Bedrijven streven er tegenwoordig voortdurend naar om een concurrentievoordeel te behouden in deze zeer competitieve en turbulente wereldmarkt. Omdat middelen de duurste investering zijn, streven bedrijven naar optimale efficiëntie. Moeilijkheden zoals een tekort aan vaardigheden en onverwacht verloop leiden echter tot projectvertragingen en budgetoverschrijdingen, die een negatieve invloed hebben op de winstgevendheid en duurzaamheid van bedrijven.
In het licht van snel veranderende bedrijfsomstandigheden kan een on-demand personeelsbestand een reddingslijn zijn om deze personeelsproblemen op te lossen. Ze hebben geen extra franje, zoals doorlooptijd of overheadkosten, en zijn geschikt voor projectgerichte ondernemingen.
Dit artikel bespreekt de voordelen van een tijdelijk personeelsbestand en de beste managementpraktijken. Laten we beginnen met het definiëren van een tijdelijk personeelsbestand.
Wat is een tijdelijk personeelsbestand?
De term "contingent personeelsbestand" verwijst naar een arbeidspool die bestaat uit werknemers uit verschillende beroepscategorieën die door bedrijven worden ingehuurd voor een specifieke tijd, soort werk of project. Moderne organisaties maken steeds vaker gebruik van zowel tijdelijk personeel als vast personeel met contracten voor onbepaalde tijd, en profiteren van beide modellen.
Het beeld van het tijdelijke personeelsbestand is niet eenduidig. Tijdelijke werknemers kunnen in verschillende overlappende categorieën vallen, afhankelijk van de bedrijfssector, het land van vestiging en het individuele scenario. Bij het aanbieden van een uitbestede dienst kunnen ook andere bedrijven deel uitmaken van het tijdelijke personeelsbestand. Als voorbeeld:
#1. Adviseurs en onafhankelijke aannemers
In de Verenigde Staten is een tijdelijke werker vaak een onafhankelijke contractant of freelancer, ook wel een '1099-werknemer' genoemd. Dit type werknemer wordt vaak ingezet wanneer projecten een hoog kennis- of ervaringsniveau vereisen dat niet beschikbaar is in het vaste personeelsbestand. Grafisch ontwerpers en video-editors, social media- en marketingprofessionals, computerprogrammeurs, app-ontwikkelaars en webontwikkelaars zijn enkele voorbeelden.
#2. 'Nul uren' medewerkers
Nul-urenwerknemers zijn niet gegarandeerd of verplicht om de aangeboden uren te werken, wat gebruikelijk is in het VK, maar strikt gereguleerd of verboden is in sommige landen. Nul-urenwerkers kunnen in aanmerking komen voor nationaal minimumloon, betaalde vakantiedagen, werkgerelateerde kosten en andere voordelen onder de voorwaarden van hun contract.
#3. 'Oproepbaar' personeel
Tijdelijke werknemers kunnen nulurenwerkers, tijdelijke werknemers of vaste werknemers zijn die overuren maken onder hun gebruikelijke contracten. Veel bedrijfstakken hebben een 'bank'-systeem waar een of meer soorten werknemers, zoals zorgpersoneel, medisch personeel of schoonmakers, kunnen worden ingeschakeld om spanningspieken, ziekte of andere noodsituaties op te vangen.
#4. Uitzendkrachten
Uitzendkrachten worden meestal ingehuurd met een contract voor bepaalde tijd via een uitzendbureau of rechtstreeks door een inlenende onderneming. Salaris, ziekteverlof en vakantietijd worden bepaald door de nationale wetgeving, evenals alle bepalingen die zijn overeengekomen in hun specifieke contracten.
#5. Tijdelijk personeel
Dit woord wordt vaak gebruikt om werknemers te karakteriseren die flexibele of onregelmatige diensten verlenen, meestal in bedrijfstakken met seizoensgebonden of anderszins wisselende vraag, zoals textielarbeiders en magazijnverpakkers. Afhankelijk van specifieke contracten en lokale wetgeving kunnen deze werknemers, aannemers, zelfstandigen of anderen worden geclassificeerd.
#6. Externe dienstverleners en overheidsinstanties
Managementconsultants, accountantskantoren en wervingsbureaus kunnen allemaal een deel van het tijdelijke personeelsbestand bijdragen, waardoor ze toegang krijgen tot een pool van hoogstaand talent en kennis die andere bedrijven, groot en klein, niet in huis hebben.
