In dit digitale tijdperk verwachten mensen altijd en overal toegang te hebben tot hun vitale documenten. De meest effectieve manier om dit proces aanzienlijk te vereenvoudigen, is door gebruik te maken van documentbeheersystemen. De voordelen van deze documentbeheersystemen kunnen niet genoeg worden benadrukt, omdat ze u helpen uw documenten te beheren en op te slaan, zodat u ze op elk gewenst moment kunt openen. In deze gids bekijken we een lijst met de beste elektronische en open-source software voor documentbeheersystemen om u te helpen uw documenten effectief te beheren. Lees verder.
Wat is documentbeheer?
Documentbeheer is het proces waarmee bedrijven elektronische documenten beheren en volgen.
Document Management is nu beschikbaar in verschillende configuraties, variërend van een kleine stand-alone applicatie tot grootschalige bedrijfsbrede installaties met typische functies voor het invullen van documenten.
Deze kenmerken zijn als volgt:
- Locatie van opslag
- Toegangscontrole en beveiliging
- Indexeren en controleren
- Zoeken en ophalen, classificatie
- Integratie met desktopsoftware
Documentbeheersystemen
Documentbeheersystemen verwijzen naar elektronische documentbeheer- en toegangssoftware.
Soorten documentbeheersystemen
- Contentmanagement
- workflow management
- Recordbeheer
- Documentafbeelding
- Beheer van bedrijfsinhoud
Voorbeeld van documentbeheersystemen
Een voorbeeld van een documentbeheersysteem is de PDF-reader waarmee u uw bestanden kunt opslaan en offline kunt raadplegen.
Elektronische documentbeheersystemen
Elektronische documentbeheersystemen (EDMS) zijn softwareprogramma's die verschillende soorten documenten organiseren en opslaan. Dit is een meer specifiek soort documentbeheersysteem, een meer algemeen type opslagsysteem dat gebruikers helpt bij het organiseren en opslaan van papieren of digitale documenten. EDMS verwijst naar een softwaresysteem dat digitale documenten beheert in plaats van papieren documenten, terwijl deze systemen in sommige gevallen ook digitaal gescande versies van originele papieren documenten kunnen verwerken.
Software voor elektronische documentbeheersystemen (EDMS) maakt de centrale opslag van een aanzienlijk aantal digitale documenten mogelijk. Veel van deze systemen bevatten ook functionaliteit voor het ophalen van documenten. Om effectief te zijn, moet een elektronisch documentbeheersysteem de volgende componenten bevatten:
- Importeren: Deze functie opent een nieuw document in het systeem.
- Opslag: om systeembestanden te bewaren en opslag te gebruiken.
- Identiteit: om documenten nauwkeurig op te halen door indexen toe te wijzen.
- Exporteren: om objecten uit het systeem te verwijderen, exporteert u ze.
- Wachtwoordbeveiliging op specifieke bestanden voor toegestane gebruikers.
De voordelen van het gebruik van elektronische documentbeheersystemen
Het omzetten van grote bergen papieren documenten naar digitale documenten kan intimiderend zijn. Bedrijven die investeren in een elektronisch documentbeheersysteem geven zichzelf de basis om workflows te versnellen en bedrijfskritische procedures op te schalen. Dit zijn de belangrijkste voordelen van software voor elektronische documentbeheersystemen (EDMS) voor uw bedrijf, naast het verhogen van de bedrijfsproductiviteit.
#1. Vermindering van opslagruimte
De prijzen van commercieel vastgoed stijgen, net als de kosten voor het bewaren van papieren documenten. Een op software gebaseerd DMS dat de noodzaak voor archiefkasten, dozen en opslagbakken overbodig maakt, is een grote aanwinst voor elk bedrijf omdat het waardevolle kantoorruimte vrijmaakt. Gedrukte kopieën van documenten kunnen vaak worden bewaard op goedkopere locaties, zoals een extern magazijn of een kluis.
