Wanneer e-mailbeheer niet correct wordt afgehandeld, kan dit leiden tot gemiste kansen en misverstanden en de productiviteit van werknemers verminderen. Het toepassen van effectieve e-mailbeheerstrategieën en het ontwikkelen van e-mailbeheervaardigheden zijn essentieel voor goed e-mailbeheer.
Het gebruik van e-mail voor communicatie in zowel persoonlijke als professionele omgevingen is steeds belangrijker geworden. Het kan echter ontmoedigend en tijdrovend zijn om ermee om te gaan vanwege de dagelijkse toename van het e-mailvolume.
Laten we bespreken wat goed e-mailbeheer is, software voor e-mailbeheer, vaardigheden en strategieën om uw e-mailproductiviteit te verbeteren.
Wat is e-mailbeheer?
E-mailbeheer is een systematische aanpak voor het maximaliseren van de efficiëntie van e-mailpraktijken en het minimaliseren van de nadelige effecten van e-mailafhandeling op de productiviteit en werktevredenheid van een individu.
Werknemers moeten goede e-mailbeheervaardigheden ontwikkelen om de productiviteit op peil te houden en succesvol te communiceren op de werkplek. Ze kunnen hun vaardigheden aanscherpen en hun algemene e-mailbeheerstrategieën verbeteren door een cursus e-mailbeheer te volgen.
Een succesvolle e-mailbeheerstrategie, zoals inboxbeheer, prioritering en snelle reactie, kan worden geleerd door een managementcursus te volgen.
Met behulp van een cursus e-mailbeheer kunnen mensen leren hoe ze hun inbox kunnen beheren en met succes contact kunnen leggen met collega's en klanten. Ook kunnen individuen hun competentie in e-mailcommunicatie vergroten, wat resulteert in meer professioneel succes.
Hoe wordt e-mailbeheer uitgevoerd?
Vijf beste manieren om e-mailbeheer voor elkaar te krijgen
- Gebruik software voor e-mailbeheer om kosten te besparen en opslag te beheren
- Categoriseer uw e-mails in mappen en labels
- Automatiseer uw e-mailactiviteiten
- Stuur zo weinig mogelijk e-mails.
- Maak gebruik van e-mailtemplates.
Wat zijn de 4 D's van e-mailbeheer?
Een handige strategie voor het beheren van iemands e-mailinbox zijn de vier D's van e-mailbeheer. Zij zijn:
- Verwijder– Dit verwijst naar het verwijderen van e-mails die niet langer nodig zijn, zoals spam of oude berichten.
- Delegeren- U kunt een e-mail aan iemand anders toewijzen om te voltooien als er actie nodig is, maar dit kan door iemand anders worden gedaan
- Do– Stel prioriteiten en reageer zo snel mogelijk op e-mails die beantwoord moeten worden en die u aankunt.
- Uitstellen– Een e-mail kan worden uitgesteld of uitgesteld als deze om actie vraagt die niet onmiddellijk kan worden ondernomen. Dit kan het toevoegen van een herinnering zijn of het markeren van de e-mail voor latere follow-up.
Software voor e-mailbeheer
Wat is e-mailbeheersoftware? Een applicatie genaamd e-mailbeheersoftware maakt het gemakkelijker om e-mails in bulk te verzenden, beantwoorden, volgen en organiseren. Deze software bestaat uit verschillende diensten voor teams, bedrijven en individuen.
Met behulp van softwaretools voor e-mailbeheer kunt u grote hoeveelheden e-mails afhandelen, de voortgang ervan volgen en de werklast over andere teamleden verdelen.
Overstappen van het ene e-mailplatform naar het andere kan een uitdaging zijn, vooral als het gaat om het behoud van de organisatie en productiviteit. Als u bijvoorbeeld overweegt om van Gmail naar Office 365 te migreren, wilt u zeker zijn van een naadloos proces waarbij uw bestaande structuur voor e-mailbeheer behouden blijft. Voor meer informatie over het migreren van Gmail naar Office 365 kun je verschillende bronnen raadplegen die stapsgewijze begeleiding bieden bij het maken van de overstap terwijl je je e-mails georganiseerd en toegankelijk houdt. Op deze manier kunt u zonder problemen blijven profiteren van de voordelen van e-mailbeheersoftware in uw nieuwe platform.
Vijf voordelen van software voor e-mailbeheer
- Leg de gespreksgeschiedenis vast, inclusief uitwisselingen met elke collega, klant, potentiële klant of zakenpartner.
- Het is handig voor het monitoren van gebeurtenissen omdat alle e-mails over een specifieke gebeurtenis of gebruiker automatisch worden gevolgd en kunnen worden gezien als één enkele correspondentie.
- Software voor e-mailbeheer helpt uw inbox op te ruimen. U kunt indien nodig essentiële e-mails ophalen door een geordende e-mailinbox te onderhouden.
