Werkgelegenheid is de laatste twee jaar een veel internationalere aangelegenheid geworden. Mensen zijn verhuisd en rekruteringsmanagers hebben hun zoektocht naar toptalent uitgebreid buiten de grenzen van hun directe omgeving. Dat heeft invloed gehad op waar individuen bellen, hoe kleine organisaties zijn geworden en hoe werkgelegenheid is opgezet. In dit stuk leggen we in detail uit wat de Employer of Record is, de voordelen van het in dienst nemen ervan en het verschil tussen PEO- en EOR-service.
Wat betekent een geregistreerde werkgever?
De officiële werkgever van een werknemer in een land staat bekend als een Employer of Record. Als zodanig zorgt de Employer of Record voor alle nalevingsaspecten van het dienstverband, inclusief salarisadministratie, belastingen, wettelijke uitkeringen, arbeidscontracten en meer.
Het EOR-model is niet nieuw. Het werd voor het eerst gebruikt in de VS om de moeilijkheid van het inhuren van werknemers uit verschillende staten aan te pakken. Mensen in de VS worden beschouwd als staatsbelastingplichtigen. Hun werkgever is wettelijk verplicht om namens hen jaarlijkse belastingaangiften in te dienen en geregistreerd te zijn om belastingen te betalen in dezelfde staat. Een klein bedrijf met veel werknemers in verschillende staten kan al snel in de problemen komen met rapportage en compliance. Het reddingsteam is een geregistreerde werkgever.
Een driezijdige arbeidsovereenkomst wordt ondertekend door de werkgever, de werknemer en de PEO wanneer een bedrijf een geregistreerde werkgever gebruikt:
- Door hen verantwoordelijkheden toe te wijzen en toezicht te houden op hun prestaties, onderhoudt de werkgever een nauwe werkrelatie met de werknemer.
- Als de persoon die ervoor zorgt dat een werknemer rechtmatig tewerkgesteld is, zorgt de EOR voor de administratieve aspecten van zaken als salarisadministratie, belastingen, uitkeringen, enz. Het zorgt er ook voor dat zowel de werknemer als de klant voldoen aan alle toepasselijke arbeidswetten.
- De werknemer vervult als derde partij bij de overeenkomst al zijn taken als werknemer van het bedrijf.
Bedrijven nemen nu meer werknemers aan in meer landen over de hele wereld, vaak op locaties waar veel meer nodig is dan alleen het registreren van een belastingnummer en het indienen van jaarlijkse aangiften om te voldoen aan alle toepasselijke belasting- en arbeidswetten.
De stress en onzekerheid van het inhuren van werknemers in meer gecompliceerde jurisdicties kan effectief worden beheerd door EOR te gebruiken.
Een Employer of Record zorgt voor werkgelegenheid, niet voor prestatiebeheer
We halen vaak het managen van iemands prestaties en werk over één kam. Dat is echter niet het geval, want de een is een rechtsverhouding en de ander een arbeidsverhouding.
Iemand de verkeerde opdracht geven heeft andere gevolgen dan iemand de verkeerde wettelijke eis geven. Tewerkstelling is een rechtspositie die de wettelijke verplichting met zich meebrengt om ervoor te zorgen dat een individu alle arbeidsrechten heeft in een specifiek rechtsgebied zoals gedefinieerd door de lokale arbeidswetgeving. Aan de andere kant is performance management een werkregeling die gericht is op de aard van het werk zelf.
Wanneer de werkgever en de werknemers in hetzelfde land zijn gevestigd, zorgt de onderneming normaal gesproken voor zowel de juridische verantwoordelijkheid als het prestatiebeheer. Geografische scheiding verandert dit, aangezien een nieuw rechtsgebied een afzonderlijke werkgeversregistratie vereist. Een bedrijf heeft twee opties om dit aan te pakken: het neemt de moeilijke taak op zich om zich rechtstreeks als werkgever te registreren, wat inhoudt dat er een buitenlandse salarisadministratie moet worden opgezet, of het huurt een EOR in.
Wat is het verschil tussen PEO en EOR?
Ondanks hun overeenkomsten bieden PEO's en EOR's verschillende diensten aan. Een EOR voegt een deel van uw bedrijf en werknemers toe aan de loonlijst. Een PEO geeft leiding aan al uw medewerkers en voert alle HR-gerelateerde taken uit. Wanneer u met een PEO werkt, behoudt u ook het eigendom van de arbeidsovereenkomsten, terwijl een EOR het eigendom van de arbeidsovereenkomsten behoudt terwijl u wordt gebruikt in het kader van een serviceovereenkomst.