#2. Verhoogde beveiliging
Documentbeveiliging is cruciaal voor ondernemingen van elke omvang om gevoelige gegevens te beschermen. DMS zorgt voor meer controle over kritieke informatie en documenttoegang kan op mapniveau worden beheerd voor verschillende groepen of mensen. Een DMS houdt ook bij wie een document heeft bekeken, wanneer het is geopend en hoe het is bewerkt. Documenten die worden beheerd, zijn zeer traceerbaar en kunnen worden gelabeld om geautomatiseerde waarschuwingen mogelijk te maken.
#3. Betere naleving van de regelgeving
De nalevingsvereisten van bepaalde documenten kunnen nogal complex zijn. Niet-naleving kan leiden tot boetes, intrekking van de licentie en, in sommige situaties, strafrechtelijke vervolging. Sarbanes Oxley en HIPAA zijn twee federale en staatsregelgevingsregels die strikte beveiligings- en privacyrichtlijnen vereisen. Documentbeheeroplossingen verkleinen de kans op niet-naleving. Bewaarschema's voor records kunnen bijvoorbeeld worden geautomatiseerd en nieuwe records kunnen gemakkelijker worden gecategoriseerd en bewaard.
#4. Eenvoudig ophalen van documenten
Het zoeken en ophalen van papieren kan lang duren - en we weten allemaal dat tijd geld is. De gemiddelde kantoormedewerker besteedt 30 tot 40% van zijn dag aan het zoeken naar afgedrukte documenten, terwijl bedrijven gemiddeld $ 20 besteden aan het archiveren van een document, $ 120 aan het vinden van een verkeerd gearchiveerd document en $ 220 aan het reproduceren van een verloren document. Deze verspillende uitgaven voor documentbeheer beperken het budget van een organisatie, belemmeren de productiviteit en beperken het groeipotentieel.
#5. Verbeterde samenwerking
Een geavanceerd documentbeheersysteem vereenvoudigt de mogelijkheid om snel toegang te krijgen tot inhoud en samen te werken aanzienlijk. Documenten die uit verschillende bronnen zijn verkregen, kunnen vanaf verschillende locaties toegankelijk zijn. Elektronische beeldverwerking maakt het delen van documenten via een netwerk via e-mail of internet mogelijk. DMS vergroot de zichtbaarheid van bedrijfsprocessen en zorgt voor verbeterde workflow monitoring. Externe gebruikers met autorisatie kunnen toegang krijgen en gecontroleerd worden.
#6. Beter noodherstel en back-up
In elke oplossing voor documentbeheer moet een plan voor gegevensback-up en noodherstel worden opgenomen. Papieren documenten worden beschermd tegen brand, overstromingen en andere rampen met digitale archivering als back-up. Documenten in een DMS zijn zeer traceerbaar en kunnen worden getraceerd aan de hand van verschillende criteria. Mogelijkheden voor het volgen van documenten verminderen de kans op het verkeerd archiveren of kwijtraken van documenten na het lezen.
#7. Toegenomen productiviteit
Tijd is kostbaar en DMS bespaart tijd, wat zich vaak direct vertaalt in een hogere productie. Het sneller en efficiënter ophalen van documenten kan het moreel van de medewerkers en de klanttevredenheid verbeteren. Bovendien zijn documentbeheeroplossingen schaalbaar om tegemoet te komen aan de veranderende behoeften van elke onderneming. Een robuust elektronisch documentbeheersysteem biedt bedrijven een aantal immateriële voordelen, waaronder:
- Flexibiliteit
- Concurrentievermogen
- Verbeterde klantrelaties
- Mindset rust
De meest voorkomende elektronische documentbeheersystemen
Laten we eens kijken naar enkele van de meest prominente software voor documentbeheersystemen die vaak wordt gebruikt om papieren documentatie te elimineren en de op documenten gebaseerde prestaties van een organisatie te verbeteren.
