Om de wettigheid van uw bedrijf en de veiligheid van uw werknemers te behouden, is het essentieel om HR-compliance te waarborgen. Om het juridische risico van het bedrijf te verminderen, is een toegewijd Human Resources Compliance-team of een toegewezen HR-persoon verantwoordelijk voor het onderhandelen over verschillende federale en staatsregels en voorschriften. HR helpt bij het voorkomen van mogelijke aansprakelijkheden, boetes en controverses die op deze manier de reputatie van het bedrijf zouden kunnen schaden. In dit bericht zullen we doornemen wat HR-compliance betekent, de taak, training, software en het belang ervan.
Laten we verder gaan!!!
HR-compliance
Het opstellen van beleid en procedures om te garanderen dat uw bedrijf voldoet aan de huidige arbeids- en arbeidswetten en -regelgeving staat bekend als HR-compliance. HR controleert niet alleen of de voorschriften op de werkplek in overeenstemming zijn met de nationale en lokale wetgeving, maar handhaaft ook het beleid om te garanderen dat alle werknemers zich eraan houden.
Omdat alle werkgevers verplicht zijn om hun wettelijke verplichtingen na te komen, is HR-compliance essentieel voor uw bedrijf. Niet-naleving kan leiden tot boetes, straffen of zelfs juridische stappen die slecht kunnen zijn voor het bedrijf. Met andere woorden, om hun bedrijf te beschermen, moeten HR-leiders prioriteit geven aan HR-compliance.
Binnen HR zijn er tal van variaties in observatie. We beginnen met vier:
- Wettelijke naleving: Wettelijke naleving omvat het in de praktijk brengen en handhaven van regels die door de overheid zijn uitgevaardigd met betrekking tot werkgelegenheid en de werkplek.
- Naleving van regelgeving: dit onderwerp overlapt af en toe met wettelijke naleving, maar het verschil is dat uw bedrijf zich moet houden aan de voorschriften van een bepaalde regelgevende instantie.
- Contractuele naleving: Zoals het hoort, verwijst contractuele naleving naar de naleving door uw organisatie van de regels en voorwaarden waaraan zij is onderworpen.
- Naleving van de vakbondswetgeving: bepaalde bedrijven werken mogelijk met vakbondsmedewerkers. De Screen Actors Guild vertegenwoordigt bijvoorbeeld bijna 100,000 acteurs en technici.
HR-naleving baan
Hieronder staan enkele banen waar u aan kunt werken als HR-compliance-taak:
#1. Functie HR Compliance, Audit en Policy Manager
Met Workday als de basis van zijn afdelingsoverstijgende Global HR Operations-afdeling, maakt Flutter momenteel een spannende HR-transitie door. De merken en divisies van Flutter krijgen hoogwaardige diensten en flexibele, schaalbare HR-oplossingen van dit kenniscentrum voor mensen. Om initiatieven op gebieden als beloning te stimuleren en te ondersteunen; talent, betrokkenheid, leren; audit, beleid en compliance, zal een nieuwe ondersteuningsfunctie voor gespecialiseerde diensten samenwerken met deskundige HR-teams.
#2. HR-compliance adviseur vacature
Deze functie, die rapporteert aan de HR Shared Services Manager, heeft de taak ervoor te zorgen dat alle noodzakelijke HR-administratieve taken - inclusief aannemen, ontslaan en het uitvoeren van alle noodzakelijke wettelijke controles - worden uitgevoerd. De gekozen persoon krijgt een contract voor bepaalde tijd van 12 maanden en heeft de mogelijkheid om zowel op kantoor als thuis te werken.
#3. HR Compliance Intern - 12 maanden baan
De HR Compliance Intern zal assisteren bij vele HR compliance initiatieven in het Verenigd Koninkrijk en West-Europa terwijl hij samenwerkt met de West Europe HR Compliance Manager en UK HR Compliance Analyst. Er zal een verscheidenheid aan taken zijn, zoals het herzien van het beleid, het beantwoorden van ad-hocvragen van medewerkers en het helpen met onboarding-papierwerk. Bovendien zal hulp nodig zijn bij audits op afstand van locaties om de naleving van nationale wetten en SLB HR-beleid en -procedures te verifiëren. Dit zal een praktijkgerichte functie zijn, dus de ideale kandidaat zou zeer geïnteresseerd moeten zijn in compliance en arbeidsrecht in het algemeen.
#4. Functie Compliance & HR-functionaris
De functie vereist een mix van analytische vaardigheden, kennis van zakelijke vereisten, een hoog commercieel bewustzijn, scherpe administratieve vaardigheden en een scherp oog voor detail. Samen met een opgewekte, can-do-houding, zou eerdere ervaring met het werken met ISO 13485 of 9001 een groot voordeel zijn.