Veranderende personeelstrends
De bovengenoemde tijdelijke personeelsdynamiek (tekort aan vaardigheden, boomers die met pensioen gaan en een behoefte aan flexibiliteit aan zowel de kant van de werkgever als de werknemer) hebben een impact op de zogenaamde human capital-architectuur van bedrijven.
Als we echter kijken naar de patronen van tijdelijke arbeidskrachten in de afgelopen decennia, kunnen we zien hoe dit model aan het veranderen is. Taken die ooit essentieel waren, worden nu vaak uitgevoerd door tijdelijke werknemers of worden uitbesteed (bijvoorbeeld IT, boekhouding en administratieve diensten). Als gevolg hiervan krimpt het kernpersoneel van een organisatie terwijl het tijdelijke personeelsbestand groeit.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van een tijdelijk personeelsbestand?
Het belangrijkste voordeel van een tijdelijk personeelsbestand voor bedrijven is algehele flexibiliteit, die vervolgens uitmondt in een aantal meer specifieke voordelen.
#1. Reactiviteit in het bedrijfsleven
Een tijdelijk personeelsbestand stelt bedrijven in staat effectief te reageren op veranderingen in de vraag in verschillende gebieden of markten. Wanneer het werkvolume toeneemt, kunt u uw tijdelijk personeel inschakelen. Het is niet nodig om langdurig personeel formeel te ontslaan of te belonen wanneer de zaken vertragen. Toegang tot een tijdelijk personeelsbestand in prioritaire landen stelt internationale bedrijven in staat om hun focus snel te verschuiven naar verschillende regio's als de bedrijfseisen dit vereisen.
Vast en tijdelijk personeel daarentegen moet constant betaald en ingezet worden, ongeacht de economische of bedrijfssituatie. Het beëindigen van het dienstverband wanneer er weinig zaken zijn of wanneer individuen niet over de nodige vaardigheden en ervaring beschikken, kan kostbaar zijn voor de werkgever en frustrerend voor werknemers met langetermijnambities.
#2. Lagere totale kosten
Hoewel de totale arbeidskosten altijd zullen worden bepaald door lokale regelgeving en de voorwaarden van individuele contracten, is het gebruik van tijdelijk personeel op de lange termijn vaak goedkoper dan het behouden van een vast personeelsbestand van vergelijkbare grootte en vorm.
Aannemers en consultants hanteren vaak hogere uurtarieven dan vergelijkbare vaste werknemers, hoewel het inhuren van een aannemer meestal niet dezelfde bredere voordelen vereist (bijvoorbeeld gezondheidszorg, pensioenen, ontslag). Het bindt een bedrijf ook niet aan financiële verplichtingen op lange termijn.
Bepaalde diensten (bijvoorbeeld volledig nieuwe websites, klantendatabases of personeelsbeheersystemen) zijn misschien maar om de paar jaar nodig, en het is logischer om een hoogopgeleide persoon voor een paar maanden in te huren om deze resultaten te produceren dan om webontwerpers en IT-architectuurgoeroes voor onbepaalde tijd op de loonlijst.
#3. Toegang tot gespecialiseerde kennis en anders onbereikbaar talent
Bedrijven kunnen mogelijk meer bekwaam en ervaren personeel werven voor gespecialiseerde taken als onderdeel van een tijdelijk personeelsbestand dan als vaste werknemers.
#4. Extra opleiding of doorgroei is niet nodig.
Vaste werknemers kunnen aan het begin van hun loopbaan of bij het begin van een nieuw project uitgebreide training of ontwikkeling nodig hebben. Wanneer u een tijdelijk personeelsbestand inhuurt, neemt u vaak mensen aan die al over de nodige vaardigheden en expertise beschikken om meteen aan het werk te gaan.
Wat zijn de nadelen van het gebruik van een tijdelijk personeelsbestand?
Bij het overwegen van tijdelijk personeel is het van cruciaal belang om de voordelen zorgvuldig af te wegen tegen de nadelen en gevaren.
#1. Minder controle over werving en screening
Wanneer tijdelijke werknemers worden ingehuurd via een deskundige tussenpersoon (zoals een wervingsbureau), heeft het inlenende bedrijf vaak niet het directe beheer van het screeningproces en moet het vertrouwen op de expertise van het bureau.
Zelfs wanneer tijdelijke werknemers rechtstreeks in dienst worden genomen, zullen HR en managers minder due diligence uitvoeren dan voor vast personeel. Dit vergroot het risico dat het bedrijf wordt blootgesteld aan werknemers die niet zo zorgvuldig zijn onderzocht of gescreend als langdurige werknemers.