#1. Klik op
ClickUp bevat onder andere tools voor het maken van documenten, wiki's en kennisbanken:
- Het heeft de mogelijkheid om de tekst te wijzigen.
- Het maakt samenwerking mogelijk via bewerking voor meerdere spelers.
- Het heeft opties voor het delen van documenten en specifieke machtigingen.
- Het biedt functies voor het markeren van tekst voor het toevoegen van opmerkingen aan documenten.
#2. Smartsheet
Smartsheet is een documentbeheerplatform dat speciaal is gebouwd om aan de behoeften en eisen van uw bedrijf te voldoen.
Met de software kunnen gebruikers overal hun werk plannen, beheren, vastleggen en erover rapporteren.
De software biedt zakelijke teams een live visueel dashboard waar ze op afstand kunnen samenwerken aan een specifieke taak.
Gebruikers kunnen rapporteren over kritieke indicatoren en realtime voortgang in hun activiteiten zien.
Smartsheet automatiseert efficiënt workflows om elk teamlid op de hoogte en betrokken te houden terwijl ze werken om hun taken op het platform te voltooien.
#3. Teamwerkruimten
Teamwork Spaces biedt documentbeheersoftware die boordevol functies zit die taakbeheer eenvoudiger maken.
U kunt uw projecten bewerken in een realtime samenwerkingsomgeving met uw collega's die de software gebruiken.
U kunt films, foto's en grafieken in uw documenten opnemen om ze aantrekkelijker te maken.
Met behulp van uitgebreide tools voor machtigingen en gebruikersbeheer kunt u bepalen wie toegang heeft tot welke delen van het document.
Het platform biedt ook een schat aan opties om gebruikers te helpen moeiteloos samen te werken tussen teams en het ontvangen van feedback van klanten.
#4. maandag.com
Monday.com is cloudgebaseerde software voor documentbeheer die je alle tools biedt die je nodig hebt om je project van begin tot eind te centraliseren en te plannen.
Het platform geeft je aanpasbare formulieren die je kunt gebruiken om snel dingen te genereren.
Het is ook vrij eenvoudig om Monday.com te gebruiken om projectgoedkeuringen en activiteiten te automatiseren.
U kunt ook in realtime samenwerken met uw teamleden aan een document via het platform. In een document kunt u chatten, wijzigingen toewijzen en personen of groepen taggen.
Het projectdashboard biedt u gedetailleerde informatie, statistieken en inzichten in uw werk.
Bovendien kunnen de realtime gegevens van Monday.com met betrekking tot uw werk worden gebruikt om projectgevaren te beheren, te bewaken en te verwijderen.
# 5. HubSpot
HubSpot Sales Document Management en Sales Tracking Software zullen handig zijn voor het creëren van een sales content bibliotheek voor het hele team. Hiermee kunt u documenten delen vanuit uw Gmail- of Outlook-mailbox. Het zal u ook op de hoogte stellen wanneer potentiële klanten zich bezighouden met de inhoud die u hen verstrekt. Bovendien zal het onthullen hoe de verkoopinhoud uw verkoopproces ondersteunt en hoe vaak de inhoud door het team wordt gebruikt.
HubSpot biedt alles-in-één verkoopsoftware met verschillende functies, zoals e-mailtracking, e-mailplanning, verkoopautomatisering, livechat, rapportage en meer.
#6. pCloud
U kunt groepsmachtigingen en individuele toegangsniveaus configureren in pCloud. U kunt de gegevenstoegang ook beperken via gedeelde mappen. Met pCloud kunt u ook opmerkingen achterlaten over bestanden en mappen. Het houdt grondige logboeken bij van accountactiviteit en stelt elke eerdere versie van uw bestanden voor u beschikbaar. Het omvat functies voor bestandsbeheer, delen, beveiligen, bestandsversie, bestandsback-up en beheer van digitale activa.
