Verhuizen en stress gaan hand in hand, maar het kan nog ingewikkelder zijn als werkgevers en werknemers geen downtime tussen de verhuizingen kunnen ervaren. Andere situaties kunnen het proces verder bemoeilijken, zoals desorganisatie en miscommunicatie tussen afdelingen.
Om complicaties te voorkomen en ervoor te zorgen dat uw kantoorverhuizing soepel verloopt, volgen hier enkele cruciale do's en don'ts die werkgevers en HR moeten volgen voor, tijdens en na de verhuizing.
Doen: een verhuischecklist maken
"Volg niet alleen uw gevoel" met betrekking tot uw strategie voor het verhuizen van uw kantoor. Anders mis je een paar belangrijke details waardoor jij en je team op het laatste moment in de war raken. Creëer een checklist voor kantoorverhuizingen die elk detail van uw verhuizing schetst, van begin tot eind.
Niet doen: alles in één maand doen
Hoewel het mogelijk is om uw verhuizing binnen een maand af te ronden met een checklist, gaat u uw personeel overbelasten. Begin zes maanden voor uw grote dag met plannen door contact op te nemen met verhuisbedrijven, uw huurovereenkomst te herzien, uw budget vast te stellen en een taakploeg toe te wijzen.
Doen: communiceren met uw medewerkers
Uw medewerkers moeten ruim van tevoren weten dat hun kantoor naar elders gaat verhuizen. Afhankelijk van waar je naartoe gaat, kan dit van invloed zijn op hun woon-werkverkeer of het opruimen van hun bureau. En als iedereen het van tevoren weet, kunnen werkgevers snel werk-/opslagproblemen oplossen.
Niet doen: verwacht dat uw medewerkers helpen
Veel van uw medewerkers hebben niet de tijd, het geduld of de fysieke kracht om onderweg mee te doen. Naast het verplaatsen van hun eigen persoonlijke apparatuur, mag er niet worden verwacht dat uw werknemers bedrijfseigendommen moeten verhuizen. Schakel voor deze klus een verhuisbedrijf in.
Doen: een projectmanager inhuren of toewijzen
Het verhuizen van kantoren is niet direct gerelateerd aan uw kantoorgenererende bedrijf, maar het is toch vereist een projectmanager. Je hebt iemand nodig om nutsvoorzieningen over te dragen, de telefoons te installeren, de apparatuur in te pakken, een parkeerplaats toe te wijzen aan het nieuwe kantoor en ervoor te zorgen dat alle medewerkers klaar zijn voor de verhuizing.
Niet doen: de verhuisdatum blijven verplaatsen
Vertel uw werknemers, projectmanager en andere leveranciers (verhuisbedrijf of nutsbedrijf) alleen dat u gaat verhuizen totdat u de datum definitief heeft bepaald. Het is oké om fouten te maken, maar als je constant de datum verschuift, zal je team moeite hebben om mee te doen aan de verhuizing.
Doen: een plattegrond uitstippelen
Uw nieuwe kantoor wordt groter of kleiner dan uw huidige. Hoe dan ook, het is onwaarschijnlijk dat uw nieuwe kantoor er hetzelfde uit zal zien als uw oude. Maak een plattegrond om te weten waar al je meubels komen te staan. Met een plattegrond kunnen uw verhuizers en medewerkers sneller wennen.
Niet doen: spullen weggooien na de verhuizing
Een nieuw kantoor geeft u de mogelijkheid om uw technologie of meubilair te updaten. Als u van plan bent dit te doen, overweeg dan om nieuwe apparatuur te bestellen die op het nieuwe kantoor zal aankomen. Gooi de apparatuur die u al hebt vervangen weg op de dag van verhuizing, aangezien de meeste verhuisbedrijven items voor u kunnen weggooien.
Doen: beoordelen voordat u gaat verhuizen
Noteer alles wat er niet goed uitziet en maak je nieuwe en oude ruimte schoon terwijl ze leeg zijn. Zorg ervoor dat je alles op je checklist hebt gedaan en bekijk uw budget. Een week voor de verhuizing moet alles verantwoord zijn en moeten de verhuisbenodigdheden worden samengesteld.
Niet doen: uw stress op anderen afwentelen
Hoe goed je ook voorbereid bent op de verhuizing, iedereen zal een beetje stress doormaken. Het is belangrijk om het moreel te behouden door behulpzaam en ondersteunend te zijn tijdens het proces. Als iedereen eenmaal in het nieuwe kantoor is gesetteld, geef je een feestje en feliciteer je iedereen voor hun harde werk.