Waarom is dit belangrijk? Je loopt het gevaar de wet te overtreden als je de twee vermengt. Een PEO kan niet legaal als PEO opereren, aangezien hij als zodanig geregistreerd moet zijn. Natuurlijk levert het gebruik van het juiste recept betere resultaten op. Net als bij die gin-tonic heeft uw bedrijf de ideale begeleiding nodig voor een positieve HR-ervaring.
Waar PEO's en EOR's verschillen
Zowel PEO's als EOR's dienen als een verlengstuk van uw bedrijf. Hun vier belangrijkste verschillen zijn klein maar significant:
#1. Vervanging of compliment
Het heeft af en toe de voorkeur om een barman de cocktails te laten bereiden, ook al kun je het misschien zelf maken. Evenzo kan een PEO de meeste van uw HR-functies en alle werknemers van uw bedrijf op de loonlijst van de PEO zetten. De PEO beheert alle onboarding, ontslagen, beoordelingen van werknemers, de State Unemployment Tax Act (SUTA), ziektekostenverzekering en andere taken.
Zelfs als u de drankjes niet wilt maken, kunt u de wijn misschien zonder veel moeite inschenken. Welnu, met een EOR kunt u een deel van uw HR-taken uitbesteden. Dit verlicht de administratieve rompslomp van uw HR-afdeling voor een deel van uw personeelsbestand. Seizoensarbeiders, aannemers, projectspecifieke rekruten en personeel van buiten de staat vallen allemaal onder de bevoegdheid van de EOR.
#2. Het minimumloon voor werknemers
De meeste PEO's hebben minimaal vijf tot tien werknemers nodig om het feest bij te wonen om ervoor te zorgen dat er voldoende aanwezigen zijn; de meeste EOR's niet. EOR's werken normaal gesproken vaker met kleine ondernemingen die misschien maar een of twee vaste werknemers hebben. Dit komt omdat ze meestal worden gebruikt voor variabele of contractuele arbeidskrachten.
Het voor korte periodes gebruiken van aannemers kan HR-problemen veroorzaken, vooral bij zulke kleine teams. Zonder een EOR moet een van die vaste werknemers op de hoogte zijn van de Fair Labor Standards Act en de bijbehorende arbeidsregels. EOR's zijn verantwoordelijk voor alle voorwaardelijke werknemersbelastingen, verzekeringen en uitkeringen omdat ze goed bekend zijn met deze voorschriften.
#3. Bedrijfsregistratie
Eén ding dat een PEO niet voor u zal doen? Registratie van uw bedrijf in elke staat waar u werknemers heeft. Aan de andere kant stelt een EOR u in staat personeel aan te nemen in staten waar uw bedrijf niet is geregistreerd. Het kan gemakkelijk of moeilijk zijn om uw bedrijf in een andere staat te registreren. U hoeft alleen zakendoen als documentatie in te dienen, of u nu een eenmanszaak of een partnerschap bent. Er zijn veel meer factoren waarmee rekening moet worden gehouden voor C-bedrijven, S-bedrijven en firma's met beperkte aansprakelijkheid.
Behoort u tot de laatste categorie, denk dan eens aan een EOR als alternatief. Als je enorme maatregelen moet nemen om aan munt te komen, ruk je waarschijnlijk mojito's van het menu.
#4. Verzekeringsdekkingen
De grootste onvoorziene kosten in verband met het gebruik van PEO's kunnen verzekeringen zijn. Hoewel PEO's u mogelijk nodig hebben om uw verzekering aan te bieden, omvatten EOR's vaak algemene aansprakelijkheidsverzekeringen (GL) en werknemerscompensatieverzekeringen (WC). EOR's zorgen ervoor dat de werknemers waarvoor ze verantwoordelijk zijn, worden beschermd tegen zowel werkgerelateerde ziekten en ongevallen, als tegen schade aan eigendommen of andere mensen.
PEO's hebben vaak hulp nodig bij het verwerven van WC in niet-administratieve sectoren. U heeft waarschijnlijk een verzekering nodig als uw bedrijf aan deze beschrijving voldoet. Dit kan uw keuze niet maken of breken, maar het is van cruciaal belang om u er vooraf van bewust te zijn. Het feest kan doorgaan zolang de bedrijfseigenaar de benodigde drankvergunning heeft.
