Het bijhouden van personeelsdossiers op een veilige en nauwkeurige manier is geen gemakkelijke taak. Wanneer u werknemer-ID's toewijst aan uw werknemers, wordt het werk minder arbeidsintensief.
In dit korte artikel gaan we in op wat een werknemers-ID en ID-nummer zijn, waarom ze nuttig zijn, enzovoort.
Laten we beginnen.
Wat is een werknemers-ID?
Een werknemers-ID is een code die wordt gebruikt om werknemers te identificeren die voor het bedrijf werken. Het implementeren van een werknemers-ID-codesysteem in uw bedrijf kan resulteren in gezondere werknemersdatabases en -records, verbeterde identiteitsbeveiliging en algehele verhoogde efficiëntie. Lees meer over werknemers-ID-nummers en hoe ze u kunnen helpen het werknemersbeheer in uw bedrijf te verbeteren.
Hoe moet een werknemers-ID worden opgemaakt?
Voor werknemers-ID's is er geen algemeen aanvaard formaat. Werkgevers kunnen werknemers-ID's ontwikkelen.
Hier volgen enkele voorbeelden van veelgebruikte indelingen voor werknemers-ID's:
- Nummers op volgorde van wanneer een medewerker is aangenomen. 00009 staat bijvoorbeeld voor een vroege aanwerving, maar 00743 staat voor een aanzienlijk latere aanwerving.
- Een combinatie van cijfers en letters, waarbij de letter staat voor de afdeling van de medewerker. ACC1234 kan bijvoorbeeld een werknemer-ID zijn op de boekhoudafdeling.
- Tijdelijk personeel, zoals stagiaires of aannemers, hebben hun eigen codes. Bijvoorbeeld TEMP007.
Het is van cruciaal belang om vast te houden aan het formaat van de werknemers-ID dat u hebt gekozen, aangezien het regelmatig wijzigen ervan werknemers in de war kan brengen en het doel van de ID's teniet kan doen.
Als u wilt dat de werknemer-ID's van uw bedrijf consistent zijn, moeten ze allemaal afkomstig zijn van dezelfde afdeling. U kunt deze werknemer-ID's bijvoorbeeld delegeren aan uw afdeling Human Resources om ervoor te zorgen dat er geen duplicaten zijn en dat alles in orde is.
Wat is een werknemers-ID-nummer?
Werkgevers kennen elke werknemer een unieke werknemers-ID-nummercode toe. Deze identificatiecode wordt ook wel een werknemersnummer, werknemerscode, werknemers-ID of een andere naam genoemd die er op lijkt.
Omdat werknemers-ID's een uniek individu vertegenwoordigen, geven ze ook hun persoonlijke informatie en andere vitale bedrijfsinformatie weer. Dit kan hun adres, SSN, salarisinformatie en andere informatie zijn.
Hoewel het uitgeven van werknemers-ID's niet vereist is, worden de voordelen steeds duidelijker naarmate een bedrijf groeit en meer mensen in dienst heeft. Werknemersidentificatiekaarten zijn niet nodig voor belastingdoeleinden, maar ze kunnen een bedrijf helpen zijn administratie beter te beheren.
Wat is het onderscheid tussen een werknemers-ID-nummer en een salarisnummer?
Een werknemer-ID verschilt op een belangrijke manier van een loonnummer.
Een werknemers-ID wordt vaak door een werkgever toegewezen om te helpen bij het identificeren van feiten over een specifieke werknemer.
Een loonnummer daarentegen dient als identificatie voor de functie in plaats van de werknemer die die functie heeft.
Laten we zeggen dat Jane werkt als inhoudschrijver voor ABC. Jane's werknemers-ID zou hetzelfde blijven, ongeacht haar positie in de organisatie, aangezien dat nummer aan haar als individu is gekoppeld.
Als ze werd gepromoveerd van contentschrijver tot contentmarketingmanager, zou haar loonlijst-ID veranderen. Haar nieuwe salaris-ID zou overeenkomen met haar huidige functie.
