Het nauwkeurig bijhouden van personeelsgegevens is van cruciaal belang voor het succes van human resources. Als u een HR-manager, supervisor of specialist bent, kan het voordelig zijn om de verschillende soorten records te begrijpen die nodig zijn voor conforme documentatie. Door up-to-date, wettelijk conforme werknemersdossiers bij te houden, kunt u mogelijke rechtszaken voorkomen, de consistentie op uw personeelsafdeling bevorderen en cruciale informatie doorgeven aan nieuwe medewerkers. In dit bericht gaan we in op het belang van werkgevers die alle werknemersdossiers bijhouden en kijken we naar vijf verschillende soorten werknemersdossiers die moeten worden bewaard, hoe lang ze moeten worden bewaard en updates binnen uw personeelsafdeling.
Wat zijn werknemersdossiers?
Werknemersdossiers zijn een verzameling van alle informatie die relevant is voor een werknemer, vanaf de datum van indiensttreding tot en met de datum van beëindiging. Deze informatie kan de naam van de werknemer, het burgerservicenummer, het adres, de geboortedatum, de functie, het salaris en de secundaire arbeidsvoorwaarden omvatten. Personeelsdossiers worden vaak bijgehouden in de vorm van een personeelsdossier.
Deze records kunnen basisinformatie bevatten die tijdens het interviewproces is verzameld, zoals:
- Naam
- Contact informatie
- Ervaring op de werkvloer
- Educatieve Achtergrond
- Referenties en certificeringen
- Interviewnotities
- Referenties
Arbeidsdossiers kunnen ook informatie bevatten die tijdens het wervingsproces is verzameld, waarvan sommige bedrijven volgens de staats- en federale arbeidswetten verplicht zijn om te controleren en bij te houden, zoals:
- Staatsburgerschap
- Burgerservicenummer
- Vrijstelling loonheffing
- Belastinginhoudingsstatus (W-4)
- Vrijgestelde of niet-vrijgestelde status
- Foto Identificatie
- Datum indiensttreding
- Beroepstitel
- Loonschaal
- Bewijs van beroepsklaringen en certificeringen
Records die in de loop van de tijd zijn gemaakt, kunnen ook worden opgenomen in het personeelsdossier of het arbeidsrecord van een werknemer, zoals:
- Tijd klokken
- Prestatiebeoordelingen
- Documentatie van tuchtprocedures
- Salarisadministratie
- Informatie over de voordelen
- Officiële foto
Waarom zijn personeelsdossiers nodig?
Werknemersdossiers zijn cruciaal omdat ze officiële documentatie bevatten van het arbeidsverleden van een werknemer bij een bedrijf. Ze bevatten informatie zoals de functietitel van de werknemer, de startdatum, het salaristarief en alle andere werkgerelateerde informatie. Werknemersgegevens worden gebruikt om keuzes te maken over zaken als promoties, verhogingen en beëindigingen. Ze worden ook aan het einde van het jaar gebruikt om records zoals W-2's en 1099's te genereren.
Waarom is het van cruciaal belang om alle soorten werknemersdossiers bij te houden?
Het bijhouden van alle soorten personeelsdossiers zal het succes en de effectiviteit van uw personeelsafdeling aanzienlijk helpen. Er zijn verschillende belangrijke voordelen aan het bewaren van volledige werknemersdossiers, waaronder:
#1. Het naleven van wettelijke vereisten
Verschillende regelingen verplichten werkgevers om bepaalde dossiers bij te houden. Deze statuten werden mogelijk gemaakt door de volgende wetten:
- Commissie voor gelijke kansen op werk (EEOC): Volgens het EEOC moet u alle personeelsdossiers minimaal een jaar bewaren. U moet de administratie van de ontslagen werknemer tot één jaar na de datum van ontslag bewaren als deze onvrijwillig is ontslagen.
- De wet op leeftijdsdiscriminatie bij tewerkstelling (ADEA): vereist dat u de loonadministratie minimaal drie jaar bewaart. Ook moet u uitkeringsregelingen, zoals verzekeringen en pensioenregelingen, minimaal één jaar na het ontslag van een werknemer bijhouden.
- Equal Pay Act (EPA) en Fair Labor Standards Act (FLSA): Volgens de FLSA en EPA is het belangrijk om een register bij te houden van de rechtvaardiging voor salarisverschillen tussen werknemers van verschillende geslachten. Deze administratie moet u minimaal twee jaar bewaren.
