Een essentiële tool voor elk bedrijf is software voor documentbeheer. Afhankelijk van de service kan het mogelijk de samenwerking versnellen, gegevens grondiger beschermen en naleving van wetten waarborgen. Een cruciaal hulpmiddel voor het gemakkelijk beheren en werken met digitale documenten voor Windows, Android, enz. is gratis software voor documentbeheer. Bovendien verbetert het de efficiëntie van uw workflow en maakt het tijd en middelen vrij. Met deze tools kunt u dus een elektronisch archief creëren dat u helpt uw waardevolle documenten op te slaan in plaats van een oceaan van archiefkasten en ondoorgrondelijke hoeveelheden papier te doorzoeken.
Documentbeheersoftware gratis
Aangezien documenten worden gemaakt, opgeslagen en gedistribueerd door een organisatie met behulp van software voor documentbeheer, neemt de efficiëntie toe terwijl de kosten en rommel van het bijhouden van papieren documenten worden verminderd. Uw papieren dossiers kunnen eenvoudig worden omgezet in digitale bestanden en worden georganiseerd met behulp van uitstekende documentbeheersoftware (DMS).
Een tool voor documentbeheer moet bepaalde essentiële componenten hebben om effectief te zijn, waaronder het opslaan, delen en samenwerken van documenten, versiebeheer en betrouwbare beveiliging. Uw fysieke dossiers worden eerst gescand en gedigitaliseerd met behulp van een typisch documentbeheersysteem. Vervolgens wordt het recentelijk gedigitaliseerde bestand geïndexeerd, zodat het altijd kan worden teruggevonden wanneer dat nodig is. Ten slotte worden de bestanden geordend en bewaard in een veilige database.
Kenmerken van een documentbeheersysteem?
#1. Cloudtoegang
Het uploaden en downloaden van documenten moet overal en altijd mogelijk zijn met een DMS. Documenten moeten te allen tijde en vanaf elke locatie toegankelijk zijn voor medewerkers via uploaden, openen en downloaden. Als gevolg hiervan hebben documentbeheersystemen toegang tot de cloud nodig. Het grootste voordeel van een cloudgebaseerd documentbeheersysteem is dat het medewerkers de flexibiliteit geeft om samen te werken en toegang te krijgen tot bestanden vanaf elke locatie.
#2. Gebruiksvriendelijke interface
Een gebruiksvriendelijke en aansprekende gebruikersinterface is cruciaal voor een DMS omdat deze veel gebruikt wordt. Een documentbeheersysteem moet een gebruiksvriendelijke interface hebben voor gemakkelijke toegang tot documenten. U haalt niet het maximale uit uw investering en de productiviteit zal eronder lijden als uw documentbeheersysteem moeilijk te gebruiken is.
#3. Robuuste zoekmogelijkheden
Een documentbeheersysteem moet een zoekfunctie hebben waarmee gebruikers snel door alle inhoud kunnen bladeren en het benodigde document kunnen vinden. Het ondersteunt voor alle bestandstypen. Een documentbeheersysteem moet verschillende bestandstypen kunnen verwerken om echt dynamisch en robuust te zijn.
#4. Ondersteuning voor alle bestandsindelingen
Iedereen die de ontwikkeling van de technologie in de afgelopen decennia heeft gevolgd, kent de voortdurende evolutie van bestandsformaten. Er zijn nog steeds andere bestandsindelingen beschikbaar, hoewel populaire extensies zoals.pdf en.docx momenteel de professionele wereld domineren. Uw documentbeheersysteem moet zoveel mogelijk verschillende bestandstypen ondersteunen. Zo weet je zeker dat je in de toekomst geen problemen meer krijgt.
Soorten documentbeheersoftware
#1. Software voor documentopslag
Het gebruik van dit soort software zorgt voor een veilige, centrale opslag en organisatie van documenten. Meestal bevat het elementen zoals zoeken naar documenten, taggen en archiveren.
#2. Software voor documentsamenwerking
Het doel van dit soort software is om het voor meerdere gebruikers gemakkelijker te maken om samen te werken. Vaak bestaat het uit elementen als taakbeheer, versiebeheer en het delen van documenten.
