Om een succesvol bedrijf te runnen, is het van cruciaal belang om de werkuren van uw werknemers bij te houden. Daarom gebruiken de meeste bedrijven een inkloksysteem. Via een online prikkaart monitoren deze systemen de werktijden van uw medewerkers. Als u eenmaal heeft bepaald welke app voor in- en uitklokken het beste voldoet aan de eisen van uw bedrijf, is het stroomlijnen van aanwezigheidsgerelateerde processen niet zo moeilijk. Het kan echter zijn dat u niet weet waar u op moet letten bij het kiezen van een app. Dit artikel is een gids met alles wat u moet weten over inklokken op het werk. Verken de Tijdklokwizard ontdek oplossingen voor het bijhouden van de uren van werknemers, optimaliseert uw personeelsbeheer en zorgt voor een nauwkeurige registratie van de werkuren
Klok in werk
Op basis van de tijden waarop medewerkers in- en uitklokken, houdt een in- en uitkloksysteem bij hoeveel uren elke medewerker heeft gewerkt. Daarna worden urenstaten gemaakt met die uren voor loonverwerking door werkgevers. Veel bedrijven gebruiken inkloksystemen om de werkuren van hun werknemers bij te houden.
Het tijdregistratiesysteem wordt door medewerkers gebruikt om respectievelijk aan het begin en het einde van elke werkdag in en uit te klokken.
Wat zijn de verschillende soorten boekingssystemen?
#1. Basis prikklokken
Het gebruik van een pen en een stuk papier om een formulier in te vullen of het gebruik van ponskaarten of handponsklokjes zijn voorbeelden van eenvoudige tijdwaarnemingsapparaten.
#2. Softwaresystemen
automatisering van in- en uitklokprocedures met tijdregistratiesoftware. Ofwel een digitaal inkloksysteem of een apparaat zoals een fob zal door werknemers worden gebruikt.
#3. Biometrie
een scanner gebruiken die uw gezicht, uw vingerafdrukken of uw netvlies leest om in te klokken.
#4. Tijdklok-apps
Apps voor tijdklokken van werknemers lijken op softwarekeuzes. Voor realtime tijdregistratie worden ze echter rechtstreeks op de smartphones van werknemers geïnstalleerd.
Best practices voor in- en uitklokken
#1. Maak een duidelijk beleid
Het opstellen van duidelijke regels voor in- en uitklokken is cruciaal. Om verwarring of de mogelijkheid dat ze verkeerd worden begrepen te voorkomen, moeten uw werknemers, zodra deze zijn vastgesteld, er een duidelijke uitleg over krijgen.
#2. Bied incentives aan
De meest succesvolle methode om uw personeel aan te moedigen zich aan regels te houden, is vaak door incentives aan te bieden. Aan het einde van de maand kunt u een kleine beloning geven aan de werknemer die consequent onthoudt dat hij moet in- en uitklikken.
#3. Maak er een eenvoudig proces van
Uw medewerkers kunnen eenvoudig in- en uitklokken door gebruik te maken van tijdkloksoftware. U kunt het voor uw medewerkers eenvoudig maken om in te klokken en uitdagend voor hen om te vergeten uit te klokken door gebruiksvriendelijke software te implementeren.
#4. Bied trainingen aan
Zeker bij het gebruik van een digitaal systeem kan niet iedere medewerker snel wennen aan in- en uitklokken. Uw werknemers zullen het veel gemakkelijker vinden als u bij aanvang van het dienstverband een grondige en frequente opleiding geeft.
#5. Neem disciplinaire maatregelen
Het nemen van disciplinaire maatregelen kan nodig zijn als u de andere procedures hebt geïmplementeerd, maar medewerkers nog steeds niet correct in- en uitklokken. Er kan eerst een mondelinge waarschuwing worden gegeven en als het probleem aanhoudt, kunnen er serieuzere maatregelen worden genomen. Het is cruciaal om te onthouden dat dit alleen in extreme gevallen mag worden gedaan.
Klok in de Werk-app
Een elektronisch programma dat de werktijden van uw medewerkers bijhoudt, wordt een prikklok-app genoemd. Via de app kunnen uw medewerkers eenvoudig in- en uitklokken en de app houdt deze tijdvermeldingen digitaal bij.
Voordelen van het gebruik van een inklok-app
#1. Het beschermt tegen tijddiefstal op de werkplek.
Papieren urenstaten en conventionele tijdkaarten maken het eenvoudiger om de uren van werknemers op te drijven en tijd te stelen, wat kan leiden tot financiële verliezen voor uw bedrijf.
#2. Gemak.
Urenregistratie op papier is onhandig. De tijd van uw werknemers is verspild door ze in te vullen, en uw tijd is verspild door ze te verwerken en in te voeren in uw salarissoftware. Het proces wordt eenvoudiger gemaakt door tijdkloksoftware; uw werknemers kunnen eenvoudig inklokken met behulp van een desktop- of mobiele app, en u hebt realtime toegang tot hun tijdsinvoer in plaats van dat u hun urenstaten handmatig hoeft te verwerken.