Als uw werknemers naar het buitenland verhuizen, probeer dan in te leven in hun situatie. Ze verlaten waarschijnlijk hun familie en vrienden. Het is nooit een slecht idee om internationale werknemers aan een buddy te koppelen, of het nu een collega is of een andere verhuisd Amerikaan, waarmee ze kunnen communiceren.
Wat moet er worden gedaan om klanten, werknemers en belanghebbenden te informeren over de nieuwe locatie na een verhuizing?
Het is belangrijk om klanten, werknemers en andere belanghebbenden te informeren over uw nieuwe locatie door de website van uw bedrijf, socialemediapagina's en andere online vermeldingen bij te werken. U dient ook uw officiële zakelijke adres bij overheidsinstanties en andere relevante organisaties te wijzigen.
Welke stappen moeten worden genomen om het nieuwe kantoor schoon te maken en te reorganiseren na een kantoorverhuizing?
Na een kantoorverhuizing is het belangrijk om de tijd te nemen om de nieuwe ruimte schoon te maken en deze opnieuw in te richten om deze functioneel en efficiënt te maken. Dit kunnen taken zijn zoals het uitpakken van dozen, het regelen van meubels, het opzetten van apparatuur en het creëren van een organisatiesysteem voor bestanden en benodigdheden.
Waarom is het belangrijk om een systeem te hebben om items te volgen tijdens een kantoorverhuizing?
Het hebben van een systeem om items te volgen tijdens een kantoorverhuizing helpt ervoor te zorgen dat er tijdens de overgang niets verloren gaat of wordt achtergelaten. Dit kan het gebruik van labels, inventarislijsten en het markeren van items met een specifiek kleurcoderingssysteem omvatten.
Waarom is het hebben van een noodplan belangrijk tijdens een kantoorverhuizing?
Het hebben van een noodplan tijdens een kantoorverhuizing helpt om u voor te bereiden op onverwachte gebeurtenissen en de kans op stress en ontwrichting te minimaliseren. Dit kan planning voor onvoorziene gebeurtenissen omvatten, zoals weergerelateerde vertragingen, uitval van apparatuur of verkeersincidenten.
Waarom is het belangrijk om gezondheids- en veiligheidsvoorschriften te volgen tijdens een kantoorverhuizing?
Het naleven van gezondheids- en veiligheidsvoorschriften tijdens een kantoorverhuizing is belangrijk om werknemers te beschermen en een veilige en efficiënte verhuizing te garanderen. Dit kan het volgen van de juiste tiltechnieken, het verstrekken van de juiste beschermingsmiddelen en het observeren van brandveiligheids- en evacuatieprocedures omvatten.
Waarom is het belangrijk om bij een kantoorverhuizing rekening te houden met parkeerregelingen voor de verhuiswagen?
Het is belangrijk om rekening te houden met parkeerregelingen voor de verhuiswagen om de verhuizing soepel en ongestoord te laten verlopen. Dit omvat het reserveren van parkeerplaatsen op zowel de oude als de nieuwe locatie en het regelen van toegang tot liften en andere delen van het gebouw.
Gerelateerde artikelen
- VERHUISBEDRIJVEN: Top beste bedrijven in 2023 (update)
- 6 tips om meer hypotheekleningen af te sluiten
- KRUIPRUIMTE-INCAPSULATIE: Stapsgewijze handleiding en alles wat je nodig hebt
- Herenkleding Business Casual: Beste business casual voor mannen (+tips)
- Voordelen van het verplaatsen van traditionele zaken naar online zaken
- WAT IS EEN FAMILIEKANTOOR? Hoe het werkt
4 reacties
Genau einen solchen Beitrag habe ich gesucht, danke dafür! Het kan zijn dat u uw bedrijfsplan moet aanpassen, maar het kan ook een deel van de tijd in beslag nemen. Einen Projectmanager einzustellen, ist schonmal eine sehr gute Idee!
Vielen Dank für den hilfreichen Commentaar! Wir sind gerade dabei unseren Geschäftsumzug zu planen und überlegen noch, ob wir ein Umzugsunternehmen engagieren sollen of den Umzug selbst durchführen. Es gibt einiges zu beachten.
Meine Freundin führt ein kleines Unternehmen en möchte demnächst in ein größeres Büro ziehen. Ich unterstütze sie bei der Planung und so langsam kommt der Ball ins rollen. Sie hatte schon überlegt, ob sie ihre Mitarbeiter wohl um Hilfe bitten cann, aber wahrscheinlich haben Sie recht und das wäre keine gute Idee.
Bei mir steht der Privatumzug an. Durch den Beitrag weiß ich, was ich all all beachten sollte. Den Aufbau der Möbel werde ich dennoch as Erstes machen, sobald die nieuwe Wohnung freis.