#5. Functie HR Onboarding & Compliance Officer
U kunt communiceren met verpleegkundigen, artsen en andere beroepsbeoefenaren in de gezondheidszorg terwijl u hun immigratieaanvragen, recht op werk-aanvragen, DBS-controles, referenties en beroepsgezondheidsverklaringen afhandelt als onderdeel van uw snelle teamfunctie. Om te garanderen dat alle pre-employment checks voor de geplande startdatum zijn afgerond, ben je bezig met het opstellen van arbeidsovereenkomsten en werk je onder druk. Als het eerste aanspreekpunt van de nieuwe medewerkers, ben je verantwoordelijk voor het opbouwen van een verstandhouding met hen en hun nieuwe lijnmanager.
#6. Functie HR-coördinator / HR-administrateur
De rol van de HR-coördinator is om het proces te beheren en documentatie te produceren voor vacatures, nieuwe aanwervingen, vertrekkende werknemers, proeftijd en promoties, terwijl hij ook coördinatie en administratieve ondersteuning biedt voor de HR-functie. assistentie bij taken met betrekking tot medewerkers voor de HR Business Partner en Business Unit Leaders.
Training HR-compliance
Vandaar dat HR-compliancetraining het proces is waarbij werknemers worden geïnformeerd over de regels en voorschriften die van invloed zijn op hun dagelijkse werkverantwoordelijkheden. Het helpt bij het voorkomen van problemen op de werkplek, zoals organisaties die de wet overtreden. Om de activiteiten en werkplekken te reguleren, zijn er sterke federale en staatsregels, wetten en voorschriften ingevoerd. Deze nalevingscriteria worden op bepaalde gebieden jaarlijks gewijzigd. Om ervoor te zorgen dat werkgevers en werknemers altijd op de hoogte zijn van deze regels, moet er regelmatig worden bijgeschoold.
Waarom is HR-compliancetraining zo belangrijk?
Individuen bezwijken vaak voor hun vooroordelen en handelen op een manier die leidt tot ongeorganiseerde situaties. Door HR compliance trainingen aan te bieden heeft iedere medewerker een incheckpunt. Om aanstootgevend, schadelijk en verstorend gedrag zoals intimidatie en discriminatie te voorkomen, heeft compliancetraining binnen uw bedrijf slechts één functie: het beantwoorden van de vraag.
Het respectloze en ongepaste gedrag van mensen tegenover specifieke werknemers kan worden beteugeld als ze specifiek op de hoogte worden gebracht dat dergelijk gedrag verboden is, zodat ze zich kunnen blijven concentreren op hun werkverplichtingen. HR-compliancetraining garandeert ook uniformiteit in hoe intimidatie en discriminatie binnen uw bedrijf worden gezien, gemeld, onderzocht en gedocumenteerd.
De eerste en belangrijkste stap in het creëren van een prettige, productieve werkplek en een cultuur van eerlijkheid, vertrouwen en naleving is daarom HR-compliancetraining. Regelmatige nalevingstraining kan u ook helpen bij het verdedigen van uw bedrijf tegen eventuele rechtszaken die potentiële werknemers kunnen aanspannen.
Welke onderwerpen moeten worden behandeld in een cursus HR-compliance?
Uw primaire doel moet zijn om elke werknemer voor te lichten over wat intimidatie, discriminatie en geweld op de werkplek inhoudt. Uw mensen moeten tijdens de training leren welk gedrag onaanvaardbaar is. Het moet benadrukken dat ongepast gedrag moet worden gemeld en de implicaties van dergelijke activiteiten uitleggen. Het proces voor het melden van intimidatie, aanranding en discriminatie moet zeer specifiek zijn.
Uw rekruteringssupervisors moeten worden geïnstrueerd om deze eigenschappen niet rechtstreeks ter sprake te brengen tijdens het interview- en selectieproces of om er rekening mee te houden bij het nemen van personeelsbeslissingen.
Hoe vaak moeten werknemers nalevingstraining krijgen?
Voor huidige werknemers wordt HR-compliancetraining doorgaans minstens één keer per jaar verplicht gesteld. Nieuwe medewerkers moeten echter altijd een één-op-één compliance-trainingssessie volgen. Bedenk dat u uw personeel eerder een nalevingstraining heeft gegeven; in dat geval heb je waarschijnlijk alle informatie die je nodig hebt om te presenteren, zoals pdf-bestanden of lange videocolleges. Deze kunnen worden gebruikt om uw personeel regelmatig bij te scholen, zodat ze compliance hoog in het vaandel kunnen houden.