#7. Buitenshuis
Het is een gratis en open-source ECM die documentbeheer, samenwerking, kennis- en webcontentbeheer, record- en beeldbeheer, een contentrepository en workflow biedt.
Het ondersteunt het Common Interface File System (CIFS), dat documentcompatibiliteit met zowel Windows- als Unix-achtige besturingssystemen mogelijk maakt.
Alfresco bevat API-ondersteuning en fungeert als back-end om content op te slaan en op te halen.
Alfresco's sterkste eigenschappen, eenvoudige aanpassing en versiebeheer zijn ook het moeilijkst te gebruiken.
#8. LogischeDOC
LogicalDOC is een op Java gebaseerd open-sourcesysteem dat toegankelijk is via elke webbrowser. Dit systeem is toegankelijk via uw eigen netwerk en stelt u in staat een onbeperkt aantal documenten aan te maken en te beheren. Het verbetert de productiviteit en samenwerking van documentbeheersystemen.
#9 Feng-kantoor
Feng Office is een open-source documentbeheersysteem met een webgebaseerd samenwerkingsplatform. Tijdregistratie, Gantt-diagrammen, taakbeheer en kennisbeheer zijn allemaal nuttige elementen van het Feng Office. Het is eenvoudig te gebruiken en stelt u in staat om items te taggen. U kunt de inhoud zelfs volgen en naar meerdere personen tegelijk sturen.
Het grootste nadeel is dat bij elke upgrade sommige functies alleen betaald worden.
#10. Nuxeo
Nuxeo is een open-sourcesysteem dat de contentstroom over de bedrijfscyclus regelt.
De beproefde technologie vermindert de tijd die nodig is voor het zoeken en ophalen van inhoud. Het biedt verschillende methoden voor het vastleggen van de inhoud, waaronder het scannen van afbeeldingen.
Auditlogboekregistratie is een van de nuttige aspecten van het bijhouden van inhoud, en het is ook een handigere methode. Het is echter moeilijk voor beginners en aanpassingen kunnen in sommige gevallen ingewikkeld worden.
Lees ook: Archiefsystemen voor bedrijven: documenten op de juiste manier archiveren (gedetailleerde handleiding))
Open source documentbeheersystemen
Hoe groot uw bedrijf ook is, u zult een constante stroom van documentatie hebben die u moet ontwikkelen, beheren en organiseren om alles goed te laten verlopen. Documentbeheersystemen (DMS) zijn een essentieel onderdeel geworden van de software-inventaris van een bedrijf, maar de meeste pakketten zijn duur in aanschaf en onderhoud. Hier komen open source documentbeheersystemen om de hoek kijken. Deze goedkope (soms gratis) websoftware is overal verkrijgbaar en een uitstekend antwoord voor de meeste bedrijfsprocessen.
Beste open source documentbeheersystemen
#1. OpenDocMan
OpenDocMan is ontworpen om te voldoen aan de documentbeheercriteria van ISO 17025 en wordt algemeen beschouwd als een van de beste open-source documentbeheersystemen die beschikbaar zijn. Het wordt gebruikt voor documentbeheer door een toenemend aantal Fortune 500-bedrijven, kleine ondernemingen, onderwijsinstellingen, overheidsinstanties en particulieren. Het is ook toegankelijk in tien verschillende talen.
OpenManDoc is volledig aanpasbaar aan uw behoeften en ondersteunt een breed scala aan besturingssystemen en bestandstypen (inclusief Linux, Unix, Mac OS X, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista en Windows 7). Het biedt toegang vanaf elke locatie en eenvoudige webgebaseerde back-upfunctionaliteit als een volledig webgebaseerde oplossing.
