Software voor financiële beheersystemen (FMS) helpt een bedrijf om zijn financiële gegevens te beheren. Zoals met de meeste andere managementsystemen, genereren financiële managementsystemen niet noodzakelijkerwijs inkomsten, maar ze helpen om de activa van het bedrijf te beheren en de inkomsten te optimaliseren voor correct gebruik. We zullen zien hoe deze systemen voor financieel beheer werken, evenals hun voordelen.
Financiële beheersystemen
Financiële managementsystemen (FMS) zijn software en processen die een bedrijf gebruikt om zijn inkomsten, uitgaven en activa te beheren. Het doel van een financieel managementsysteem is om de inkomsten te optimaliseren en de duurzaamheid van de onderneming op lange termijn te verzekeren, naast het ondersteunen van de dagelijkse financiële operaties. Ze helpen financiële teams door:
- Stroomlijn facturering en facturering.
- Optimalisatie van de cashflow op dagelijkse, maandelijkse en jaarlijkse basis.
- Houd audit trails bij en volg de boekhoudregels.
- Boekhoudfouten verminderen door financiële activiteiten te automatiseren.
- Verbeteren van budgettering, prognoses en planning
- Versnellen van de financiële afsluiting en rapportageprocessen.
Software voor financiële beheersystemen (FMS) kan worden geïntegreerd in het ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) van een bedrijf, dat financiële en operationele gegevens consolideert en teams een holistisch perspectief op de organisatie biedt. Afzonderlijke financiële toepassingen kunnen ook worden samengevoegd om een allesomvattende oplossing voor financieel beheer te bieden. CFO's kiezen steeds vaker voor cloudgebaseerde ERP- en financieel beheersoftware die snel kan worden geschaald om uitbreidingen mogelijk te maken en meerdere locaties, talen, valuta's en regelgeving te ondersteunen.
Essentiële componenten van financiële managementsystemen (FMS)
Een goed financieel beheersysteem biedt bedrijven een volledig assortiment boekhoudsoftware en één enkele bron van waarheid. Er zijn tal van tools binnen het systeem, die kunnen worden ingedeeld in vier categorieën:
#1.Algemene boekhouding en financiële afsluiting
Hulpmiddelen voor boekhouding en financiële afsluiting helpen bij fundamentele boekhoudtaken zoals grootboek, crediteuren (AP), debiteuren (AR) en salarisadministratie. Ze helpen teams bij het produceren van rapporten, het maken van financiële overzichten voor inkomsten, uitgaven en saldi, en het snel en efficiënt afsluiten van de boeken. Belastingbeheerelementen kunnen helpen bij de nauwkeurigheid en naleving van belastingaangiften.
#2. Inkomsten-, contanten- en treasurybeheer
Met oplossingen voor inkomstenboekhouding kunnen financiële teams factureringsprocedures automatiseren, realtime betalingen analyseren en naleving van wettelijke normen voor inkomstenverantwoording, zoals IFRS 15, verifiëren. Cash- en treasurybeheersoftware helpt teams bij het voorspellen van de cashflow, het verbeteren van de liquiditeit en het proactief beperken van risico's . Dit programma maakt ook verbinding met financiële systemen, waardoor gebruikers banktegoeden in realtime kunnen zien en het afstemmen van rekeningen kan vergemakkelijken.
#3. Financiële planning en analyse
Deze set hulpmiddelen voor planning, prognoses, budgettering en analyse helpt CFO's en hun teams bij het ondersteunen van de algehele financiële gezondheid van het bedrijf. FP&A-software is cruciaal voor het bewaken van kosten en winstgevendheid, het verbeteren van de prestaties, het anticiperen op en navigeren in toekomstige omstandigheden en het bieden van tijdige en nauwkeurige ondersteuning van de besluitvorming aan de C-suite. Het vergemakkelijkt ook de planning en coördinatie van meerdere scenario's tussen financiën en alle andere afdelingen.
#4. Governance, risico en compliance
(GRC)-oplossingen helpen teams bij het afstemmen van organisatorische activiteiten op bedrijfsdoelen, het identificeren en beperken van verschillende soorten risico's en het zorgen voor naleving van wet- en regelgeving, variërend van AVG en SOX tot internationale handelsovereenkomsten. Bedrijven kunnen efficiënter functioneren, onzekerheid overwinnen en integer handelen door gegevens te synchroniseren tussen corporate governance, risicobeheer en complianceprocessen.
Voordelen van financiële managementsystemen
Wat zijn de voordelen van het implementeren van Financial Management Systems (FMS)-software in een bedrijf?
