingen op het gebied van cyberbeveiliging regelmatig bij het personeel ter sprake te brengen. Het is beter om iets te doen, ook al is het maar een personeelsvergadering of een hilarische video, dan alleen kopieën van het personeelshandboek te sturen en niets anders te doen.
Personeelszaken hebben ook de verantwoordelijkheid om werknemers duidelijk te maken wat er zou gebeuren als ze de veiligheidsvoorschriften van het bedrijf overtreden. Werknemers zullen het voorbeeld van het management volgen als het veiligheidsvoorschriften en -protocollen als bijzaak beschouwt.
#2. Verwerven van bedrijfsbezittingen
Gadgets en andere hardware van werknemers moeten worden verzameld om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie of toegang in verkeerde handen valt. Personeelszaken en informatietechnologie moeten gezamenlijk inchecken om er zeker van te zijn dat alle bedrijfseigendommen zijn teruggegeven aan de vertrekkende werknemer.
Naast de meer zichtbare laptops, tablets en smartphones, omvat deze eigenschap ook zaken als deurbadges, tokens, dongles en USB-drives. Handgeschreven notities en ander relevant materiaal kunnen intellectueel eigendom of klantinformatie bevatten, daarom zouden HR en IT moeten overwegen om deze ook te herstellen.
Het kan nodig zijn om persoonlijke apparaten die worden gebruikt door personeel en onafhankelijke contractanten te inspecteren. De manager van de werknemer is een andere bron van informatie voor de HR-afdeling met betrekking tot de toegang van de werknemer tot bedrijfsapparatuur.
#3. Bespreek de algemene voorwaarden met het juridische team
Personeelsmanagers moeten een advocaat raadplegen om te bepalen wat de beste manier is om geheimhoudingsovereenkomsten en andere voorwaarden na uitdiensttreding af te dwingen.
HR moet er ook voor zorgen dat de vertrekkende werknemer zich ervan bewust is dat alle algemene voorwaarden ook na hun vertrek van toepassing blijven. Human Resources moet een juridisch adviseur raadplegen over hoe om te gaan met schendingen van overeenkomsten.
#4. Schakel de toegang tot bedrijfssystemen uit
Als HR niet samenwerkt met IT om de toegang van voormalige werknemers tot zakelijke computers, netwerken en applicaties uit te schakelen, is het gemakkelijk voor hen om problemen te veroorzaken nadat ze de organisatie hebben verlaten. Als het verwijderen van een account in het belang van de dienst of de wet is, kan dit worden gedaan. Een back-upplan waarbij HR controleert of IT deze verantwoordelijkheden heeft volbracht, is een solide optie.
Deze taak moet beginnen voordat een personeelslid wordt ontslagen. Personeelszaken en informatietechnologie moeten een lijst samenstellen van alle werknemers met toegang tot bedrijfssystemen om het verwijderen van ongeoorloofde toegang te vergemakkelijken.
Waarom is offboarden belangrijk
De kernprincipes en missieverklaring van een bedrijf dienen als de noorderster van de organisatie.
Het vertrek van elke werknemer uit de organisatie moet een weerspiegeling zijn van zijn kernovertuigingen en missie. Als een medewerker vertrekt, heeft de organisatie nog een laatste kans om medeleven en waardering te tonen.
U kunt tijdens offboarding een positieve indruk maken op huidige werknemers, maar u kunt dat imago ook versterken bij de voormalige collega's van de werknemers. Overweeg de volgende punten waarom het offboarden van werknemers zo belangrijk is.
#1. Helpt bij het terughalen van voormalige werknemers
Het is niet noodzakelijkerwijs het einde van de weg voor voormalige werknemers van een bedrijf. Het is niet ongebruikelijk dat voormalige werknemers terugkeren naar hun vorige werkgever nadat ze enige tijd elders hebben gewerkt.
Deze werknemers staan bekend als boemerang-werknemers, ongeacht of ze terugkeren naar hun vorige functie of een nieuwe aannemen.
Uit onderzoek uitgevoerd in 2020 bleek dat boemerangwerkers meer toegewijd waren aan hun werkgevers dan andere werknemers. Ze gingen verder dan hun plicht door extra taken voor het bedrijf op zich te nemen.
Medewerkers die vertrekken en weer terugkomen zijn een zegen vanwege de expertise en ervaring die ze meebrengen. Rehires hebben een voordeel ten opzichte van nieuwe rekruten, omdat ze direct aan het werk kunnen zonder al te veel training nodig te hebben.
Bovendien is de kans groter dat werknemers die een soepel offboardingproces hebben doorlopen, overwegen om in de toekomst weer voor de organisatie te komen werken.
#2. Verbetert de gegevensbeveiliging
Datalekken door vertrekkende werknemers komen voor bij ongeveer 20% van de bedrijven. Dit is logisch gezien het feit dat 25% van de werknemers nog steeds de referenties van hun vorige werkgever gebruikt.