#3. Software voor documentafbeeldingen
Documenten scannen en digitale opslag worden beide bereikt met behulp van dit soort software. Meestal heeft het mogelijkheden zoals streepjescodeherkenning en optische tekenherkenning (OCR).
#4. Enterprise Content Management (ECM)-software
Grootschalige documentbeheersystemen en andere inhoudbeheersystemen voor het beheren van afbeeldingen, video's en audiobestanden zijn beide beschikbaar. Meestal bevat het elementen zoals workflowautomatisering, documentversiebeheer en beveiliging.
Voordelen van documentbeheersoftware
#1. Hogere productiviteit
Een duidelijk voordeel van DMS is dat het tijd bespaart, wat zich vaak vertaalt in een hogere productiviteit omdat tijd kostbaar is. Het sneller en effectiever ophalen van documenten kan de klanttevredenheid en het moreel van het personeel verbeteren. Bovendien kunnen documentbeheerprogramma's worden geschaald om tegemoet te komen aan de veranderende vereisten van elke onderneming. Dit is precies waarom het stroomlijnen van bedrijfsprocessen zinvol is. Het gebruik van een documentbeheersysteem om uw bestanden te organiseren en te beheren, zal de productiviteit van uw team en die van uzelf een boost geven.
#2. Meer veiligheid
Om gevoelige documenten te beschermen, biedt documentbeheersoftware verbeterde beveiligingsfuncties zoals codering en toegangscontrole. Toen papieren dossiers nog in gebruik waren, vereiste de bescherming ervan het gebruik van tijdrovende en ineffectieve beveiligingsmaatregelen zoals uitschrijfformulieren, afgesloten archiefkasten en beveiligingsprotocollen. Organisaties kunnen documenten versleutelen met behulp van documentbeheersystemen, waardoor elk bestand ook een ander beveiligingsniveau kan hebben. Het is niet alleen gemakkelijker voor het bedrijf en zijn personeel, maar het verbetert ook de effectiviteit van het documentbeveiligingsproces.
#3. Vereenvoudigdd Samenwerking
Samenwerken aan documenten met collega's wordt eenvoudiger gemaakt door software voor documentbeheer, waardoor snellere en effectievere workflows mogelijk worden. Een geavanceerd documentbeheersysteem vereenvoudigt het proces van snelle toegang tot inhoud en samenwerking aanzienlijk. De mogelijkheid om toegang te krijgen tot documenten die uit verschillende bronnen zijn gedownload, is op veel plaatsen beschikbaar. Dankzij elektronische beeldvorming kunnen gedeelde documenten via e-mail of internet worden verzonden. Met DMS zijn bedrijfsprocessen beter zichtbaar en kan de workflow-monitoring mogelijk worden verbeterd. Geautoriseerde toegang door externe gebruikers kan worden toegestaan en gecontroleerd.
#4. Gemakkelijk ophalen
Papieren opbergen in kasten of opbergruimtes is niet meer gebruikelijk. Wanneer een document wordt geconverteerd naar een digitale vorm met behulp van software voor documentbeheer, kan iedereen die er toegang toe heeft het meteen bekijken. Gebruikers van een documentbeheersysteem kunnen naar documenten zoeken met behulp van de naam van het document, een trefwoord, de inhoud of andere identificerende informatie die is gebruikt om het te catalogiseren en te volgen. Deze taak kan snel en effectief worden uitgevoerd door een medewerker met behulp van een computer.
Criteria voor het kiezen van documentbeheersoftware
- Kosten: Houd rekening met de prijs van de software en eventuele extra kosten voor onderhoud, upgrades en ondersteuning.
- Ondersteuning: Kies een softwareleverancier met een betrouwbare klantenservice.
- Schaalbaarheid: zorg ervoor dat de software met uw bedrijf meegroeit naarmate het groeit.
- Functies: Houd rekening met de functies van de software, waaronder workflowautomatisering, documentversiebeheer en zoekfunctionaliteit.
- Controleer de compatibiliteit van de software met de systemen en programma's die u al gebruikt.
- Om uw documenten snel en eenvoudig te beheren, zoekt u naar software die eenvoudig te gebruiken en te begrijpen is.
