De behoefte aan software voor contractbeheer groeit als gevolg van de complexiteit en onzekerheid van de huidige bedrijfsomgeving. Juridische experts en andere professionals kunnen lopende zakelijke contracten ontwikkelen, onderhandelen, verlengen en verzamelen met behulp van contractbeheersystemen. In dit stuk hebben we contractbeheer gedefinieerd en een lijst samengesteld met de beste contractbeheersystemen voor ondernemingen voor uw kleine bedrijf.
Doe mee als we aan de slag gaan!
Contract Management
Contractbeheer is het proces van het beheren van contracten door middel van vorming, administratie en analyse om de operationele en financiële prestaties van een organisatie te maximaliseren en tegelijkertijd de financiële risico's te minimaliseren. Organisaties staan onder toenemende druk om kosten te besparen en de bedrijfsprestaties te verbeteren. Contractbeheer is een tijdrovend aspect van een bedrijf en benadrukt de behoefte aan een efficiënt en geautomatiseerd contractbeheersysteem.
Wat zijn contractbeheersystemen?
Het contractbeheersysteem is een geavanceerde manier om al uw contracten bij te houden. Dit systeem maakt gebruik van softwareprogramma's, gegevens en instructies om het beheer van juridische overeenkomsten gemakkelijker en sneller te maken en de effectiviteit van de aanbestedingsprocedure te vergroten.
Met behulp van contractbeheersoftware kunnen bedrijven hun contract opstellen, ermee instemmen, ondertekenen, verlengen en terwijl dit aan de gang is, worden bruikbare gegevens verzameld. Het helpt advocaten en andere contractmedewerkers om het handmatige beheer van fysieke contracten te vervangen voor bedrijven om grote contractvolumes snel te verwerken zonder meer personeel in dienst te nemen.
Waarom is contractbeheer zo belangrijk?
80% van de B2B-verkopen wordt beheerst door contracten, daarom kunnen slecht beheerde contractprocessen bedrijven in ernstig juridisch gevaar brengen. De IACCM ontdekte dat 92% van de tijd die aan contracten wordt besteed, wordt besteed aan het proces, wat vergelijkbaar is met hoe inefficiënt handmatig contracteren veel tijd verspilt.
Het vermogen van een bedrijf om deals te sluiten kan te lijden hebben onder een gebrek aan snelheid, en slecht contractbeheer moedigt onenigheid tussen teams aan. Slecht levenscyclusbeheer kan leiden tot gemiste deadlines en hoge verlengingskosten. Een van de belangrijkste doelstellingen van contractmanagement is het opzetten van een administratiesysteem om dit risico te verlagen.
Wie gebruikt contractbeheersoftware?
De juridische, verkoop-, personeels-, inkoop- en financiële teams zijn de belangrijkste gebruikers van oplossingen voor contractbeheer, hoewel elk bedrijf zijn eigen specifieke behoeften heeft.
#1. Advocatenkantoren
Legal is vaak "eigenaar" van het contractuele proces bij een bedrijf. Interne juridische teams gebruiken software voor contractbeheer om hun sjablonen bij te werken en regelmatig documenten te produceren. Dit stelt hun collega's in de hele organisatie in staat om hetzelfde te doen.
#2. HR-groepen
De personeelsafdelingen van grote bedrijven produceren over het algemeen veel contracten omdat ze vaak nieuwe werknemers aannemen. HR gebruikt doorgaans contractbeheertechnologie om arbeidsovereenkomsten op te stellen die zijn beoordeeld door advocaten, ondanks dat ze geen juristen zijn. Sommige producten werken samen met de populaire HR-softwaresystemen Workday en Greenhouse.
#3. Verkoopteams
Omdat ze een hekel hebben aan alles wat het sluiten van deals in de weg staat, gebruikt sales meestal een tool voor contractbeheer om snel contracten te genereren in plaats van een advocaat in te huren om het te doen. Gebruikers van verkoopsoftware kiezen vaak voor opties die werken met de dagelijkse software die ze gebruiken, zoals Salesforce.
