Voldoen aan de verwachtingen van uw klanten is van cruciaal belang in een online-economie die wordt gedomineerd door grote retailers zoals Amazon. Hoe lang het duurt om producten te verzenden, is daar een groot onderdeel van.
Hoe kunt u daarom de verwachtingen van de klant overtreffen, de prestaties tot op itemniveau begrijpen en voorkomen dat u tijd verspilt die u zou kunnen besteden aan het opbouwen van uw bedrijf?
Door een goede voorraadregistratie te implementeren. In dit artikel bespreken we enkele praktische tips voor het bijhouden van voorraad. We beginnen met het definiëren van voorraadbeheer en bespreken vervolgens de belangrijkste voordelen en obstakels. Daarna gaan we in op het bijhouden van de voorraad en het vergelijken van het voorraadvolgsysteem met supply chain management.
Wat is voorraadbeheer?
Voorraadtracering zijn de systemen en procedures die een bedrijf gebruikt om te controleren hoe grondstoffen of voltooide goederen door de toeleveringsketen gaan. Cruciaal voor het genereren van inkomsten, het doel is om de juiste hoeveelheid voorraad te hebben om aan de vraag van de consument te voldoen.
Wat is inventaris?
Voorraad is een actueel activum op een balans dat leveringen of artikelen vertegenwoordigt die via een verkooptransactie in omzet worden omgezet. Er zijn verschillende technieken voor voorraadbeheer. Voorraad wordt gezien als een aansprakelijkheid in supply chain-technieken die proberen de voorraad laag, mager te houden of totdat de vraag het aanbod stimuleert.
Wat is een voorraadbeheersysteem?
Voorraadtraceersystemen volgen de voorraad in uw hele toeleveringsketen, van bestelling tot doorvoer, ontvangst, opslag en orderafhandeling, evenals de retour-, ruil- en garantieprocessen, indien nodig.
Bedrijven gebruiken betrouwbare, real-time inventarisatiegegevens om kosten te besparen, patronen in de toeleveringsketen te beoordelen en de omzet te verhogen. Deze tracking-elementen worden vaak opgenomen in voorraadbeheersystemen.
Wat wordt bijgehouden in voorraadbeheer?
Voorraadvolgsystemen kunnen vaak de volgende gegevens bewaken:
#1. Bijgewerkte voorraadniveaus
Deze waarde geeft aan hoeveel van elk item je op dit moment bezit. Het is van cruciaal belang om deze gegevens up-to-date te houden, zodat u weet of u voldoende voorraad heeft voor uw bedrijfsprocedures, zoals het maken van nieuwe artikelen of het voldoen aan verzoeken van klanten. Bovendien dienen uw voorraadniveaus als basis voor de andere gegevens die worden bijgehouden.
#2. Voorraad locaties
In het beste geval mag uw inventaris niet te lang op één plek worden bewaard. (Als dat het geval is, is het een langzaam lopende of dode voorraad geworden.) Nadat de goederen uw magazijn zijn binnengekomen, verplaatsen ze zich terwijl ze eerst worden gesorteerd en gecategoriseerd, vervolgens worden opgeslagen en uiteindelijk worden verzameld en naar de volgende fase van uw voorraad worden gestuurd. ketting. Aangezien uw voorraad niet op een vaste positie blijft, is het van cruciaal belang om de locatie bij te houden, zodat u weet waar u deze indien nodig kunt vinden.
#3. Voorraadprecisie
Dit is een key performance indicator (KPI) die verwijst naar de verhouding tussen voorraad die is bijgehouden en voorraad die fysiek in uw bezit is. Deze aantallen zouden idealiter hetzelfde moeten zijn, maar er kunnen variaties zijn als gevolg van factoren zoals diefstal, schade, misrekeningen en tekorten aan leveranciers. Voorraadnauwkeurigheid zal de omvang van eventuele verschillen onthullen. Voorraadnauwkeurigheid is, net als voorraadniveaus, van cruciaal belang om uw bedrijfsprocessen effectief te laten verlopen.