Moet er monitoring en documentatie van de HR-compliancetraining worden gedaan?
Het is mogelijk om naleving van industrie- of overheidsnormen aan te tonen door strikte gegevens bij te houden die aantonen dat uw bedrijf een nalevingstraining voor personeel heeft gevolgd. U moet dus documenteren wanneer elke compliance-trainingssessie voor uw personeel is voltooid. Het gebruik van een leerbeheersysteem om nalevings- en trainingsgegevens bij te houden en te beheren, is de eenvoudigste oplossing. Als alternatief kunt u een ondertekend blad opnemen van een klas die u met een instructeur geeft.
Hoe kan HR-compliancetraining werknemersparticipatie stimuleren?
Gezien hoe belangrijk het is voor werknemers om naleving te handhaven, moeten nalevingstrainingen evenveel gewicht krijgen. Deelnemen aan het leiderschapsteam van uw bedrijf is de snelste manier om volledige betrokkenheid van het personeel te garanderen. Als de CEO bijvoorbeeld af en toe een training volgt, zal het personeel het belang ervan meteen inzien. Ook zou de mate van betrokkenheid en algehele aanwezigheid bij de training kunnen worden gekoppeld aan werknemersevaluaties. Ondanks het feit dat deze maatregel misschien overdreven rigoureus lijkt, zal hij werken. De waarheid is dat het succes van uw organisatie afhangt van het implementeren van uitgebreide compliance-trainingen.
HR-nalevingssoftware
Elk van de oplossingen voor compliancebeheer op deze lijst presteert een beetje anders. Welke voor u geschikt is, hangt af van de vereisten van uw bedrijf. Het volgende geeft een beknopt overzicht van elke software voor compliancebeheer. Hier zijn enkele van de opvallende kenmerken van elk programma, evenals screenshots die de gebruikersinterface laten zien.
#1. HR-compliancesoftware: Deel
Deel is een geavanceerde HR-indieningstool die bedrijven helpt ervoor te zorgen dat hun personeel wordt aangenomen en betaald in overeenstemming met regionale wet- en regelgeving. Alle primaire nalevingsgebieden, waaronder veiligheid, arbeidsrecht, salarisadministratie, uitkeringen en immigratie, worden gedekt door de mogelijkheden van de software, waaronder workflowgoedkeuringen, documentbeheer en rapportage.
Deel biedt een verscheidenheid aan functies die het voor gebruikers gemakkelijk maken om compliance voor ondernemingen te beheren. Integraties met populaire HR-softwareoplossingen behoren tot de meest recente nieuwe mogelijkheden, waardoor het eenvoudig is om nalevingsgegevens te importeren en exporteren. Populaire softwareprogramma's zoals Ashby, SCIM, Hibob, Expensify, Greenhouse, Netsuite, Okta, OneLogin, Quickbooks, Xero, Workday, BambooHR en Workable hebben allemaal integraties beschikbaar. Deel bevat ook een Open API om meer op maat gemaakte integraties mogelijk te maken.
#2. HR-nalevingssoftware: iSpring Learn
Met behulp van iSpring Learn kunt u de onboarding zo efficiënt mogelijk uitvoeren en de opleiding van uw medewerkers verhogen. Alle benodigde documenten kunnen worden gescand, PPT-presentaties kunnen worden geconverteerd naar een online versie, geüpload naar de site en aan nieuwe medewerkers worden gegeven. Of ontwikkel online trainingen en organiseer deze in leertrajecten. U kunt de meest grondige en uitgebreide voortgangsrapporten van de leerling krijgen van iSpring Learn voor een specifiek individu, een divisie of het hele team. U kunt de sterke punten en verbeterpunten van een werknemer bepalen, hun bereidheid om nieuwe vaardigheden te leren en andere cruciale details die u helpen te bepalen of ze na de proeftijd al dan niet bij het bedrijf moeten blijven en hoe u ze het beste kunt ontwikkelen om hun doel te bereiken. volledig potentieel.
Uw HR-systeem, ERP-systeem, bedrijfsportaal en andere systemen zijn allemaal naadloos geïntegreerd met iSpring Learn. Dit platform biedt integraties met ADP, zoom, BambooHR, Salesforce en Workday. U kunt unieke integraties maken met andere producten die u mogelijk gebruikt dankzij de REST/SOAP API.