Loonlijst-ID's worden voornamelijk gebruikt voor loonadministratie en belastingdoeleinden, om ervoor te zorgen dat werknemers worden betaald wat ze verschuldigd zijn.
HMRC houdt ook de loonlijst-ID's bij van werknemers die werken voor bedrijven die het salarissysteem Pay As You Earn (PAYE) gebruiken.
Werknemers-ID versus burgerservicenummer
Werknemersidentificatienummers (ID's) zijn niet hetzelfde als burgerservicenummers (SSN's). Hoewel SSN's een haalbare methode zijn om personen te identificeren, bevatten ze gevoelige persoonlijke informatie die, indien gebruikt als werknemers-ID, personen kan blootstellen aan identiteitsdiefstal. Identiteitsdieven kunnen SSN's gebruiken om nepdocumenten te produceren en aanzienlijke schade toebrengen aan het identiteitsbewijs van het individu en de veiligheid van het bedrijf. Dientengevolge moeten werknemers-ID's worden gebruikt voor dagelijkse en interne identificatie, terwijl SSN's alleen mogen worden gebruikt wanneer dit absoluut noodzakelijk is.
Het is ook van cruciaal belang om onderscheid te maken tussen werknemer-ID en loonlijst-ID. Hoewel een werknemer-ID uniek is voor die persoon, wordt een loonlijst-ID doorgaans toegewezen aan een bepaalde rol of functie in plaats van aan een individu. Dat wil zeggen, als een andere werknemer de functie overneemt, erven ze de loonlijst-ID en de bijbehorende informatie, maar behouden ze hun eigen werknemers-ID.
Identificatie van werknemer versus werkgever
Employee ID wordt vaak verward met Employer ID (EIN). De IRS heeft u een negencijferig nummer toegewezen als uw EIN. Het EIN van een bedrijf is, net als het SSN, het unieke federale identificatienummer en wordt gebruikt voor belasting-, rapportage- en regelgevingsdoeleinden.
Wie is verantwoordelijk voor het toewijzen en beheren van werknemer-ID's?
De verantwoordelijkheid voor het toewijzen en beheren van werknemer-ID's valt vaak onder de bevoegdheid van de afdeling personeelszaken (HR), accountants of salarisadministrateurs van de organisatie, afhankelijk van de grootte van de organisatie. Na het inhuren geven ze werknemers meestal hun unieke ID's als onderdeel van het onboardingproces.
Zijn er richtlijnen voor identificatienummers van werknemers?
Omdat ID-nummers van werknemers vaak zichtbaar zijn voor het publiek, moet u voorkomen dat u gevoelige informatie gebruikt om ze te genereren, zoals de laatste vier cijfers van het burgerservicenummer van de werknemer. Er zijn geen andere harde en snelle beperkingen, zolang de cijfers maar kloppen binnen uw organisatie. Voor meer informatie over het ID-nummer kunt u een combinatie van letters en cijfers gebruiken.
Hier zijn een paar tips voor het maximaliseren van uw nummeringschema voor werknemers-ID's:
- Om de afdeling of divisie van de werknemer aan te duiden, begint u het ID-nummer met een code van twee letters.
- Gebruik nooit meer het werknemersnummer van een ontslagen werknemer. Geef voor nieuwe medewerkers altijd een uniek, nooit eerder gebruikt nummer op.
- Voeg een "-[n]" toe aan het einde van het ID-nummer van de werknemer, waarbij [n] het aantal extra ID-badges is dat voor die werknemer moet worden afgedrukt. (Een werknemer-ID van "7659-0" geeft bijvoorbeeld aan dat de werknemer met ID-nummer "7659" slechts één werknemers-ID heeft ontvangen.) Dit is erg handig bij het gebruik van badges voor toegangscontrole.
- Sommige bedrijven geven nieuwe werknemers een ID-nummer voor tijdelijke werknemers, aangeduid met een "T" voor of achter het nummer, om te gebruiken totdat ze een permanent nummer krijgen.
- Voeg een controlecijfer toe aan het einde van het ID-nummer om spoofing te voorkomen.