Software voor persoonlijk documentbeheer gratis
#1. samenvloeiing
Een teamwerkplek die kennisdeling en samenwerking stimuleert, Confluence, is geschikt voor thuiswerkers. Het kan functioneren als een systeem voor het beheer van elektronische documenten. Gebruikers kunnen versies van documenten beheren, ordenen, zoeken en beheren dankzij ingebouwde functies. Confluence vervangt een gedeelde documentopslagplaats van begin tot eind door op te treden als intelligente software voor documentbeheer.
Confluence is het meest geschikt voor kleine, middelgrote en grote organisaties die verschillende andere documentbeheerprogramma's gebruiken. Andere documentbeheersystemen zoals Box, Dropbox en Google Drive kunnen direct en naadloos worden geïntegreerd met Confluence.
Bovendien kunnen gebruikers met Confluence huidige Word-documenten importeren in Confluence-wikipagina's, waardoor er minder behoefte is aan desktopprogramma's en de bijbehorende documenten.
Prijzen
- Gratis: $ 0
- Standaard: $ 5.50
- Premie: $ 10.50
#2. Dropbox Zakelijk
Met zijn toonaangevende bestandssynchronisatie, samenwerking en uitgebreide beheer- en beveiligingsfuncties is Dropbox Business een topplatform voor elektronisch documentbeheer dat wordt gebruikt door meer dan 300,000 zakelijke teams over de hele wereld en de meeste Fortune 500. De 1 TB aan initiële ruimte die wordt geboden door de zakelijke accounts van Dropbox kan worden verhoogd als dat nodig is. Gebruikers kunnen ook de toegang tot teamleden en mappen beheren. Met Dropbox kan een back-up worden gemaakt van elk bestand, map of harde schijf op een veilige externe opslaglocatie.
Bedrijven hebben nu toegang tot nieuwe Dropbox-beheerdersfuncties die teambeheer stroomlijnen, gegevensbeveiliging en naleving ondersteunen en hen nuttige informatie geven over hoe hun teams werken.
Prijzen:
- Standaard: $ 12.50 per gebruiker per maand
- Standaard + DocSend: $ 50 per gebruiker per maand
- Geavanceerd: $ 20 per gebruiker per maand
#3. Box camera's
De box is een enkel documentworkflowplatform dat bedrijven helpt bij het effectief creëren, samenwerken aan en beheren van content. Met behulp van het cloud-native documentbeheerplatform "Box" kunnen teams en organisaties veilig inhoud creëren en eraan samenwerken vanaf elk apparaat, terwijl de veiligheid en controle behouden blijven.
Box biedt meer transparantie omdat het teams en bedrijven in staat stelt beveiligingsclassificaties toe te passen, bestanden te vergrendelen om bewerking te voorkomen en strikte gebruikersmachtigingen in te stellen voor individuele bestanden.
Prijzen:
- Starter: $ 5 per gebruiker per maand
- Zakelijk: $ 15 per gebruiker per maand
- Zakelijk Plus: $ 25 per gebruiker per maand
- Enterprise: Contact Box voor gedetailleerde prijsinformatie.
- Box Personal is gratis voor één gebruiker. Biedt een gratis proefperiode van 2 weken
Enkele van de grootste bedrijven en organisaties ter wereld gebruiken de uitstekende tool voor documentbeheer die bekend staat als SharePoint. Het beheer van documentatie en het delen van informatie binnen organisaties hebben veel baat gehad bij SharePoint. SharePoint is niet alleen zeer aanpasbaar, maar ook ideaal voor bedrijven die het Microsoft-ecosysteem van productiviteitsapps gebruiken, omdat het gebruikers veel tijd bespaart.
Met de toevoeging van mobiele apparaten is SharePoint niet langer alleen een desktop- of laptoptoepassing. Hierdoor is SharePoint een actieve tool voor elektronisch documentbeheer.
