Heeft u suggesties nodig voor het organiseren van een evenement? U bent op de juiste locatie aangekomen. Door de jaren heen hebben we evenementen bijgewoond die door tal van groepen werden georganiseerd. We hebben ook een heleboel best practices die je kunt gebruiken, ook al kunnen we niet alle details opsommen waarmee je rekening moet houden (dit hangt vaak af van het type evenement!). We hebben ook deze gratis, eenvoudig te gebruiken checklist gemaakt voor de voorbereiding van je evenement, zodat er niets tussen de kieren glipt. We kunnen u helpen als u een virtueel evenement plant. Dit is alles wat u moet weten over evenementenplanning, services, bedrijven die het beste bieden en de checklist om zonder verder oponthoud te plannen.
Laten we verder gaan!!!
Event Planning
De opwindende vaardigheid om mensen en activiteiten te choreograferen om een voorstelling te produceren die mensen levenslange herinneringen nalaat, staat bekend als evenementenplanning. Het is vergelijkbaar met het regisseren van een live-podiumvoorstelling om een evenement te plannen en op te zetten, of het nu gaat om een conferentie, bedrijfsevenement, geldinzamelingsactie, beurs of een ander soort evenement. Voor degenen die van reizen houden, biedt het ook een fantastische kans om weelderige hotels en intrigerende nieuwe locaties te bezoeken en te socializen met sprekers en deelnemers van over de hele wereld. En je mag het allemaal doen terwijl je veel vrijheid en onafhankelijkheid hebt!
Wie is een evenementenplanner?
Een eventplanner, vaak meeting- en/of congresplanner genoemd, is iemand die alle facetten van zakelijke bijeenkomsten en evenementen organiseert, niet te verwarren met een weddingplanner. Ze beslissen vaak waar ze vergaderen, plannen vervoer en organiseren een heleboel andere details.
Wat doet een evenementenplanner?
Evenementcoördinatoren regelen elk aspect van een evenement, van begin tot eind. Vergaderingsplanners zullen bijvoorbeeld voorafgaand aan een vergadering klanten ontmoeten om de aanwezigheid te meten en het doel van de bijeenkomst vast te stellen. Zij zorgen voor de details van de vergadering, inclusief de registratie van bezoekers en de audio/visuele installatie van de spreker tijdens de vergadering. Deelnemers worden na de conferentie ondervraagd om hun belangrijkste interesses te bepalen.
Bovendien worden vergaderlocaties zoals hotels en congrescentra gezocht door evenementenplanners. Ze houden rekening met het vermogen van de faciliteiten om accommodatie en diensten aan te bieden, hoe eenvoudig het zal zijn voor bezoekers om er naartoe te gaan, en de lokale attracties. Planners houden er nu ook rekening mee of een online vergadering dezelfde doelen kan bereiken als een face-to-face bijeenkomst.
Wat zijn enkele basisprincipes voor evenementenplanning?
De kunst (en soms wetenschap) van het conceptualiseren, plannen, organiseren en uitvoeren van evenementen staat bekend als evenementenplanning. Het is tijd om contact op te nemen met een evenementencoördinator of planningsbureau wanneer een belangrijk, grootschalig evenement goed moet lopen. Belangrijke dienstverleners die een vlotte productie en uitvoering van evenementen kunnen garanderen, zijn evenementenplanners. Ze voeren deze taken uit voor beurzen, evenementen voor senioren, liefdadigheidsgala's en vele andere gelegenheden.
Waarom huren mensen diensten voor evenementenplanning in?
Er zijn twee belangrijke factoren die mensen ertoe aanzetten om services voor evenementenplanning te gebruiken:
- Zodat aanwezigen en geëerde gasten plezier kunnen hebben zonder op de functie te letten.
- Om het evenement vlekkeloos te laten verlopen.
Beschouw een normale bruiloft als illustratie. Voor het coördineren, organiseren en uitvoeren van hun huwelijksarrangementen maken veel verloofde stellen gebruik van evenementenplanners of evenementenplanningsdiensten. Daarom hoeven de pasgetrouwden zich geen zorgen te maken over zaken als catering, parkeren of het wegsturen van onstuimige gasten, en kunnen ze in plaats daarvan genieten van hun speciale dagen en zich concentreren op het huwelijk. De weddingplanner handelt in plaats daarvan dergelijke details af.
Bovendien zijn sommige evenementen zo ingewikkeld – vooral die met honderden of meer mensen – dat het bijna onmogelijk is om ze zelf goed te plannen en te regelen. Ervaren, goed geïnformeerde evenementenplanners weten hoe ze mensenmassa's moeten beheren, hoeveel voedsel ze moeten leveren en andere elementen die een belangrijk evenement kunnen maken of verpesten.