#4. Financiële groepen
Financiële teams willen doorgaans om verschillende redenen toegang tot contracten. Ze moeten contracten en facturen evalueren en nauwkeurige omzetvoorspellingen voor hun bedrijf geven. Dergelijke transparantie wordt mogelijk gemaakt door software voor contractbeheer.
Beste beste contractbeheersystemen
Om de beste oplossingen voor contractbeheer te identificeren, inclusief maatwerk en automatisering, hebben we meer dan dertig leveranciers geëvalueerd op basis van een reeks criteria.
#1. DocuSign
DocuSign is in 2003 begonnen als een bedrijf voor e-handtekeningen en bedrijven gebruiken het vaak omdat het gebruiksvriendelijk is voor alle partijen. Hoewel er end-to-end-oplossingen beschikbaar zijn voor workflows die veel contracten met zich meebrengen, zijn volgens ons onderzoek de plannen voor elektronische handtekeningen van DocuSign optimaal voor kleine organisaties. U kunt dit browsergebaseerde programma online of de mobiele app van DocuSign voor Android en iOS gebruiken om uw contracten overal mee naartoe te nemen. Herbruikbare sjablonen, herinneringen aan ontvangers, inning van betalingen, realtime waarschuwingen voor opmerkingen en opslagplaatsen voor inhoud zijn slechts enkele van de mogelijkheden die worden geboden door e-handtekening- en CLM-programma's.
#2. Verdrag
Concord is opgericht in 2014 en de eenvoudige lay-out helpt bedrijven bij het bijhouden van wijzigingen en naleving gedurende de hele levensduur. Het kan snel worden ingesteld en alle plannen bevatten volledige assistentie bij het instappen. Met een gepersonaliseerde goedkeuringsprocedure, rapporten, analyses en gebruikersgroepen bieden ze ook veel flexibiliteit. Het heeft verbindingen met Salesforce, DocuSign en Dropbox. Het bedrijf maakt gebruik van beveiligde datacenters en encryptie die voldoen aan de normen van de banksector. Bovendien profiteert u van strikte richtlijnen voor versiebeheer die een nieuw logboek maken telkens wanneer een veld wordt toegevoegd of gewijzigd en u een betrouwbaar controlespoor geeft. Live bewerken, Redline, opmerkingen, chat, sjabloonopslag en slimme velden voor automatisch aanvullen zijn enkele van de beste CLM-functies.
#3. PandaDoc
Met zijn gebruiksvriendelijke software stelt PandaDoc, opgericht in 2011, u in staat om de volledige looptijd van uw contracten te beheren. Dit biedt aangepaste thema's met een eenvoudige editor voor slepen en neerzetten voor rich media. Bovendien kunt u unieke workflows, procedures en regels maken. Klanten waarderen de 15 Customer Relationship Management (CRM)-connectoren, waaronder die met HubSpot, Pipedrive en Microsoft Dynamics.
Er zijn maand- of jaarabonnementen beschikbaar voor de PandaDoc CLM-software en u kunt tot 34% besparen door jaarlijks te betalen. PandaDoc biedt gespecialiseerde oplossingen als u een Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)-compatibel programma nodig heeft. De krachtige tools, zoals de inhoud- en contractbibliotheek, contractduplicatie, e-handtekening, realtime meldingen en betalingsverwerking, helpen bedrijven niet in het minst.
#4. ContractWorks
ContractWorks levert sinds 2012 snel te installeren software die gemakkelijk te gebruiken is. Vanwege de AI-aangedreven automatische slimme document-tagging is ContractWorks de perfecte optie voor uw automatiseringsvereisten. Gebruikers waarderen hoe gemakkelijk het is om te gebruiken, met name de downloadfunctie met slepen en neerzetten en de OCR-tekstgebaseerde zoekmachine die lijkt op Google. Inbegrepen zijn veel populaire functies, zoals automatische slimme contractoverzichten, contractrepository, mijlpaalmeldingen, automatische administratie, enz.
ContractWorks biedt een verscheidenheid aan aanpassingsopties, waaronder branding en rapporten waarmee u kunt selecteren naar welk gegevenspunt u wilt kijken. Het plannen, delen, exporteren en opslaan van uw rapporten is heel eenvoudig. De Professional- en Enterprise-abonnementen van het programma bieden Salesforce-verbinding.