Prijzen:
- SharePoint Online (abonnement 1): $ 5.00 per gebruiker per maand
- SharePoint Online (abonnement 2): $ 10.00 per gebruiker per maand
- Office 365 E3: $ 20.00 per gebruiker per maand
#5. Google Drive
Organisaties van elke omvang vertrouwen op Google Drive, een van de beste en meest betrouwbare platformen voor documentbeheer. Met zijn superieure versiebeheer en deelmogelijkheden is Google Drive bruikbaar op een groot aantal verschillende apparaten. Voor teams en organisaties is het een fantastische optie omdat het naadloos integreert met Gmail en gebruikers in staat stelt documentworkflows te maken met behulp van mappen en submappen.
Een van de beste aspecten van Google Drive is de mogelijkheid voor een team om samen te werken aan documenten, spreadsheets, presentaties en tekeningen. Er kunnen maximaal 50 mensen tegelijk aan één document werken.
Gebruikers kunnen intelligent zoeken naar bestanden en mappen met behulp van Google Drive. De zoekmachine in Google Drive zoekt naar bestanden die specifieke woorden in de titel of inhoud bevatten. Gebruikers hebben toegang tot verschillende zoekopties, waaronder de mogelijkheid om te zoeken naar bestanden die door of met een bepaalde persoon zijn gedeeld, op type bestand, op specifieke datums waarop een bestand is bewerkt en nog veel meer.
Prijzen:
- Gratis: 15GB
- Basis: 100 GB voor $ 1.99 per maand of $ 19.99 per jaar.
- Standaard: 200 GB voor $ 2.99 per maand of $ 29.99 per jaar.
- Premium: 2 TB voor $ 9.99 per maand of $ 99.99 per jaar
#6. Microsoft Microsoft Onedrive
Microsoft OneDrive, een onderdeel van de Microsoft Office-productiviteitssuite, biedt online bestandssynchronisatie en -opslag. Gebruikers kunnen daar bestanden opslaan en vanaf elk apparaat openen, en het heeft functies voor realtime samenwerking.
Het biedt een aanzienlijke hoeveelheid gratis opslagruimte (5 GB), sterke samenwerkingsmogelijkheden waarmee u wijzigingen van andere gebruikers in realtime kunt zien, en is naadloos compatibel met Microsoft Office-tools
Microsoft OneDrive heeft een grote selectie tools voor het maken en bewerken van documenten, spreadsheets en presentaties. Aan de andere kant is een kleine hoeveelheid opslagruimte (meer dan de eerste 5 GB) voor sommige gebruikers misschien niet genoeg.
#7. DocuWare
DocuWare is een uitstekende cloudgebaseerde tool voor documentbeheer met veel toepassingen buiten de primaire functie. Het is een tool die kan worden gebruikt voor het afhandelen van facturen, het beheren van werknemers, het promoten van verkoop en andere taken.
Het kan helpen bij het digitaliseren van alle soorten fysieke dossiers. De documenten kunnen dan worden bewaard in particuliere elektronische archieven. Naast bovengenoemde voordelen blinkt de software uit in het automatiseren van workflows en het inzichtelijk maken van complexe beheerprocedures.
DocuWare is een ander hulpmiddel dat de samenwerking en het delen van documenten bevordert. Verbinding maken met werknemers die op afstand werken, is mogelijk met behulp van DocuWare. Prijs: gratis proefperiode, gepersonaliseerde prijzen
#8. Birtrix24
U kunt uw bestanden eenvoudig opslaan en beheren met behulp van de software. Het maakt het beheer van verschillende bestandstypen mogelijk, waaronder agenda's, galerijen, wiki's en andere soorten bestanden, en is uitgerust om enkele intranetdiensten te ondersteunen. Geavanceerde teamgerelateerde functies zijn toegankelijk en er zijn ook CRM-functies beschikbaar, samen met samenwerkingstools. Het heeft de volgende kenmerken:
- Opties zijn onder andere self-hosted, public cloud en cloud
- Hulp bij het bewerken van documenten, zowel lokaal als online.
- Makkelijk te gebruiken op zowel iOS als Android
- Biedt u zowel on-premises als cloudopslagopties.