Geregistreerde werkgever voor uitzendkrachten
De officiële werkgever treedt op als de wettelijke werkgever van de contractuele werknemer als het gaat om het werven van bedrijven die arbeidscontracten aanbieden. Een backoffice met contractpersoneel, een derde partij, neemt vaak de rol van geregistreerde werkgever op zich. Recruiters hebben de mogelijkheid om de backoffice taken zelf uit te voeren. Ze kunnen ze ook uitbesteden aan een backoffice voor contractpersoneel.
U moet bepalen wie de geregistreerde werkgever voor uw aannemers wordt als u besluit uw wervingsactiviteiten uit te breiden met contractarbeid.
Zorg ervoor dat u de tijd en middelen heeft om de backoffice zelf af te handelen als u daarvoor kiest.
Last but not least kan een backoffice-leverancier van contractpersoneel het overnemen als u de backoffice niet zelf wilt beheren. De geregistreerde werkgever is verantwoordelijk voor het financieren van de loonlijst van het uitzendbureau (recruiter), het betalen van de werknemers en het beheren van alle andere aspecten van het dienstverband.
Verantwoordelijkheden van een geregistreerde werkgever
Laten we eens nader kijken naar de taken die een officiële werkgever heeft om het belang van EOR te begrijpen voor bedrijven die zich voorbereiden op de oprichting van een wereldwijd hoofdkantoor.
Het grootste deel van de tijd voeren EOR-groepen de volgende vitale taken uit:
- Houd toezicht op de salarisadministratie en vertegenwoordig een bedrijf als een gevolmachtigde entiteit die bevoegd is om mensen in het gebied in dienst te nemen.
- Controleren of de regionale arbeids- en belastingwetgeving wordt nageleefd (bijv. geldige contracten en overeenkomsten opstellen).
- Vul belasting- en verzekeringspapieren in namens de werkgever (W-2, I-9 en andere documenten).
- Als een buitenlandse werknemer moet worden overgeplaatst, zorg dan voor de benodigde werkvergunningen en visa.
- Adviesdiensten verlenen aan het bedrijf met betrekking tot de beste methoden in de regio voor het aannemen van nieuwe werknemers, het betalen van ontslagvergoedingen of het beëindigen van contracten.
Vijf voordelen van het in dienst nemen van een geregistreerde werkgever
Samenwerking met EOR-aanbieders is een standaardprocedure voor multinationale ondernemingen. Door contact op te nemen met een bedrijf dat kan fungeren als tussenpersoon voor een in het buitenland gevestigd bedrijf en de regionale overheid, kunnen ondernemers risico's minimaliseren, de beheerskosten verlagen en de teamproductiviteit verhogen.
Laten we de belangrijkste voordelen van werken met een geregistreerde werkgever nader bekijken:
#1. Elimineer belemmeringen voor internationale handel
Veel ondernemers aarzelen om op zoek te gaan naar talent in het buitenland vanwege de moeilijkheden bij het opzetten van een bedrijfsorganisatie in het buitenland. Hoewel er veel voordelen zijn aan het creëren van teams in het buitenland (goedkope arbeid, een bredere talentenpool en diversiteit op de werkplek).
Wachten op de goedkeuring van de ambassade om commerciële operaties in het buitenland te beginnen, kan maanden duren in landen met een hoge mate van bureaucratie (Oekraïne, Argentinië en India). Ondernemers zitten al een tijdje in het ongewisse, niet zeker of ze moeten blijven proberen in te breken of zich moeten concentreren op het inhuren van lokale mensen en een wereldwijd kantoor moeten opgeven.
Hoe EOR helpt: Een geregistreerde werkgever (EOR) is een wettelijk erkend bedrijf. Het heeft de bevoegdheid om werknemers in dienst te nemen en te vergoeden. Om te voorkomen dat u de administratieve rompslomp probeert te omzeilen, stelt het inschakelen van een EOR-leverancier ondernemers in staat om direct personeel in het buitenland te werven en aan projecten te werken.