#5. Agiloft
De oudste aanbieder van de lijst, Agiloft, werd opgericht in 1991. Het werd echter regelmatig bijgewerkt en bood toegang tot op maat gemaakte oplossingen voor bedrijven van elke omvang. U kunt unieke workflows, routeringsprocedures, rapporten en zelfs een aangepast dashboard maken om uw key performance indicators (KPI's) en waarschuwingen te bewaken dankzij de codevrije instellingen. Agiloft maakt verbinding met Google en Microsoft om gemakkelijk documenten te kunnen uploaden met behulp van de zakelijke applicaties die u al gebruikt. Elk bedrijf profiteert van gratis online training, de mogelijkheid om contracten op te stellen, een clausulebibliotheek en drukklare contracten
Zakelijke contractbeheersystemen
Om een eenvoudig en grondig beheer mogelijk te maken, combineert Enterprise Contact Management de taken van een bedrijf in één CLM-systeem. Bedrijfscontactbeheer stroomlijnt het proces door geautomatiseerde systemen te vervangen door ineffectieve technieken voor menselijk contractbeheer. Een verzameling contracten, voorwaarden en sjablonen kan worden georganiseerd voor standaardisatie en gemakkelijk terugvinden als u een geautomatiseerd contractbeheersysteem heeft. Hieronder volgen voorbeelden van contractbeheersystemen voor ondernemingen;
#1. PandaDoc
De eerste op onze lijst met contractbeheersystemen voor ondernemingen is PandaDoc. Door de eliminatie van de arbeidsintensieve componenten van de documentworkflow, heeft PandaDoc meer dan 30,000 groeiende bedrijven geholpen succesvol te zijn. Met behulp van PandaDoc, een uitgebreid platform voor het automatiseren van documentworkflows, kunnen snelgroeiende teams vele soorten digitale documenten creëren, beheren en ondertekenen, waaronder offertes, contracten en meer.
#2. LinkPleinen
Een andere geweldige tool die deel uitmaakt van onze enterprise contractmanagementsystemen is LinkSquares. LinkSquares biedt echte end-to-end CLM met oplossingen voor pre-handtekening, e-handtekening en post-handtekening die opmerkelijk intuïtief zijn, allemaal gemaakt voor de juridische teams van vandaag en mogelijk gemaakt door AI. De functies die LinkSquares biedt, zijn onder meer een native ingebouwde tool voor e-handtekeningen, gepatenteerde OCR, zoeken in volledige tekst, contracttemplates en zelfbedieningsconcepten, aangepaste rapportage en meldingen, versiebeheer, solide integraties en automatische extractie van meer dan 100 belangrijke contractuele data, clausules en voorwaarden.
#3. DocuSign CLM
Hoewel eSignature de manier heeft veranderd waarop veel bedrijven met contracten omgaan, worden handmatige processen, spreadsheets en e-mails vaak gebruikt om de levenscyclus voor en na ondertekening te beheren, wat de bedrijfsactiviteiten vertraagt, het risico verhoogt en klanten en werknemers ergert.
Ondernemingen kunnen de lengte van de levenscyclus van een overeenkomst verkorten door DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management) te gebruiken, dat analoge handmatige bewerkingen omzet in digitale geautomatiseerde workflows. Het resultaat is een snellere bedrijfsvoering, betere naleving en productievere medewerkers.
#4. DealHub.io
Het onderscheidende inkomstenplatform van DealHub biedt de meest uitgebreide en geïntegreerde inkomstenworkflow voor uw bedrijf. Verkoopteams kunnen nieuwe en abonnementsbedrijven sluiten en prospects vanaf elke plek door de verkooptrechter verplaatsen dankzij het zero-code-platform.
#5. versnellen
Wereldwijd gebruiken en bewonderen gerenommeerde dienstverleners Accelo voor het efficiënt afhandelen van klantenwerk. Van prospect tot betaling, het end-to-end cloudgebaseerde platform beheert alle aspecten van het leveren van klantwerk, inclusief verkoop, projecten, tickets, provisies, urenstaten, middelen en meer, waar u ook bent.