#2. Vermijden van rechtszaken
Het up-to-date en correct bijhouden van gegevens is een belangrijke strategie voor bedrijven om mogelijke rechtszaken van voormalige werknemers te voorkomen. Als een voormalige werknemer bijvoorbeeld een rechtszaak aanspant tegen een organisatie waarin wordt beweerd dat hun werkgevers hen geen leefbaar loon hebben betaald, kunnen loonbewijzen deze beschuldigingen helpen weerleggen. Een goede administratie voorkomt ook juridische problemen met overheidsinstanties die toezicht houden op de naleving van de arbeidswetgeving.
#3. Verspreiding van informatie
Wanneer nieuwe managers, of het nu gaat om personeelszaken, boekhouding of algemeen management, bij uw bedrijf komen, kan het handig zijn om gegevens van huidige en voormalige werknemers te hebben. Deze kennis kan nuttig zijn bij het onboarden van nieuwe werknemers, het ontwikkelen van nieuw beleid en het vertrouwd raken met procedures voor het bijhouden van gegevens. Inzicht in de functiegeschiedenis van elk personeelslid kan nieuwe managers helpen zich effectiever aan hun functie aan te passen.
Verschillende soorten werknemersrecords
Als u de verschillende soorten werknemersdossiers begrijpt, kunt u ervoor zorgen dat uw personeelsafdeling kritieke organisatorische functies op de juiste manier documenteert. Er zijn vijf soorten werknemersdossiers die belangrijk zijn om bij te houden:
#1. Registraties van aanwezigheid
Aanwezigheidsregistraties bevatten informatie over de tijd die elke werknemer op het werk heeft doorgebracht. Aanwezigheidsregistraties kunnen de volgende informatie bevatten:
- Betaalde vakantie
- Vrije tijd zonder loon
- Vakanties Feestdagen
- Ziekteverlof
- Werktijden per week
- Te laat komen/afwezigheid
Het bijhouden van een nauwkeurige registratie van deze informatie is van cruciaal belang om aan te tonen dat uw bedrijf werknemers het juiste bedrag heeft betaald op basis van de tijd die ze op het werk hebben doorgebracht. Naast de hierboven genoemde onderwerpen, vereist de Family and Medical Leave Act (FMLA) dat werkgevers een register bijhouden van alle betaalde en onbetaalde verlofdagen, evenals gevallen van compensatie voor werknemers.
#2. Registratie van uitkeringen
Werkgevers zijn op grond van de Employee Retirement Income Security Act van 1974 (ERISA) verplicht om gedurende minimaal zes jaar een register bij te houden van alle door de werknemersverzekeringen ingediende documenten, werknemersparticipatie en informatie over individuele begunstigden.
Verzekeringsmaatschappijen, beschikbare plannen, inschrijvingsdatums en een lijst van alle werknemers die momenteel zijn ingeschreven voor zakelijke vergoedingen, worden vaak opgenomen in vergoedingenrecords. Het bijwerken van deze records na elke inschrijvingsperiode kan een efficiënte manier zijn om te garanderen dat uw records up-to-date en ERISA-compatibel zijn.
#3. Verslagen van trainingen
Om verschillende redenen is het ook van vitaal belang om betrouwbare trainingsgegevens bij te houden. Om te beginnen kunnen trainingsgegevens dienen als leerzame gids voor toekomstige onboarding-initiatieven. Ten tweede kan de informatie die tijdens opleidingsperioden wordt verkregen, dienen als bewijs dat personeel klaar is voor promotie of ontwikkeling in hun loopbaan.
Er zijn ook enkele nationaal verplichte criteria voor sommige bedrijven in termen van hoe en hoe vaak training plaatsvindt. Het bijhouden van trainingsprogramma's en deelnemers kan uw bedrijf helpen bij het naleven van federale regels.
#4. Betaal inhoudingen
Het bijhouden van de loonheffingen van werknemers is een cruciale stap in het belastingaangifteproces. Er zijn twee belangrijke voordelen voor bedrijven om looninhoudingen bij te houden:
De IRS vereist dat bedrijven gedurende ten minste drie jaar na de retourdatum of indieningsdatum, afhankelijk van welke later is, een administratie bijhouden van alle inhoudingen op de loonlijst van werknemers.
Nauwkeurige gegevens kunnen helpen bij het weerleggen van beschuldigingen dat een voormalig bedrijf te veel aan staats- of federale belastingen van een werknemer heeft ingehouden.