Evenementenplanningsdiensten
Wat houden evenementenplanningsservices precies in, vraag je je misschien af? Omdat elk evenement zo uniek is, zal de dienstverlening per evenement verschillen. Ontdek onze top 5 evenementenplanningsdiensten in de volgende paragrafen, samen met de voordelen van het inhuren van een specialist.
#1. Locatie
Het vinden van een locatie is aanzienlijk lastiger dan het lijkt. Er komt veel bij kijken, zoals capaciteit, beschikbaarheid en budget. Sommige locaties hebben een voorkeurslijst met cateraars, terwijl andere toestaan dat eten van buitenaf wordt binnengebracht. Maak gebruik van het bedienend personeel en de barmannen die door de locatie worden geleverd, aangezien zij u misschien niet toestaan om externe werknemers binnen te halen.
Is de locatie goed bereikbaar? Zijn er hotels in de buurt voor individuen die van buiten de stad komen? Moet u voor het evenement zelf voor beddengoed, stoelen en tafels zorgen? De antwoorden op de bovengenoemde vragen kunnen buitengewoon ontmoedigend zijn. Tigris Events voorziet in die behoefte. We zijn ons ervan bewust dat het enige tijd kan duren om verschillende instellingen te onderzoeken om te bepalen of ze goed passen. Onze evenementencoördinatoren geven u een korte lijst met beschikbare, perfecte plaatsen die passen bij uw budget en uw voorkeursconcept. De keuze kan in slechts enkele seconden worden bepaald door naar hun presentatie te kijken!
#2. Kunst
Het uiterlijk en de sfeer van een locatie kunnen radicaal worden veranderd door decor. Het bevat bloemen, tafeldecoraties, logo's, achtergronden en andere dingen. Het decor zal de doorslag geven of je voor een intieme of grote aantrekkingskracht gaat. Om u te helpen uw ideale feest te visualiseren, zorgt een evenementenplanner voor het decor, met ideeën en vloerindelingen. Ze hebben aanbevolen aanbieders die de knowhow hebben om de loop van uw evenement te veranderen.
Een live band, een DJ of zelfs acrobaten zijn mogelijke entertainmentalternatieven! U kunt ook interactief entertainment opnemen, zoals een goochelaar, stations voor het rollen van sigaren of casinospellen, als u echt indruk wilt maken op uw bezoekers. We bieden ook regelmatig mascottes aan voor seizoensevenementen! Het selectieproces voor talent wordt gestroomlijnd door de one-stop-shopping die services voor evenementenplanning aan elke leverancier bieden.
#3. Horeca
Houdt u van een dinerbuffet of passerende hors d'oeuvres? Is er een speciaal drankje inbegrepen? U moet niet alleen de hoeveelheid voedsel bevestigen, maar ook het soort voedsel. Zijn er dieetbeperkingen of voedselallergieën? Bij de onderhandelingen over de catering van uw evenement moet met deze zaken goed rekening worden gehouden. De cateringalternatieven die door verschillende bedrijven worden aangeboden en stijlen voor het serveren van eten maken deel uit van de evenementenplanningsservices. Door een evenementenplanner in te schakelen, kunt u ervoor zorgen dat de juiste hoeveelheid en soort voedsel wordt verstrekt voor uw bijeenkomst. Verstuurt u papieren uitnodigingen of elektronische uitnodigingen naar gasten? Op welke manier beheert u de RSVP's? Wordt er ter plekke ingeschreven? Zijn er handmatige of geautomatiseerde opties?
Als u het geschatte aantal bevestigde bezoekers kent, kunt u het evenement effectief plannen. Vereenvoudig het hele proces door een evenementenplanner in te huren die de uitnodigingsdistributie, het RSVP-beheer en het personeel voor gastregistratie afhandelt.
#4. Evenementen Personeel
Bovendien wordt het evenementenpersoneel aangeboden door een full-service evenementenbureau. Deze mensen kunnen helpen met bartending, begroeting en registratie. Ze kunnen helpen met belangrijke berichten, het uitdelen van swag en cadeauzakjes en het promoten van deelname als je activatie aanwezig hebt op je evenement. Evenementpersoneel dient altijd ingezet te worden voor registratie en jascontrole. Het geeft de gelegenheid een gepolijst gevoel!
Bedrijven voor evenementenplanning
Elk jaar leggen deze bekende evenementenplanningsbedrijven de lat hoger. Ook hun behendige optredens die het podium stelen, laten een stempel achter op het publiek. Zie hieronder voor suggesties over 's werelds beste bedrijven voor evenementenplanning die u kunt gebruiken voor uw aanstaande evenement.
#1. Bassett-evenementen, Inc.