#2. Buiten
Dit programma deconstrueert de Alfresco Enterprise Edition (software voor inhouds- en bestandsbeheer) voor ondernemingen die zichzelf kunnen ondersteunen en verbeteringen willen verkennen en aanpassen aan hun eigen behoeften. Alfresco Community Edition is flexibel voor ontwikkelaars die willen werken met de nieuwste Alfresco-functies in niet-kritieke contexten, omdat het gratis en direct beschikbaar is. Dit is de beste open-source documentopslag voor het maken van nieuwe functies voor uw bedrijf.
Alfresco bevat geavanceerde gebruikers- en workflow-elementen met gemakkelijk toegankelijke mogelijkheden die samenwerking op locatie en op afstand mogelijk maken via mobiele apps en offline toegang. Het bevat ook een uitgebreide set samenwerkingsmogelijkheden, zoals teamsites, takenlijsten en het bijhouden van versies.
#3. LogicalDoc Community-editie
Dit is de gratis, open-source documentbeheerversie van de LogicalDOC-software, die wordt ondersteund door ontwikkelaars, vergelijkbaar met de hierboven genoemde Alfresco-software. De LogicalDoc Community Edition is een open-sourceversie die niet alle mogelijkheden heeft van de betaalde commerciële edities, maar bevat wel veel van de basisfunctionaliteit die nodig is om het meeste uit de software te halen.
LogicalDoc Community Edition heeft een meertalige desktopinterface en gebruiksvriendelijke functies, waaronder meertalige indexering van volledige tekst, volledig versiebeheer, taakbeheer, importeren uit zip-bestanden en zoeken naar documenten om u te helpen de controle over uw documenten te behouden.
#4. Kimio's
Kimios streeft ernaar documentwerk te optimaliseren als alternatief voor grote, omslachtige bedrijfsbeheersystemen. Het bereikt dit meestal door verschillende taken te stroomlijnen voor eenvoudiger dagelijks gebruik.
De zoekfunctionaliteit is een gebied waar het dit gebruiksgemak heeft bereikt. Het is een belangrijk aspect van deze open-source documentopslag. De inhoud en metadata van elk document zijn geïndexeerd, zodat het gevonden kan worden met full-text of booleaanse zoekopdrachten. Kimios ontwikkelt een krachtige documentzoekmachine door talrijke zoekparameters te combineren.
#5. OpenKM Community-editie
De laatste op onze lijst met de beste open source documentbeheersystemen voor uw organisatie is OpenKM Community Edition. Dit is een geweldige gratis optie voor kleine opslagplaatsen en niet-kritieke gegevens.
Ondanks de gratis status is OpenKM Community Edition aanpasbaar aan de meeste werksituaties. Het is compatibel met een groot aantal besturingssystemen en databases (waaronder Windows Server, Debian, Ubuntu, Linux Mint, Red Hat, CentOS, Fedora en andere) (HSQL, H2 en MySQL).
Heeft Microsoft een documentbeheersysteem?
Ja, Microsoft heeft verschillende documentbeheersystemen zoals Microsoft Dynamics en SharePoint.
Wat zijn de drie functies van een documentbeheersysteem?
De drie belangrijkste functies van een documentbeheersysteem zijn het vastleggen, opslaan en distribueren van documenten.
Wat is de beste documentbeheersoftware?
De vijf beste software voor documentbeheer omvat:
- M-bestanden
- Templafy
- eFileCabinet
- Master controle
- teken nu
Heeft Microsoft een documentbeheersysteem?
Dat doet het inderdaad. Voor documentbeheer biedt Microsoft Office 365 een aantal softwaremogelijkheden, zoals SharePoint, Microsoft Dynamics en OneDrive. Afhankelijk van de eisen van elke organisatie kan elk van de bovengenoemde opties worden gebruikt.
Wat is het verschil tussen CMS en DMS?
DMS: houdt gestructureerde gegevens bij en houdt zich voornamelijk bezig met documenten in de conventionele zin, waaronder Word, PDF, PowerPoint, Excel, enz. Webcontent (HTML, PDF-bestanden) en digitale middelen (afbeeldingen, audio- en videobestanden) zijn voorbeelden van gestructureerde gegevens die kunnen worden beheerd door een contentmanagementsysteem.