#5. Werkloosheidsregistraties
Na ontslag of ontslag kan een werknemer een werkloosheidsuitkering aanvragen en ontvangen. Het is van cruciaal belang om elke fase van de werkloosheidsprocedure te documenteren en deze gegevens te bewaren zolang de werknemer een werkloosheidsuitkering ontvangt. De volgende gegevens moeten worden opgenomen:
- Naam werknemer
- Naam medewerker Adres medewerker Burgerservicenummer medewerker
- Datums van indiensttreding, scheiding of opnieuw in dienst nemen
- Datums van betaling voor contant geld en niet-loon
- Gewerkte data
- Werkuren
Als een van uw werknemers een werkloosheidsuitkering ontvangt, is het van cruciaal belang om deze informatie nauwkeurig bij te houden voor het bevestigen van hun wekelijkse uitkeringsdossiers. Als er een meningsverschil is tussen uw gegevens en de door de werknemer verstrekte informatie, kan de werknemer de toegang tot zijn voordelen verliezen. Nauwkeurige werkloosheidsregistraties kunnen ervoor zorgen dat uw ontslagen of ontslagen werknemers de uitkeringen krijgen waarop ze recht hebben.
Wat zijn de voordelen van het bijhouden van personeelsdossiers?
Werknemersdossiers hebben tal van voordelen voor zowel het bedrijf als de werknemer. Werknemersdossiers kunnen werkgevers helpen de prestaties van werknemers in de loop van de tijd bij te houden, gebieden te identificeren waarop werknemers zich moeten verbeteren en disciplinaire maatregelen te documenteren. Deze records kunnen bedrijven ook helpen bij het voldoen aan wettelijke voorschriften. Werknemersrecords kunnen een overzicht geven van de loopbaangeschiedenis en ervaring, evenals training en opleiding van de werknemer. Werknemersdossiers kunnen ook helpen bij de kwalificatie van werknemers voor promoties of andere vacatures.
Best practices voor het bijhouden van personeelsdossiers
Hoewel sommige best practices universeel zijn voor goed geleide bedrijven, is de manier waarop een bedrijf personeelsdossiers opstelt en bijhoudt, niet gestandaardiseerd in alle sectoren. Op het meest basale niveau is een bedrijf verplicht om personeelsdossiers bij te houden die voldoende informatie bevatten om te voldoen aan de nationale en federale arbeidsvoorschriften die van toepassing zijn op die branche. Sommige federale en nationale arbeidswetten verhogen ook de administratieplichten van een bedrijf in verhouding tot het aantal werknemers dat het in dienst heeft.
Afgezien van fundamentele wettelijke naleving, omvatten aanbevolen werkwijzen voor het ontwerpen van een personeelsdossiersysteem dat alle bases dekt vaak:
#1. Specificeren wat een record is.
Niet elk stukje papier kwalificeert als een arbeidsrecord. Bepalen welke papieren in een dossier moeten worden bewaard om aan wettelijke verantwoordelijkheden te voldoen en de organisatie tegen verantwoordelijkheid te beschermen, moet vanaf het begin worden gedaan.
#2. Het maken van een retentieplan.
Het is moeilijk om de arbeidsgegevens van elke vorige en huidige werknemer voor altijd bij te houden. Federale wetten specificeren hoe lang een bedrijf bepaalde personeelsdossiers moet bewaren nadat een werknemer de organisatie heeft verlaten. Op basis van deze wettelijke verplichtingen moet een bedrijf een bewaarschema voor documenten opstellen dat verouderde informatie elimineert terwijl alle relevante inhoud behouden blijft.
#3. Toegangsbeperking.
Arbeidsgegevens mogen alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerde personen. Het opstellen van toegangsprotocollen beschermt zowel de organisatie als de medewerker tegen misbruik van informatie.
#4. Een formaat kiezen en opslaan.
Arbeidsregistraties kunnen worden opgeslagen in traditioneel papieren formaat in een archiefkastsysteem, in digitaal formaat door originele documenten in een computersysteem te scannen, of een combinatie van beide.
Bepalen waar arbeidsgegevens worden opgeslagen en hoe ze toegankelijk zijn, is een belangrijke stap bij het ontwerpen van een functioneel systeem. Veel geautomatiseerde boekhoudoplossingen accepteren bijvoorbeeld werknemersinformatie om redenen van loonadministratie, die voldoen aan veel federale en nationale arbeidsrechtelijke normen.
#5. Beveiliging en privacy intact houden.
Het handhaven van de veiligheid en privacy van de gegevens is een belangrijk onderdeel van het verzamelen van informatie. Of het nu gaat om het op slot houden van de personeelsadministratie of het gebruik van de nieuwste encryptie om te voorkomen dat hackers toegang krijgen tot het systeem, de organisatie moet er alles aan doen om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot de informatie van een werknemer.
