Maandelijks rapport: sjabloon, voorbeelden en hoe u een goede schrijft

Het schrijven van een maandelijks rapport is een waardevol hulpmiddel om uw prestaties en huidige taken aan uw bedrijf te presenteren. Terwijl u uw meest recente prestatie- en productiviteitsniveaus bekijkt, kan het productieproces van rapporten uw team ook verantwoordelijkheid geven. Laten we eens kijken naar een gedetailleerd maandelijks rapportformaat dat ons zal helpen bij het schrijven of maken van een goed maandelijks rapport.

Wat is een maandrapport?

Een maandelijks rapport vat alle acties samen die in een bepaalde maand hebben plaatsgevonden en aan de gang zijn op een project. Maandelijkse rapporten worden door projectmanagers gebruikt om klanten op de hoogte te stellen van scope-creep, bedreigingen voor de planning, het budget of de middelen en andere problemen. Het maandrapport biedt ook een overzicht van de taken van het project die nog moeten worden uitgevoerd.

Maandelijkse rapporten moeten kort maar alomvattend zijn, met belangrijke activiteiten en uitgevoerde acties en doelen voor de volgende maand.

Basiscomponenten van een maandelijks rapport

#1. Label en titel

Om ervoor te zorgen dat iedereen die uw rapport leest, begrijpt waar het over gaat, geeft u het een duidelijke en nauwkeurige titel en labelt u het, inclusief belangrijke informatie zoals het type rapport, de periode waarop het rapport betrekking heeft, de datum van indiening van het rapport, de naam van de afdeling of het team, en je eigen naam. Laten we het formaat van de titel van een maand in het onderstaande voorbeeld nemen.

Voorbeeld:

#2. Formaat

Voordat u uw eerste maandelijkse rapport schrijft, moet u bij uw supervisor nagaan of er een specifiek sjabloon is dat u moet volgen. Dus, als uw organisatie of afdeling geen sjabloon heeft, vraag dan uw baas of hij voorkeuren heeft voor de opmaak van uw rapport.

#3. Huidige prestaties en statussen

Gebruik lijsten met opsommingstekens om alles wat er de hele maand is bereikt en de status van eventuele lopende initiatieven beknopt weer te geven.

Voorbeeld:

• Een regel voor regel beoordeling voltooid van de beoordelingsnormen voor vergunningverlening van elke staat.
• Er zijn goedkeuringsaanvragen voor de introductie van onroerendgoedbeoordeling ingediend bij Illinois, New York en Montana; de verwachte doorlooptijd voor Illinois is drie weken en vier tot zes weken voor New York en Montana.
• Alabama en Georgia hebben de cursus goedgekeurd.
• In Californië woonde ik een industrieel congres bij.
• Het certificeringsproces voor het ontwikkelen van permanente educatie is afgerond.

Beschrijf je doelstellingen voor de komende maand.

Uw maandelijkse rapport moet informatie bevatten over de planning van de komende maand. Hoewel dit stuk niet uitgebreid hoeft te zijn, moet het benadrukken dat jij en je team harde doelen hebben gesteld voor de nabije toekomst.

Voorbeeld:

Doelstellingen en plannen voor maart 2020

• Begin met het bekijken van de licentiewetten voor onroerendgoedmakelaars in elk van de 50 staten.
• Dien aanvragen in voor goedkeuring van een tussentijdse beoordeling van de cursus in South Carolina, Arkansas, Texas en Indiana.
• Stephen en Christine zullen de driemaandelijkse vergadering van de Florida Appraisal Board in Orlando bijwonen.
• Start het cursusontwerpproces voor drie nieuwe CE-cursussen voor onroerend goed.

Geef een samenvatting

Schrijf indien nodig een samenvatting van de stand van zaken voor uw team of uw individuele taak.

Voorbeeld:

Het nalevingsteam had een productieve maand in januari 2020. We hebben onze beoordeling van de vergunningsregels voor staatsbeoordeling afgerond, drie-gangen goedkeuringsaanvragen ingediend bij regelgevende instanties van de staat, goedkeuring van de cursus ontvangen van twee staten, een netwerkevenement in Californië bijgewoond en een negen certificeringsproces van een maand, zodat we verder kunnen gaan met het ontwikkelen van programma's voor permanente educatie. Julie Connor verdient speciale erkenning voor haar harde inspanning om telefonisch en per e-mail contact op te nemen met 50 regelgevende instanties om te bevestigen dat onze gegevens correct waren.

