Om als bedrijf of organisatie een sterk debiteurenbeheer op te zetten. U moet de tools, het beleid, de rekeningen en wat vaak het meest cruciale onderdeel is van het beheren van vorderingen met motieven kennen.
Vorderingen beheren
Beheer van accounts vordering is van cruciaal belang voor elk bedrijf, aangezien de dagelijkse activiteiten er sterk van afhankelijk zijn. Bovendien moet u hier geld opnemen om uw personeel te betalen, de dagelijkse uitgaven van uw bedrijf te financieren en het bedrijf op te bouwen, dus betalingen moeten op tijd worden ontvangen.
Organisaties zijn verplicht geld in hun reserve aan te wenden dat voor andere doeleinden was bedoeld, omdat ze niet over het verwachte geld beschikken.
Bovendien hebben bedrijven die faillissement aanvragen doorgaans problemen die voortkomen uit een inefficiënt incassosysteem. Omdat ze niet konden innen wat hun klanten niet hadden betaald.
Dus volgens enquêtes, een op de vier kleine bedrijven heeft moeite met het beheren van hun debiteuren. Vanwege verschillende klanten die hen ofwel te weinig betalen, boven de gestelde voorwaarden betalen, of gewoon niet in staat zijn om te betalen vanwege financiële tegenslagen als gevolg van de economische neergang.
Deze problemen kunnen worden opgelost door een paar eenvoudige stappen te volgen om het beheer van uw debiteuren te verbeteren
#1. Onderzoek uw financiële en kredietgeschiedenis
Voer een antecedentenonderzoek uit op de financiële en kredietgeschiedenis van een bedrijf voordat u zaken met hen gaat doen. Vraag indien nodig feedback aan andere organisaties waarmee ze eerder zaken hebben gedaan.
Sommige bedrijven hebben al een grote lijst met achterstallige kredieten. wat een beter teken is dat ze financiële problemen hebben. Daarom is het raadzaam om geen langetermijnovereenkomsten met hen aan te gaan voordat ze hun financiële problemen volledig hebben opgelost.
Overweeg voorwaarden te bieden die voor hen redelijk zijn. terwijl het voordelig blijft voor uw organisatie bij het omgaan met bedrijven die een geschiedenis van late betalingen hebben.
#2. Bepaal specifieke betalingsvoorwaarden
Stel duidelijke betalingstermijnen op tussen uw klant en uw organisatie.
Geef uw klant een inschatting van de kosten die zij zullen maken. En koop ook een comfortabele regeling voor hen die dat niet doet in gevaar brengen de winst van uw bedrijf.
#3. Gebruik elektronische facturering
Snail mail is niet langer de enige optie om facturen bij klanten thuis te bezorgen. Bovendien kunnen bedrijven dankzij de technologische vooruitgang nu facturen via e-mail verzenden met behulp van apps die beschikbaar zijn op internet.
U hoeft ook niet te wachten op maandelijkse cyclusfacturen. want u mag facturen versturen zodra de taken zijn afgerond. Bovendien kan het op tijd verzenden van facturen klanten helpen om zich voor te bereiden op de vervaldatum.
Het mooie is dat veel van deze factuurapplicaties ingebouwde indicaties hebben die laten zien wanneer klanten de e-mail hebben gezien. Daardoor wordt het voor hen moeilijker om te late betalingen te rechtvaardigen. We zullen kijken naar tools voor het beheren van vorderingen.
Tools voor het beheren van vorderingen
Wanneer uw incassosysteem tekortschiet, zijn er een paar debiteurenbeheertools die altijd handig zijn om te gebruiken. We hebben ze hieronder allemaal op een rijtje gezet.
Beleid inzake tegoeden en incasso's is bijgewerkt
Heeft u een krediet- en incassobeleid dat de regels en procedures beschrijft die verkopers en verzamelaars moeten volgen? Dit kan een handig hulpmiddel zijn om ervoor te zorgen dat verkopers en verzamelaars. Zich houden aan best practices en procedures die zijn gericht op het verbeteren van de verkoop en tegelijkertijd uw bedrijf beschermen tegen oninbare vorderingen.
Eerder onderzoek heeft uitgewezen dat slechts ongeveer 20% van de kredietafdelingen beleid heeft bepaald (Credit Research Foundation). En meer dan 50 procent van degenen die er wel een hebben, werkt het niet regelmatig bij om het effectief te laten zijn (Credit Today).
Software voor automatisering
Het hebben van een krediet- en incassobeleid is niet voldoende. Bovendien is het geen garantie dat het door uw team wordt uitgevoerd, vooral niet als het gaat om het innen van facturen. Ondertussen impliceren we niet dat vaste verzamelaars processen opzettelijk overslaan. Maar ze kunnen er een vergeten of hebben niet de tijd om elke stap bij elke factuur te voltooien.