Wat zijn de stadia van het documentbeheersysteem?
De levenscyclus van een document bestaat uit creatie, opslag, classificatie, taggen van metadata, distributie of delen, hergebruik, beoordeling en rapportage, archivering en uiteindelijke vernietiging.
Wat zijn de zeven criteria voor documentatie van hoge kwaliteit?
Het is de verantwoordelijkheid van de aanbieder om ervoor te zorgen dat de aantekeningen die ze maken leesbaar, betrouwbaar, exact, volledig, consistent, duidelijk en tijdig zijn.
Ten slotte,
Documentbeheersystemen helpen u om uw documenten effectief op te slaan en te beheren. We hebben u een lijst gegeven met de beste elektronische en open-source documentbeheersystemen die u kunt gebruiken. We raden u echter aan om grondig onderzoek te doen voordat u uw keuze maakt.
Veelgestelde vragen over documentbeheersystemen
Wat zijn de componenten van een documentbeheersysteem?
Document vastleggen, opslaan, metadata, versiebeheer, beveiliging, indexering en ophalen zijn allemaal belangrijke componenten van een documentbeheersysteem.
Wat is het verschil tussen documentbeheer en documentbeheer?
Documentbeheer is het proces van het opslaan, uitwisselen en beheren van papieren om de efficiëntie van uw activiteiten te verhogen. Documentbeheer houdt zich echter bezig met het beheren van de informatie- en gegevensstroom binnen uw organisatie.
Waarom is documentbeheer belangrijk?
Documentbeheer helpt een organisatie te garanderen dat alleen goedgekeurd, actueel papierwerk door de hele organisatie wordt gebruikt, waardoor onbedoeld gebruik van verouderde processen of procedures wordt voorkomen.
{
"@Context": "https://schema.org",
"@Type": "FAQPage",
"hoofdentiteit": [
{
"@Type": "Vraag",
“naam”: “Wat zijn de componenten van een documentbeheersysteem?”,
"GeaccepteerdAnswer": {
"@typ antwoord",
"tekst": "
Document vastleggen, opslaan, metadata, versiebeheer, beveiliging, indexering en ophalen zijn allemaal belangrijke componenten van een documentbeheersysteem.
"
}
}
, {
"@Type": "Vraag",
“naam”: “Wat is het verschil tussen documentbeheer en documentcontrole?”,
"GeaccepteerdAnswer": {
"@typ antwoord",
"tekst": "
Documentbeheer is het proces van het opslaan, uitwisselen en beheren van papieren om de efficiëntie van uw activiteiten te verhogen. Documentbeheer houdt zich echter bezig met het beheren van de informatie- en gegevensstroom binnen uw organisatie.
"
}
}
, {
"@Type": "Vraag",
“name”: “Waarom is documentcontrolebeheer belangrijk?”,
"GeaccepteerdAnswer": {
"@typ antwoord",
"tekst": "
Documentbeheer helpt een organisatie te garanderen dat alleen goedgekeurd, actueel papierwerk door de hele organisatie wordt gebruikt, waardoor onbedoeld gebruik van verouderde processen of procedures wordt voorkomen.
"
}
}
] }
Gerelateerde artikelen
- HULPMIDDELEN VOOR DOCUMENTBEHEER: Gebruik, gratis tools & gids
- BESTE BELEIDSBEHEERSOFTWARE: 2023 Beoordelingen
- TUSSENTIJDSE BOEKHOUDING: Eenvoudige beginnershandleiding
- ELEKTRONISCH GELD: hoe het werkt, voor- en nadelen
- E-MAILSYSTEMEN VOOR ZAKEN: 17+ beste keuzes in 2023 (gedetailleerde beoordeling)
Referenties