Accelo verhoogt de productiviteit door workflows te stroomlijnen en de zichtbaarheid in de hele organisatie en teams te vergroten. Leiders kunnen daardoor het bedrijf beter managen en experts kunnen zich concentreren op de belangrijkste taken. Door gebruik te maken van robuuste automatisering kunnen managers projecten eenvoudig op tijd en binnen hun toegewezen budget afronden. Leidinggevenden hebben het vertrouwen dat ze nodig hebben om weloverwogen beslissingen te nemen dankzij de veilige en up-to-date analyses van Accelo, die de groei en het succes van het bedrijf garanderen.
#6. ContractWorks
De laatste op onze lijst met contractbeheersystemen voor ondernemingen is ContractWorks. ContractWorks maakt het eenvoudiger om bedrijfsovereenkomsten uit te voeren, op te slaan en te volgen. Met zijn snelle implementatie, eenvoudige gebruikersinterface en lage prijs vanaf $ 600/maand voor onbeperkte gebruikers, maakt ContractWorks contractbeheersoftware toegankelijk voor bedrijven en teams van elke omvang. U krijgt een team van toegewijde ondersteuningsspecialisten om uw bedrijf te helpen het meeste uit uw contractportfolio te halen, naast de tools die u nodig heeft om uw contracten te beheren.
Wat is een contractbeheersysteem?
Het creëren en bewaken van contracten, service level agreements (SLA's) en inkoopmastercontracten worden allemaal afgehandeld door een contractbeheersysteem, of CMS, ook wel bekend als control lifecycle management.
Wat zijn de soorten contractbeheer?
Er zijn drie belangrijke soorten contracten: Fixed Price Contract (FP) Time and Material Contract (T&M) Cost Reimbursable Contract (CR)
Wat zijn de voordelen van een contractbeheersysteem?
Dit zijn de belangrijkste voordelen van contractbeheersystemen;
- Versnellen van de beoordeling en uitvoering van contracten.
- Bedrijfsrisico's verminderen en compliance verbeteren
- Eén enkele bron van waarheid die de zichtbaarheid van contracten vergroot.
- Over betere verlengingen kan in minder tijd worden onderhandeld.
- Documentbeheer met waarde.
- Best practices voor privacy en contractbescherming.
Wat zijn de vier componenten van contractbeheer?
Hieronder volgen de vier componenten waaruit contractbeheer bestaat;
- Opzetten van het team voor contractmanagement en governance.
- Contractadministratie planning, opzet en uitvoering.
- Relatie administratie.
- prestatiebeheer.
Wat zijn de stadia van contractbeheer?
Hieronder volgen zeven stappen om contracten effectief te beheren.
- De fase van planning
- Precontractuele fase.
- De overdrachtsfase
- Contracterende fase.
- Voorlopige vernieuwingsfase.
- Postcontractuele periode.
Wat zijn de soorten contractbeheer?
- Vaste prijscontract (FP)
- Tijd- en materiaalcontract (T&M)
- Kosten terugbetaalbaar contract (CR)
Wat zijn de voordelen van contractbeheer
- Productiviteit verhogen
- Samenwerking
- Tijd besparen
- Verhoogt de zichtbaarheid van contracten.
- Bespaart kosten.
- Verlaagt bedrijfs- en regelgevingsrisico's
Conclusie
In plaats van tijd te verspillen met proberen dingen zelf gedaan te krijgen met behulp van traditionele methoden, kunt u het proces automatiseren en dingen in recordtijd voor elkaar krijgen. Omdat het gemakkelijker is om een contract te ontwikkelen, te verlengen of te onderhandelen met behulp van contractbeheersystemen, is het een veel betere optie dan dingen zelf te doen.
- CONTRACT ADVOCAAT: wat u moet weten over een contract advocaat
- HULPMIDDELEN VOOR CONTRACTBEHEER: wat het is, gratis tools en toepassing
- Belangrijkste voordelen van het gebruik van contractlevenscyclusbeheer voor kleine bedrijven
- Best Sales Enablement Tools 2023: (Top 15+ keuzes)
Referentie