- We adviseren ID-nummers van werknemers om tussen de 4 en 8 cijfers lang te zijn, zodat ze niet te kort en niet te lang zijn.
- Wijs van tevoren een reeks nummers toe aan bezoekers-ID-badges. U kunt nog steeds volgen waar bezoekers naartoe gaan zonder dat u elke keer dat iemand binnenkomt een nieuwe bezoekersbadge hoeft af te drukken.
Identificatienummers van werknemers gebruiken met ID-kaarten
Badges met personeelsnummers zorgen er niet alleen voor dat uw ID's er professioneler uitzien, maar ze kunnen ook helpen bij uw ID-badgeprogramma. Het kan nodig zijn om de aanwezigheid bij bijvoorbeeld een professionele trainingssessie te registreren, wat gemakkelijker zou worden gemaakt door een uniek werknemer-ID-nummer te hebben. Wanneer de werknemer andere sites of plaatsen bezoekt, kan dit nummer nodig zijn om te worden geregistreerd in een bezoekerslogboek. Bovendien kan het afgedrukte nummer op de badge overeenkomen met het nummer dat is gecodeerd in de magneetstrip, streepjescode of QR-code van de kaart, wat een ander type automatische identificatie oplevert.
Hoe vind ik mijn werknemersidentificatienummer?
U hoeft niet met deze (al te vaak voorkomende) vraag om te gaan als het ID-nummer van elke werknemer op hun badge staat. In ons drukke dagelijkse leven hebben we al te veel getallen om te onthouden; dit vereenvoudigt de zaken nog meer voor uw teamleden.
Toegangscontrole met werknemers-ID-kaarten
Het gebruik van ID-kaarten van werknemers om de toegang te regelen is een briljant concept. U kunt uw systeem bij elk gebruik de corresponderende medewerker-ID laten loggen, zodat er geen verwarring ontstaat over wie een bepaalde kamer of ruimte betreedt. In werkelijkheid vragen de meeste toegangscontrolesystemen u om het werknemer-ID-nummer van de werknemer aan wie de RFID-badge is verstrekt. Hiermee wordt in de toegangscontroledatabase een koppeling tot stand gebracht tussen de RFID-code, de medewerker-ID en de naam van de kaarthouder.
Aanwezigheid en tijdregistratie met werknemer-ID
Werknemers-ID-badges met ingebouwde werknemers-ID-nummers kunnen eenvoudig worden geconfigureerd om te werken met tijdklokken. TapTrack kan bijvoorbeeld worden geconfigureerd om het nummer via NFC (Near Field Communication) te ontvangen. De werknemer-ID wordt gebruikt voor unieke identificatie in de meeste tijdregistratiesystemen, zoals Kronos. U kunt uw ID's gebruiken om werktijden op verre locaties bij te houden met behulp van geschikte tijdklokken of zelfs NFC-telefoons.
Nummerformaat voor werknemers-ID's
ID-nummers van werknemers hebben geen vast sjabloon of formaat. Organisaties kunnen elk formaat gebruiken voor individuele codes, maar de meeste gebruiken een gemeenschappelijk sjabloon om nieuwe ID's te genereren en toe te wijzen. Het kan een willekeurige combinatie van cijfers en letters zijn, of het kan een sjabloon volgen dat overeenkomt met informatie over de werknemer, zoals hun functietitel of startdatum. Bekijk de volgende voorbeelden van werknemersidentificatie:
- M028
- S067
De eerste letters in deze voorbeelden vertegenwoordigen afdelingen en de cijfers geven de volgorde weer waarin ze door het bedrijf zijn aangenomen. Voorbeeld A verwijst naar een medewerker die in dienst is van de marketingafdeling, terwijl voorbeeld B verwijst naar een medewerker die later is aangenomen voor de verkoopafdeling.
Er mag geen persoonlijke of gevoelige informatie worden opgenomen in ID-nummers van werknemers, ongeacht hoe ze zijn opgemaakt. Neem geen enkel deel van het SSN van het individu of andere gevoelige informatie op in hun werknemers-ID.
