We gebruiken allemaal hetzelfde documentvolgsysteem om onze bestanden bij te houden. Of u nu een advocaat, een arts of zelfs een accountant bent, het is belangrijk om te weten welke soorten diensten er in uw regio beschikbaar zijn. De beste manier om er meer over te weten te komen, is door uw plaatselijke bibliotheek te bezoeken of iemand te vragen die op dit gebied werkt. Ik heb echter alles geleverd wat u moet weten en krijg eenvoudige documenttracking met systemen, software en Davao City Portal Document Tracking 2. Lees verder.
Wat is documenttracking?
Documenttracking is het proces van het bijhouden van de documenten en bestanden die met andere gebruikers worden gedeeld. Dit kan worden gedaan met behulp van een documentvolgsysteem of een hulpmiddel voor het volgen van bestanden.
Het belangrijkste voordeel van het bijhouden van documenten is om alle documenten bij te houden die met andere gebruikers zijn gedeeld, zodat u weet wat van hen is en wat van u.
Diensten voor het volgen van documenten
Documenttracking is een service waarmee u de voortgang van documenten via het systeem kunt volgen. U kunt dit bereiken met elk type document, zoals e-mails, bestanden en berichten.
Documenttracking verschilt van bestandsbeheer doordat het meer informatie geeft over elk origineel document dan alleen een referentienummer. In sommige gevallen omvat dit metagegevens die aan elk bestand zijn toegevoegd, zoals de aanmaakdatum of de grootte bij het uploaden, zodat u weet hoe lang het duurde om uw workflowproces te doorlopen voordat het door een ander teamlid werd gearchiveerd of verwijderd.
Documenttracking is belangrijk voor bedrijven die veel documenten moeten verwerken en bijhouden. Dit kunnen medische kantoren, overheidsinstanties, advocatenkantoren en meer zijn. Met documenttracking kan iedereen in het team zien waar elk document zich in het workflowproces bevindt, zodat ze weten wanneer iemand anders het kan bekijken of openen.
Hoe werkt het documentvolgsysteem?
Een softwareprogramma, het documentvolgsysteem, is handig om papiersporen bij te houden. Instellingen en bedrijven kunnen dit gebruiken om documenten, bestanden en andere gegevens op te slaan en te verspreiden.
U kunt zich afvragen waarom u een documentvolgsysteem nodig zou hebben. Het antwoord is simpel: als u wilt dat de werknemers of klanten van uw bedrijf op elk moment toegang hebben tot hun werkproduct op elk apparaat, waar ook ter wereld; dan is dit soort technologie zinvol voor uw behoeften.
Documentvolgsystemen
Documenttrackingsystemen worden gebruikt om documenten te volgen. Ze kunnen worden gebruikt om documenten bij te houden die met andere gebruikers zijn gedeeld en ook om wijzigingen in het document bij te houden.
Met dit systeem kunt u ook bijhouden waar een bestand of database voor het laatst is opgeslagen, wie wijzigingen heeft aangebracht, wanneer die wijzigingen zijn aangebracht en welke versie van het document voor het laatst is opgeslagen of geopend.
Wat zijn hulpprogramma's voor het volgen van bestanden?
Bestanden delen met andere mensen? Gebruik een tool voor bestandsbewaking om bij te houden wat alle anderen ermee doen. Het is een geweldige manier om bij te houden welke bestanden u deelt met andere gebruikers. U kunt het gebruiken om het bestand te volgen dat u deelt met andere gebruikers.
Software voor het volgen van documenten
Software voor het volgen van documenten is een stukje software dat helpt bij het volgen van de documenten die ik deel met andere gebruikers. Het wordt gebruikt om documenten op kantoor en ook in bedrijfsorganisaties bij te houden.
Software voor het volgen van documenten kan voor verschillende doeleinden worden gebruikt, zoals:
- Documenten volgen tijdens hun gebruik door verschillende mensen of afdelingen binnen een organisatie. Als u bijvoorbeeld Word-sjabloon XYZ gebruikt en u moet er wat tekst op wijzigen, dan kunt u deze wijziging gemakkelijk volgen door software voor het bijhouden van documenten te gebruiken, omdat alle wijzigingen die in dit bestand zijn aangebracht automatisch worden weergegeven nadat het opnieuw is opgeslagen. Op deze manier zal elke keer dat iemand wijzigingen in uw document(en) aanbrengt, hij/zij ook van die wijzigingen op de hoogte zijn zonder er zelf toegang toe te hebben!
Welke oplossing helpt bij het volgen van het document dat ik met de andere gebruikers deel?
Er zijn verschillende oplossingen om het document te volgen dat u met anderen deelt.
Document Tracking System (DTS) is een type software dat helpt bij het volgen van uw documenten en het opslaan ervan in een database. Meerdere gebruikers hebben gelijktijdig toegang tot het systeem zonder bang te hoeven zijn voor gegevensverlies. Bedrijven kiezen vaak voor deze optie omdat het gebruiksvriendelijk is en niet veel kost.