Een bedrijf dat de huidige financiële boekhoudsoftware gebruikt, kan tal van voordelen krijgen. Laten we er een paar bekijken:
#1. Gestroomlijnde financiële en boekhoudkundige activiteiten
Een van de meest voor de hand liggende voordelen van het invoeren van een FMS is dat het de financiële en boekhoudkundige procedures vereenvoudigt. Als gevolg hiervan heeft de financiële afdeling meer tijd om zich te concentreren op andere kritieke functies, zoals het verhogen van de omzet, het verbeteren van de klantenservice en het verlagen van de operationele kosten.
#2. Automatisering van routinehandelingen en procedures
Financiële professionals gebruiken een FMS om de meeste van hun bestaande financiële activiteiten automatisch uit te voeren, waardoor ze tijd besparen. Financiële managementsystemen stellen financieel personeel ook in staat om veel taken tegelijk uit te voeren, waardoor ze het werk sneller kunnen verplaatsen en projecten op schema en binnen het budget kunnen voltooien.
#3. Realtime toegang tot financiële en niet-financiële gegevens
Financiële professionals hebben nu toegang tot gegevens uit verschillende bronnen op één enkel platform. U hoeft geen tijd meer te verspillen aan het ophalen van rapporten en het handmatig samenstellen van gegevens. Of u nu kijkt naar inkomsten, kosten of projecten, een FMS haalt automatisch alle informatie op die u nodig hebt.
#4. Managers kunnen nu in recordtijd datagestuurde, weloverwogen beslissingen nemen.
Een financieel systeem stelt managers in staat om te profiteren van big data in hun bedrijf. Een financieel systeem verzamelt informatie van meerdere afdelingen binnen een organisatie en presenteert deze op een uniforme manier, zodat gebruikers snel de relaties tussen verschillende gegevenssets kunnen begrijpen.
Managers kunnen veel sneller weloverwogen beslissingen nemen als ze direct toegang hebben tot realtime gegevens en onmiddellijke antwoorden op hun vragen.
#5. Fouten en weglatingen worden niet langer getolereerd.
Financiële professionals verkleinen de kans op fouten en weglatingen aanzienlijk door financiële operaties te automatiseren en hun gegevens te centraliseren in een FMS, omdat alles wat ze nodig hebben al gemakkelijk voor hen beschikbaar is.
Dit vermindert direct de verliezen die gepaard gaan met het handmatig vastleggen van gegevens, waardoor de financiële afdeling efficiënter werkt.
#6. Zakelijk aanpassingsvermogen
Snel kunnen aanpassen aan veranderingen is van cruciaal belang voor het succes van de organisatie en het handhaven van een hoog niveau van winstgevendheid in het veranderende bedrijfsklimaat van vandaag. U kunt dit proces beter beheren met een FMS, omdat het organisaties helpt om zich sneller en gemakkelijker aan veranderingen aan te passen.
#7. Inzichten en zichtbaarheid in operaties
Omdat een FMS alle gegevens van uw organisatie op één locatie consolideert, is het gemakkelijker om trends te ontdekken en inzichten op te doen. Dit geeft u inzicht in potentiële kansen om het resultaat te verbeteren op gebieden als prijs, verkoop en productie.
#8. Verhoogde operationele efficiëntie verhoogt de productiviteit van financiële medewerkers
Financiële medewerkers kunnen zich concentreren op activiteiten met meer toegevoegde waarde wanneer repetitieve, alledaagse processen worden geautomatiseerd of gestroomlijnd, wat resulteert in verbeterde operationele efficiëntie, optimaal gebruik van middelen en algehele tevredenheid van de medewerkers.
U kunt ook een hogere productiviteit verwachten.
#9. Gestroomlijnde facturering en facturering
Met de juiste financiële software kunt u de op papier gebaseerde operaties drastisch minimaliseren en de invoer van menselijke gegevens verwijderen.
Hierdoor kan uw bedrijf de inningstijdlijnen verkorten, de cashflow verhogen door de inningspercentages te verhogen en dubieuze debiteuren verminderen.
#10. Mogelijkheid om de cashflow op dagelijkse, maandelijkse en jaarlijkse basis te optimaliseren
Een financieel systeem maakt het voorspellen van toekomstige kasstromen eenvoudiger omdat het nauwkeurige en volledige informatie over uw organisatie op één locatie verzamelt. Hierdoor kunnen medewerkers het werkkapitaal beter beheren en de dagelijkse, maandelijkse en jaarlijkse cashflow optimaliseren.