#2. Verantwoording is vaag.
Bij het omgaan met een tijdelijk personeelsbestand kunnen de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor levering en succes snel verward raken over wat er bij de inlenende organisatie blijft en wat overgaat op externe dienstverleners, wervingsbureaus of onafhankelijke contractanten/consultants zelf.
Bedrijven moeten mogelijk dieper nadenken over verantwoordingslijnen en risico's verminderen op gebieden als klantgegevens, commerciële vertrouwelijkheid en andere gebieden. Faillissementen kunnen leiden tot ernstige schade aan het bedrijf en de reputatie, evenals juridische problemen in de toekomst.
Overweeg de waarde van geheimhoudingsovereenkomsten voor uw onafhankelijke contractanten en ander tijdelijk personeel om dit risico te beperken.
#3. Misclassificatie van werknemers
Naarmate het tijdelijke personeelsbestand groeit, neemt ook de mogelijkheid van misclassificatie van de werkgelegenheid toe, met alle juridische en fiscale implicaties van dien. Bedrijven die in veel landen met verschillende rechtsstelsels actief zijn, lopen grotere risico's. Er moet in een vroeg stadium deskundige begeleiding worden gezocht, vooral bij het betreden van nieuwe markten.
#4. Lagere medewerkersbetrokkenheid
Tijdelijke werknemers voelen zich misschien minder snel onderdeel van een bedrijfsteam en zijn daarom minder persoonlijk toegewijd aan het bereiken van bedrijfsdoelen dan hun collega's met langdurige of vaste contracten. Dit is een probleem voor managers die verantwoordelijk zijn voor het aansturen en motiveren van alle medewerkers.
#5. Het beheer is versnipperd.
Managers kunnen worstelen met de succesvolle inzet en supervisie van tijdelijk personeel in vergelijking met vast personeel, vooral als bedrijfsplannen, HR-beleid en operationele strategieën geen specifieke richting bieden voor het integreren van tijdelijk personeel.
#6. Verminderd institutioneel geheugen en continuïteit
Het verloop onder tijdelijke werknemers is waarschijnlijk hoger dan onder het vaste personeel en het institutionele geheugen van een organisatie zal afnemen. Als tijdelijke werknemers omgaan met klanten, kan het verloop van invloed zijn op de betrokkenheid van belanghebbenden en de bedrijfsreputatie.
Wat is de definitie van contingent personeelsbeheer?
Eenvoudig gezegd houdt contingent workforce management zich bezig met hoe een bedrijf omgaat met zijn tijdelijke arbeid. We kunnen hier grofweg twee basistechnieken onderscheiden, die we inclusieve en exclusieve benaderingen zullen noemen.
Bedrijven in de eerste categorie nemen hun tijdelijk personeel op in hun standaard HR-activiteiten. Bedrijven in het laatste geval behandelen tijdelijke werknemers als een andere categorie werknemers, waarbij ze vaak de huidige HR-procedures en -processen omzeilen.
Tussen deze twee benaderingen is een breed scala aan oplossingen voor tijdelijk personeelsbeheer mogelijk die kenmerken van beide combineren.
Best practices voor beheer van tijdelijk personeel
In dit deel bespreken we effectieve werkwijzen voor het beheer van uw tijdelijke personeelsbestand.
#1. De levenscyclus van de menselijke hulpbronnen
Tijdelijke werknemers slaan vaak de standaard HR-levenscyclus over in bedrijven die een 'exclusieve' benadering hanteren. Dit impliceert dat zij – en de organisatie waarvoor ze werken – niet profiteren van alle gestroomlijnde HR-processen die er zijn. Overweeg een procedure voor het snel onboarden van nieuwe werknemers, het beheren en verbeteren van hun prestaties, offboarden, enzovoort.
Wanneer uw tijdelijke personeelsbestand niet wordt opgenomen in de HR-cyclus, loopt uw bedrijf kansen mis om hen sneller op de hoogte te brengen en hun prestaties te verbeteren.
Bedrijven die een 'inclusieve' benadering van contingent workforce management hanteren, nemen hun tijdelijke medewerkers per definitie op in de HR-cyclus van de organisatie.