#4. Kosten dragen
Dit is het totale geldbedrag dat u uitgeeft aan het opslaan, vasthouden en bezitten van inventaris. Dit dekt hoeveel u uitgeeft aan huur, arbeid, opslag en van toepassing zijnde kosten, en beveiliging. Transportkosten kunnen u vertellen hoe lang uw bedrijf deze inventaris kan blijven opslaan voordat het geld verliest. Langzaam bewegende inventaris en dode voorraad zijn twee belangrijke factoren die bijdragen aan hoge transportkosten, dus als u die kosten wilt verlagen, moet u een manier bedenken om de dingen te verwijderen of te verkopen.
#5. Omloopsnelheid van de voorraad
De snelheid waarmee uw voorraad wordt verkocht, wordt voorraadomzet genoemd. Een hogere waarde betekent een sterkere verkoop, terwijl een lagere waarde een slechtere verkoop vertegenwoordigt. Voorraadomzet kan u vertellen hoe goed uw bedrijf het doet en of uw verkoopstrategie moet worden aangepast. Gebruik onze gratis voorraadomzetcalculator om die van u te berekenen.
#6. Herschik niveaus
Een bestelpunt of -niveau is de hoeveelheid resterende voorraad van een bepaald artikel dat moet worden vervangen of bijgevuld. Bestelpunten zijn van cruciaal belang om stockouts te voorkomen (situaties waarin een verkoper geen voorraad meer heeft).
#7. Voorraad taxatie
Terwijl een bedrijf zijn jaarrekening opstelt, wordt deze praktijk gebruikt om de waarde van onverkochte voorraad te berekenen. Voorraadwaardering kent een financiële waarde toe aan uw restvoorraad, die moet worden toegevoegd aan uw balans. Dit kan ook helpen bij het berekenen van uw voorraadomzet.
Waarom is voorraadbeheer vereist?
#1. Verbeterde zichtbaarheid van de voorraad
Met voorraadbeheer kunt u al uw producten zien vanaf het moment dat ze uw magazijn of opslagruimte binnenkomen totdat ze vertrekken. Dit betekent dat u de huidige locatie van elk product, de beschikbare voorraad, relevante inkoop- en verkooporders, enzovoort kunt zien.
#2. Schaarste voorkomen
Met een nauwkeurige inventarisatie van wat je hebt, kun je ook bepalen wat je niet hebt en je voorraad tijdig vervangen. Dit voorkomt dat u zonder spullen komt te zitten en belangrijke verkopen misloopt. Volgens een Peoplevox-enquête gaf 34% van de bedrijven aan bestellingen te laat te leveren omdat ze de producten niet in de winkel hadden, maar dit niet wisten toen de bestelling werd geplaatst.
#3. Verbeterde voorraadprognoses
Door een nauwkeurige telling van uw voorraad in verschillende perioden van het jaar te krijgen, kunt u bepalen of voorspellen hoeveel voorraad u nodig heeft om aan de toekomstige vraag te voldoen. Dit kan u helpen bij het maken van weloverwogen aankoopselecties en het voorkomen van over- of onderbevoorrading.
Volgens een analyse van McKinsey & Company kunnen organisaties hun voorraaduitgaven met 10% verlagen door simpelweg over- en onderbevoorrading te vermijden.
#4. Meerdere locaties volgen
Bedrijven die producten in verschillende opslagruimtes of magazijnen opslaan, kunnen het moeilijker hebben om al hun voorraad bij te houden. Meer magazijnen betekent langere reeksen locatie-informatie, meer plaatsen om goederen kwijt te raken, meer plaatsen om schappen te tellen, meer plaatsen om levering van af te regelen, enzovoort. Als gevolg hiervan bieden bepaalde voorraadvolgsystemen tracking voor meerdere locaties op één platform. Toegang tot uw gegevens op één locatie kan zeker helpen de complexiteit van deze gegevens te verminderen.
#5. Foutdetectie is nu sneller.
Het regelmatig bijhouden van uw voorraadniveaus kan u ook helpen onregelmatigheden in een vroeg stadium te identificeren, of het nu gaat om fouten, verkoopdalingen of -pieken, of onverwachte uitgaven. Als u deze problemen in een vroeg stadium opmerkt, kunt u ze verhelpen voordat ze te veel schade aanrichten.