#3. HR-nalevingssoftware: thuisbasis
Met behulp van automatische updates en andere mogelijkheden voor nalevingsbewaking is Homebase alles-in-één HR-software waarmee kleine bedrijven op de hoogte kunnen blijven van nalevings- en arbeidsregels. Homebase helpt bedrijven bij het naleven van lokale, provinciale en federale arbeidswetten door noodzakelijke tijdkaartgegevens op te slaan, pauzes te controleren en overuren te controleren om ervoor te zorgen dat de toegestane limieten niet worden overschreden.
De Fair Labor Standards Act schrijft voor dat werkgevers in in de VS gevestigde organisaties overal op hun werkplek posters met arbeidswetgeving ophangen. Homebase zal u voorzien van een bijgewerkte poster om de procedure te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat u altijd aan de regels voldoet wanneer de arbeidsvoorschriften veranderen, naast het sturen van automatische nalevingswaarschuwingen. Om ervoor te zorgen dat uw trainingsrecords compliant blijven, stelt het gebruikers ook automatisch op de hoogte wanneer de certificeringen van werknemers bijna verlopen. Een aantal bekende HR-platformen, waaronder Gusto, Quickbooks, ADP, Rippling, Square Payroll, Paychex en SurePayroll, evenals een aantal point-of-sale-leveranciers, hebben allemaal integratiemogelijkheden.
#4. HR-nalevingssoftware: ijverige ESG
Diligent is een kwaliteitsbeheer- en governance-, risico- en compliance-applicatie (GRC) met functies die zijn ontwikkeld voor verschillende sectoren, waaronder de gezondheidszorg en het bankwezen. De compliance-functies moedigen legaal gedrag onder werknemers aan en geven HR nuttige informatie. Zich ijverig verzetten tegen prijsstelling en promotie. Via de website kunt u echter meer details opvragen. Het is eenvoudig om compliance en risico's te beheren. De software helpt HR bij het in de gaten houden van activiteiten om niet-naleving vroegtijdig te identificeren. Het zal bijvoorbeeld onmiddellijk uw aandacht vestigen op mogelijke belangenconflicten, zodat u actie kunt ondernemen voordat ze een probleem worden. U kunt ook conforme regels ontwikkelen en deze implementeren voor al het personeel van uw organisatie.
#5. HR-nalevingssoftware: Cornerstone OnDemand
Cornerstone is een robuust, op compliance gericht softwaresysteem voor HR-talentmanagement. Ze helpen bij risicobeperking voor uw hele bedrijf. Het product is uitstekend in het helpen van werknemers met nalevingstraining. Om ervoor te zorgen dat iedereen de lessen volgt die relevant zijn voor hun beroep, kun je opleidingstrajecten automatiseren op basis van rollen.
Medewerkers hebben eenvoudig toegang tot de training via het medewerkersdashboard op een pc of een mobiel apparaat. Zodra ze de vereiste programma's hebben voltooid, kunnen ze toegang krijgen tot aanvullende cursussen om hun opleiding voort te zetten. HR kan ondertussen statistieken zoals het voltooien van cursussen volgen met behulp van het dashboard. De tool houdt de acties bij die u doet om de naleving te behouden. Gebruik deze audittrail om ervoor te zorgen dat u voorbereid bent op onderzoeken. U kunt deze inzichten communiceren met leiders via aanpasbare rapporten.
Het belang van HR-compliance
Nu we hebben gezien waar hr-compliance om draait, gaan we kijken naar het belang ervan:
#1. Het belang van HR-compliance: boetes en juridische problemen vermijden
Een externe audit van uw bedrijf kan op elk moment plaatsvinden. Het doel van een externe compliance audit is na te gaan hoe uw bedrijf bij het uitvoeren van een audit voldoet aan de wettelijke vereisten. U kunt juridische problemen voorkomen en geld besparen voor uw bedrijf door u te houden aan de verschillende wet- en regelgeving die relevant is voor uw branche.
#2. Het belang van HR-compliance: de reputatie van een bedrijf hooghouden
Gevallen van niet-naleving, zoals een verkeerde classificatie van werknemers of een gebrek aan veiligheid op de werkplek, worden vaak besproken in de media en kunnen uw reputatie als bedrijf en als werkgever schaden. Dit heeft verdere gevolgen voor uw wervings-, retentie- en klantvertrouwenstrategieën.
#3. Het belang van HR-compliance: een fantastische werkplek creëren
Om een omgeving te creëren waarin uw werknemers zich veilig voelen en u als werkgever kunnen vertrouwen, is HR-compliance vereist.
Hoe kan HR-compliance worden gegarandeerd?
Uw bedrijf is beter voorbereid op succes op de lange termijn als u zich houdt aan de best practices op het gebied van HR-compliance.