Welke arbeidsgegevens moeten apart worden bijgehouden?
Bepaalde records vereisen specifieke privacywaarborgen die zijn opgelegd door de federale wetgeving. Om werkgevers tegen aansprakelijkheid te beschermen, moeten deze arbeidsgegevens gescheiden worden gehouden van het basispersoneelsdossier van een werknemer en moeten ze een hoger beschermingsniveau krijgen met zeer beperkte toegang. Onder deze records zijn:
#1. Medische gegevens
Werkgevers zijn door de Americans with Disabilities Act verplicht om medische documenten gescheiden te houden van algemene dossiers om de vertrouwelijkheid van de medische informatie van een werknemer te behouden. Dit omvat de resultaten van drugs- en alcoholtests, schadeclaims van werknemers, inschrijving bij een ziektekostenverzekering, fysieke problemen of handicaps en geschiktheid voor het werk.
#2. Krediet informatie
Werkgevers zijn volgens de Fair Credit Reporting Act verplicht om de vertrouwelijkheid van consumentgerelateerde kredietinformatie, kredietrapporten en persoonlijke financiële gegevens te handhaven. Als een werkgever een kredietrapport verkrijgt om de geschiktheid van potentiële aanwerving vast te stellen of om de voortdurende financiële verantwoordelijkheid van een werknemer te verzekeren, moeten de gegevens gescheiden van het hoofdbestand van de werknemer worden bijgehouden en vertrouwelijk worden gehouden.
#3. Rechtszaken en klachten.
Documenten met betrekking tot klachten van werknemers die zijn ingediend onder het interne bedrijfsbeleid, via een overheidsinstantie zoals de Equal Employment Opportunity Commission van de Verenigde Staten, of via een rechtszaak, moeten worden verzameld en bewaard totdat de claim of actie volledig is opgelost.
Hoe gaat u om met personeelsdossiers?
Om werknemersdossiers te verwerken, moet een bedrijf eerst een systeem creëren voor het vastleggen van werknemersgegevens. Deze informatie moet onder meer de naam, het burgerservicenummer, de geboortedatum, het adres en het telefoonnummer van de werknemer bevatten. Bovendien moet het systeem de functietitel, afdeling, salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden van de werknemer vastleggen.
Zodra het systeem is ingevoerd, moet het bedrijf een beleid opstellen voor het omgaan met personeelsdossiers. Het beleid moet aangeven wie verantwoordelijk is voor het volgen en bewaren van werknemersinformatie, hoe lang deze moet worden bewaard en hoe deze moet worden verwijderd wanneer deze niet langer nodig is.
Het bedrijf moet werknemers ook leren hoe belangrijk het is om hun informatie actueel en vertrouwelijk te houden. Werknemers moeten worden gewaarschuwd om hun burgerservicenummer of andere gevoelige informatie niet aan iemand anders dan hun werkgever te geven.
Er moet ook een methode aanwezig zijn om werknemers op de hoogte te stellen van wijzigingen in hun persoonlijke gegevens, zoals een verandering van adres of telefoonnummer. In dit systeem moet ook een methode worden opgenomen voor het bijwerken van werknemersgegevens in de database van de organisatie.
Welk type bedrijf heeft personeelsdossiers nodig?
Het opbouwen van personeelsdossiers is noodzakelijk voor veel verschillende soorten bedrijven. Bedrijven met een groot aantal werknemers moeten meestal werknemersinformatie bijhouden om de loonlijst en secundaire arbeidsvoorwaarden te beheren.
Bedrijven die groeien, moeten ook werknemersinformatie bijhouden om ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers op de juiste manier in de organisatie worden geïntegreerd. Bovendien moeten bedrijven die een groot aantal werknemers tegelijk in dienst nemen, mogelijk werknemersgegevens bijhouden om naleving van alle toepasselijke arbeidswetten te waarborgen.
Gerelateerde artikelen
- RECORDBEHEER: definitie, levenscyclus en softwareoplossingen
- CORPORATE RECORD BOOK: Betekenis, belang en hoe het te verkrijgen
- HR-SERVICES VOOR KLEINE BEDRIJVEN: functies en voorbeelden van HR-services
- RECORDSBEHEERSYSTEMEN: de beste 15 software-opties in 2023
- HOE KRIJG JE EEN BANKREKENING VAN JE BANK
Referenties