#2. Houd u aan de plaatselijke wetten
Internationale ondernemingen krijgen vaak te maken met kostbare rechtszaken als gevolg van het niet begrijpen van lokale handels- en arbeidsregels. Bedrijven in Europa zijn bijvoorbeeld verplicht om vrouwelijke collega's 14 weken zwangerschapsverlof te geven. Omdat er in de Verenigde Staten geen vergelijkbare beperkingen gelden, kunnen Amerikaanse ondernemers juridisch in de problemen komen omdat ze niet op de hoogte zijn van de subtiliteiten van de EU-wetgeving.
Hoe EOR helpt: Ondernemers vertrouwen op geregistreerde werkgevers om dergelijke situaties te voorkomen en personeel te managen op een manier die verenigbaar is met de wet. EOR-bureaus zullen ervoor zorgen dat alle bedrijfsprocedures worden nageleefd, omdat ze een grondige kennis hebben van de arbeids- en bedrijfswetgeving. De geregistreerde werkgever zal verantwoordelijk worden gehouden in het geval van een wetsovertreding, niet de bedrijfseigenaar.
#3. Bespaar tijd, derde
Het kost veel tijd om papierwerk bij te houden, secundaire arbeidsvoorwaarden te beheren, betalingen te verwerken en werknemerscontracten te beëindigen. Ondernemers die een groot aantal taken proberen te beheren, merken dat ze niet genoeg tijd kunnen besteden aan het ontwikkelen van de belangrijkste competenties van het bedrijf, zoals het verbeteren van het product, het ontwikkelen van een strategie en het cultiveren van diepe relaties met klanten of partners.
Hoe EOR helpt: Als een betrouwbare leverancier de belastingbetalingen, de salarisadministratie van werknemers en andere formaliteiten afhandelt, komt er een hoop tijd vrij voor bedrijfsmanagers om zich te concentreren op andere belangrijke taken.
In plaats van uren te besteden aan het leren van internationale regels en processen, kunnen bedrijfseigenaren die met een EOR werken hun talenten ontwikkelen op gebieden waar ze een passie voor hebben en ervaring mee hebben.
#4. Risico's verkleinen
Door een werkgever van records in dienst te nemen, kunnen bedrijfseigenaren de verantwoordelijkheid overdragen van hun organisatie naar een leverancier. Aangezien de organisatie wordt vermeld als de geregistreerde werkgever in alle officiële documenten, contracten en belastingaangiften, is deze verantwoordelijk voor eventuele gemaakte fouten.
Dus door een EOR in te schakelen, hoeft een ondernemer zich geen zorgen meer te maken over de gevolgen van onbedoelde fouten in belastingdocumenten of niet-naleving van lokale arbeidsregels.
#5. Verlaag de kosten die gepaard gaan met het openen van een wereldwijd kantoor
Het openen van een kantoor in het buitenland brengt aanzienlijke kosten met zich mee. Vanaf het begin een team in het buitenland opbouwen, kost ondernemers een arm en een been in termen van alles, van de kosten die gepaard gaan met het oprichten van een dochteronderneming tot het inhuren van juridische en financiële hulp.
Employer of record (EOR) assistentie: Door een EOR te gebruiken, kunnen bedrijfseigenaren geld besparen op het inschakelen van financiële, HR- en juridische adviesbureaus. In het geval dat de relatie niet zo succesvol is als het management van het bedrijf aanvankelijk had verwacht, maakt de grote flexibiliteit van EOR-bureaus het mogelijk om nieuwe markten te verkennen en internationale kantoren te sluiten zonder zich zorgen te hoeven maken over onderhoud en beëindigingskosten van het hoofdkantoor.
Samengevat
Je hebt wel een Employer of Record nodig als je volledig compliant wilt zijn zonder een diploma internationaal arbeidsrecht te behalen. U kunt geen hulp krijgen van multinationale payrolldienstverleners of HR-adviesbureaus die geen Employer of Record-diensten aanbieden. Het zal daarentegen veel tijd vergen om de nodige infrastructuur te ontwikkelen, de nodige lokale kennis op te doen en betrouwbare partners te vinden.
Gerelateerde artikelen
- HR-SERVICES VOOR KLEINE BEDRIJVEN: functies en voorbeelden van HR-services
- PEO-BEDRIJVEN: Top PEO-bedrijven 2023
- CORPORATE RECORD BOOK: Betekenis, belang en hoe het te verkrijgen
- PAYROLL-BEDRIJVEN: Top 19+ beste keuzes voor kleine bedrijven, bijgewerkt !!!
- WERKCONTRACT: Betekenis, Soorten & Sjabloon
Referenties