- Stelt u in staat om effectiever samen te werken met uw collega's
Software voor documentbeheer Gratis Windows
#1. OpenDocMan
Een open-source DMS genaamd OpenDocMan is gemaakt voor het centraal opslaan en ontsluiten van documenten. Het trekt gebruikers aan met zijn gebruiksvriendelijke, zeer intuïtieve interface. Zowel Windows als Mac kunnen het gebruiken en de implementatie ervan is webgebaseerd. Op apparaten met iOS, Android, Windows of Blackberry kunt u het ook gebruiken als software-app voor documentbeheer. U kunt de volledige versie van het documentbeheerprogramma gratis downloaden. Bovendien maakt het applicatiebeveiliging en delen mogelijk. De primaire functies zijn documentopslag en indexering. Bovendien maakt OpenDocMan het beheer van workflows en e-mails mogelijk en ondersteunt het meerdere talen.
#2. M-bestanden
Door alle bestanden op één locatie te bewaren, vereenvoudigt M-Files het proces van het beheren van documenten. Het kan zelfs worden geïntegreerd met uw huidige mappen en systemen met behulp van intelligente, ingebouwde AI-technologie die uw gegevens automatisch organiseert en beveiligt zonder enige handmatige inspanning van u. M-Files is een van de documentbeheersoftware voor Windows-gebruikers. De belangrijkste kenmerken zijn onder meer:
- Beheert documenten door inhoud te structureren en te ordenen.
- Verbeter de productiviteit van medewerkers door handmatige processen te automatiseren.
- Elke wijziging in de documenten wordt geregistreerd en gevolgd.
- Deze online tool voor documentbeheer biedt een gebruikersinterface die eenvoudig te gebruiken is.
#3. Crystal DMS
Windows-gebruikers kunnen deze gratis software voor documentbeheer downloaden. Documentbeheer, tracking en opslag zijn er allemaal mee mogelijk. U kunt verschillende mappen maken en daarin documenten plaatsen om documenten te beheren. Hiermee kunt u documenten delen met verschillende gebruikers. U kunt bepalen wie toegang heeft om specifieke documenten te bekijken en te bewerken. Door de Checkout-optie te gebruiken, kunt u de toegang van gebruikers tot documenten verder beperken. Deze software registreert logins, logouts, datums, IP-adressen, mapnamen, enz. om documentbeveiliging te garanderen. Bovendien biedt het een wachtwoordbeveiligingsfunctie om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot uw documenten. U kunt slechts 512 MB aan opslagruimte gebruiken om documenten op te slaan wanneer u de gratis versie van Krystal DMS gebruikt. Afgezien daarvan is dit programma uitstekend in het beheren van documenten.
#4. In de open lucht
Dit is een extra gratis Windows-documentbeheersoftware die gratis is en boordevol functies zit. Met deze software is het beheren van een groot aantal documenten eenvoudig. U krijgt in dit geval gecentraliseerde opslag, beveiligd met een wachtwoord. U kunt met deze software gebruikers aanmaken en redelijk eenvoudig documenten met hen delen. Bovendien kunt u gebruikers de mogelijkheid geven om alleen bepaalde documenten te bekijken of te bewerken. Hoewel het gratis is, biedt het alle benodigde functies voor documentbeheer zonder opslagbeperkingen.
#5. LogischeDOC
Dit is alweer een open-source, gratis documentbeheersoftware voor Windows. Het kan worden gebruikt om documenten op één locatie te ordenen. Om de veiligheid van de gegevens te waarborgen, stelt het één enkel toegangspunt in. Daarom hebben alleen gebruikers met toestemming toegang tot documenten. Deze software is geschikt voor zowel bedrijven als particulieren, omdat het gebruik ervan vrij eenvoudig is. Er zijn verschillende bestandsformaten beschikbaar om te uploaden. Daarnaast kunnen hier documenten worden bewerkt en bekeken. Hier kunt u mappen maken om documenten te ordenen en te scheiden op basis van uw voorkeuren. Bovendien kunnen belangrijke documenten worden gemarkeerd voor later gebruik. Het maakt regelmatig automatische back-ups van de nieuw toegevoegde gegevens om gegevensverlies te voorkomen. Voor uw gemak wordt een zeer robuuste indexering aangeboden, waardoor het eenvoudig wordt om elk type document te vinden.
Welke gratis software voor documentbeheer is het beste?