- Het hebben van een overbelaste e-mail is niet alleen tijdrovend, maar het brengt ook uw bedrijf in gevaar omdat u mogelijk geen e-mails ontvangt die cruciaal kunnen zijn als u te veel e-mails opslaat.
- Wanneer uw software voor e-mailbetrokkenheid al uw kanalen integreert, creëert het een geautomatiseerde en geïntegreerde klantervaring met automatische reacties en inzichtelijke klantprofielen, wat het contact met klanten eenvoudiger maakt.
Topsoftware voor e-mailbeheer
Doorgaans concentreert software voor e-mailbeheer zich op verschillende gebieden, dus de beste software voor u zal variëren op basis van uw behoeften. Hier zijn acht e-mailbeheerprogramma's en hun toepassingen:
- Gmail - Beste voor degenen die de voorkeur geven aan het Google-ecosysteem.
- Voorkant - Voor het samen beheren van team- en persoonlijke e-mails.
- Microsoft Outlook – Beste voor degenen die de voorkeur geven aan het Microsoft-ecosysteem.
- Missive – Gratis software voor teamsamenwerking.
- Moosend - E-mailmarketing.
- Omnisend – E-commerce marketingcampagnes.
- Help Scout - Voor kleine en middelgrote organisaties.
- SaneBox - Beste persoonlijke e-mailbeheersoftware.
Strategieën voor e-mailbeheer
#1. Automatiseer zoveel mogelijk
U kunt uw inkomende communicatie optimaliseren door automatische sorteerregels in te stellen via uw e-mailproviders. U kunt binnenkomende e-mails automatisch doorsturen, sorteren en verwijderen op basis van criteria zoals de naam van de afzender, e-mailtrefwoorden en andere informatie.
#2. Organiseer je inbox in mappen
Door uw e-mail in verschillende mappen te plaatsen, wordt uw e-mail geordend. U kunt uw e-mails groeperen in mappen, zoals e-mails die moeten worden opgevolgd, extra actie nodig hebben voordat ze worden beantwoord of die zijn opgelost.
#3. E-mailvoorbeelden instellen
Schakel voorbeelden in voor uw e-mailaccount om de eerste paar woorden of zinnen van elke e-mail te zien terwijl u uw hele inbox bekijkt. Door een voorbeeld van de e-mail te bekijken voordat u deze opent, kunt u bepalen welke e-mails onmiddellijke aandacht vereisen en welke u moet sorteren voor een toekomstig antwoord.
#4. Stel een limiet in voor uw e-mailtijd
Stel tijdslimieten in voor wanneer en hoe lang u op e-mails reageert, zodat u bij het schrijven van antwoorden eerder uw systeem en effectieve beheerprocedures uit het oog verliest.
#5. Gebruik sjablonen voor antwoorden
Het samenstellen van een uniek antwoord voor elke e-mail kan veel tijd kosten. Als u vaak dezelfde e-mail verstuurt, kan het handig zijn om enkele voorbeeldantwoorden op te slaan in uw concepten, zodat u ze snel opnieuw kunt gebruiken.
#6. Houd een e-mail in de gaten die moet worden opgevolgd met behulp van een kalender
Er moet meer zijn dan een eenvoudig antwoord op sommige e-mails. Telkens wanneer u een e-mail ontvangt die een vervolgactie vereist, verplaatst u deze naar een aangewezen submap en plant u een herinnering in uw agenda met het adres van de map en de datum waarop een inspanning nodig is.
#7. Communicatie omleiden
Een van de meest effectieve strategieën voor e-mailbeheer om een rommelige inbox te voorkomen, is het beperken van het aantal inkomende berichten dat u dagelijks ontvangt. Voeg aanvullende contactgegevens toe aan uw e-mailaccountprofiel, zodat werknemers u kunnen bellen of berichten kunnen sturen in plaats van u te e-mailen voor korte antwoorden.
#8. Label uw e-mails met categorieën
E-maillabels zijn hulpmiddelen die u kunt gebruiken om uw e-mails te categoriseren door een specifiek label toe te voegen. Denk na over de categorieën die u het meest zou gebruiken en gebruik ze vervolgens consequent om uw e-mails meer context te geven. U kunt nuttig materiaal vinden in doorsneden en snel reageren door mappen en e-maillabels te combineren.
#9. Combineer e-mailketens
Een gesprek volgen kan eenvoudig worden gemaakt met e-mailketens. Alle e-mailthreads in een lange e-mailketen moeten worden gecombineerd tot één primaire thread wanneer erop wordt gereageerd. U kunt andere e-mails citeren in uw antwoord om een chronologisch verslag van het gesprek op één plaats te bewaren.
#10. Stel een Postvak IN-limiet in
Stel een limiet in voor het aantal e-mails dat u in totaal in uw inbox wilt hebben. U hoeft niet elke e-mail die binnenkomt te lezen en te beantwoorden, alleen maar omdat u een inbox-limiet hebt ingesteld. In plaats daarvan houdt het in dat ongelezen berichten worden gecategoriseerd in mappen op basis van hun prioriteit en fase, zodat u ze op de juiste manier in batches kunt beheren.