#11. Een meer diepgaande kostenanalyse
Met een FMS kunt u inzoomen op verschillende gebieden van uw bedrijf om kostenbesparende mogelijkheden te ontdekken. De juiste financiële software kan u helpen bij het opsporen van problemen in uw rekeningen voordat ze exploderen, zodat u actie kunt ondernemen wanneer het gemakkelijker is om wijzigingen aan te brengen.
Op de lange termijn stelt dit uw bedrijf in staat minder geld uit te geven aan onnodige uitgaven en tegelijkertijd meer geld te besparen op uitvaltijd.
#12. Verbeterde naleving van boekhoudnormen
Omdat de software automatisch financiële overzichten en gerelateerde rapporten genereert in een formaat dat voldoet aan de boekhoudnormen, zorgt een financieel systeem ervoor dat u altijd blijft voldoen aan de huidige boekhoudnormen en -regelgeving, zodat u controle behoudt over uw financiële rapportage.
#13. Afstemmingen worden sneller verwerkt.
Met boekhoudsoftware kunnen accountants veel sneller afstemmingen voltooien.
Dit is mogelijk omdat afstemmingen binnen een FMS integreren met bankfeeds en dus automatisch kunnen worden verwerkt zonder dat er extra werk van het financiële team nodig is.
#14. Afzonderlijke apps en systemen samenbrengen
Het juiste cloudgebaseerde FMS heeft uitgebreide integraties, waardoor bedrijven moeiteloos gegevens kunnen uitwisselen tussen al hun systemen en apps, waaronder ERP, CRM, eCommerce-platforms en nog veel meer.
Dit geeft organisaties een beter inzicht in hun hele bedrijf en stelt hen in staat om bruikbare beslissingen te nemen op basis van realtime gegevens uit alle gebieden van hun activiteiten.
#15. Preventie van fraude en criminele activiteiten
Boekhoudsystemen met ingebouwde controles helpen bij het voorkomen van fraude en criminele activiteiten.
Dit is mogelijk omdat financiële software verdacht gedrag in realtime kan detecteren, zodat u snel actie kunt ondernemen om dit te voorkomen.
#16. Verbeterde gegevensbeveiliging
De financiële systemen van vandaag gebruiken de meest geavanceerde coderingstechnologie om ervoor te zorgen dat de gevoelige gegevens van uw bedrijf veilig zijn terwijl ze worden opgeslagen of overgedragen via verschillende platforms.
Dit zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot deze informatie en dat deze niet toegankelijk is voor een andere partij zonder een goede zakelijke reden.
#17. Cloudgebaseerde gecentraliseerde opslag met toegang op elk moment en vanaf elke locatie
Met financiële beheersystemen kunt u uw gegevens opslaan in een gecentraliseerd cloudgebaseerd systeem dat op elk moment en vanaf elke locatie toegankelijk is.
Hierdoor kunnen teams van meerdere locaties samenwerken aan projecten en sneller informatie delen, zelfs als ze geografisch gescheiden zijn.
De vier elementen van financiële managementsystemen
Financieel management integreert organisatie, bedrijfsdoelstellingen, taak- en innovatiebeheer, evenals de financiële stabiliteit en inkomsten van een bedrijf, en de lijst kan lang zijn. Het hoeft echter niet zo moeilijk te zijn als het lijkt. De meeste software voor financiële beheersystemen verdeelt ze in vier aspecten die goed worden erkend in financieel beheer. Plannen, controleren, organiseren en regisseren, en besluitvorming zijn de vier aspecten. Een bedrijf dat deze structuur en dit plan volgt, kan ontdekken dat het niet zo overweldigend is als het lijkt.
De elementen van software voor financiële beheersystemen (FMS)
#1. Planning
Bepaal de stappen die passen bij de doelen van het bedrijf of het individu.
Heeft u de tijd genomen om de doelstellingen en doelstellingen van uw bedrijf duidelijk te omschrijven? Heb je langetermijnambities voor jezelf, je merk en je medewerkers? Elk bedrijfsdoel, of dat nu winstmaximalisatie, bedrijfsgroei of uitbreiding van diensten is, vereist financieel beheer en bij elk doel zullen er maatregelen zijn om dat doel te bereiken. Dit omvat financiering, budgettering, het toewijzen van banen, het uitvoeren van klantonderzoek en nog veel meer. Neem de tijd om een aantal meetbare stappen te bedenken die u dichter bij uw doel zullen brengen.
#2. Controle
Zorg ervoor dat alle aspecten van de organisatie zich houden aan het gedefinieerde plan.