Voordelen van werknemers-ID-nummers
#1. Gebruik voor verschillende doeleinden
Werknemers-ID's hebben verschillende toepassingen, afhankelijk van het bedrijf. In een detailhandel kan bijvoorbeeld een werknemers-ID nodig zijn om toegang te krijgen tot de kassa- of voorraadsystemen. Ze kunnen ook worden gedwongen om ze te gebruiken voor werknemersprivileges, zoals het kopen van producten met hun werknemerskorting. Werknemers in een kantooromgeving kunnen verschillende machtigingsniveaus hebben waarmee ze zich met hun ID kunnen aanmelden bij specifieke databases. Dit kan ook een digitale geschiedenis van werknemer-ID's geven voor het geval u, uw HR- of boekhoudteams gegevens moeten controleren.
#2. Beheer toegang tot en beveiliging van informatie
Het beheer van de toegang tot specifieke informatie, applicaties en zelfs kamers kan voordelig zijn voor uw bedrijf. U kunt individuele toegangs- of beveiligingsgraden definiëren met behulp van werknemer-ID's. Een verkoper kan bijvoorbeeld toegang hebben tot de CRM-database, maar geen toegang hebben tot programma's of informatie die geen verband houdt met zijn rol. U kunt ook tijdelijk ID's toekennen aan bezoekers die toegang nodig hebben tot specifieke delen van het gebouw, zoals aannemers of klanten.
#3. Organiseer grote bedrijfsdatasets
Een werknemers-ID-systeem kan helpen bij de organisatie en het onderhoud van documenten en databases. Het is eenvoudig om informatie op te zoeken, te bekijken en te ordenen met behulp van een enkele ID die is gekoppeld aan alle informatie van de werknemer.
#4. Behoud identiteitsprecisie
Als uw bedrijf klein is, hoeft u zich waarschijnlijk geen zorgen te maken over namen die verwarring veroorzaken in de personeelsdossiers. Als een bedrijf echter groeit, kunnen sommige werknemers dezelfde naam hebben, wat problemen veroorzaakt bij het bijhouden van gegevens. Dit kan de vertrouwelijkheid in gevaar brengen of salarisproblemen veroorzaken. U kunt deze problemen voorkomen door een werknemer-ID-systeem toe te passen dat ervoor zorgt dat elke werknemer uniek is in de administratie van uw bedrijf.
Lees ook: Digital Employee Experience DEX: de ultieme gids
#5. Verbeter de beveiliging van ID-entiteiten
U kunt voorkomen dat anderszins persoonlijke informatie wordt gebruikt door unieke werknemers-ID's te gebruiken. Een medewerker-ID-code is een unieke interne code die dient als versleuteling van de identificatie van de medewerker. Werknemers-ID's moeten uniek zijn en mogen geen persoonlijke informatie bevatten, zoals SSN's, die de identiteit van werknemers in gevaar kunnen brengen.
U kunt voorkomen dat anderszins persoonlijke informatie wordt gebruikt door unieke werknemers-ID's te gebruiken. Een medewerker-ID-code is een unieke interne code die dient als versleuteling van de identificatie van de medewerker. Het is van cruciaal belang dat werknemers-ID's uniek zijn en geen collega's bevatten.
Samengevat
Het is nooit te vroeg om werknemers-ID-nummers uit te geven als u een klein bedrijf heeft. Als je maar drie werknemers hebt, lijkt het misschien dwaas, maar als je er 100 of meer hebt, ben je blij dat je een systeem hebt. Om groei en ontwikkeling mogelijk te maken, stellen we altijd voor dat kleine bedrijven waar mogelijk systemen van grote bedrijven integreren.
- WERKNEMER ID-NUMMER: Betekenis, Hoe te vinden, Staat, Federaal & Generator
- HOE BEGIN U MET PAYROLL VOOR KLEINE BEDRIJVEN: 2023 Best Easy Guide
- WAT IS BELASTING-ID: definitie, soorten, hoe en waar te verkrijgen
Referenties