#1. Houd rekening met de nalevingsvereisten die voor u van belang zijn.
De wetten en richtlijnen waaraan u zich moet houden, zijn afhankelijk van een aantal variabelen, waaronder uw regio, de branche waarin u actief bent en de grootte van uw bedrijf. U kunt compliance-software gebruiken om wettelijke vereisten te controleren om u hierbij te helpen.
#2. Wijs verschillende rollen toe op de HR-afdeling voor compliance
De leden van uw HR-personeel moeten goed op de hoogte zijn van hun verantwoordelijkheden bij het waarborgen van HR-compliance. Overweeg de volgende vragen terwijl u uw tijd indeelt: Verdelen veel teamleden deze taak, of wijst u één persoon aan die verantwoordelijk is voor naleving? Zo ja, beschikt deze persoon over de benodigde deskundigheid en kennis? Hoe zouden ze worden ontwikkeld, zo niet?
Op basis van uw vereisten kunt u er zelfs voor kiezen om met een adviesbureau samen te werken of een toegewijde HR-compliancefunctionaris/-manager/-team in een groot bedrijf in te huren. Ook kan het zijn dat u juridische hulp nodig heeft. Als gevolg hiervan kan het nodig zijn om een crossfunctioneel team op te zetten om te helpen bij de naleving in uw bedrijf.
#3. Blijf op de hoogte van wetswijzigingen
Let op wijzigingen in de wet- en regelgeving die van invloed zijn op uw bedrijf. De wijzigingen vinden vaak aan het begin van het jaar plaats.
#4. Controleer regelmatig uw HR-beleid
Voer regelmatig HR-audits uit om de naleving van uw HR-beleid, zoals verlofbeleid, non-discriminatiebeleid en salarisbeleid, te controleren. Denk eens na over het herzien van uw beleid. U kunt ook HR-compliancetrainingen voor uw personeel geven. Affirmative action plan training, interview compliance training voor wervingsbureaus en nieuwe interviewers, en training over de Fair Labor Standards Act (FLSA) zijn enkele voorbeelden.
#5. Wees consistent in de manier waarop u uw beleid implementeert.
U moet consistent zijn bij het uitvoeren van HR-audits, het gebruik van uw beleid voor disciplinaire procedures, het gebruik van FMLA en het uitvoeren van andere procedures. Als alternatief zou het ruimte kunnen creëren voor niet-naleving en juridische problemen.
#6. Maak gebruik van HR-technologie
Controleer eerst of uw HR-technologie voldoet aan relevante wetgeving, zoals de AVG als u in Europa werkt of privacywetgeving. Daarnaast bieden veel HR-producten observatie-elementen die het eenvoudiger maken om naleving te waarborgen.
#7. Stel een HR-nalevingschecklist op.
Het gebruik van de HR-observatiechecklist kan u helpen alles te onthouden. Naast een meer algemene checklist voor bedrijfsobservatie, kunt u een nalevingschecklist opstellen voor het werven van nieuwe werknemers.
Wat zijn HR-nalevingsrollen en -verantwoordelijkheden?
HR-compliance omvat het opstellen van beleid en procedures om te voldoen aan de arbeids- en arbeidswetgeving.
Wat is de HR-nalevingschecklist?
HR-professionals gebruiken een checklist voor HR-naleving om zich voor te bereiden op een audit.
Wat zijn de componenten van HR-compliance?
Dit omvat het naleven van de specifieke en grondige vereisten van het arbeidsrecht met betrekking tot kennisgevingen van werknemers, arbeidswetten en veiligheidsbeschermingen.
Wat zijn de 3 belangrijkste pijlers van naleving?
De drie fundamentele pijlers van efficiënt compliancebeheer zijn mensen, processen en technologie.
Wat zijn voorbeelden van HR-compliance?
- Wet op eerlijke arbeidsnormen (FLSA)
- Affordable Care Act (ACA)
- Wet gelijke beloning (EPA)
- Amerikanen met een handicap Act.
- Wet op gezins- en ziekteverlof.
- Occupational Safety and Health Act (OSHA)
- Titel VII van de Civil Rights Act.
Gerelateerde artikelen
- COMPLIANCE-MANAGEMENTSYSTEEM: definitie en belang
- WAT IS EEN COMPLIANCE OFFICER? Taken, kwalificaties en salaris
- BESTE BELEIDSBEHEERSOFTWARE: 2023 Beoordelingen
- HR-SERVICES VOOR KLEINE BEDRIJVEN: functies en voorbeelden van HR-services
- Salarisadministratie voor kleine bedrijven: de beste service voor salarisadministratie in het VK
Referenties