Bovendien kunt u met de automatisering van debiteurenbeheer uw regels en procedures in het systeem opnemen. Dit elimineert de noodzaak voor verzamelaars om de stappen terug te roepen en bespaart hen een aanzienlijke hoeveelheid tijd. Wanneer u gebruikmaakt van automatisering van debiteurenbeheer, voert het systeem de stappen in het proces uit die u automatisch hebt ingesteld of geeft het de incassant opdracht dit te doen.
Meer medewerkers toevoegen
Veel bedrijven die geloven dat hun debiteurenprestaties slecht zijn om te geloven dat dit te wijten is aan een gebrek aan personeel. Meestal is de eerste impuls om iemand anders in te huren om te helpen met de overweldigende last. Door het proces te automatiseren, elimineert u vaak de behoefte aan extra personeel en de bijbehorende kosten. In andere omstandigheden kan een deeltijdwerknemer of een andere voltijdwerknemer absoluut noodzakelijk zijn.
Levering en betaling van elektronische facturen
Als u nog steeds papier gebruikt om het facturerings- en inningsproces te beheren, is het tijd om het in 2016 te beëindigen. Ondertussen kunnen rekeningen met snail-mailing en wachten op klanten om cheques te ontvangen, verwerken en terug te sturen, enkele dagen toevoegen aan de factuurdatum - kassa proces. Bovendien stelt het uw klant bloot aan het risico van fraude. U kunt online facturen indienen en betalingen van consumenten ontvangen met elektronische factuurpresentatie- en betalingssystemen (EIPP). Bovendien maakt deze technologie het innen van klantbetalingen aanzienlijk sneller, gemakkelijker en goedkoper dan traditionele op papier gebaseerde operaties.
Zelfbedieningsopties voor klanten
Meer dan 70% van de klanten, vooral die in het midden- en kleinbedrijf. Geef de voorkeur aan selfservice-oplossingen zoals een online portal boven telefonische of e-mailhulp. Je kunt het ze niet echt kwalijk nemen. Iedereen heeft het druk en niemand wil tijdens werkuren tijd verspillen aan het spelen van telefoontags of het wachten op e-mailreacties. U kunt ze echter deze bevoegdheid geven door een online portal te bieden waar ze 24 uur per dag, zeven dagen per week toegang hebben om facturen op te halen, rekeningen te betalen, vragen te stellen, afschriften te bekijken, te chatten met ondersteuningsmensen en meer. U kunt tijdige betalingen en klanttevredenheid aanzienlijk verbeteren door consumenten de controle en het comfort te bieden die ze wensen. Het is echt een win-win situatie.
Gewapend met deze vier tools, of zelfs maar één ervan, zult u versteld staan hoe snel u het aantal uitstaande uitstaande bedragen in uw boeken kunt minimaliseren, wat resulteert in een gezonde cashflow en tevreden klanten.
Beleid voor het beheren van vorderingen
De tools kennen om debiteuren te beheren. Hieronder vindt u het beleid voor het beheer ervan.
Beleid voor het beheren van vorderingen: Verstuur facturen meteen
Zorg er om te beginnen voor dat uw bedrijf facturen en rekeningafschriften op tijd verstuurt. zodat uw klanten weten dat er een betaling verschuldigd is. Een geautomatiseerde e-mail is in deze situatie cruciaal. Bovendien zal het implementeren van software die uw klanten automatisch ruim voor en op de vervaldatum e-mailt, een grote bijdrage leveren aan een snelle betaling. (Het bespaart uw team ook kostbare uren.) Ondertussen automatiseert D&B Finance Analytics Receivables Intelligence Collections Management deze procedure met e-mailsjablonen met gekoppelde rekeningoverzichten en facturen.
Beleid voor het beheren van vorderingen: Maak betalingen eenvoudig
Als u een automatische e-mail stuurt om uw klant te informeren dat de betaling morgen moet plaatsvinden. Zorg er dan voor dat ze een mechanisme hebben om je direct online te betalen. Bovendien draagt het wachten op de aankomst van de cheques bij aan een daling van de cashflow. Waar veel B2B-bedrijven nog steeds papieren cheques versturen, gaat de trend richting digitale betalingen.
Houd rekeningen met achterstallige betalingen in de gaten.