Technieken voor voorraadbeheer
Voorraadtraceringsmethoden verschillen afhankelijk van uw sector, het type goederen dat u verkoopt en de hoeveelheid die u in voorraad heeft. Overweeg de volgende principes, technologie en technieken voor supply chain management.
#1. Handmatig voorraadbeheer
Individuen die niet klaar zijn om te investeren in een voorraadvolgsysteem houden hun voorraad vaak bij met pen en papier. Deze strategie vereist dat u een stamgegevensblad bijwerkt dat alle voorraad categoriseert op regelmatige tijdstippen of wanneer er een transactie plaatsvindt.
#2. Kaart systeem
Kanban, ook wel bekend als de visuele teken- of kaartmethode, is een just-in-time (JIT)-systeem om overtollige voorraad te beperken. In plaats van te proberen de vraag te voorspellen, is Kanban een pull-systeem waarin kaarten worden gebruikt om voorraad, productie en inventaris bij te houden en te signaleren wanneer er meer nodig is. Het systeem is gemaakt door Japanse autofabrikanten en de naam Kanban is afgeleid van het Japanse woord voor teken.
#3. Spreadsheets
Spreadsheets worden gebruikt om grote hoeveelheden gegevens te ordenen en te categoriseren. Desalniettemin is het handmatig invoeren en beheren van gegevens foutgevoelig en niet efficiënt of schaalbaar.
#4. Boekhoudsystemen
Door boekhoud- en voorraadbeheersystemen te combineren, kunt u een krachtige tool voor het bijhouden van inventaris creëren. Het geeft niet alleen gedetailleerde weergaven van uw voorraad en producten weer, maar ook hoe bepaalde voorraadbeslissingen de winstgevendheid van uw bedrijf beïnvloeden.
Voorraadbeheersystemen houden voorraad en inventaris bij, schatten de vraag in en leveren rapporten. Ze bieden ook klantenservice en training. Ze zijn het meest effectief in combinatie met boekhouding en betalingsverwerking.
#5. Open source software
Voor voorraadbeheer gebruiken sommige kleine bedrijven open-source software. Deze platforms hebben vaak interfaces, basisdashboards en trackingmogelijkheden. Toch missen ze vaak veel complexe functies, zoals interactie met de rest van uw systemen, wat resulteert in een datasilo. Een ander nadeel is het ontbreken van klantenservice en training.
#6. Software as a Service (SaaS)
Met een SaaS-systeem met functies voor het bijhouden van voorraad kunt u goederen moeiteloos volgen. Dit is vooral gunstig voor startups die nog niet klaar zijn voor een volwaardige oplossing voor bedrijfsvoorraadbeheer.
#7. Cloud-software
De meeste SaaS-oplossingen zijn cloudgebaseerd en mobielvriendelijk. Ze zijn ook compatibel met andere software. Bedrijven die voorraadbeheer moeten schalen voor verschillende mensen die de voorraad op meerdere locaties volgen, profiteren van de flexibiliteit en kostenbesparingen van cloudoplossingen.
#8. Interne oplossing
Aangepaste apps voor het bijhouden van inventaris kunnen worden gebouwd door organisaties met voldoende interne middelen om hun eigen on-premises inventarisbeheersystemen te plannen, ontwerpen, ontwikkelen en implementeren. Het voordeel is een systeem dat is toegesneden op specifieke bedrijfsbehoeften, met gespecialiseerde functies en interne technische ondersteuning om te helpen bij het oplossen van systeemproblemen.
#9. Externe dienstverleners
Door voorraadbeheer en logistiek uit te besteden aan een externe logistieke dienstverlener (3PL's), komt er ruimte, tijd en middelen vrij voor retailers en 100% online e-commercebedrijven. Deze externe logistieke organisaties ontvangen, slaan op, dragen over en volgen voorraad voor hun klanten. Met deze techniek bespaart u de kosten van fysieke magazijnen en gebruikt u dropshipping om de voorraad te beheren, maar riskeert u ook extra kosten, verlies van controle, niet-synchrone systemen en communicatieproblemen.
Uitdagingen van voorraadbeheer
Het toepassen van voorraadvolgsystemen en -processen levert obstakels op die vaak voorkomen bij het laten groeien van een bedrijf.