Afhankelijk van de behoeften en doelen van uw organisatie, is er een gratis documentbeheersysteemsoftware die het beste is. De beste gratis open-source documentbeheerprogramma's zijn OpenDocMan, Krystal DMS, LogicalDOC, Confluence, bitrix24 en Alfresco Community.
Wat is Open Source DMS?
Open-source software heeft vrij distribueerbare broncode die gebruikers mogen wijzigen en hergebruiken, vaak om de software te verbeteren. Met behulp van open-source software voor documentbeheer kunnen bedrijven hun processen digitaliseren en hun gegevens opslaan op privéservers. Ze zijn voor iedereen direct beschikbaar om te openen, te wijzigen en bij te werken. Bovendien kunnen gebruikers hun eigen codes toevoegen aan open-source documentbeheersystemen om functies toe te voegen of te wijzigen.
Heeft Google een documentbeheersysteem?
Met een cloudgebaseerde applicatie genaamd Google Drive kunt u documenten maken, bewerken, opslaan en delen. Het enige documentbeheersysteem dat naadloos is geïntegreerd met Google Drive en Workspace (voorheen G Suite) is AODocs
Hoe heet het documentbeheersysteem van Microsoft?
Naast SharePoint, OneDrive en Microsoft Dynamics biedt Microsoft 365 verschillende opties voor documentbeheer. MS-toegang. MS Access is een sterke (en gratis) tool voor het creëren van een productief Microsoft-documentbeheersysteem, hoe eenvoudig het ook mag lijken. Microsoft Office-documenten kunnen worden beheerd met behulp van een documentbeheersysteem
Wat is een eenvoudig documentbeheersysteem?
Het eenvoudige DMS (Document Management System) is een krachtige, aanpasbare en schaalbare ECM-oplossing. Als gevolg hiervan dient het als het perfecte documentbeheersysteem voor bedrijven van elke omvang, inclusief grote en kleine. DMS-software transformeert uw bedrijfsgegevens en digitale archivering in een hulpmiddel voor uw bedrijf.
Is Acrobat een documentbeheersysteem?
Het maken, bewerken en beheren van PDF-bestanden wordt eenvoudiger gemaakt door het documentbeheerprogramma Adobe Acrobat. Met behulp van Acrobat kunnen jij en je gezin allerlei soorten documenten snel en eenvoudig beheren, waardoor er meer tijd overblijft voor de dingen die ertoe doen.
Wat is documentbeheer in Google Documenten?
Documenten kunnen worden gemaakt, bewerkt, opgeslagen en gedeeld met Google Drive, een cloudgebaseerde applicatie. Documenten worden opgeslagen in de cloud en worden gesynchroniseerd met de lokale kopieën van gebruikers van het systeem, en zo wordt het door veel bedrijven gebruikt als bestandsbeheersysteem.
Conclusie
Documenten worden vaak opgeslagen, geopend en beheerd door het systeem via een centrale opslagplaats. Bovendien heeft het mogelijk opties voor het intern of extern delen van documenten, evenals tools voor publicatie en revisiebeheer. De workflow van documenten, het delen van bestanden en elektronisch documentbeheer worden allemaal gemakkelijker gemaakt door software voor documentbeheer, waar zowel grote als kleine bedrijven baat bij hebben.
Er is geen one-size-fits-all optie voor software voor documentbeheer. De beste software voor uw bedrijf hangt af van uw unieke vereisten en financiële beperkingen. Door wat tijd te besteden aan het onderzoeken van uw opties, kunt u bepalen welke kwaliteiten voor u het belangrijkst zijn. U kunt de productiviteit verhogen, teamwerk verbeteren en uw documentbeheerprocessen stroomlijnen met de juiste documentbeheersoftware.
Gerelateerde artikelen
- DEALERMANAGEMENTSYSTEMEN: Top 10 systemen en tools in 2023
- HULPMIDDELEN VOOR DOCUMENTBEHEER: Gebruik, gratis tools & gids
- DOCUMENTBEHEERSYSTEEM: definitie en 15 beste softwareoplossingen in 2023
- DISTRIBUTIEBEHEERSYSTEEM: 2023 Beste software
Referenties