Ze zijn gevestigd in Toronto, Canada, en bieden een breed scala aan diensten, waaronder volledige productie en ontwerp van evenementen, onderhandelingen over leverancierscontracten, personeel, sponsor- en mediabeheer, videoproductie en meer. Ga niet verder dan Bassett Events, of u nu spraakmakende privéfeesten, filantropische evenementen of een extravagante bruiloft organiseert. De kleine groep, onder leiding van Jennifer Bassett, blinkt uit in het toevoegen van een gevoel van verrassing aan zelfs de mooiste gelegenheden.
#2. MKG
Het aanbieden van diensten zoals Insights-onderzoek, ervaringsgerichte strategie, creatieve campagne-ontwikkeling, tentoonstellings- en omgevingsontwerp, evenementenproductie en meer met locaties in zowel New York City als Los Angeles. Wanneer grote merken geweldige productdebuten, Instagram-waardige instellingen en onvergetelijke 'merkervaringen' willen produceren, komen ze naar MKG. Deze organisatie organiseert geen typische evenementen. Op hun website vind je levensgrote kunstinstallaties, ballenbakken voor volwassenen en hotdogwip.
#3. David Tutera
Gevestigd in Los Angeles en biedt diensten aan zoals leveranciersbeheer, planning, productie en concept en ontwerp van evenementen. David Tutera is dus goed thuis in het plannen van een uitbundige bruiloft als zowel tv-presentator als ontwerper van bruidsjurken. Het team streeft ernaar ervaringen te bieden die uw meest levendige verbeelding prikkelen en uw grootste ambities realiseren.
#4. Een perfect evenement
Ze zijn mogelijk in Chicago gevestigd en bieden evenementenbeheer, bloemen, briefpapier, styling, gunsten en meer. Debi Lilly heeft een lange carrière in evenementen en gebruikt haar evenementenplanning om klanten te helpen ontsnappen aan de realiteit. Naast het ontwerpen en produceren van evenementen, exploiteert het bedrijf ook een kleine evenementenlocatie genaamd de DL Lounge. Het bedienen van bekende klanten is iets waar Debi bekend om staat. De meest bekende gelegenheid was de live verjaardagsviering van Oprah.
#5. Wonderland
Het bedrijf heeft kantoren in Londen, New York City en Miami en biedt merkontwikkeling, ontwerp en productie van evenementen, ervaringsgerichte marketing, sociale media en meer. In vergelijking met andere gevestigde bedrijven straalt Events by Wonderland een meer positieve, eigentijdse en jeugdige houding uit. Wonderland heeft meer dan 15 jaar ervaring in het werken met luxe, reizen, detailhandel, technologie en andere merkverticalen via 'creatieve ervaringsgerichte' evenementen.
Checklist voor evenementenplanning
Een checklist voor evenementenplanning mag niet worden gebruikt in plaats van een show of een evenementenbudget, omdat het niet noodzakelijkerwijs een evenementenplan op zich is. Beschouw het meer als een referentie die elk aspect van het evenement in chronologische volgorde en de deadlines voor coördinatie opsomt. U kunt voorkomen dat u onderweg iets cruciaals mist door een checklist voor evenementenplanning te gebruiken. Simpel gezegd, het houdt je op het goede spoor en houdt je georganiseerd, zodat je een succesvol evenement kunt organiseren. Er bestaat niet zoiets als een sjabloon die voor iedereen geschikt is, daarom is het cruciaal om deze aan te passen aan uw behoeften en doelstellingen. Laten we eens kijken naar alles wat je nodig zou kunnen hebben om op je checklist voor evenementenplanning te zetten om aan de slag te gaan.
#1. Maak een sjabloon voor een checklist voor evenementenplanning.
Plaats elk item in een sjabloon terwijl u uw checklist maakt. U kunt uw eigen sjabloon maken in Google Documenten of Microsoft Excel, of u kunt online een sjabloon zoeken. U kunt ook samenwerken met uw evenementmedewerkers door een projectbeheersysteem zoals Asana of Podio te gebruiken.
#2. Bepaal de benodigdheden voor het evenement.
Kies vervolgens op de planningschecklist enkele van de essentiële componenten voor uw evenement:
- Tijd en datum
- Locatie
- soort gelegenheid
- Evenement doel
- Doelen van evenementen
- Toehoorders
Zorg ervoor dat je deze stappen niet overslaat door elk van deze stappen als to-do-item aan je checklist toe te voegen.
#3. Maak een budget voor het evenement.
Het uitgeven van een evenementenbudget kan een uitdaging zijn als je alle kosten in ogenschouw neemt. Het is eenvoudig te doen met een Microsoft Excel-spreadsheet. Begin eerst met de grotere gebieden, zoals verhuur, catering en inrichting. Laat ten slotte Excel het werk voor u doen door alle uitgaven in elke categorie op te splitsen.
#4. Maak de lay-out van het evenement.