#1. opschalen:
De tijd die wordt besteed aan handmatige inventarisatie is een verspilling van middelen. Handmatige volgprocessen mogen niet worden geschaald om te voldoen aan voorraaduitbreiding of klantvraag. Overweeg een upgrade naar trackingsoftware of een volledig voorraadbeheerplatform met geautomatiseerde bestel- en inkoopopties.
#2. Logistiek op meerdere locaties
Bedrijven met veel magazijnlocaties en wereldwijde toeleveringsketens hebben een systeem nodig waarmee materialen en artikelen continu en in realtime kunnen worden gevolgd, verzonden, ontvangen en opgeslagen. Het kan moeilijk zijn om deze gegevens te verzamelen en te verspreiden onder oplossingen die niet kunnen communiceren.
#3. Verschillende systemen:
Het ene systeem gebruiken voor voorraadbeheer en het andere voor boekhouding of vraagplanning is tijdrovend, overbodig en foutgevoelig. Moderne software voor voorraadbeheer verbindt alle systemen om de bestelefficiëntie en het financiële beheer te verbeteren.
Best practices voor het bijhouden van voorraad
Zelfs na het selecteren van de beste trackingmethode, zijn er nog steeds stappen te nemen om ervoor te zorgen dat de voorraadtelling in elke fase nauwkeurig is. Hier zijn een paar cruciale punten om te onthouden bij het bijhouden van de voorraad:
#1. Etikettering moet prioriteit krijgen.
Wanneer u een item ontvangt dat aan de bedrijfsinventaris wordt toegevoegd, moet het zo snel mogelijk labelen de hoogste prioriteit hebben. De labeling kan veranderen afhankelijk van de gebruikte vorm van voorraadtracering, zoals barcodes of RFID-tagging. Door dingen te regelen volgens het bedrijfssysteem, wordt het proces van het toewijzen van voorraadruimte veel eenvoudiger.
#2. Maak gebruik van vraagvoorspelling.
Planning van de consumentenvraag kan een bedrijf helpen bij het voorspellen hoeveel voorraad op een bepaald moment nodig zal zijn. Bovendien is het bewaren van vraaggegevens uit het verleden langs de route van cruciaal belang voor het plannen van voorraadaankopen. Het gebruik van historische gegevens helpt bij het identificeren van marktpatronen en het bepalen van de beste strategie om te reageren op veranderende situaties in termen van toekomstige voorraad.
#3. Zorg voor een reservevoorraad.
Vraagplanning is enorm voordelig, maar het is niet gegarandeerd. Als gevolg hiervan zouden bedrijven moeten overwegen om reservevoorraad aan te leggen in geval van een sterke stijging van de vraag. Deze voorraad moet bestaan uit houdbare artikelen die op een regenachtige dag kunnen worden opgeslagen.
#4. Inventarisatie tijdens transport.
Veel bedrijven geven prioriteit aan het tellen van de voorraad omdat deze zich op de belangrijkste voorraadlocatie bevindt. De kans op het verliezen van een nauwkeurige telling neemt toe naarmate items door het inventarisatieproces vorderen. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat de voorraad in elke fase wordt geteld, vooral tijdens het transport.
#5. Routinecontroles uitvoeren.
Zelfs na het selecteren van een geschikte volgtechnologie, zou een bedrijf een systeem moeten ontwikkelen voor regelmatige inventarisatie. Kwaliteitscontrole garandeert dat alle beschikbare inventaris bruikbaar is. Door voorraadinformatie zo actueel mogelijk te houden, wordt het beheerproces in alle stadia eenvoudiger.
#6. Maak het volgsysteem meer geautomatiseerd.
Software voor het bijhouden van voorraad wordt steeds betrouwbaarder naarmate kunstmatige intelligentie vordert. Overweeg deze software te gebruiken om het telproces te vereenvoudigen en de algehele efficiëntie van voorraadbeheer te verbeteren.
Wie maakt gebruik van voorraadbeheer?
Voorraadregistratie is cruciaal voor organisaties van alle soorten en maten. Het is cruciaal bij het bepalen van de relatie tussen klanttevredenheid en voorraadvraag en -aanbod.