Helaas, als een werknemer zonder goede reden wordt ontslagen, kunnen ze proberen wraak te nemen op de organisatie. De medewerker kan gevoelige klantinformatie lekken door bijvoorbeeld bestanden te verwijderen of te uploaden naar een openbare server.
Sommige voormalige werknemers kunnen, als ze nog toegang hebben tot bedrijfsaccounts, proberen de klanten van het bedrijf op te lichten.
De vertrouwelijkheid en cyberbeveiliging van eigen bedrijfsinformatie wordt gehandhaafd via een soepele offboarding-procedure. De rekeningen van werknemers zouden worden gesloten en hun door het bedrijf uitgegeven apparatuur zou worden geretourneerd als onderdeel van deze procedure. Accounts van vertrekkende werknemers kunnen worden verwijderd of hun machtigingen kunnen worden gewijzigd door IT. Op die manier hebben voormalige werknemers geen toegang tot gevoelige informatie, zelfs niet als ze het proberen.
#3. Beperking van compliancerisico's
Afhankelijk van de branche waarin u actief bent, kunnen bepaalde regels en wetten van toepassing zijn op het ontslag van werknemers.
Exit-interviews zijn een handig hulpmiddel voor bedrijven, omdat ze eventuele problemen kunnen onthullen die werknemers tegenkomen tijdens het werken daar. Zonder angst voor vergelding kunnen ze praten over ontmoetingen met racisme, vrouwenhaat en druk op de werkvloer. Bij deze aanpak kan de werkgever het probleem oplossen voordat de werknemer ermee naar buiten gaat of het gebruikt.
Wanneer een werknemer een in de EU gevestigd bedrijf verlaat, moeten persoonlijke gegevens van alle apparaten worden gewist in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Het hebben van een solide offboarding-procedure zal het minder lastig maken om de regels te volgen. Meer mensen zullen vertrouwen in uw bedrijf hebben als het een vlekkeloze reputatie heeft en de privacy van de gegevens van zijn klanten garandeert.
#4. Bevordert merkloyaliteit
Het offboardingproces voor een vertrekkende medewerker moet meer inhouden dan een snelle handdruk en een afscheidszwaai.
Dergelijke kilheid kan een verwoestende invloed hebben op het moreel op de werkplek. Dat kan ertoe leiden dat klanten negatieve feedback over uw bedrijf online plaatsen. Al deze dingen schaden de reputatie van uw bedrijf als werkgever.
Alle werknemers die vertrekken, moeten als merkambassadeurs worden achtergelaten via een goed ontworpen offboardingproces. Het is een geweldige manier om waardering te tonen voor iemands harde werk en om te horen over hun tijd bij uw organisatie vanuit hun perspectief. Op die manier zullen ze, wanneer ze gaan, eerder geneigd zijn om over je op te scheppen tegen anderen.
De manier waarop u met vertrekkende medewerkers omgaat, geeft een signaal af aan uw huidige personeelsbestand. Klanten zullen zich meer op hun gemak voelen als ze bij u kopen als ze weten dat u om hen geeft. De wens van mensen om voor u te werken, wordt door al deze factoren beïnvloed.
Conclusie
Offboarding is een cruciaal onderdeel van het HR-proces dat vaak over het hoofd wordt gezien ten gunste van onboarding. Het behouden van de productiviteit en het minimaliseren van verstoringen tijdens de overgang van werknemers is mogelijk met een zorgvuldige planning van het offboardingproces. Uw organisatie wordt beschermd tegen productiviteitsverlies, juridische stappen en vergelding, en u krijgt inzicht in waar uw bedrijfsmodel wat aanpassingen kan gebruiken.
Veelgestelde vragen over offboarden
Wat is het doel van het offboarden van werknemers?
Wanneer een persoon een bedrijf verlaat, zijn er risico's en potentiële verliezen die moeten worden beheerd via een offboardingproces. Een veelvoorkomend onderdeel van offboarding is het verzamelen van de gedachten van de vertrekkende werknemer over de bedrijfscultuur en hoe deze kan worden verbeterd.
Wat is het verschil tussen offboarden en onboarden?
Het onboarding-proces begint wanneer een sollicitant een vacature accepteert. Het omvat alles wat er moet gebeuren om een nieuwe werknemer effectief te laten inzetten en meteen te laten bijdragen. Offboarding is het proces waarbij een werknemer wordt gescheiden van een bedrijf, het omgekeerde van onboarding. Kennisuitwisseling tussen medewerkers is hiervoor een mogelijk mechanisme.
Vergelijkbare artikelen
- FNMA HUURINKOMEN: betekenis en richtlijnen
- Nieuwe best practices voor onboarding van nieuwe medewerkers in 2023
- ONBOARDING VAN WERKNEMERS: wat u moet weten over het hele onboardingproces.
- BEDRIJFSVERMOGENSBEHEERSOFTWARE: Top Beste Software
Referentie