# 3. Extra functies
Talrijke tijdklok-apps bieden een overvloed aan extra functies, zoals aanwezigheidssoftware, naast het bijhouden van het in- en uitklokken van uw werknemers. Dit maakt het eenvoudiger om de aanwezigheid bij te houden en eventuele problemen met de aanwezigheid van werknemers aan te pakken. Het ondersteunt ook functies zoals GPS-tracking, die ervoor kunnen zorgen dat uw werknemers op de juiste werklocaties en op de juiste tijden zijn, zodat u uw bedrijf kunt beheren.
Hier zijn enkele van de beste gratis tijdkloktoepassingen die u zou moeten bekijken voor uw kleine bedrijf.
#1. Klokken
Clockify, een gratis tijdklok-app, bevat een tijdklokkiosk als een van de vele functies. Dit is uitstekend geschikt voor het bijhouden van de aanwezigheid van werknemers, pauzes en vakantietijd, en stelt gebruikers in staat om in te klokken met elk apparaat dat ze handig vinden.
Uw team kan de timer gebruiken om in te klokken met Clockify vanuit een webbrowser of een mobiel apparaat. Een gratis klokkiosk die uw team kan gebruiken om in en uit te klokken met hun unieke pin is een andere handige functie die Clockify biedt naast de timer. Het enige wat u hoeft te doen is uw kiosk een naam te geven, uw teamleden toe te voegen en een pincode te maken die iedereen kan gebruiken om in te klokken wanneer ze aan het werk gaan.
Dit stelt iedereen in staat om het begin van hun dienst aan te geven met behulp van hun apparaat of een apparaat dat bij de ingang is achtergelaten voor de medewerkers op locatie. Er staat een groene stip naast de naam van elke medewerker op de kiosklijst zodra ze inklokken.
#2. TijdCamp
Geautomatiseerd in- en uitklokken is een service die TimeCamp biedt, maar alleen met een beetje hulp van een tijdregistratie. De tijdregistratie houdt de computeractiviteit in de gaten en schakelt over naar de inactieve modus zodra deze stopt.
Houd er echter rekening mee dat TimeCamp geen oplossing voor een tijdklokkiosk biedt, dus als u ervoor kiest om deze tijdklok-app te gebruiken, moet uw team inloggen en de timer handmatig starten en stoppen elke keer dat ze willen klokken. en uit. Er zijn vier verschillende prijsniveaus voor TimeCamp: Solo (gratis), Basic ($ 5.25 per gebruiker per maand), Pro ($ 7.50 per gebruiker per maand) en Enterprise (vanaf $ 450 per maand).
#3. Thuisbasis
Daarnaast biedt de Homebase-app tools voor het aannemen en onboarden van nieuwe teamleden, personeelsplanning en een ingebouwde messenger-app voor betere dagelijkse communicatie met uw team. Homebase stelt, net als Clockify, zijn gratis abonnement beschikbaar voor een oneindig aantal gebruikers.
De kosten van een geüpgraded abonnement variëren van $ 14 tot $ 70 per maand, als u meer functies aan de app wilt toevoegen (zoals prestatiebeheer, extern en veldwerk of HR-mogelijkheden).
#4. Tijdklok-wizard
Time Clock Wizard is een andere tijdregistratie-app die gratis een basisversie biedt en elke maand extra kosten in rekening brengt voor toegang tot verschillende geavanceerde functies (zoals taakbeheer, personeelsplanning en salarisadministratie).
De gratis basisversie van Time Clock Wizard heeft geavanceerde functies die beschikbaar zijn op abonnementen die tussen $ 14.95 en $ 99.95 per maand kosten.
#5. Buddy Pons
is een webgebaseerd tijdwaarnemingsprogramma. U kunt de interface volledig aanpassen. U kunt de Buddy Punch integreren met de meeste producten voor salarisbeheer. Een gratis proefperiode van 30 dagen is beschikbaar bij Buddy Punch. Er zijn twee verschillende prijsniveaus beschikbaar: tijdregistratie ($ 25/maand) en tijdregistratie + planning ($ 35/maand).
In- en uitklokbeleid
Het bijhouden van je vertrektijd van je werk heet uitklokken. Het is vaak van cruciaal belang om een werkgever te laten weten wanneer uw dienst is afgelopen en u uw baan hebt verlaten. Werkgevers moeten echter een systeem hebben om de werktijden van hun werknemers bij te houden. Als gevolg hiervan hebben de meeste bedrijven een uniek beleid. De richtlijnen die zij gebruiken, kunnen betrekking hebben op zaken als:
- Het tijdstip waarop een medewerker mag in- of uitklokken.
- Hoe ze in- of uitklokken.