Andere dingen om te overwegen

Hier zijn nog enkele andere dingen waar u aan moet denken als u een maandelijks rapport wilt schrijven:

Je leidinggevende kan vragen om een ​​snel financieel overzicht van je uitgaven van de maand. Het opnemen van een tabel in uw document kan de meest effectieve manier zijn om uw cijfers over te brengen.

Hoewel het doel van een maandelijks rapport is om snel een overzicht te geven van uw acties voor de maand, is het ook belangrijk om collega's te bedanken die lid waren van uw team of die u hebben geholpen. Zorg ervoor dat u hun namen in het rapport opneemt en natuurlijk dat hun namen correct zijn gespeld.

Als u een nieuw maandelijks rapport wilt maken, overloop dan eerdere rapporten. Bepaalde projecten en activiteiten, zoals het indienen van aanvragen bij overheidsinstanties, kunnen lang duren. Maak een grondige boekhouding van alles wat je hebt gedaan en bereikt.

Een goed maandrapport schrijven of maken?

Projectrapportage is een effectief hulpmiddel voor zowel on- als off-project management. De maandelijkse voortgangsrapportage is vaak een logboek waar bij een juridisch geschil naar kan worden verwezen. Alle projectleden hebben de professionele plicht om het project naar beste vermogen nauwkeurig te rapporteren met behulp van de op dat moment beschikbare gegevens.

Het maandrapport is ook een mechanisme om significante veranderingen in een project te beïnvloeden. Als echter niemand het rapport leest of als het te ingewikkeld is, verliest het zijn doel en effectiviteit. Hier zijn vijf tips om in gedachten te houden terwijl u uw maandelijkse rapport schrijft of maakt om ervoor te zorgen dat ze een aanzienlijke waarde toevoegen aan het project.

#1. Grafisch ontwerp

Wanneer u uw maandelijkse rapport schrijft, vervang dan waar mogelijk tekst door een tabel of figuur. Als het gaat om het ontwikkelen van duidelijke, gemakkelijk te begrijpen rapporten, kan het adagium "een foto zegt meer dan duizend woorden" niet meer waar zijn. Grote hoeveelheden gegevens kunnen eenvoudig worden verklaard met behulp van grafieken en andere metingen. We volgen de regel dat hoe hoger in de voedselketen uw rapport komt, hoe belangrijker het is om de gegevens samen te vatten tot een 'vijfdegraads niveau'. Dit wil niet zeggen dat senior managers vijfdeklassers zijn, maar hun tijd is beperkt, en een verwarrend tekstgestuurd rapport kan hen in het ongewisse laten over de echte projectproblemen.

#2. Vervang lange, gecompliceerde zinnen door korte, zinvolle uitspraken

Veel projectteamleden maken de fout langdradige zinnen te typen terwijl ze veel meer konden zeggen met veel minder. Projectverslagen horen niet leuk te zijn. Ze moeten boordevol feiten, cijfers en observaties zijn. Een uitstekend rapport moet dus laten zien waar het project zich bevindt, waar het naartoe gaat, de belangrijke zorgen en hoe deze problemen worden aangepakt.

#3. Paginanummers moeten worden opgenomen in de inhoudsopgave

Een lezer kan slechts één feit, cijfer of verklaring van uw maandrapport nodig hebben. Maak het ze gemakkelijk om de informatie te vinden die ze nodig hebben. Zorg ervoor dat elke sectie een goede naam heeft en een paginanummer heeft in de inhoudsopgave. Niets frustreert lezers meer dan een rapport op te pakken en te zien dat de inhoudsopgave paginanummers mist. Als u geen paginanummers wilt opnemen, noem het dan een 'Rapportoverzicht' in plaats van een 'Inhoudsopgave'.

#4. Controleer de hoofdtekst van de tekst op bijlagen

Bijlagen bij het rapport zijn opgenomen om de lezers indien nodig van meer informatie te voorzien. Maak een opmerking of een observatie in het maandrapport en stuur de lezer naar de juiste bijlagen als hij de ondersteunende gegevens of informatie wil inzien.

#5. Maak een krachtige samenvatting

Een maandrapport is niet hetzelfde als een proefschrift. De waarheid is dat de meeste lezers alleen de samenvatting en een paar andere secties zullen lezen. Gebruik dus de samenvatting om uw argument te maken en projectbrede actie te inspireren. Als er problemen zijn, wees dan niet bang om ze ter sprake te brengen. Als je problemen niet meteen aanpakt, komen ze terug om het projectteam te achtervolgen.