Wat zijn soorten e-mail?
Momenteel is e-mail de standaardmethode voor communicatie tussen organisaties. Het wordt door veel bedrijven gebruikt en is uiterst belangrijk geworden voor de werking van die bedrijven.
E-mail moet worden opgenomen in, en worden nageleefd, de organisatorische normen voor het omgaan met informatie en documenten, zoals elk ander type zakelijke informatie en documenten.
Er zijn vijf meest voorkomende soorten e-mails:
- Nieuwsbrief e-mails
- Lead verzorgende e-mails
- Promotionele e-mails
- Mijlpaal e-mails
- Enquête e-mails
Lees ook: WAT IS EEN SPAM-E-MAIL? Hoe ze te stoppen en te rapporteren
Wat zijn de 5 onderdelen van een goede e-mail?
E-mails kunnen worden onderverdeeld in vijf hoofdcategorieën. Deze componenten omvatten 99% van de e-mails en bieden het ideale formaat om contact te maken met klanten en conversies te maximaliseren.
#1. Afzender (van)
Het e-mailadres van de afzender is te zien in de "from"-tag. Omdat dit meestal het eerste is dat mensen zien wanneer ze door hun e-mailinbox bladeren, merkt iedereen dit gedeelte van een e-mail op. U moet ervoor zorgen dat deze overeenkomt met uw bedrijfsnaam, omdat de "from"-tag een cruciale plaats inneemt in de inbox van uw ontvanger.
#2. Onderwerpregel
Het meest cruciale onderdeel van een e-mail is de onderwerpregel. Het speelt doorgaans een belangrijke rol bij het bepalen of uw bericht al dan niet wordt gelezen. Uw onderwerpregel moet de inhoud van uw e-mail nauwkeurig en informatief samenvatten en de interesse van de lezer wekken.
#3. Voorkop
De pre-header is een ander e-mailelement dat naast de onderwerpregel wordt opgenomen. Het is de eerste regel met inhoud van uw e-mail en werkt als aanvulling op de onderwerpregel. Bij sommige e-mailproviders wordt de pre-header doorgaans toegevoegd na de onderwerpregel, zodat lezers meer te weten kunnen komen voordat ze de hoofdtekst van de e-mail lezen.
Preheaders kunnen een uitstekende strategie zijn om de aandacht van uw lezers te trekken, mits op de juiste manier gebruikt. Het is ideaal om iets te schrijven dat de onderwerpregel uitwerkt en de ontvanger informeert over de bedoeling van de e-mail.
#4. Aanhef
De opening van je e-mail zet de toon voor het hele bericht. Op basis van de eerste paar paragrafen creëert de lezer een indruk over jou en wat je van hem verlangt. Het zal ook bepalen of ze verder lezen of niet.
Stel dat u zeer formeel of onpersoonlijk overkomt. Maar je wilt ook niet onprofessioneel overkomen, want dat kan mensen ook afstoten.
#5. E-mail lichaam
In de hoofdtekst van uw e-mail biedt u waarde aan uw lezers. Informeer hen over uw bedrijf, bied korting aan of houd hen op de hoogte van nieuwe producten en diensten. Ongeacht het doel van uw e-mail, u moet ervoor zorgen dat de e-mail kort, nauwkeurig en relevant is voor uw publiek.
Laat uw e-mails ook divers zijn; u kunt afwisselen tussen een bedrijfsnieuwsbrief, productaanbevelingen en merkupdates.
- Oproep tot actie
Het doel van elke e-mail is om lezers te beïnvloeden om een of andere actie te ondernemen. Of u nu wilt dat de lezer een aankoop doet of een online enquête invult, een overtuigende call-to-action maakt het voor hen eenvoudig om uw instructies op te volgen.
Bedenk wat u wilt dat uw lezers doen voordat u begint met het opstellen van uw e-mail, en voeg een CTA toe.
Lees ook: IMPRESSION MANAGEMENT (IM): theorie, technieken en voorbeelden
Wat zijn de 4 kenmerken van een goede e-mail?
- Een opvallende onderwerpregel
- Een goede kopbal
- Een eenvoudige e-mailtekst en een oproep tot actie
- Een duidelijke afsluiting
Hoe organiseer je e-mails?
Er zijn verschillende manieren waarop u uw e-mail kunt ordenen. Ze bevatten:
- Categoriseer uw e-mail in mappen en labels
- Maak gebruik van de automatische sorteerfunctie
- Afmelden voor ongewenste e-mails
- Maak aparte accounts voor je werk en privéleven
- Gebruik de takenlijstfunctie
- Geef belangrijke e-mails een ster
- Verwijder ongewenste mails
- Maak filters voor uw inkomende e-mail
- Archiveer e-mail voor later
- Doe regelmatig opslag opruimen
- BESTE E-MAILBEHEERSYSTEEM EN SOFTWARE IN 2023
- Marketingtips voor sociale media: 29+ tips voor kleine bedrijven
Referenties