#2. Kennis van medewerkers
Moeten we het hebben over voorwaardelijke werkervaring? Inclusieve bedrijven erkennen de waarde van het bieden van een positieve ervaring voor alle klanten, ongeacht het type contract. Als gevolg hiervan zorgen ze ervoor dat de drie voorwaarden voor een uitzonderlijke werknemerservaring (technologie, werkruimte en cultuur) worden gemaximaliseerd voor zowel vaste werknemers als hun tijdelijk personeel.
Een typisch basisvoorbeeld hiervan is ervoor te zorgen dat traditionele werknemers geen beslissingen nemen zonder overleg met hun tijdelijke collega's en dat informatie met iedereen wordt gedeeld. Verjaardagen zijn een voorbeeld van een klein gebaar dat een groot verschil kan maken; vier de verjaardagen van uw tijdelijke werknemers zoals elke fulltime werknemer.
Een andere reden voor HR om rekening te houden met de tijdelijke werknemerservaring van het bedrijf is werving en employer branding. Als de organisatie haar tijdelijke werknemers correct en zoals iedereen behandelt, kunnen de uitzendkrachten in de toekomst geneigd zijn om terug te keren voor een ander project en kunt u ze toevoegen aan uw talentenpool. Misschien willen ze als voltijdse werknemer toetreden.
Als ze daarentegen een slechte ervaring hebben gehad en het gevoel hebben dat ze geen deel uitmaken van het team, zullen ze waarschijnlijk niet terugkeren. Ook zullen zij jou niet aanbevelen als potentiële werkgever bij andere (contingente) kandidaten.
#3. Prestatiebeheer
Veel bedrijven houden de prestaties van hun tijdelijke werknemers niet bij, en degenen die dat wel doen, verzamelen de informatie vaak buiten hun reguliere HR-systeem en personeelsdatabase om. Hierdoor verliezen ze gegevens van een groeiend aantal van hun werknemers. En hoewel uitzendkrachten niet per se even belangrijk zijn als fulltime werknemers met een vast contract, is dat niet altijd het geval.
Beschouw het volgende hypothetische geval. Uw bedrijf heeft er onlangs een belangrijke nieuwe klant bij gekregen. Voor hun eerste opdracht heeft u een projectteam – en een projectmanager – nodig met unieke vaardigheden en kennis. U kiest voor een contingent projectmanager omdat het te lang duurt om één of meer fulltime medewerkers aan te trekken. Sofie is haar naam. Ze voltooit niet alleen de klus met succes, maar ze draagt ook enkele van de capaciteiten over die uw personeel miste aan uw huidige personeel.
U zou gegevens hebben die de bijdrage van Sophie aan de organisatie aangeven als haar prestaties waren beoordeeld en beheerd als onderdeel van het prestatiebeheerproces van uw bedrijf. Dit zou je in staat hebben gesteld dingen te doen als:
- vergelijk haar prestaties met die van fulltime medewerkers in vergelijkbare rollen en andere tijdelijke medewerkers
- leer hoe u de prestaties van fulltime werknemers in vergelijkbare functies en van andere tijdelijke werknemers kunt verbeteren
Een andere stimulans om prestatiegegevens over tijdelijke werknemers in uw typische HR-systeem en personeelsdatabase te verzamelen, is voor opvolgingsplanning. U beschikt al over hun prestatiegegevens als u permanent goed presterend tijdelijk personeel in dienst neemt. Dit vergemakkelijkt de ontwikkeling van deze vaardigheden enorm.
Wrap-up
Verwacht wordt dat het tijdelijke personeel de komende jaren een nog essentiëler onderdeel van het menselijk kapitaal van uw organisatie zal worden. Dit heeft natuurlijk gevolgen voor de menselijke hulpbronnen en hun methoden. Hoewel er nog veel onzeker is over de rol van tijdelijke werknemers, lijkt de ideale benadering een 'inclusieve' benadering te zijn die voldoet aan de best practices die in dit artikel worden genoemd. Wat zijn uw ideeën over contingent workforce management en hoe heeft u het gebruikt? Laat ze dan achter in het opmerkingenveld
- CONTINGENT WERKER: Deinition, Salary, Merit, Demerit & Difference
- Voorwaardelijke begunstigde: definitie, kenmerken en alles wat u moet weten
- CONTINGENT IN ONROEREND GOED: verschil tussen hangend en voorwaardelijk in onroerend goed
- WORKFORCE MANAGEMENT SOFTWARE: hoe het werkt [+Top 10 keuzes]
- LEVERANCIERSMANAGEMENTSYSTEMEN: definitie, typen en topsystemen
Referenties