In grotere organisaties kan hier een rol aan zijn gewijd, zoals een voorraadbeheerder.
Desalniettemin wordt de inventaris bijgehouden door degene die verantwoordelijk is voor het voorraadbeheer en nauwkeurige gegevens geeft over welke producten toegankelijk zijn, zodat bedrijfsleiders weloverwogen beslissingen kunnen nemen over supply chain management en verkoop.
Wat is een voorraadvolglijst?
Voorraadvolglijsten zijn een soort voorraadbeheer waarbij de voorraad is geordend op categorie, beschrijving, hoeveelheid en locatie. Deze lijsten worden handmatig of digitaal bijgewerkt en opgeslagen met software voor het bijhouden van de voorraad.
Hoe organiseer ik mijn inventaris gratis?
Kleine bedrijven met weinig inventaris en weinig personeel kunnen geld besparen op software door de inventaris handmatig bij te houden met spreadsheets. Er is ook gratis open source software voor het bijhouden van inventaris beschikbaar op internet. Toch zijn deze systemen vatbaar voor menselijke fouten, missen ze mogelijkheden die uw bedrijf geld kunnen besparen, zijn ze niet schaalbaar, isoleren ze uw gegevens en missen ze klantenondersteuning en personalisatiefuncties.
Voorraadbeheer en supply chain management
Voorraadbeheer is van cruciaal belang voor goed beheer van de toeleveringsketen. Het is een belangrijk facet van supply chain management en er zijn verschillende componenten voor voorraadbeheer. Het is niet alleen een kwestie van bijhouden hoeveel spullen je op een bepaalde plek op een bepaald moment hebt staan.
U moet ook de voorraad van leveranciers, klantretouren (die onvermijdelijk zijn) en beschadigde goederen (idem) volgen. Als uw voorraadbeheersystemen op een van deze gebieden tekortschieten, zullen uw consumenten zeer zeker de dupe worden van vertraagde leveringen en onnauwkeurige of onvolledige bestellingen.
Om effectief supply chain management te garanderen, moet u ervoor zorgen dat uw begrip van de behoeften van uw klanten en prognosemethodieken up-to-date zijn. Met andere woorden: anticiperen op wat consumenten willen en wanneer ze dat willen. Seizoensgebondenheid is hierbij een belangrijke factor om rekening mee te houden. We hebben allemaal gehoord van de kerstdrukte, maar het is niet de enige seizoensverandering waar we ons bewust van moeten zijn.
Zorg er ook voor dat uw ketenpartners goed bij elkaar passen. Het onderhouden van positieve supply chain-relaties is cruciaal voor het succes van uw bedrijf. En, het allerbelangrijkste, zorgen voor een betere algehele consumentenervaring. Voer uitgebreid onderzoek uit voordat u partners selecteert.
Conclusie
Voorraadregistratie kan uw bedrijf maken of ruïneren. Met de juiste strategie en middelen kunt u uw voorraad echter beheren en tegelijkertijd uw bedrijf laten groeien en een uitzonderlijke klantervaring bieden. Nauwkeurige voorraadregistratie stelt u in staat beter geïnformeerde, gegevensgestuurde beslissingen te nemen over het balanceren van vraag en aanbod, het inschatten van de doorlooptijden van producten en het optimaliseren van uw toeleveringsketen.
Het selecteren van het beste voorraadvolgsysteem om u te helpen bij het beheren van uw e-commercebedrijf is een cruciale beslissing. Met meer sites waar klanten elke dag online kunnen winkelen, kan voorraadbeheer uw bedrijf helpen om gemakkelijk de aandacht van klanten te trekken.
Gerelateerde artikelen
- BESTE APPS VOOR VOORRAADBEHEER IN 2023
- INVENTARISBEHEER & SYSTEEM: Best Practices
- Beste 15+ INVENTARISSYSTEMEN VOOR KLEINE BEDRIJVEN in 2023 (+ gratis opties)
- INVENTARISTRACKER: Betekenis, gratis software en blad
- PROJECT TRACKING SOFTWARE: beoordelingen van de 25 beste software voor het volgen van projecten
Referenties