Soorten maandelijkse rapporten

Maandrapporten zijn onderverdeeld in drie typen:

#1. Maandelijks statusrapport

Een maandelijks statusrapport wordt vaak aan de supervisor gegeven als een update van de plannen en activiteiten van de werknemer. Het wordt vrijwel zeker als aanvulling op zijn eigen rapport naar de leidinggevende van de leidinggevende gestuurd. Het dient ook als een registratie van het werkverleden van een werknemer en is een nuttig hulpmiddel tijdens jaarlijkse prestatiebeoordelingen.

#2. Maandelijks projectrapport

Deze vorm van een rapport vereist niet zoveel details als een wekelijks projectrapport, maar het geeft wel een hoger beeld van de projectontwikkelingen. Belanghebbenden zijn doorgaans geïnteresseerd in het volgen van het budget, de uitgaven, de kwaliteit van de projectoutput en de risico's, problemen en problemen die van invloed zijn op het project.

#3. Maandelijks voortgangsrapport

Aannemers daarentegen maken maandelijks een voortgangsrapportage om de opdrachtgever een idee te geven van waar het project op dit moment staat. Vanwege hun locatie is het mogelijk dat opdrachtgever en opdrachtnemer elkaar niet regelmatig zien. De klant heeft mogelijk niet genoeg tijd om de voortgang van het project bij te houden. Een maandelijks projectstatusrapport fungeert in dit geval als een cruciaal communicatiekanaal tussen de aannemer en de klant, dus het rapport moet zo volledig mogelijk zijn.

Hoe moet ik een rapport introduceren?

Een samenvatting of inleiding is altijd het eerste stuk van je verslag dat je begint te schrijven. Dit zou slechts een of twee pagina's in beslag moeten nemen om uw lezer een snel overzicht te geven van uw bevindingen of resultaten.

Hoe maak ik een kort rapport?

Een kort verslag bevat belangrijke details over een bepaald onderwerp die bedoeld zijn om de lezer te informeren. Een rapport kan mondeling of schriftelijk in de vorm van een memo of brief worden afgeleverd. Het bevat vaak een overzicht van het rapport, wat achtergrondinformatie, een duidelijk doel en een conclusie.

Waar dienen rapporten voor?

Onderzoeksbevindingen worden gepresenteerd en besproken in rapporten. De verantwoording voor het onderzoek, een beschrijving van de onderzoeksmethodologie, de bevindingen, resultaten, een logische discussie en conclusies/aanbevelingen worden allemaal aan de lezer gegeven.

Is een inleiding nodig voor een rapport?

En de introductie is cruciaal voor elk rapport. De lezer moet ervan overtuigd zijn dat het rapport informatie bevat die het lezen waard is in dit gedeelte, dat vaak het meest gelezen wordt.

Samengevat

Het is van cruciaal belang om te onthouden dat het rapport vrij moet zijn van grammaticale of typografische problemen en dat de manier waarop het rapport werd gepresenteerd de persoonlijkheid en professionaliteit van de schrijver vertegenwoordigt.

Veelgestelde vragen over maandrapport

Wat is een goede maandrapportage?

Een goed rapport bevat alle informatie die uw managementteam nodig heeft om beslissingen te nemen. Voeg een overzicht op hoog niveau toe van de scorecard van uw organisatie of afdeling om dit voor hen gemakkelijker te maken. De inhoud van deze scorecard moet worden gestructureerd in de volgorde waarin deze wordt gelezen.

Wat is maandelijks managementrapportage?

Maandelijkse managementrapportages zijn documenten die maandelijks de financiële en operationele prestaties van uw bedrijf beoordelen en evalueren. Met deze rapporten kan uw managementteam de vroegere en huidige prestaties van uw bedrijf volgen en weloverwogen zakelijke beslissingen nemen.

Wat is een maandelijks voortgangsrapport?

De term "Maandelijks voortgangsrapport" of "Voortgangsrapport" verwijst naar een voortgangsrapport van de Werken dat voldoet aan de normen zoals voorgeschreven door de eigenaar/projectmanager.

Gerelateerde artikelen

1. FINANCILE RAPPORTAGE: Alles wat u moet weten met voorbeelden (+ snelle eenvoudige tools)
2. Salarisrapport: gedetailleerde gids voor salarisrapport (opent in een nieuw browsertabblad)
3. Hypotheekverzekeraar: proces, salaris, banen en hoe u een MU-gids kunt worden.
4. ONLINE LENINGEN: BESTE OPTIE OM UIT TE LETTEN (+ GIDS VOOR TOEPASSING)
5. Beste e-mailsjabloonbouwer. Hoe te kiezen?