- Hoe ze pauzes aangeven met behulp van het inkloksysteem
Het belang van in- en uitklokken op het werk
#1. Verhoogde nauwkeurigheid en verantwoordelijkheid
Wanneer tijdregistratie aanwezig is, is het voor werknemers veel moeilijker om hun gewerkte uren foutief door te geven. Hierdoor kunnen werkgevers erop vertrouwen dat ze personeel voor de juiste hoeveelheid tijd betalen en dat ze overuren goed kunnen verwerken.
#2. Makkelijkere loonadministratie
Bedrijven kunnen hun salarisadministratieproces automatiseren, waardoor het eenvoudiger en minder foutgevoelig wordt, door nauwkeurige tijdregistratie.
#3. Verbeterde productiviteit
Werknemers zullen waarschijnlijk harder werken en productiever zijn als ze weten dat hun werkgever hun tijd nauwlettend in de gaten houdt. Dit komt omdat ze zich ervan bewust zijn dat verspilde tijd hun loon zal schaden.
#4. Meer flexibiliteit voor werknemers
Werknemers kunnen enige flexibiliteit hebben met in- en uitklokprocedures. Een werknemer kan vroeg uitklokken zonder zich zorgen te hoeven maken over loonverlies, bijvoorbeeld als hij op een dag vroeg van kantoor moet.
Wanneer moet u op het werk inklokken?
Werknemers zijn verplicht zich voor aanvang van hun geplande dienst op het werk te melden.
Waarom moet ik in- en uitklokken op het werk?
Met behulp van deze procedure kunnen bedrijven de uren bijhouden die werknemers werken, ervoor zorgen dat de salarisadministratie klopt, controleren op problemen zoals aanhoudend overwerk of hoog ziekteverzuim, en meer.
Kan ik vroeg inklokken op het werk?
Om welke reden dan ook, u moet eerst toestemming krijgen. Het uur waarop je werkdag begint, wordt bepaald door je baas.
Krijg ik betaald als ik eerder inklok?
Elke uurwerknemer is wettelijk verplicht om betaald te worden voor elke gewerkte minuut. Als u eerder arriveert, stijgen uw inkomsten, maar betaalt uw werkgever een hogere prijs. Bovendien, als u consequent vroeg op uw werk komt, kan dit resulteren in extra overuren, wat kostbaar zou zijn voor uw werkgever en vragen zou kunnen oproepen.
Wat gebeurt er als u niet inklokt op het werk?
Werkgevers kunnen ervoor kiezen om disciplinaire maatregelen te treffen. Afhankelijk van de ernst van de overtreding kan dit resulteren in een mondelinge waarschuwing, een formele of schriftelijke waarschuwing, een schorsing of zelfs een ontslag.
Loonverlies: Werkgevers mogen de tijd dat de werknemer niet werkte aftrekken van het loon van de werknemer. Hierdoor kan uw salaris dalen.
Hoe werkt een inkloksysteem?
Het inklokapparaat verbindt een medewerker met hem door de onderscheidende kenmerken van een vingerafdruk te identificeren. Bij het gebruik van biometrische tijdregistratie worden alleen specifieke kenmerken - geen vingerafdrukken - opgeslagen om werknemersgegevens te beschermen.
Conclusie
Of uw bedrijf nu een prikklok of een ander systeem gebruikt om de uren van werknemers bij te houden, het is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat iedereen nauwkeurig zijn tijd in en uit registreert. Dit maakt het mogelijk om te voorkomen dat werkgevers werknemers betalen voor de tijd die ze niet hebben ingezet.
Zorg ervoor dat iedereen in uw team het protocol en de tijdklokregels begrijpt. U vergroot uw kansen om urenstaten soepel en nauwkeurig in te vullen als alles eenvoudig en duidelijk is.
Gebruik best practices, identificeer een systeem dat effectiever is voor uw bedrijf en communiceer duidelijk met uw personeel. U beheert uw werktijden en vermijdt problemen met de salarisadministratie of aanwezigheid.
Veelgestelde vragen over Clock In Work
Waarom moet ik in- en uitklokken op het werk?
Met behulp van deze procedure kunnen bedrijven de uren bijhouden die werknemers werken, ervoor zorgen dat de salarisadministratie klopt, controleren op problemen zoals aanhoudend overwerk of hoog ziekteverzuim, en meer.
Wat zijn de verschillende soorten boekingssystemen?
- Basis prikklokken
- Biometrie
- Software systeem
- Tijdklok-apps
Wat zijn de voordelen van in- en uitklokken op het werk?
- Beter salarissysteem
- Verhoogde verantwoordelijkheid
- Verbeterde productiviteit
Gerelateerde artikelen
- Machine inklokken: hoe het werkt voor werknemers
- Beste 21 tijdkloksystemen voor kleine bedrijven (+ gratis opties)
- DE BESTE AANWEZIGHEIDSMANAGEMENTSYSTEMEN VOOR UW WERKPLEK
- TIJDDIEFS: Betekenis, hoe het te herkennen en hoe het te verminderen
- Top 6 tips voor effectief personeelsbeheer
Referenties