Ondanks uw inspanningen, betalen sommige accounts te laat of helemaal niet. Let dus goed op voor klanten die niet op tijd betalen. Ze hebben mogelijk een factuur betwist; eerst moet u eventuele interne problemen oplossen, zoals factureringsfouten, prijsverschillen en inhoudingen. Dit is nog een reden waarom het gebruik van A/R beheersoftware is efficiënter en kosteneffectiever dan het handmatige proces. Traag betalende klanten daarentegen hebben mogelijk meer praktische behandeling nodig, zoals telefoontjes, schriftelijke brieven en betrokkenheid bij uw verkoopvertegenwoordiger. Bovendien verdient het de voorkeur om te proberen de betaling zelf te incasseren voordat u deze overdraagt aan een derde incassobureau of deze afschrijft als een oninbare vordering.
Motieven van het beheren van vorderingen
Elk bedrijf wil laag kopen en hoog verkopen met een goede marktprijs. Ze lopen echter het risico alles kwijt te raken als vorderingen niet goed worden beheerd in de laatste fase van het verkoopproces (betaling). Bovendien is slecht debiteurenbeheer verantwoordelijk voor meer dan de helft van alle faillissementen, wat het belang ervan aantoont. Ondertussen zijn goede motieven voor het beheren van debiteuren veel meer dan alleen consumenten eraan herinneren om te betalen. Het is ook noodzakelijk om de motieven voor wanbetaling vast te stellen. Is het mogelijk dat een product of dienst niet is geleverd? Of was de factuur bezoedeld door een administratieve fout? Goede motieven voor het beheren van debiteuren is een veelzijdig proces dat bestaat uit:
- het vooraf bepalen van de kredietscore van de klant is een goede drijfveer voor het beheren van debiteuren.
- Regelmatig scannen en controleren van klanten op kredietrisico's
- Bijblijven met klanten
- Te laat betalen tijdig opsporen
- Problemen tijdig detecteren
- verlaging van het totale onbetaalde saldo (DSO)
- Voorkomen van eventuele dubieuze debiteuren in openstaande vorderingen
Waarom is het belangrijk om vorderingen te beheren?
Door efficiënt debiteurenbeheer worden dubieuze debiteuren verminderd, wat op zijn beurt de winst verhoogt. Een betere cashflow en meer liquiditeit voor de investeringen en overnames van uw bedrijf zijn twee voordelen.
Wat betekent debiteurenbeheer?
Betalingen aan uw bedrijf voor reeds geleverde goederen of diensten worden debiteuren (AR) genoemd. Het proces om ervoor te zorgen dat deze betalingen op schema, consistent en betrouwbaar worden gedaan, staat bekend als goed AR-beheer.
Welke functie vervult de debiteurenbeheerder?
Manager debiteurenadministratie is een middenfunctie. Het is de functie die verantwoordelijk is voor het beheer van de debiteurenafdeling en het personeel van de organisatie, en voor het innen van alle betalingen namens het bedrijf. Daarnaast gaat het erom ervoor te zorgen dat het bedrijfsbeleid wordt gevolgd en dat de betalingstermijnen worden gehaald.
Welke andere titel zou een manager van debiteuren hebben?
Crediteuren/debiteurenbeheerders zijn een andere naam voor debiteurenbeheerders. Beheerders van debiteuren zijn ook verantwoordelijk voor de algehele financiële stabiliteit van hun bedrijf.
Conclusie
Debiteurenbeheer helpt u veel stress te besparen met de juiste tools.
Veelgestelde vragen over debiteuren beheren
Hoe worden vorderingen beheerd?
Een debiteurenbeheerproces houdt het volgende in: Kredietrating, dwz het betalingsvermogen van de klanten zal worden beoordeeld voordat ze akkoord gaan met enige algemene voorwaarden. Voortdurend toezicht houden op elk risico van niet-betaling of vertraging bij het ontvangen van de betalingen.
Wat zijn de tools bij het beheren van debiteuren?
- BIJGEWERKT KREDIET- EN COLLECTIESBELEID. Heeft u een krediet- en incassobeleid dat de regels en processen beschrijft die verkopers en inzamelaars moeten volgen? …
- AUTOMATISERINGSSOFTWARE. …
- MEER WERKNEMERS? …
- ELEKTRONISCHE FACTUURLEVERING EN BETALING. …
- ZELFSERVICE-OPTIES VOOR DE KLANT.
Waarom is het belangrijk om debiteuren te beheren?
Goed debiteurenbeheer zal direct bijdragen aan de winst van uw bedrijf vanwege het vermogen om oninbare vorderingen te verminderen. De voordelen zijn onder meer een betere cashflow en een hogere beschikbaarheid van liquiditeit voor de investeringen en acquisities van uw bedrijf.
- Debiteuren beheren: beleid voor vorderingen en incasso
- Zakelijke software: 27+ beste software en programma's voor uw kleine bedrijven
- Projecttijdbeheer: processen, tools en software voor effectief beheer
- Crediteuren versus debiteuren Gedetailleerde vergelijking)
- Debiteuren: voorbeelden, proces, formule en gratis tips