Weet u dat elk onderdeel van het bedrijf ernaar streeft zijn doelen te bereiken nu u uw stappen kent? Dit gaat niet per se over het verlagen van de kosten of het elimineren van ontslagen; het gaat veeleer om het vaststellen van geschikte KPI's die meetbaar kunnen worden gekoppeld aan het doel van de organisatie. Het is van cruciaal belang ervoor te zorgen dat alle medewerkers zich bewust zijn van de doelen en hun betrokkenheid bij het bereiken van die doelen.
#3. Coördineren en aansturen
Bepaal welke middelen u nodig heeft om het plan effectief uit te voeren.
Middelen hebben niet alleen betrekking op fysieke goederen en gereedschappen. Het omvat personeel, verantwoordelijkheden, budgetten, geld, technologie en software, outsourcingdiensten en andere aspecten. U wilt niet beginnen met het implementeren van een strategie als u niet over alle middelen beschikt die u nodig hebt om aan de slag te gaan.
#4. Maak een beslissing
Beslissingen nemen na grondig onderzoek van alle mogelijkheden en opties.
Nadat alle alternatieven en toekomstige plannen zijn geïdentificeerd, moeten besluitvormers bepalen welk alternatief praktisch is en past bij de doelen en doelstellingen. Besluitvorming zal in feite overlappen met de rest van de planning, controle en organisatie, aangezien elk onderdeel moet worden bevestigd voordat verder wordt gegaan met het plan.
Wat is een effectief financieel managementsysteem?
Een effectief financieel beheersysteem verbetert de bedrijfsprestaties op korte en lange termijn door facturering en inning van facturen te versnellen, boekhoudfouten te elimineren en redundantie bij het bijhouden van gegevens te verminderen.
Wat zijn financiële systemen?
Financiële systemen zijn een verzameling entiteiten die de uitwisseling van fondsen mogelijk maken, zoals banken, verzekeringsmaatschappijen en beurzen.
Wat zijn de basisprincipes van financieel beheer?
Het beheer van de financiën van het bedrijf omvat operaties zoals budgettering en kasstroomprognoses, evenals hun verwerving en uitbetaling. Het omvat het gebruik van standaard managementtechnieken om toezicht te houden op de financiële activa van het bedrijf.
Wie zijn de belangrijkste actoren van het financiële systeem?
Bewaarders, makelaars, verzekeringsmaatschappijen en investeringsbedrijven zijn vanuit fiscaal oogpunt allemaal cruciale spelers in de financiële sector.
Wat is het financiële systeem van SAP?
Met SAP FICO kan een bedrijf een volledige replica van zijn financiële transactiegegevens opslaan. SAP FICO is met name bedoeld om te helpen bij bedrijfsplanning en besluitvorming door het creëren en beheren van financiële overzichten voor analyse en rapportage te vergemakkelijken.
Ten slotte,
Financiële systemen zijn bedoeld om managers meer controle te geven over de bedrijfsfinanciën en om de prestaties te verbeteren.
U kunt financiële procedures automatiseren, ontslagen minimaliseren, naleving van boekhoudnormen verbeteren en de financiële activiteiten van uw bedrijf effectiever beheren met de juiste technologie, naast andere voordelen. Bij het omgaan met de moeilijkheden van financieel beheer is het van cruciaal belang om de planning op te delen in categorieën die verband houden met bedrijfsdoelstellingen. Nadat je een strategie hebt gekozen, kun je tools en platforms kiezen om deze te ondersteunen.
Veelgestelde Vragen / FAQ
Waarom is een financieel managementsysteem belangrijk?
Financieel beheer is belangrijk omdat het bepaalt hoe u contant geld kunt verkrijgen en verdelen, belangrijke financiële beslissingen kunt nemen, de winst kunt vergroten, de waarde van het bedrijf kunt vergroten en het bedrijf financieel stabiel kunt houden.
Wat is het hoofddoel van financieel beheer?
Het belangrijkste doel van financieel beheer is vermogensmaximalisatie.
Wat is een voorbeeld van software voor financieel beheer?
Voorbeelden van software voor financieel beheer zijn EPM-, CRM- en ERP-software
Gerelateerde artikelen
- Bedrijfsboekhouding: functieomschrijving en salaris
- Financiële planning: overzicht, typen, belang, concept (+ gratis pdf's)
- BESTE BELEIDSBEHEERSOFTWARE: 2023 Beoordelingen
- COMPLIANCE-MANAGEMENTSYSTEEM: definitie en belang
- HULPMIDDELEN VOOR GELDBEHEER: wat het is, hoe het te gebruiken en gratis online tools
Referenties