Gratis online documentvolgsysteem
Documenttracering is het proces van het volgen van documenten terwijl ze door een organisatie of bedrijf bewegen. Het omvat het verzamelen, opslaan en beheren van relevante gegevens met betrekking tot documenten, zoals hun aanmaakdatum, eigendomsgegevens, auteursinformatie, enz. Deze trackingsoftware helpt u ook eenvoudig uw bestanden bij te houden, zodat u ze op elk moment kunt controleren. tijd.
Er zijn momenteel verschillende soorten documentvolgsystemen beschikbaar voor aankoop op de markt:
#1. Luxe editie:
Deze versie wordt geleverd met extra functies zoals onbeperkte e-mailwaarschuwingen wanneer nieuwe documenten worden toegevoegd of gewijzigd in het systeem; gemakkelijke toegang vanaf elke locatie via een webbrowser (geen apps nodig); automatische back-up elk uur; en de mogelijkheid om te synchroniseren tussen apparaten met behulp van cloudopslag (Dropbox/Google Drive).
#2. Standaard editie:
Bevat alle hierboven genoemde basisfuncties plus ondersteuning voor meerdere gebruikers met machtigingen voor gedeelde mappen, zodat iedereen toegang deelt via verschillende apparaten zonder zich zorgen te maken over wie wat wanneer krijgt!
#3. Geavanceerde editie:
Deze versie wordt geleverd met een ingebouwde kalender, gebruikersanalyse en meer. Al met al is software voor het volgen van documenten een geweldig hulpmiddel wanneer u belangrijke bestanden zoals contracten, inkooporders of facturen moet bijhouden.
Davao City Portal Documenten bijhouden 2
Gebruik de "Davao City Portal Document Tracking 2" om papieren sporen bij te houden. Het geeft volledige details van alle gebruikers die het document hebben geopend.
Veel bedrijven en organisaties gebruiken documentvolgsystemen voor hun zakelijke doeleinden, zoals het volgen van bestellingen, facturen, enz., zodat ze een idee kunnen krijgen van hoeveel tijd ze hebben besteed aan het uitvoeren van hun taken of hoe vaak iemand hun website of bezocht deze zelfs vanaf het IP-adres van hun lokale gebied (Internet Protocol).
Waarom is volgen nuttig?
Traceren is handig omdat u zo weet wie het bestand heeft, waar het zich bevindt en wanneer het voor het laatst is gewijzigd. Als uw computer uitvalt of wordt gestolen en u de gegevens moet herstellen, helpt tracking u om deze binnen enkele seconden te vinden.
Als uw medewerker een oude versie van een programma op zijn computer gebruikt, maar nog niet (of nooit) wil upgraden, dan kan hij deze functie ook gebruiken. Op deze manier verliest hij de toegang niet tijdens het upgradeproces, maar heeft hij toch al zijn bestanden op één plek opgeslagen in plaats van ze afzonderlijk op verschillende plaatsen op zijn pc of laptop op te slaan.
Hoe volg ik een bestand?
U kunt een bestand volgen door het op de portal te uploaden en rechtstreeks of via e-mail naar de ontvanger te sturen.
#1. Bestand upload:
Upload uw bestanden naar uw account en ze zullen zichtbaar zijn in het gedeelte Bestandsgeschiedenis.
#2. Direct verzenden:
Met deze optie kun je een bijlage verzenden vanuit het opstelvenster van Gmail (of andere applicaties). Elke toepassing behalve Gmail die deze link opent, stuurt de bijlage naar de afzender.
#3. E-mail:
Als u een e-mailaccount heeft dat aan uw Google-account is gekoppeld, gebruikt u deze methode om bijlagen te verzenden.
#4. Whatsappen:
Als iemand zijn WhatsApp-nummer met je heeft gedeeld als onderdeel van hun relatie met ons (en dus ook toegang heeft), raden we aan om WhatsApp te gebruiken voor het verzenden van bijlagen, omdat ze nooit meer e-mails van ons hoeven te zien.
Samengevat
In dit artikel hebben we het volgen van documenten in detail besproken. Het is een dienst waarmee mensen bestanden of documenten kunnen delen met andere gebruikers. Het beste is dat het helpt om alle bestanden en documenten in uw systeem bij te houden, zodat u ze gemakkelijk terug kunt vinden wanneer dat nodig is.
Veelgestelde vragen over het volgen van documenten
Wat moet het documentvolgsysteem doen?
Automatiseert het proces van toegang tot, zoeken en bewerken van documenten en stelt u in staat te bepalen wie een document bekijkt of bewerkt.
Hoe definieer je documentbeheer?
Een systeem of proces dat wordt gebruikt voor het vastleggen, volgen en opslaan van elektronische documenten zoals pdf's, tekstverwerkingsbestanden en digitale afbeeldingen van papieren inhoud.
Referenties