Omdat het de evenementelementen omvat die de meeste invloed hebben op bezoekers, is dit de kern van evenementenplanning. Denk na over de precieze dingen die u moet toevoegen aan uw checklist voor planningsevenementen terwijl u deze verkent.
- Programma
- Layout
- Thema
#5. Bereid het decor voor.
Decor is niet alleen aantrekkelijk; het is essentieel voor een geslaagd evenement. Ervoor zorgen dat je al je bases bedekt, kan moeilijk zijn, omdat het varieert van verhuur en boeketten tot tafelkleden en accentstukken. Vraag jezelf af wat de aanwezigen zullen zien, want ze zullen het evenement met hun vijf zintuigen ervaren. geluid, geur, aanraking en smaak
#6. Wees inventief met uw maaltijden en drankjes.
Eten en drinken kan het middelpunt van een bijeenkomst zijn, want samen eten is een ware uitdrukking van kameraadschap. Voedsel is een symbool van opvoeding, dus de gastheer heeft de kans om attente gastvrijheid te tonen. Uw checklist helpt bij het navigeren door deze subtiliteiten, zodat u de ideale cateraar kunt selecteren, uw menu up-to-date kunt houden, het milieu kunt beschermen en, belangrijker nog, ervoor kunt zorgen dat uw bezoekers zich tevreden en geliefd voelen.
#7. Maak een marketingstrategie.
Eventmarketing wekt spanning op, verhoogt de verwachtingen en zorgt voor een gezonde opkomst. Het marketingplan voor en na het evenement kan met behulp van een evenementenchecklist over al die kanalen in kaart worden gebracht. Een online tool voor projectbeheer zal op dit moment erg handig zijn voor jou en je team.
#8. Wees voorbereid op onverwachte en kleine details.
De kleinste details kunnen een grote impact hebben. Houd daarom elk klein detail bij dat een impact kan hebben op de ervaring van uw bezoekers. Dit zijn de kleine maar cruciale dingen die op vergaderplanners moeten worden vermeld.
#9. Maak een diagram van de logistiek van de dag van het evenement.
Een tijdschema van minuut tot minuut van alles, van aankomst en installatie van leveranciers tot doorloop en afbreken na het evenement, moet worden opgenomen in de tijdlijn voor evenementlogistiek, die u moet plannen om te bouwen. Op de dag van het evenement zijn er veel bewegende elementen, dus onvoorziene omstandigheden zullen zeker voorkomen. U loopt het risico iets te missen dat zich later als een belangrijk probleem zal manifesteren als u de details van de dag van het evenement niet tot in de puntjes op orde heeft. U kunt uw checklist gebruiken om een gedetailleerd schema te maken voor de dag van het evenement, dus die extra zorgen zijn niet nodig.
Wat zijn de 7 elementen van evenementenplanning?
Evenementinfrastructuur, publiek, aanwezigheid, organisatoren, locatie en media zijn de zeven belangrijkste componenten van evenementenbeheer. Al deze componenten moeten beheersbaar zijn door uw evenementensoftware.
Wat is het evenementplanningsproces?
Budgettering, het maken van tijdschema's, het kiezen en reserveren van evenementenlocaties, het verkrijgen van toestemmingen, het organiseren van maaltijden, het organiseren van vervoer, het bedenken van een thema, het plannen van activiteiten, het kiezen van sprekers en keynotes, het regelen van apparatuur en faciliteiten, en het beheersen van risico's maken allemaal deel uit van het plannen van evenementen.
Wat doet een evenementenplanner?
De evenementenplanner is verantwoordelijk voor het organiseren van alle bewegende elementen die nodig zijn om evenementen goed te laten verlopen, inclusief locatiekeuze, catering en het inhuren van artiesten. Voorafgaand aan het evenement organiseren ze alle bijzonderheden en houden ze toezicht op de logistiek van de dag.
Wat zijn de vijf stadia van het evenementplanningsproces?
Fase 1 – Onderzoek en doelen stellen.
2 – Ontwerp het evenement.
3 – Merk het evenement op.
4 – Coördinatie en Day-Of-planning
5 – Evalueer het evenement
Wat zijn de zes PS van evenementenplanning?
Deze zeven P's van servicemarketing staan bekend als Product, Prijsstelling, Plaats, Promotie, Fysiek bewijs, Mensen en Proces als u ze niet meer weet.
gerelateerde berichten
- HOEVEEL MAKEN EVENT PLANNERS: inkomen per baan
- EVENT MARKETING: de ultieme gids voor evenementmarketing
- GEREEDSCHAP VOOR EVENEMENTENBEHEER: betekenis, typen en hoe het te gebruiken
- FINANCIEEL PLANNER: Hoe word je een gecertificeerd financieel planner
- HOE EEN STEDELIJKE PLANNER TE WORDEN: Loopbaanpraktijken (stappen en vereisten)
Referenties
